Wenn Sie eine Verbindung mit einer bestimmten Datendatei herstellen, möchten Sie nicht unbedingt die Informationen aus allen Datensätzen in dieser Datendatei in einem Hauptdokument zusammenführen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Liste der Empfänger einzugrenzen oder nur einen Teil der in der Datendatei enthaltenen Elemente zu verwenden:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten.

   

2. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:
   • Wählen Sie einzelne Datensätze aus.   Diese Methode bietet sich an, wenn Sie mit einer kurzen Liste arbeiten. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Empfängern, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Einträgen, die Sie nicht in die Empfängerliste aufnehmen möchten.

     Wenn Sie bereits wissen, dass Sie nur einige Datensätze in den Seriendruck aufnehmen möchten, können Sie das Kontrollkästchen in der Überschrift deaktivieren und dann gezielt die gewünschten Datensätze auswählen. Wenn Sie dagegen fast alle Datensätze aufnehmen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Überschrift, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Datensätze, die Sie ausschließen möchten.

   • Sortieren von Datensätzen  Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie die Sortierung vornehmen möchten. Die Liste wird in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge (A bis Z) sortiert. Klicken Sie erneut auf die Spaltenüberschrift, um die Liste in absteigender alphabetischer Reihenfolge zu sortieren (Z bis A).

     Klicken Sie für eine komplexere Sortierung unter Empfängerliste verfeinern auf Sortieren, und wählen Sie im Dialogfeld Filtern und sortieren auf der Registerkarte Datensätze sortieren die gewünschten Sortiereinstellungen. Mit diesem Sortierungstyp können Sie z. B. Empfängeradressen innerhalb der einzelnen Postleitzahlenbereiche alphabetisch nach Nachnamen sortieren und die Postleitzahlen in numerischer Reihenfolge auflisten.

   • Filtern Sie Datensätze.   Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn in der Liste Datensätze enthalten sind, die nicht angezeigt werden bzw. im Seriendruck nicht enthalten sein sollen. Nach dem Filtern der Liste können Sie Datensätze mithilfe der Kontrollkästchen ein- oder ausschließen.

     Gehen Sie wie folgt vor, um Datensätze zu filtern:

     1. Klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern auf Filtern.
     2. Wählen Sie im Dialogfeld Filtern und sortieren auf der Registerkarte Datensätze filtern die Kriterien aus, die für den Filter verwendet werden sollen.

        Wenn Sie das Hauptdokument beispielsweise nur für Adressen kopieren möchten, in denen Australien als Land/Region festgelegt ist, klicken Sie in der Liste Feld auf Land oder Region, in der Liste Vergleich auf Gleich und in der Liste Vergleichen mit auf Australien.

     3. Sie können den Filter weiter anpassen, indem Sie auf Und bzw. Oder klicken und dann weitere Kriterien angeben.

        Angenommen, das Hauptdokument soll nur für Unternehmen in München kopiert werden. Dazu filtern Sie nach Datensätzen, für die das Feld Stadt den Wert München enthält und deren Feld Firmenname nicht leer ist. Wenn Sie in diesem Filter Oder statt Und verwenden, umfasst der Seriendruck alle Adressen in München sowie alle Adressen, für die ein Firmenname festgelegt wurde, unabhängig von der Stadt.

 Hinweis   Wenn auf dem Computer eine Software zur Gültigkeitsüberprüfung von Adressen installiert ist, können Sie die Gültigkeit der Empfängeradressen überprüfen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Adressen überprüfen klicken.