Alle anzeigen

Alle ausblenden

Wenn Sie zum Senden einer Massensendung an die Adressaten in der Adressliste Adressetiketten verwenden möchten, können Sie mithilfe von Seriendruck einen Bogen mit Adressetiketten erstellen. Jedes Etikett enthält eine Adresse aus der Liste.

Der Vorgang des Seriendrucks besteht aus den folgenden allgemeinen Schritten:

1. Einrichten der Etiketten. Sie legen das Layout der Etiketten einmal für alle Etiketten im Seriendruck fest. Das Dokument, das Sie hierfür in einem Seriendruck verwenden, wird als Hauptdokument bezeichnet. Im Etikettenhauptdokument können Sie auch Inhalte festlegen, die auf jedem Etikett wiederholt werden sollen, wie z. B. Firmenlogo oder die Absenderadresse.
2. Verbinden der Etiketten mit der Adressliste. Die Adressliste wird von Microsoft Office Word als Datenquelle für den Seriendruck verwendet. Hierbei handelt es sich um eine Datei, die die Adressen enthält, die auf die Etiketten gedruckt werden sollen.
3. Anpassen der Empfängerliste. Word erstellt für jede Adresse in der Adressenliste ein Etikett. Wenn Sie nur für bestimmte Adressen in der Adressenliste Etiketten erstellen möchten, können Sie auswählen, welche Adressen oder Datensätze verwendet werden sollen.
4. Hinzufügen von Platzhaltern (sog. Seriendruckfeldern) zu Etiketten. Beim Ausführen des Seriendrucks werden die Seriendruckfelder mit Daten aus der Adressliste ausgefüllt.
5. Vorschau und Abschließen des Seriendrucks. Sie können die einzelnen Etiketten vor dem Drucken aller Etiketten in einer Vorschau anzeigen.

Verwenden Sie die Befehle der Registerkarte Sendungen, um einen Seriendruck durchzuführen.

 Tipp   Sie können einen Seriendruck mithilfe des Aufgabenbereichs Seriendruck durchführen, der Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang führt. Um den Aufgabenbereich zu verwenden, klicken Sie in der Gruppe Seriendruck starten auf der Registerkarte Sendungen auf Seriendruck starten und dann auf Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen. Klicken Sie in Schritt 1 des Vorgangs unter Wählen Sie einen Dokumenttyp auf Etiketten.

Einrichten der Etiketten

Wahrscheinlich verfügen Sie bereits über ein Paket mit Etikettenbögen von einem der Hersteller von Etikettenbögen, wie z. B. Avery, AOne oder Formtec. Jeder Bogen weist eine bestimmte Größe auf und enthält eine bestimmte Anzahl an Etiketten mit bestimmten Abmessungen.

Beim Einrichten des Etikettenhauptdokuments müssen Sie die Abmessungen dieses Dokuments an die Abmessungen der Etiketten auf den vorliegenden Bögen anpassen.

1. Starten Sie Word.

   Standardmäßig wird ein leeres Dokument geöffnet. Lassen Sie dieses geöffnet. Wenn Sie es schließen, sind die Befehle im nächsten Schritt nicht verfügbar.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Seriendruck starten.

   

3. Klicken Sie auf Etiketten.
4. Im Dialogfeld Etiketten einrichten müssen Sie einige Optionen auswählen.
   

   ---

   
    Druckertyp, den Sie zum Drucken von Etiketten verwenden
    Hersteller der Etikettenbögen
    Nummer, die der auf der Verpackung der Etikettenbögen aufgedruckten Produktnummer entspricht

   ---

   Die Produktnummer der Etikettenbögen wird im Dialogfeld Etiketten einrichten nicht angezeigt

   Sie können die Etiketten dennoch verwenden. Sie müssen lediglich einige Einstellungen anpassen.

   1. Messen Sie die Etiketten auf dem vorliegenden Bogen ab, und notieren Sie die Abmessungen sowie die Anzahl der Etiketten auf einem einzelnen Bogen.

       Hinweis   Messen Sie die Etiketten sorgfältig ab. Die tatsächliche Größe der Etiketten weicht möglicherweise von der vom Etikettenhersteller angegebenen Größe ab. Es kann z. B. vorkommen, dass ein 4 x 8 cm großes Etikett in Wirklichkeit nur 3,9 cm hoch und 7,8 cm breit ist.

