Wenn Sie mit dem Feature Seriendruck bereits vertraut sind oder bei Ihrer Arbeit auf den Aufgabenbereich verzichten möchten, können Sie die Seriendruck-Symbolleiste (Symbolleiste: Eine Leiste mit Schaltflächen und Optionen, mit denen Sie Befehle ausführen können. Drücken Sie zum Anzeigen einer Symbolleiste ALT und dann UMSCHALT+F10.) verwenden. Die Schaltflächen sind der Reihenfolge nach von links nach rechts angeordnet.

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   Erstellen auf Basis des derzeit im Dokumentfenster angezeigten Dokuments

   • Klicken Sie auf Aktuelles Dokument verwenden.

     Sie können die Nachricht im Dokumentfenster erstellen oder warten, bis Sie in einem der folgenden Schritte im Aufgabenbereich dazu aufgefordert werden.

   Erstellen auf Basis einer Vorlage

   1. Klicken Sie auf Mit Vorlage beginnen.

   2. Klicken Sie auf Vorlage wählen.

   3. Wählen Sie auf der Registerkarte Seriendruck im Dialogfeld Vorlage wählen die gewünschte Vorlage aus, und klicken Sie auf OK.

   Erstellen auf Basis eines anderen vorhandenen Dokuments

   1. Klicken Sie auf Mit vorhandenem Dokument beginnen.

   2. Wählen Sie im Feld Beginnen mit vorhandenem das gewünschte Dokument aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

   3. Wenn das gewünschte Dokument nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere Dateien und dann auf Öffnen. Wählen Sie im Feld Öffnen das gewünschte Dokument aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

2. Klicken Sie auf Weiter: Empfänger wählen.

1. Führen Sie zum Abrufen der Daten eine der folgenden Aktionen aus:

   Verknüpfen mit einer Microsoft Outlook-Kontaktliste

   1. Klicken Sie unter Empfänger wählen auf Von Outlook-Kontakten wählen.
   2. Klicken Sie auf Wählen Sie einen Kontakteordner.
   3. Klicken Sie im Dialogfeld Kontaktlistenordner wählen auf die gewünschte Kontaktliste und dann auf OK.

   Alle im Ordner enthaltenen Kontakte werden im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt, in dem Sie die Liste der Empfänger des Seriendruckes weiter anpassen können.

   Verknüpfen mit einem anderen Listentyp, z. B. einer Datenbank oder einer Microsoft Office-Adressliste

   1. Klicken Sie im Feld Empfänger wählen auf Vorhandene Liste verwenden.
   2. Klicken Sie auf Durchsuchen.
   3. Wählen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen die gewünschte Datenquelle (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.) aus, und klicken Sie darauf.

      Standardmäßig wird in Microsoft Word der Ordner Eigene Datenquellen geöffnet.

   4. Klicken Sie auf Öffnen.

      Abhängig vom Typ der ausgewählten Datenquelle werden möglicherweise andere Dialogfelder angezeigt, in denen Sie zur Angabe bestimmter Daten aufgefordert werden.

      Wenn es sich bei der Datenquelle z. B. um eine Microsoft Excel-Arbeitsmappe handelt, in der die Informationen in verschiedenen Arbeitsblättern gespeichert sind, müssen Sie das Arbeitsblatt mit den gewünschten Informationen auswählen und dann auf OK klicken.

   Alle Einträge in der Datenquelle werden im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt, in dem Sie die Liste der Empfänger des Seriendruckes weiter anpassen können.

   Erstellen einer einfachen neuen Adressliste

   1. Klicken Sie im Feld Empfänger wählen auf Neue Liste eingeben.
   2. Klicken Sie auf Erstellen.
   3. Geben Sie im Dialogfeld Neue Adressenliste unter Adresseninformationen eingeben die gewünschten Informationen für den ersten Eintrag ein (z. B. Titel, Namen und Adressen). Sie müssen nicht in jedem Feld eine Eingabe vornehmen.
   4. Um den ersten Eintrag abzuschließen und zu einem neuen Eintrag zu gelangen, klicken Sie auf Neuer Eintrag.
   5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 so lange, bis Sie alle gewünschten Adresseinträge hinzugefügt haben, und klicken Sie dann auf Schließen.
   6. Geben Sie im Feld Dateiname des Dialogfeldes Adressliste speichern einen Namen für die Adressliste ein.

