Sie können sich eine Datenquelle als Tabelle vorstellen. Jede Spalte der Datenquelle entspricht einer Informationskategorie oder einem Datenfeld, z. B. Vorname, Nachname, Adresse und Postleitzahl.

Der Name jedes Datenfeldes ist in der ersten Tabellenzeile aufgeführt und wird als Steuersatz bezeichnet. Jede nachfolgende Zeile enthält einen Datensatz, der einen vollständigen Satz zusammengehöriger Informationen darstellt, z. B. den Namen und die Adresse eines einzelnen Empfängers.

Bei der Verwendung der Seriendruckfunktion werden die Daten der einzelnen Empfänger in die Felder in Ihrem Hauptdokument (Hauptdokument: Das Dokument in einer Seriendruckoperation in Word, das den Text und die Grafiken enthält, die in allen Versionen des Seriendruckdokuments identisch sind, wie z.B. der Absender oder die Anrede in einem Serienbrief.) eingefügt.

Die Standardverbindung mit Datenquellen erfolgt über das Dialogfeld Datenquelle auswählen. Wenn Sie bereits über verwendbare Datenquellen verfügen (z. B. eine Microsoft Outlook-Kontaktliste oder Microsoft Access-Datenbank), können Sie mithilfe des Aufgabenbereichs Seriendruck eine direkte Verbindung herstellen.

Wenn keine Datenquelle vorhanden ist, können Sie sie direkt im Aufgabenbereich erstellen. Wenn Sie nur eine einfache Adressliste benötigen, können Sie im Aufgabenbereich Seriendruck eine Microsoft Office-Adressliste erstellen. Mithilfe des Dialogfeldes Datenquelle auswählen lassen sich aber auch komplexere Datenquellen erstellen.

Nach dem Herstellen der Verbindung zu der Datenquelle werden die Empfängerdaten im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt. Hier können Sie die Empfänger auswählen, die beim Seriendruck berücksichtigt werden sollen.

So können Sie z. B. nur die Kunden in einem Gebiet mit einer bestimmten Postleitzahl auswählen. Mithilfe dieses Dialogfeldes lassen sich aber auch komplexere Filter- und Sortiervorgänge durchführen.