   2. Wählen Sie in der Liste Etikettennummer einen Etikettentyp aus, dessen Größe weitgehend mit den von Ihnen verwendeten Etiketten übereinstimmt.

      Wenn der gewünschte Etikettentyp im Feld Etikettennummer nicht angezeigt wird, können Sie möglicherweise einen anderen Etikettentyp verwenden oder eine neue Etikettengröße erstellen.

   3. Klicken Sie auf Details, und vergleichen Sie dann die Etikettengröße und die Anzahl der Etiketten pro Blatt (bei Etiketten für Laser- und Tintenstrahldrucker) oder die Anzahl der Spalten des Etikettenformulars (bei Etiketten für Nadeldrucker).
   4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
      • Verwenden Sie das ausgewählte Etikett, wenn es eine ähnliche Größe und ein vergleichbares Layout wie die von Ihnen verwendeten Etiketten aufweist.
      • Wenn Größe und Layout zu stark abweichen, klicken Sie auf Abbrechen, und fahren Sie mit Schritt 5 fort.
   5. Klicken Sie im Dialogfeld Etiketten einrichten auf den Druckertyp (entweder Endlosdrucker oder Seitendrucker), und klicken Sie dann auf Neues Etikett.
   6. Geben Sie in das Feld Etikettenname den Namen des zu erstellenden Etiketts ein, wählen Sie die Höhe, Breite, Ränder und sonstigen Optionen für das Etikett aus, und klicken Sie dann auf OK.

      Das neue Etikett wird im Feld Etikettennummer als Etikettenname - Benutzerdefiniert angezeigt. Das Etikett wird zudem auch unter der Kategorie Andere/Standard aufgeführt. Wenn Sie das nächste Mal Ihre benutzerdefinierten Etiketten verwenden, wählen Sie in der Liste Etikettenhersteller die Option Andere/Standard aus.

5. Nachdem Sie die gewünschten Etikettenoptionen ausgewählt haben, klicken Sie auf OK.

   Von Word wird ein Dokument erstellt, das den Bogen mit Etiketten enthält. Für das Layout der Etiketten wird in Word eine Tabelle verwendet. Wenn die Etiketten nicht durch Linien voneinander getrennt sind, klicken Sie auf der Registerkarte Layout unter Tabellentools in der Gruppe Tabelle auf Gitternetzlinien anzeigen.

Fortsetzen eines Seriendrucks

Wenn Sie die Arbeit an einem Seriendruck unterbrechen müssen, können Sie das Etikettenhauptdokument speichern und den Seriendruck später fortsetzen. Word behält die Datenquelle und die Feldinformationen bei. Wenn Sie den Aufgabenbereich Seriendruck verwendet haben, kehrt Word bei der Fortsetzung des Seriendrucks an die Stelle im Aufgabenbereich zurück.

1. Wenn Sie den Seriendruck fortsetzen möchten, öffnen Sie das Dokument.

   Sie werden von Word aufgefordert, zu bestätigen, dass das Dokument geöffnet werden soll, das einen SQL-Befehl ausführt.

2. Da dieses Dokument mit einer Datenquelle verbunden ist und Sie die Daten abrufen möchten, klicken Sie auf Ja. Wenn Sie ein Dokument öffnen wollten, das Ihrer Ansicht nach nicht mit einer Datenquelle verbunden ist, können Sie auf Nein klicken, um potenziell bösartigen Zugriff auf Daten zu verhindern.

   Der Text des Dokuments wird zusammen mit den von Ihnen eingefügten Feldern angezeigt.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Sendungen, und setzen Sie Ihre Arbeit fort.

 Seitenanfang

Verbinden der Etiketten mit der Adressliste

Um Daten in die Etiketten zu importieren, müssen Sie die Etiketten mit der Adressliste verbinden, die auch als Datenquelle oder Datendatei bezeichnet wird. Wenn Sie nicht bereits über eine Datendatei verfügen, können Sie beim Seriendruck eine erstellen.

Auswählen einer Datendatei

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen.

   

2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Wenn Sie die Liste Kontakte in Microsoft Office Outlook verwenden möchten, klicken Sie auf Aus Outlook-Kontakten auswählen.

