Wenn Sie mit dem Feature Seriendruck bereits vertraut sind oder bei Ihrer Arbeit auf den Aufgabenbereich Seriendruck verzichten möchten, können Sie die Seriendruck-Symbolleiste (Symbolleiste: Eine Leiste mit Schaltflächen und Optionen, mit denen Sie Befehle ausführen können. Drücken Sie zum Anzeigen einer Symbolleiste ALT und dann UMSCHALT+F10.) verwenden. Die Schaltflächen sind der Reihenfolge nach von links nach rechts angeordnet.

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   Erstellen auf Basis des derzeit im Dokumentfenster angezeigten Dokuments

   1. Klicken Sie auf Aktuelles Dokument verwenden.

   2. Geben Sie im Dokumentfenster den Text ein, der im Verzeichnis für jedes Element wiederholt werden soll. Verwenden Sie dabei z. B. Beschriftungen wie Name: und Adresse:.

      Sie können mit der Eingabe des Textes auch warten, bis Sie in einem der folgenden Schritte im Aufgabenbereich dazu aufgefordert werden.

       Hinweis   Geben Sie an dieser Stelle keinen Text ein, der im fertigen Verzeichnisdokument nur einmal gedruckt werden soll.

   Erstellen auf Basis einer Vorlage

   1. Klicken Sie auf Mit Vorlage beginnen.

   2. Klicken Sie auf Vorlage wählen.

   3. Wählen Sie auf der Registerkarte Seriendruck im Dialogfeld Vorlage wählen die gewünschte Vorlage aus, und klicken Sie auf OK.

   Erstellen auf Basis eines anderen vorhandenen Dokuments

   1. Klicken Sie auf Mit vorhandenem Dokument beginnen.

   2. Wählen Sie im Feld Beginnen mit vorhandenem das gewünschte Dokument aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

      Wenn das gewünschte Dokument nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere Dateien und dann auf Öffnen. Wählen Sie im Feld Öffnen das gewünschte Dokument aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

2. Klicken Sie auf Weiter: Empfänger wählen.

 Hinweis   In diesem Fall entspricht die Liste der Empfänger der Liste der Namen oder Objekte, die in das Verzeichnis eingeschlossen werden sollen.

1. Führen Sie zum Abrufen der Daten eine der folgenden Aktionen aus:

   Verknüpfen mit einer Microsoft Outlook-Kontaktliste

   1. Klicken Sie unter Empfänger wählen auf Von Outlook-Kontakten wählen.
   2. Klicken Sie auf Wählen Sie einen Kontakteordner.
   3. Klicken Sie im Dialogfeld Kontaktlistenordner wählen auf die gewünschte Kontaktliste und dann auf OK.

   Alle im Ordner enthaltenen Kontakte werden im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt, in dem Sie die Liste der Namen, die in das Verzeichnis eingeschlossen werden sollen, weiter anpassen können.

   Verknüpfen mit einem anderen Listentyp, z. B. einer Datenbank oder einer Microsoft Office-Adressliste

   1. Klicken Sie im Feld Empfänger wählen auf Vorhandene Liste verwenden.
   2. Klicken Sie auf Durchsuchen.
   3. Wählen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen die gewünschte Datenquelle (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.) aus, und klicken Sie darauf.

      Standardmäßig wird in Microsoft Word der Ordner Eigene Datenquellen geöffnet.

   4. Klicken Sie auf Öffnen.

      Abhängig vom Typ der ausgewählten Datenquelle werden möglicherweise andere Dialogfelder angezeigt, in denen Sie zur Angabe bestimmter Daten aufgefordert werden.

      Wenn es sich bei der Datenquelle z. B. um eine Microsoft Excel-Arbeitsmappe handelt, in der die Informationen in verschiedenen Arbeitsblättern gespeichert sind, müssen Sie das Arbeitsblatt mit den gewünschten Informationen auswählen und dann auf OK klicken.

   Alle Einträge in der Datenquelle werden im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt, in dem Sie die Liste der Namen, die in das Verzeichnis eingeschlossen werden sollen, weiter anpassen können.