      Standardmäßig wird die Adresse im Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Sie sollten die Adressliste in diesem Ordner speichern, da dies gleichzeitig der Ordner ist, in dem Microsoft Word standardmäßig nach Datenquellen (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.) sucht. Wenn Sie diese Adressliste in einem späteren Seriendruckdokument verwenden möchten, müssen Sie dafür nicht erst alle Ordner und Dateien durchsuchen.

   7. Klicken Sie auf Speichern.

   Alle in der neuen Liste enthaltenen Einträge werden im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt, in dem Sie die Liste der Empfänger des Seriendruckes anpassen können.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger die gewünschten Empfänger aus.

   So wird's gemacht

   1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

      Angeben der Empfänger mithilfe der Kontrollkästchen

      Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn Sie mit einer kurzen Liste arbeiten.

      • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Empfängern, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Einträgen, die Sie nicht in die Empfängerliste einschließen möchten.

      Tipp

      Wenn Sie fast alle Einträge in die Empfängerliste einschließen möchten, klicken Sie auf Alle auswählen, und deaktivieren Sie dann die Einträge, die nicht in der Empfängerliste enthalten sein sollen. Wenn Sie nur einige der vorhandenen Einträge in die Empfängerliste aufnehmen möchten, klicken Sie auf Alle löschen, und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Einträgen.

      Sortieren der Elemente in der Liste

      Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn die Elemente in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge angezeigt werden sollen.

      • Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie die Sortierung vornehmen möchten. Wenn Sie die Liste z. B. alphabetisch nach Nachnamen sortiert anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.

      Filtern der Elemente in der Liste

      Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn in der Liste Datensätze enthalten sind, die nicht angezeigt werden bzw. nicht in die Empfängerliste eingeschlossen werden sollen. Nachdem Sie die Liste gefiltert haben, können Sie die Datensätze mithilfe der Kontrollkästchen ein- oder ausschließen (siehe vorigen Abschnitt).

      1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie die Liste filtern möchten.
      2. Klicken Sie auf eines der folgenden Elemente:
         • (Leer) zeigt alle Datensätze an, in denen das entsprechende Feld leer ist.
         • (Nicht leer) zeigt alle Datensätze an, in denen das entsprechende Feld Daten enthält.
         • Wenn Ihre Datenquelle Datensätze mit denselben Daten enthält und zehn oder weniger eindeutige Werte in der Spalte enthalten sind, können Sie bestimmte Daten als Filterkriterium verwenden. Wenn z. B. mehrere Adressen vorhanden sind, in denen als Land/Region "Australien" genannt wird, können Sie Australien als Filterkriterium verwenden.

         Im Dialogfeld Seriendruckempfänger werden nur die angegebenen Datensätze angezeigt. Wenn Sie wieder alle Datensätze anzeigen möchten, klicken Sie auf (Alle).

   2. Klicken Sie auf OK, um zum Aufgabenbereich Seriendruck zurückzukehren. Microsoft Word verwendet für den Seriendruck die angegebenen Empfänger.

   Tipps

   • Wenn Sie die Liste anhand weiterer Kriterien filtern bzw. sortieren möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen der gewünschten Spalte und dann auf (Erweitert). Verwenden Sie die Registerkarten Datensätze filtern und Datensätze sortieren, um eine Abfrage anhand der gewünschten Sortier- oder Filterkriterien zu erstellen.
   • Wenn auf dem Computer eine Software zur Gültigkeitsüberprüfung von Adressen installiert ist, können Sie die Gültigkeit der Empfängeradressen überprüfen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Gültigkeit klicken.
3. Klicken Sie auf Weiter: Schreiben Sie Ihr E-Mail.

1. Wenn nicht bereits geschehen, geben Sie im Hauptdokument den Text ein, der in allen E-Mail-Nachrichten enthalten sein soll.
2. Fügen Sie an den Stellen Seriendruckfelder (Seriendruckfeld: Ein Platzhalter, der in das Hauptdokument eingefügt wird. Fügen Sie beispielsweise das Seriendruckfeld <Ort> ein, um einen im Datenfeld "Ort" enthaltenen Ortsnamen einzufügen (z. B. "Berlin").) ein, an denen Sie Namen und andere Daten, wie z. B. der Grußzeile, verbinden möchten.