     Tipps für die Arbeit mit der Microsoft Office Outlook-Kontakteliste

     Das Herstellen einer Verbindung mit dem Office Outlook-Kontakteordner ist in der Regel ein recht einfacher Vorgang. Gelegentlich können dabei jedoch Probleme auftreten. Im Folgenden finden Sie Lösungen zu häufig auftretenden Problemen, denen Sie möglicherweise begegnen werden:

     • Ich kann den Outlook-Kontakteordner nicht finden, um eine Verbindung herzustellen.
     • Ich erhalte Fehlermeldungen zu E-Mail-Clients und der Tabellenliste.
     • Ich kann keine Verbindung mit einem Outlook-Kontakteordner in öffentlichen Ordnern herstellen.
     • Ich möchte das Outlook Express-Adressbuch als Kontakteordner verwenden, es kann jedoch nicht darauf zugegriffen werden.

     
     

     Ich kann den Outlook-Kontakteordner nicht finden

     Möglicherweise müssen Sie die Eigenschaft Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen in Outlook aktivieren, oder Sie müssen Ihr Outlook-Benutzerprofil ändern.

     Aktivieren der Eigenschaft Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen

     1. Klicken Sie in Microsoft Office Outlook im Menü Wechseln zu auf Kontakte.
     2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Kontakte, der die Informationen enthält, die Sie für einen Seriendruck verwenden möchten, und klicken Sie im Kontextmenü auf Eigenschaften.
        
     3. Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte Outlook-Adressbuch das Kontrollkästchen Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

     Zurück zu den Outlook-Tipps

     Ändern des Outlook-Benutzerprofils

     Bei einem Outlook-Benutzerprofil handelt es sich um eine Gruppe von E-Mail-Konten und Adressbüchern. Sie benötigen im Allgemeinen nur ein Profil. Wenn Sie jedoch den Computer mit anderen Benutzern gemeinsam oder unterschiedliche Adressbücher für unterschiedliche Zwecke verwenden, können Sie mehrere Profile einrichten. Wenn Sie beim Starten des Seriendrucks ein Profil verwenden, das den gewünschten Kontakteordner nicht enthält, wird der Ordner nicht angezeigt.

     Um zu einem anderen Benutzerprofil zu wechseln, starten Sie Outlook einfach neu. Wenn Sie aufgefordert werden, ein Profil anzugeben, wählen Sie das Profil aus, das den Kontakteordner enthält, den Sie für den Seriendruck verwenden möchten.

     Wenn Sie nicht aufgefordert werden, ein Profil anzugeben, und Sie wissen, dass Sie über mehrere Profile verfügen, sollten Sie Outlook so einrichten, dass eine Aufforderung angezeigt wird. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

     1. Beenden Sie Outlook.
     2. Wechseln Sie in der Systemsteuerung in die klassische Ansicht, und klicken Sie auf E-Mail.
     3. Klicken Sie auf Profile anzeigen.
     4. Damit Sie beim Starten von Outlook immer aufgefordert werden, ein Profil auszuwählen, klicken Sie auf Zu verwendendes Profil bestätigen, und klicken Sie dann auf OK.

     
     Zurück zu den Outlook-Tipps

     Ich erhalte Fehlermeldungen zu E-Mail-Clients und der Tabellenliste

     Wenn Sie beim Seriendruck in Word auf den Kontakteordner zugreifen möchten und Outlook in Windows Internet Explorer nicht als E-Mail-Standardprogramm festgelegt ist, wird folgende Meldung angezeigt:

     „Entweder existiert kein Standardprogramm für E-Mail, oder der aktuelle Mail-Client kann die Messaging-Anfrage nicht erfüllen. Bitte führen Sie Microsoft Office Outlook aus und legen Sie es als Standard-Mail-Client fest.“

     Um zu vermeiden, dass diese Meldung bei einem Seriendruck angezeigt wird, führen Sie die folgende Aktion aus:

     1. Beenden Sie Word.
     2. Klicken Sie in Internet Explorer im Menü Extras auf Internetoptionen, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Programme.
     3. Klicken Sie unter E-Mail auf Microsoft Office Outlook und dann auf OK.

     Starten Sie Word erneut, öffnen Sie das Seriendruckdokument, und stellen Sie eine Verbindung mit dem Outlook-Kontakteordner her.