   Erstellen einer einfachen neuen Adressliste

   1. Klicken Sie im Feld Empfänger wählen auf Neue Liste eingeben.
   2. Klicken Sie auf Erstellen.
   3. Geben Sie im Dialogfeld Neue Adressenliste unter Adresseninformationen eingeben die gewünschten Informationen für den ersten Eintrag ein (z. B. Titel, Namen und Adressen). Sie müssen nicht in jedem Feld eine Eingabe vornehmen.
   4. Um den ersten Eintrag abzuschließen und zu einem neuen Eintrag zu gelangen, klicken Sie auf Neuer Eintrag.
   5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 so lange, bis Sie alle gewünschten Adresseinträge hinzugefügt haben, und klicken Sie dann auf Schließen.
   6. Geben Sie im Feld Dateiname des Dialogfeldes Adressliste speichern einen Namen für die Adressliste ein.

      Standardmäßig wird die Adresse im Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Sie sollten die Adressliste in diesem Ordner speichern, da dies gleichzeitig der Ordner ist, in dem Microsoft Word standardmäßig nach Datenquellen (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.) sucht. Wenn Sie diese Adressliste in einem späteren Seriendruckdokument verwenden möchten, müssen Sie dafür nicht erst alle Ordner und Dateien durchsuchen.

   7. Klicken Sie auf Speichern.

   Alle in der neuen Liste enthaltenen Einträge werden im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt, in dem Sie die Liste der Namen, die in das Verzeichnis eingeschlossen werden sollen, weiter anpassen können.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger die gewünschten Namen aus.

   So wird's gemacht

   1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

      Angeben der Namen mithilfe der Kontrollkästchen

      Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn Sie mit einer kurzen Liste arbeiten.

      • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Namen, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Namen, die Sie nicht in die Empfängerliste einschließen möchten.

      Tipp

      Wenn Sie fast alle Einträge in das Verzeichnis einschließen möchten, klicken Sie auf Alle auswählen, und deaktivieren Sie dann die Einträge, die nicht im Verzeichnis enthalten sein sollen. Wenn Sie nur einige der vorhandenen Einträge in die Liste einschließen möchten, klicken Sie auf Alle löschen, und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Einträgen.

      Sortieren der Elemente in der Liste

      Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn die Elemente in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge angezeigt werden sollen.

      • Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie die Sortierung vornehmen möchten. Wenn Sie die Liste z. B. alphabetisch nach Nachnamen sortiert anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.

      Filtern der Elemente in der Liste

      Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn in der Liste Datensätze enthalten sind, die nicht angezeigt werden bzw. in das Verzeichnis nicht eingeschlossen werden sollen. Nachdem Sie die Liste gefiltert haben, können Sie die Datensätze mithilfe der Kontrollkästchen ein- oder ausschließen (siehe vorigen Abschnitt).

      1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie die Liste filtern möchten.
      2. Klicken Sie auf eines der folgenden Elemente:
         • (Leer) zeigt alle Datensätze an, in denen das entsprechende Feld leer ist.
         • (Nicht leer) zeigt alle Datensätze an, in denen das entsprechende Feld Daten enthält.
         • Wenn Ihre Datenquelle Datensätze mit denselben Daten enthält und zehn oder weniger eindeutige Werte in der Spalte enthalten sind, können Sie bestimmte Daten als Filterkriterium verwenden. Wenn z. B. mehrere Adressen vorhanden sind, in denen als Land/Region "Australien" genannt wird, können Sie Australien als Filterkriterium verwenden.

         Im Dialogfeld Seriendruckempfänger werden nur die angegebenen Datensätze angezeigt. Wenn Sie wieder alle Datensätze anzeigen möchten, klicken Sie auf (Alle).

   2. Klicken Sie auf OK, um zum Aufgabenbereich Seriendruck zurückzukehren. Microsoft Word verwendet die angegebenen Namen für das Verzeichnis.

   Tipps

   • Wenn Sie die Liste anhand weiterer Kriterien filtern bzw. sortieren möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen der gewünschten Spalte und dann auf . Verwenden Sie die Registerkarten Datensätze filtern und Datensätze sortieren, um eine Abfrage anhand der gewünschten Sortier- oder Filterkriterien zu erstellen.
   • Wenn auf dem Computer eine Software zur Gültigkeitsüberprüfung von Adressen installiert ist, können Sie die Gültigkeit der aufgeführten Adressen überprüfen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Gültigkeit klicken.
3. Klicken Sie auf Weiter: Richten Sie Ihr Verzeichnis ein.

1. Wenn dies nicht bereits erfolgt ist, geben Sie im Dokumentfenster den Text ein, der im Verzeichnis für jedes Element wiederholt werden soll. Verwenden Sie dabei z. B. Beschriftungen wie Name: und Adresse:.