   So wird's gemacht

   1. Klicken Sie im Hauptdokument auf die Stelle, an der Sie das Feld (Feld: Eine Reihe von Codes, mit denen Microsoft Word angeleitet wird, Text, Grafiken, Seitenzahlen oder andere Elemente in ein Dokument automatisch einzufügen. Mit dem DATE-Feld wird z. B. das aktuelle Datum eingefügt.) einfügen möchten.
   2. Fügen Sie eines der folgenden Elemente ein:

      Adressblock mit Namen, Adresse und weiteren Angaben

      1. Klicken Sie auf Adressblock.
      2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen die gewünschten Formate sowie die Adresselemente aus, die Sie einschließen möchten, und klicken Sie auf OK.
      3. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Microsoft Word möglicherweise die für den Adressblock erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht verfügbar), und wählen Sie in der Datenquelle (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.) das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

      Grußzeile

      1. Klicken Sie auf Grußzeile.
      2. Wählen Sie das Grußzeilenformat aus. Dazu gehören die Begrüßung, das Namensformat und die darauf folgende Zeichensetzung.
      3. Wählen Sie den Text aus, der angezeigt werden soll, wenn Microsoft Word den Namen des Empfängers nicht interpretieren kann. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn die Datenquelle (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.) für einen Empfänger keinen Vor- oder Nachnamen enthält, sondern nur einen Vornamen.
      4. Klicken Sie auf OK.
      5. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die für die Grußzeile erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht verfügbar), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht. 

      Andere Informationsfelder

      1. Klicken Sie auf Weitere Elemente.
      2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
         • Zur Auswahl von Adresslistenfeldern, die Feldern in Ihrer Datenquelle (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.) automatisch zugeordnet werden, wenn die Namen der Felder in der Datenquelle nicht den Namen Ihrer Felder entsprechen, klicken Sie auf Adressfelder.
         • Zur Auswahl von Feldern, die Daten immer direkt aus einer Spalte in der Datenbank übernehmen, klicken Sie auf Datenbankfelder.
      3. Klicken Sie im Feld Felder auf das gewünschte Feld.
      4. Klicken Sie auf Einfügen und dann auf Schließen.
      5. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Microsoft Word möglicherweise die für das Einfügen des Feldes erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht verfügbar), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

       Hinweis   Wenn Sie ein Feld aus der Liste Datenbankfelder einfügen und später zu einer Datenquelle wechseln, die keine Spalte mit dem Namen dieses Feldes enthält, kann Word die darin enthaltenen Daten nicht in das Seriendruckdokument einfügen.

   3. Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 für alle einzufügenden Felder.

    Hinweise 

   • Zeichen für Seriendruckfelder (« »)  können weder manuell über die Tastatur eingegeben noch mit dem Befehl Symbol im Menü Einfügen eingefügt werden. Sie müssen dazu den Aufgabenbereich Seriendruck verwenden.

   • Wenn um die Seriendruckfelder geschweifte Klammern angezeigt werden, wie z. B. um { MERGEFIELD Ort }, zeigt Microsoft Word nicht die Feldergebnisse (Feldergebnisse: Text oder Grafiken, die in ein Dokument eingefügt werden, wenn die Anweisungen in einem Feld von Microsoft Word ausgeführt werden. Beim Drucken des Dokuments oder beim Ausblenden der Feldfunktionen werden anstelle der Feldfunktionen die Feldergebnisse angezeigt.), sondern die Feldfunktionen (Feldfunktion: Platzhaltertext, der anzeigt, wo die angegebenen Daten aus Ihrer Datenquelle angezeigt werden. Die Elemente in einem Feld, welche die Feldergebnisse generieren. Die Feldfunktion beinhaltet die Feldzeichen, den Feldtyp und Anweisungen.) an. Dies hat keinen Einfluss auf den Seriendruck. Wenn Sie jedoch stattdessen die Ergebnisse anzeigen möchten, klicken Sie im Kontextmenü auf Feldfunktionen ein/aus.