     Zurück zu den Outlook-Tipps

     Ich kann keine Verbindung mit einem Outlook-Kontakteordner in öffentlichen Ordnern herstellen

     Wenn Sie einen Seriendruck in Word starten und versuchen, eine Verbindung mit einem Outlook-Kontakteordner in öffentlichen Ordnern herzustellen, wird folgende Nachricht angezeigt:

     "Dieser Vorgang kann nicht beendet werden, weil ein Dialog oder ein Datenbankmodul nicht reagiert. Bitte versuchen Sie es später noch einmal."

     Wenn Sie es später noch einmal versuchen, wird dieselbe Meldung angezeigt.

     Um einen Kontakteordner in öffentlichen Ordnern als Datendatei für den Seriendruck verwenden zu können, müssen Sie den Seriendruck in Microsoft Office Outlook starten.

     Zurück zu den Outlook-Tipps

     Ich möchte das Outlook Express-Adressbuch als Kontakteordner verwenden

     Sie können mit dieser Art Adressbuch während eines Seriendrucks keine direkte Verbindung herstellen. Exportieren Sie stattdessen das Microsoft Outlook Express-Adressbuch als CSV-Textdatei, und stellen Sie dann eine Verbindung mit dieser Datei her.

     Exportieren des Outlook Express-Adressbuchs

     1. Starten Sie Outlook Express.
     2. Zeigen Sie im Menü Datei auf Exportieren, und klicken Sie dann auf Adressbuch.
     3. Klicken Sie im Dialogfeld Exportprogramm für das Adressbuch auf Textdatei (mit Kommas als Trennzeichen), und klicken Sie dann auf Exportieren.
     4. Geben Sie im Feld Exportierte Datei speichern unter einen Dateinamen für die exportierte Datei ein, und klicken Sie dann auf Durchsuchen.
     5. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter in der Liste Speichern in an, wo die Datei gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf Speichern. Es ist praktisch, Datendateien im Ordner Eigene Datenquellen im Ordner Eigene Dateien zu speichern. Dort sucht Word zuerst nach Datendateien, wenn Sie sie beim Seriendruck öffnen möchten.
     6. Klicken Sie auf Weiter. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Feldern, die Sie exportieren möchten, und klicken Sie auf Fertig stellen.

         Hinweis   Denken Sie bei der Überlegung, welche Felder exportiert werden sollen, an die Serienbriefe, E-Mail-Nachrichten oder Etiketten, die Sie mit dem Seriendruck erstellen möchten. Wenn Sie beispielsweise keine Spitznamen oder persönlichen Websites in Seriendruckdokumenten verwenden, exportieren Sie diese Felder nicht.

     7. Wenn eine Meldung angezeigt wird, dass der Export abgeschlossen ist, klicken Sie auf OK.
     8. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Exportprogramm für das Adressbuch zu schließen, und beenden Sie dann Outlook Express.

     Wenn Sie nun in Word den Seriendruck durchführen und auf eine Datendatei zugreifen möchten, klicken Sie auf die Option Vorhandene Liste verwenden, und navigieren Sie zu der zuvor exportierten CSV-Datei. Bevor die Datei geöffnet wird, müssen Sie auswählen, welches Zeichen als Trennzeichen für die Spalten in der Adressenliste verwendet werden soll. Klicken Sie auf Komma und dann auf OK.

     
     Zurück zu den Outlook-Tipps
   • Wenn Sie ein Microsoft Office Excel-Tabellenblatt, eine Microsoft Office Access-Datenbank oder einen anderen Datendateityp verwenden, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden, und suchen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach der Datei.