    Hinweis   Geben Sie an dieser Stelle keinen Text ein, der im fertigen Verzeichnisdokument nur einmal gedruckt werden soll.

2. Fügen Sie an den Stellen Seriendruckfelder (Seriendruckfeld: Ein Platzhalter, der in das Hauptdokument eingefügt wird. Fügen Sie beispielsweise das Seriendruckfeld <Ort> ein, um einen im Datenfeld "Ort" enthaltenen Ortsnamen einzufügen (z. B. "Berlin").) ein, an denen Sie Namen, Adressen und andere Daten aus einer Datenquelle (Datenquelle: Eine Datei, die die in einem Dokument zusammenzuführenden Informationen enthält. Eine Datenquelle kann beispielsweise die Liste der Namen und Adressen sein, die Sie in einem Seriendruck verwenden möchten. Um die in einer Datenquelle vorhandenen Daten verwenden zu können, müssen Sie eine Verbindung zur Datenquelle herstellen.) verbinden möchten. Fügen Sie zum Beispiel hinter einer Elementbeschriftung ein Seriendruckfeld ein (z. B. Firma: «Firma»).

   So wird's gemacht

   1. Klicken Sie im Hauptdokument auf die Stelle, an der Sie das Feld (Feld: Eine Reihe von Codes, mit denen Microsoft Word angeleitet wird, Text, Grafiken, Seitenzahlen oder andere Elemente in ein Dokument automatisch einzufügen. Mit dem DATE-Feld wird z. B. das aktuelle Datum eingefügt.) einfügen möchten.
   2. Fügen Sie eines der folgenden Elemente ein:

      Adressblock mit Namen, Adresse und weiteren Angaben

      1. Klicken Sie auf Adressblock.
      2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen die gewünschten Formate sowie die Adresselemente aus, die Sie einschließen möchten, und klicken Sie auf OK.
      3. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Microsoft Word möglicherweise die für den Adressblock erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht verfügbar), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

      Andere Informationsfelder

      1. Klicken Sie auf Weitere Elemente.
      2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
         • Zur Auswahl von Adresslistenfeldern, die Feldern in Ihrer Datenquelle automatisch zugeordnet werden, wenn die Namen der Felder in der Datenquelle nicht den Namen Ihrer Felder entsprechen, klicken Sie auf Adressfelder.
         • Zur Auswahl von Feldern, die Daten immer direkt aus einer Spalte in der Datenbank übernehmen, klicken Sie auf Datenbankfelder.
      3. Klicken Sie im Feld Felder auf das gewünschte Feld.
      4. Klicken Sie auf Einfügen und dann auf Schließen.
      5. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Microsoft Word möglicherweise die für das Einfügen des Feldes erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht verfügbar), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

       Hinweis   Wenn Sie ein Feld aus der Liste Datenbankfelder einfügen und später zu einer Datenquelle wechseln, die keine Spalte mit dem Namen dieses Feldes enthält, kann Word die darin enthaltenen Daten nicht in das Seriendruckdokument einfügen.

   3. Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 für alle einzufügenden Felder.

    Hinweise 

   • Zeichen für Seriendruckfelder (« »)  können weder manuell über die Tastatur eingegeben noch mit dem Befehl Symbol im Menü Einfügen eingefügt werden. Sie müssen dazu den Aufgabenbereich Seriendruck verwenden.

   • Wenn um die Seriendruckfelder geschweifte Klammern angezeigt werden, wie z. B. um { MERGEFIELD Ort }, zeigt Microsoft Word nicht die Feldergebnisse (Feldergebnisse: Text oder Grafiken, die in ein Dokument eingefügt werden, wenn die Anweisungen in einem Feld von Microsoft Word ausgeführt werden. Beim Drucken des Dokuments oder beim Ausblenden der Feldfunktionen werden anstelle der Feldfunktionen die Feldergebnisse angezeigt.), sondern die Feldfunktionen (Feldfunktion: Platzhaltertext, der anzeigt, wo die angegebenen Daten aus Ihrer Datenquelle angezeigt werden. Die Elemente in einem Feld, welche die Feldergebnisse generieren. Die Feldfunktion beinhaltet die Feldzeichen, den Feldtyp und Anweisungen.) an. Dies hat keinen Einfluss auf den Seriendruck. Wenn Sie jedoch stattdessen die Ergebnisse anzeigen möchten, klicken Sie im Kontextmenü auf Feldfunktionen ein/aus.

