In Word werden zum Einfügen der grundlegenden Informationen jedes Empfängers zwei Datenfelder verwendet:

• Das Feld Adressblock ist der Platzhalter für den Namen und die Adresse.

• Das Feld Grußzeile ist der Platzhalter für die von Ihnen gewählte Anrede.

Sie können den Inhalt jedes dieser Felder anpassen. Sie möchten z. B. den Empfängernamen in der Adresse förmlich angeben (Herr Josef Randau) und in der Briefanrede "Sehr geehrter" anstelle von "Lieber" verwenden.

Durch Einschließen zusätzlicher Datenfelder können Sie einzelne Dokumente persönlicher gestalten. Angenommen, Sie entwerfen einen Brief, mit dem Sie örtlichen Firmen mitteilen möchten, dass sie ausgewählt worden sind, in Ihrem jährlich erscheinenden Stadtführer aufgeführt zu werden. Anstatt den Namen jeder einzelnen Firma manuell in den Brief einzugeben, fügen Sie das Feld Firma ein. Beispiel: "««Firma»» wurde für die zweite Ausgabe unseres Stadtführers ausgewählt...". Word fügt beim Ausführen des Seriendruckes in jeden Brief den korrekten Firmennamen ein.

Beispiele zur Verwendung von Feldern, um die Zusammenführung von Daten durch Word zu steuern:

• ASK- und FILLIN-Felder bewirken, dass beim Zusammenführen der einzelnen Datensätze (Datensatz: Ein vollständiger Satz zusammengehörender Daten, der einer Datenzeile in der Datenquelle entspricht. Ein Beispiel für einen Datensatz sind alle Daten zu einem Kunden in einer Kundenadressliste.) mit dem Hauptdokument eine Eingabeaufforderung angezeigt wird. Die Antwort wird in den Serienbrief, Vertrag oder ein anderes Seriendruckdokument eingefügt, in dem der Datensatz verwendet wird.
• IF-Felder bewirken, dass Daten nur dann gedruckt werden, wenn die angegebene Bedingung erfüllt wird. Sie können ein IF-Feld z. B. dazu verwenden, Kunden mit Wohnsitz in einem bestimmten Postleitzahlenbereich zu informieren, dass Sie in der Nähe eine Filiale eröffnen.
• SET (Textmarke bestimmen)-Felder ermöglichen die Zuweisung von Text, einer Zahl oder anderer Daten zu einer Textmarke (Textmarke: Eine Textstelle oder ein Textausschnitt in einer Datei, dem Sie zu Referenzzwecken einen Namen zuweisen. Mithilfe von Textmarken können Sie einen Abschnitt Ihres Dokuments kennzeichnen und zu einem späteren Zeitpunkt einen entsprechenden Verweis oder eine Verknüpfung darauf erstellen.). Die Daten können in den Seriendruckdokumenten mehrfach verwendet werden. Wenn sich die Daten ändern, genügt es, das SET-Feld einmal zu bearbeiten. Es ist nicht erforderlich, das Hauptdokument zu durchsuchen und jedes einzelne Vorkommen zu ändern.

Sie können in Seriendruckdokumenten auch MergeRec-, MergeSeq-, Next-, NextIf- und SkipIf-Felder verwenden. Weitere Informationen erhalten Sie, indem Sie in der Hilfe für Word nach einem Feldnamen suchen.