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Word, Excel und PowerPoint 2007 besitzen ein vollkommen neues Dateiformat, das auf XML basiert und der Spezifikation OpenXML entspricht. Das neue Dateiformat ist eigentlich eine ZIP-komprimierte Datei, in deren Struktur sich weitere Dateien und Unterordner befinden, in denen die verschiedenen Elemente abgelegt sind, die den Dokumentinhalt beschreiben, sowie die Dokumenteigenschaften und andere Merkmale. Durch die Komprimierung sind Office-Dokumente, die das neue Dateiformat verwenden, kleiner, als sie es in den vorhergehenden Versionen waren.

Aus Kompatibilitätsgründen können Word, Excel und PowerPoint 2007 auch Dateien lesen und erstellen, die dem Dateiformat der Office-Versionen 97 bis 2003 entsprechen. Wenn Sie ein Dokument im alten Format öffnen, stehen Ihnen jedoch nicht alle Formatierungsmerkmale und Funktionen zur Verfügung, die die neue Version 2007 bietet.

Kompatibilitätsmodus

Wenn Sie in Word, Excel oder PowerPoint 2007 eine Datei öffnen, die in einer der Versionen 97 bis 2003 erstellt wurde, dann wird diese Datei automatisch im sogenannten Kompatibilitätsmodus geöffnet, was auch in der Titelleiste des Fensters angegeben wird. Durch die Verwendung des Kompatibilitätsmodus wird sichergestellt, dass die Datei nach der Bearbeitung weiterhin von Anwendern geöffnet werden kann, die eine ältere Version des jeweiligen Programms verwenden und die das sogenannte Compatibility Pack nicht installiert haben (mehr dazu weiter unten).

Konvertieren in das neue Dateiformat

Wenn Sie ein Dokument im Format der Versionen 97 bis 2003 geöffnet haben, steht Ihnen im Menü der Office-Schaltfläche der Befehl Konvertieren zur Verfügung, mit dem Sie das Dokument in das neue Dateiformat konvertieren können. Wenn Sie diesen Befehl aufrufen, wird das folgende Meldungsfeld angezeigt:

Bild 5.22    Dieser Warnhinweis wird beim Konvertieren in das neue Word-Dateiformat angezeigt

Der entscheidende Satz in diesem Meldungsfeld ist: »Das Layout des Dokuments wird möglicherweise geändert.« Bei einfachen Dokumenten wird die Konvertierung meistens gut über die Bühne gehen, wenn die Dokumente komplexer sind und die fortgeschritteneren Funktionen der alten Word-Versionen verwenden, kann die Konvertierung schon mal schiefgehen. Bei einem unserer Probeläufe wurden beispielsweise verknüpfte Abbildungen nicht aktualisiert und übernommen, wodurch dann an einigen Stellen Lücken in den Dokumenten entstanden.

Wenn Sie Dokumente in das neue Format konvertieren, sollten Sie nach der Konvertierung die Office-Schaltfläche anklicken, Speichern unter wählen und in das Feld Dateiname einen neuen Dateinamen eingeben, um so, falls es erforderlich sein sollte, wieder auf die ursprüngliche, intakte Dateiversion im alten Dateiformat zurückgreifen zu können.

Dokumente gemeinsam mit Anwendern nutzen, die eine ältere Office-Version verwenden

Wenn Sie Dokumente erstellen, die von Anwendern weiterbearbeitet werden sollen, die eine der älteren Office-Versionen einsetzen, gibt es zwei Ansätze, Probleme, die möglicherweise bei der Konvertierung zwischen den Dateiformaten auftreten können, von vornherein zu vermeiden:

• Im Office 2007-Programm im Kompatibilitätsmodus arbeiten Arbeiten Sie im jeweiligen Office 2007-Programm im Kompatibilitätsmodus. Wenn Sie ein Dokument, das in einer älteren Version erstellt wurde, öffnen, behalten Sie das Dateiformat einfach bei. Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, von dem Sie wissen, dass es von Anwendern, die eine ältere Version verwenden, bearbeitet werden muss, wählen Sie sofort nach dem Erstellen den Befehl Speichern unter und klicken dann auf Word 97-2003 Dokument, Excel 97-2003-Arbeitsmappe bzw. PowerPoint 97-2003-Präsentation. Der Nachteil bei diesem Verfahren ist, dass Ihnen dann einige der neuen Formatierungsmerkmale und Funktionen der neuen Version nicht zur Verfügung stehen; der Vorteil ist, dass Sie später keine Überraschungen erleben.
• In der alten Office-Version das Compatibility Pack installieren Microsoft stellt für die Office-Versionen 2000 bis 2003 das sogenannte Microsoft Office Compatibility Pack zur Verfügung. Mit diesem Paket aus Dateiformatkonvertierern ist es in den älteren Office-Versionen möglich, Dateien im Word 2007-Format zu lesen und auch in diesem Format abzuspeichern.

Um das Microsoft Office Compatibility Pack zu installieren, gehen Sie so vor:

1. Surfen Sie, wenn Sie Office XP/2003 verwenden, zuerst zur Microsoft-Website update. microsoft.com und lassen Sie alle wichtigen Updates für die ältere Office-Version installieren.
2. Wechseln Sie dann zur Microsoft Download-Website, die Sie unter der folgenden Adresse erreichen:www.microsoft.com/downloads/search.aspx?displaylang=de
3. Geben Sie in das Suchfeld am oberen Rand der Website FileFormatConverters ein und klicken Sie dann auf Go.
4. Die Seite mit den Suchergebnissen sollte den Eintrag Microsoft Office Compatibility Pack für Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint 2007 enthalten. Klicken Sie diesen an. Sie werden daraufhin zu der Seite umgeleitet, von der Sie das Compatibility Pack herunterladen können.
5. Laden Sie die Datei FileFormatConverters.exe herunter und speichern Sie sie auf Ihrem Computer.
6. Beenden Sie alle Office-Anwendungen.
7. Öffnen Sie die Datei FileFormatConverters.exe, um die Installation zu starten. Sie brauchen während der Installation lediglich die Lizenzbedingungen zu akzeptieren.

Bild 5.23   Nach der Installation des Compatibility Pack können Sie in der Liste Dateityp der älte-ren Office-Version die neuen Office-Dateiformate verwenden (hier exemplarisch das Format Word 2007-Dokument)

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