     Bei Office Excel können Sie Daten aus allen Tabellen und allen benannten Bereichen innerhalb einer Arbeitsmappe auswählen. Bei Office Access können Sie Daten aus einer Tabelle oder Abfrage (Abfrage: Eine Möglichkeit zum Suchen von sämtlichen in einer Datenquelle gespeicherten Datensätzen, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Abfragen können zum Einschränken der Suchkriterien Operatoren, Anführungszeichen, Platzhalterzeichen und Klammern enthalten.) auswählen, die in der Datenbank definiert ist. Bei anderen Datendateitypen wählen Sie die Datei im Dialogfeld Datenquelle auswählen aus. Wenn die Datei nicht angezeigt wird, wählen Sie den entsprechenden Dateityp aus, oder wählen Sie im Feld Dateityp die Option Alle Dateien aus. Bei einem Seriendruck können Sie die folgenden Datendateitypen auswählen:

     • Dateien aus dateibasierten Single-Tier-Datenbankprogrammen, für die Sie einen OLE DB (OLE DB: Eine Architektur für Komponentendatenbanken, die einen effizienten Netzwerk- und Internetzugriff für unterschiedliche Arten von Datenquellen implementiert [z. B. relationale Daten, E-Mail-Dateien, Flatfiles und Kalkulationstabellen].)-Provider oder ODBC (Open Database Connectivity (ODBC): Eine Standardmethode zum Freigeben von Daten zwischen Datenbanken und Programmen. ODBC-Treiber verwenden zum Zugriff auf externe Daten die Standardsprache SQL (Structured Query Language).)-Treiber installiert haben. (Einige dieser Treiber sind im Lieferumfang von 2007 Microsoft Office System enthalten.)
     • Eine HTML-Datei, die eine einzelne Tabelle enthält. Die erste Zeile der Tabelle muss Spaltennamen und die anderen Zeilen müssen Daten enthalten.
     • Elektronische Adressbücher:
       • Microsoft Office Outlook-Adressbuch
       • Liste der Kontakte von Microsoft Schedule+ 7.0
       • Alle ähnlichen Adresslisten, die mit einem MAPI (MAPI: Die Microsoft-Schnittstellenspezifikation, die unterschiedlichen Anwendungen zur Nachrichtenübermittlung und für Arbeitsgruppen (E-Mail, Voicemail und Fax) die Arbeit über einen einzigen Client ermöglicht.)-kompatiblen Nachrichtensystem, wie z. B. Microsoft Office Outlook, erstellt wurden.
     • Microsoft Office Word-Dokument. Die Dokumente müssen eine einzelne Tabelle enthalten. Die erste Zeile muss Überschriften und die anderen Zeilen müssen die Datensätze enthalten, die Sie für den Seriendruck verwenden möchten. Sie können als Datenquelle auch eine Steuersatzquelle (Steuersatzquelle: Das Dokument, das die Kopfzeile (den Steuersatz) enthält, die mit der für das Hauptdokument für den Seriendruck angegebenen Datenquelle verwendet werden soll.) verwenden.
     • Jede Textdatei, die durch Tabstoppzeichen oder Kommas voneinander getrennte (abgegrenzte) Datenfelder (Datenfeld: Eine Informationskategorie, die einer Spalte der Informationen in einer Datenquelle entspricht. Der Name des Datenfelds wird in der ersten Reihe, also der Kopfreihe der Datenquelle angeführt. "PostLeitZahl" und "NachName" sind Beispiele für Namen von Datenfeldern.) sowie durch Absatzmarken getrennte Datensätze (Datensatz: Ein vollständiger Satz zusammengehörender Daten, der einer Datenzeile in der Datenquelle entspricht. Ein Beispiel für einen Datensatz sind alle Daten zu einem Kunden in einer Kundenadressliste.) enthält.

     Tipps zum Formatieren von Daten in Office Excel

     Wenn es sich bei der Datendatei um ein Office Excel-Tabellenblatt handelt, das Prozent- und Währungsangaben oder Postleitzahlen enthält, können Sie die numerische Formatierung der Daten beibehalten, indem Sie mithilfe von DDE (Dynamic Data Exchange) eine Verbindung von Word nach Excel herstellen. So können Sie beispielsweise sicherstellen, dass die fünfstellige Postleitzahl 07865 aus der Datendatei nicht als die Zahl 7865 (ohne vorangestellte Null) angezeigt wird.

     Bevor Sie auf das Tabellenblatt zugreifen, führen Sie in Word die folgenden Aktionen aus:

     1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Word-Optionen.
     2. Klicken Sie auf Erweitert.
     3. Führen Sie einen Bildlauf bis zum Abschnitt Allgemein durch, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.
     4. Klicken Sie auf OK.
     5. Wenn das Hauptdokument für den Seriendruck geöffnet ist, klicken Sie in der Gruppe Seriendruck starten auf der Registerkarte Sendungen auf Empfänger auswählen, und klicken Sie dann auf Vorhandene Liste verwenden.
     6. Suchen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach dem Excel-Tabellenblatt, und doppelklicken Sie darauf.
     7. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle bestätigen auf MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls), und klicken Sie dann auf OK.