3. Sie können das Format des Seriendruckes auch ändern.

   So wird's gemacht

   Um Seriendruckdaten zu formatieren, müssen Sie die Seriendruckfelder (Seriendruckfeld: Ein Platzhalter, der in das Hauptdokument eingefügt wird. Fügen Sie beispielsweise das Seriendruckfeld <Ort> ein, um einen im Datenfeld "Ort" enthaltenen Ortsnamen einzufügen (z. B. "Berlin").) im Hauptdokument formatieren. Formatieren Sie nicht die Daten in der Datenquelle (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.), da deren Formatierung nicht übernommen wird, wenn Sie die Daten in einem Seriendruckdokument zusammenführen.

   1. Markieren Sie im Hauptdokument die Felder, welche die zu formatierenden Informationen enthalten, sowie die Zeichen der angrenzenden Seriendruckfelder (« »).
   2. Klicken Sie im Menü Format auf Zeichen, und wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

   Formatieren mithilfe von Feldfunktionen

   Wenn Sie weitere Formatierungsaspekte festlegen möchten, blenden Sie mit ALT+F9 die Feldfunktionen (Feldfunktion: Platzhaltertext, der anzeigt, wo die angegebenen Daten aus Ihrer Datenquelle angezeigt werden. Die Elemente in einem Feld, welche die Feldergebnisse generieren. Die Feldfunktion beinhaltet die Feldzeichen, den Feldtyp und Anweisungen.) ein, und fügen Sie den Seriendruckfeldern dann Schalter (Schalter: Eine spezielle Anweisung beim Arbeiten mit Feldern, die eine bestimmte Aktion auslöst. Im Allgemeinen werden Schalter zu Feldern hinzugefügt, um das Ergebnis zu ändern.) hinzu.

   Beispiel:

   • Um die Zahl "34987,89" als "34.987,89 €" anzuzeigen, fügen Sie den numerischen Bildschalter (\# €#,###.00) hinzu.
   • Um Kundennamen in Großbuchstaben zu drucken, fügen Sie den Schalter für die Großbuchstabenformatierung (\* Upper) hinzu.
   • Um sicherzustellen, dass die Seriendruckdaten dasselbe Format und denselben Schriftgrad wie das Seriendruckfeld haben, fügen Sie zu dem Seriendruckfeld den Zeichenformatschalter \* MERGEFORMAT hinzu.
4. Nachdem Sie alle Seriendruckfelder eingefügt und das Hauptdokument vervollständigt haben, klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter. Geben Sie dem Dokument einen Namen, und klicken Sie dann auf Speichern.
5. Klicken Sie auf Vorschau auf Ihre E-mail-Nachrichten.

1. Zeigen Sie die Elemente in der Vorschau an. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Um die Elemente in ihrer Reihenfolge zu betrachten, klicken Sie auf die Pfeilschaltflächen .
   • Um ein bestimmtes Element auszuwählen und in der Vorschau anzuzeigen, klicken Sie auf Empfänger suchen, und geben Sie dann die Suchkriterien im Dialogfeld Eintrag suchen ein.
2. Nehmen Sie an der Empfängerliste gegebenenfalls Änderungen vor. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Wenn Sie einen bestimmten Empfänger ausschließen möchten, klicken Sie auf Empfänger ausschließen.
   • Um die Empfängerliste zu ändern, klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten, und nehmen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger die gewünschten Änderungen vor.
3. Klicken Sie auf Weiter: Seriendruck fertig stellen.

1. Klicken Sie auf E-Mail.
2. Nehmen Sie im Dialogfeld Seriendruck an E-Mail die endgültigen Verteilereinstellungen vor.

   So wird's gemacht

   1. Überprüfen Sie, ob im Feld An die Zeichenfolge EMailAdresse oder eine Entsprechung angezeigt wird. Damit stellen Sie sicher, dass Microsoft Word in der Zeile An Ihrer Nachrichten die E-Mail-Adressen und keine anderen Seriendruckfeldinformationen zusammenführt.
   2. Geben Sie im Feld Betreffzeile die Betreffzeile ein, die Sie für alle Nachrichten verwenden möchten.
   3. Wählen Sie im Feld Nachrichtenformat den gewünschten Drucker aus.
   4. Wählen Sie unter Datensatzauswahl die Datensätze aus, die Sie zusammenführen möchten.
3. Um den Seriendruck fertig zu stellen und die Nachrichten zu senden, klicken Sie auf OK.