3. Sie können das Format des Seriendruckes auch ändern.

   So wird's gemacht

   Zur Formatierung von Seriendruckdaten, müssen Sie die Seriendruckfelder im Hauptdokument formatieren. Formatieren Sie nicht die Daten in der Datenquelle, da deren Formatierung nicht übernommen wird, wenn Sie die Daten im Dokument zusammenführen.

   1. Markieren Sie im Hauptdokument die Felder, welche die zu formatierenden Informationen enthalten, sowie die Zeichen der angrenzenden Seriendruckfelder (« »).
   2. Klicken Sie im Menü Format auf Zeichen, und wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

   Formatieren mithilfe von Feldfunktionen

   Wenn Sie weitere Formatierungsaspekte festlegen möchten, blenden Sie mit ALT+F9 die Feldfunktionen (Feldfunktion: Platzhaltertext, der anzeigt, wo die angegebenen Daten aus Ihrer Datenquelle angezeigt werden. Die Elemente in einem Feld, welche die Feldergebnisse generieren. Die Feldfunktion beinhaltet die Feldzeichen, den Feldtyp und Anweisungen.) ein, und fügen Sie den Seriendruckfeldern dann Schalter (Schalter: Eine spezielle Anweisung beim Arbeiten mit Feldern, die eine bestimmte Aktion auslöst. Im Allgemeinen werden Schalter zu Feldern hinzugefügt, um das Ergebnis zu ändern.) hinzu.

   Beispiel:

   • Um die Zahl "34987,89" als "34.987,89 €" anzuzeigen, fügen Sie den numerischen Bildschalter (\# €#,###.00) hinzu.
   • Um Kundennamen in Großbuchstaben zu drucken, fügen Sie den Schalter für die Großbuchstabenformatierung (\* Upper) hinzu.
   • Um sicherzustellen, dass die Seriendruckdaten dasselbe Format und denselben Schriftgrad wie das Seriendruckfeld haben, fügen Sie zu dem Seriendruckfeld den Zeichenformatschalter \* MERGEFORMAT hinzu.
4. Nachdem Sie alle Seriendruckfelder eingefügt und das Hauptdokument vervollständigt haben, klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter. Geben Sie dem Dokument einen Namen, und klicken Sie dann auf Speichern.
5. Klicken Sie auf Weiter: Vorschau auf Ihr Verzeichnis.

1. Zeigen Sie die Elemente in der Vorschau an. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Um die Elemente in ihrer Reihenfolge zu betrachten, klicken Sie auf die Pfeilschaltflächen .
   • Um ein bestimmtes Element auszuwählen und in der Vorschau anzuzeigen, klicken Sie auf Empfänger suchen, und geben Sie dann die Suchkriterien im Dialogfeld Eintrag suchen ein.
2. Nehmen Sie an der Empfängerliste gegebenenfalls Änderungen vor. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Wenn Sie einen bestimmten Empfänger ausschließen möchten, klicken Sie auf Empfänger ausschließen.
   • Um die Empfängerliste zu ändern, klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten, und nehmen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger die gewünschten Änderungen vor.
3. Klicken Sie auf Weiter: Seriendruck fertig stellen.

1. Klicken Sie auf Als neues Dokument speichern.

2. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruck in neues Dokument eine der folgenden Aktionen aus, und klicken Sie dann auf OK.
   • Um alle Datensätze in den Seriendruck einzubeziehen, klicken Sie auf Alle.
   • Um nur den Datensatz im Dokumentfenster in den Seriendruck einzubeziehen, klicken Sie auf Aktueller Datensatz.
   • Um einen Bereich von Datensätzen in den Seriendruck einzubeziehen, klicken Sie auf Von, und geben Sie in den Feldern Von und Bis die Datensatznummern ein.

   Microsoft Word öffnet ein neues Dokument, das alle Einzeldatensätze enthält.

3. Fügen Sie Kopf- und Fußzeilen und anderen gewünschten Text hinzu.

   Wenn zum Beispiel die Seriendruckdaten als Tabelle formatiert sind, fügen Sie nach dem Verbinden der Daten Spaltenüberschriften in die Tabelle ein.

4. Speichern oder drucken Sie das Verzeichnis genauso wie ein herkömmliches Dokument.