         Hinweis   Wenn MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls) nicht angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle anzeigen.

     8. Wählen Sie im Dialogfeld Microsoft Office Excel für Benannter oder Zellbereich den Zellbereich oder das Tabellenblatt aus, das die zu importierenden Daten enthält, und klicken Sie dann auf OK.

      Hinweis   Um zu verhindern, dass Sie bei jedem Öffnen einer Datendatei die Konvertierung bestätigen müssen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen, nachdem Sie eine Verbindung mit dem Tabellenblatt hergestellt haben.

   • Wenn Sie noch nicht über eine Datendatei verfügen, klicken Sie auf Neue Liste eingeben, und erstellen Sie mithilfe des daraufhin angezeigten Formulars eine Liste. Die Liste wird als Datenbankdatei (im MDB-Format) gespeichert und kann immer wieder verwendet werden.

 Hinweis   Wenn Sie 2007 Microsoft Office System (anstelle von Office Word 2007 allein) installiert haben, können Sie mithilfe von Microsoft Query eine Abfrage (Abfrage: Eine Möglichkeit zum Suchen von sämtlichen in einer Datenquelle gespeicherten Datensätzen, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Abfragen können zum Einschränken der Suchkriterien Operatoren, Anführungszeichen, Platzhalterzeichen und Klammern enthalten.) erstellen und die gewünschten Daten aus einer externen Datenquelle (Externe Datenquelle: Eine Datenquelle mit den Daten, auf die ein Benutzer zugreifen möchte, z. B. eine Microsoft Excel-Liste oder eine Microsoft Access-Datenbank.) abrufen.

 Seitenanfang

Anpassen der Empfängerliste

Wenn Sie eine Verbindung mit einer bestimmten Datendatei herstellen, möchten Sie möglicherweise nicht aus allen Datensätzen (Zeilen) in dieser Datendatei Daten in die Etiketten importieren.

Um die Liste der Empfänger einzugrenzen oder einen Teil der Elemente in der Datendatei zu verwenden, führen Sie die folgende Aktion aus:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten.

   

2. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:
   • Auswählen einzelner Datensätze  Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn Sie mit einer kurzen Liste arbeiten. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Empfängern, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Einträgen, die Sie nicht in die Empfängerliste aufnehmen möchten.

     Wenn Sie wissen, dass Sie nur wenige Datensätze in den Seriendruck aufnehmen möchten, können Sie das Kontrollkästchen in der Kopfzeile deaktivieren und anschließend nur die gewünschten Datensätze auswählen. Wenn Sie die meisten Datensätze in die Empfängerliste aufnehmen möchten, können Sie entsprechend das Kontrollkästchen in der Kopfzeile aktivieren und anschließend die Kontrollkästchen für die Datensätze deaktivieren, die Sie nicht in die Liste aufnehmen möchten.

   • Sortieren von Datensätzen  Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie die Sortierung vornehmen möchten. Die Liste wird in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge (A bis Z) sortiert. Klicken Sie erneut auf die Spaltenüberschrift, um die Liste in absteigender alphabetischer Reihenfolge zu sortieren (Z bis A).

     Wenn Sie einen komplexeren Sortiervorgang durchführen möchten, klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern auf Sortieren, und wählen Sie die Sortiereinstellungen auf der Registerkarte Datensätze sortieren im Dialogfeld Filtern und sortieren aus. Sie können diese Art des Sortiervorgangs beispielsweise verwenden, wenn die Empfängeradressen innerhalb der Postleitzahlen alphabetisch nach Nachnamen und die Postleitzahlen in numerischer Reihenfolge sortiert werden sollen.

   • Filtern von Datensätzen  Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn in der Liste Datensätze enthalten sind, die nicht angezeigt werden bzw. in der Empfängerliste nicht enthalten sein sollen. Nach dem Filtern der Liste können Sie die Kontrollkästchen zum Ein- oder Ausschließen von Datensätzen aktivieren oder deaktivieren.

     Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um Datensätze zu filtern:

     1. Klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern auf Filtern.
     2. Wählen Sie im Dialogfeld Filtern und sortieren auf der Registerkarte Datensätze filtern die Kriterien aus, die für den Filter verwendet werden sollen.

        Um beispielsweise nur für Adressen Etiketten zu erstellen, bei denen als Land/Region Australien angegeben ist, klicken Sie in der Liste Feld auf Land/Region, in der Liste Vergleich auf Gleich und geben Australien in der Liste Vergleichen mit ein.

     3. Um den Filter weiter zu verfeinern, klicken Sie auf Und oder Oder, und wählen Sie weitere Kriterien aus.

        Um beispielsweise nur für Unternehmen in München Etiketten zu erstellen, filtern Sie nach Datensätzen, bei denen München im Feld Ort angegeben ist, und bei denen das Feld Firmenname nicht leer ist. Wenn Sie in diesem Filter anstelle von Und die Option Oder verwenden, sind im Seriendruck alle Münchener Adressen sowie, unabhängig vom Ort, alle anderen Adressen enthalten, die einen Firmennamen aufweisen.

 Hinweis   Wenn auf dem Computer eine Software zur Gültigkeitsüberprüfung von Adressen installiert ist, können Sie die Gültigkeit der Empfängeradressen überprüfen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Adressen überprüfen klicken.

 Seitenanfang

Hinzufügen von Platzhaltern (sog. Seriendruckfeldern) zu Etiketten

Nachdem Sie die Etiketten mit der Adressliste verbunden haben, können Sie Platzhalter hinzufügen, die angeben, an welcher Stelle die Adressen auf dem Etikett eingefügt werden sollen. Sie können auch Text eingeben, der auf allen Etiketten wiederholt werden soll, wie z. B. ein Firmenlogo oder die Absenderadresse auf einem Versandetikett.

Die Platzhalter für die Adressen werden als Seriendruckfelder bezeichnet. Felder in Word entsprechen den Spaltenüberschriften in der ausgewählten Datendatei.

 Spalten in einer Datendatei stellen Datenkategorien dar. Felder, die Sie den Etiketten hinzufügen, sind Platzhalter für diese Kategorien.

 Zeilen in einer Datendatei stellen Datensätze dar. Word erstellt beim Durchführen eines Seriendrucks für jeden Datensatz ein Etikett.

Wenn Sie ein Feld in das erste Etikett, das Sie erstellen (Etikettenhauptdokument), einfügen, geben Sie an, dass eine bestimmte Datenkategorie, wie z. B. Name oder Adresse, an dieser Stelle eingefügt werden soll.

 Hinweis   Beim Einfügen eines Seriendruckfelds in das Etikettenhauptdokument wird der Feldname immer in Chevrons (« ») eingeschlossen. Diese Chevrons werden in den fertigen Etiketten nicht angezeigt. Sie dienen lediglich der Unterscheidung zwischen den Feldern im Etikettenhauptdokument und normalem Text.

Das geschieht beim Importieren

Beim Importieren ersetzen Daten aus der ersten Zeile in der Datendatei die Felder, um das erste Etikett zu erstellen. Daten aus der zweiten Zeile in der Datendatei ersetzen die Felder, um das zweite Etikett zu erstellen usw.

Arbeiten mit Feldern: Beispiele

Sie können jede Spaltenüberschrift aus der Datendatei als Feld in das Etikett einfügen. Dadurch können Sie Etiketten flexibel entwerfen.

Angenommen, Ihre Adressenliste enthält beispielsweise Adressen von Abonnenten Ihres Newsletters, und die Datendatei enthält die Spalte "Ablaufdatum" zum Speichern des jeweiligen Datums, an dem die einzelnen Abonnements ablaufen. Wenn Sie vor dem Ausführen des Seriendrucks ein «Ablaufdatum»-Feld in das Etikettenhauptdokument einfügen, wird für die Abonnenten das eigene Ablaufdatum auf dem jeweiligen Adressetikett angezeigt.

Sie können Felder mithilfe von Satzzeichen kombinieren oder trennen. Um beispielsweise eine Adresse zu erstellen, können Sie die Felder im Etikettenhauptdokument wie folgt festlegen:

«Vorname» «Nachname»

«Adresszeile»

«Postleitzahl» «Ort», «Bundesland/Kanton»

Für häufig verwendete Elemente, wie z. B. Adressblöcke und Grußzeilen, stellt Word zusammengesetzte Felder bereit, mit denen mehrere Felder zusammengefasst werden. Das Adressblockfeld ist beispielsweise eine Kombination aus mehreren Feldern wie Vorname, Nachname, Adresszeile, Postleitzahl und Ort.

Sie können den Inhalt jedes dieser zusammengesetzten Felder anpassen. Sie möchten z. B. den Empfängernamen in der Adresse förmlich angeben (Herr Lutz Gebhardt) und in der Anrede "Sehr geehrter" anstelle von "Lieber" verwenden.

Zuordnen der Seriendruckfelder zur Datendatei

Um sicherzustellen, dass Word in der Datendatei eine Spalte findet, die dem jeweiligen Adresselement entspricht, müssen Sie möglicherweise die Seriendruckfelder in Word den Spalten in der Datendatei zuordnen.

Zum Zuordnen der Felder klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Übereinstimmende Felder festlegen.

Das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen wird geöffnet.

Auf der linken Seite werden die Elemente der Adresse aufgeführt. Die Spaltenüberschriften aus der Datendatei werden rechts angezeigt.

Word sucht die Spalten, die den einzelnen Elementen entsprechen. In der Abbildung hat Word die Spalte Nachname in der Datendatei automatisch dem Eintrag Name zugeordnet. Die anderen Elemente konnten jedoch nicht zugeordnet werden. In diesem Beispiel konnte Word das Element Vorname nicht zuordnen.

In der Liste auf der rechten Seite können Sie die Spalte aus der Datendatei auswählen, die mit dem Element links übereinstimmt. In der Abbildung wurde die Spalte Name dem Element Vorname zugeordnet. Wenn Anrede, Eindeutiger Bezeichner und Weitere Vornamen nicht zugeordnet werden, ist dies kein Problem. Im Seriendruck müssen nicht alle Felder verwendet werden. Wenn Sie ein Feld hinzufügen, das keine Daten aus der Datendatei enthält, wird es im Seriendruckdokument als leerer Platzhalter, meist als leere Linie oder ausgeblendetes Feld angezeigt.

Eingeben des Inhalts und Hinzufügen der Felder

1. Klicken Sie im ersten Etikett, das Sie einrichten (Etikettenhauptdokument) auf die Stelle, an der Sie das Feld einfügen möchten.
2. Verwenden Sie die Gruppe Felder schreiben und einfügen auf der Registerkarte Sendungen.

   

3. Fügen Sie eines der folgenden Elemente hinzu:

   Adressblock mit Namen, Adresse und weiteren Angaben

   1. Klicken Sie auf Adressblock.
   2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen die gewünschten Formate sowie die Adresselemente aus, die Sie einbeziehen möchten, und klicken Sie auf OK.
   3. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die für den Adressblock erforderlichen Daten nicht finden. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

   Einzelne Felder

   Sie können Daten aus einzelnen Feldern einfügen, wie z. B. einen Vornamen, eine Telefonnummer oder einen gespendeten Betrag aus einer Liste von Spendern. Um dem Etikettenhauptdokument schnell ein Feld aus der Datendatei hinzuzufügen, klicken Sie auf den Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen, und klicken Sie dann auf den Feldnamen.

   Um weitere Optionen zum Einfügen einzelner Felder in das Dokument aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

   1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Seriendruckfeld einfügen.
   2. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen eine der folgenden Aktionen aus:
      • Zur Auswahl von Adressfeldern, die Feldern in Ihrer Datenquelle automatisch zugeordnet werden, auch wenn die Namen der Felder in der Datenquelle nicht den Namen Ihrer Felder entsprechen, klicken Sie auf Adressfelder.
      • Zur Auswahl von Feldern, die Daten immer direkt aus einer Spalte in der Datendatei übernehmen, klicken Sie auf Datenbankfelder.
   3. Klicken Sie im Feld Felder auf das gewünschte Feld.
   4. Klicken Sie auf Einfügen und dann auf Schließen.
   5. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die zum Einfügen des Felds erforderlichen Daten nicht finden. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

    Hinweis   Wenn Sie ein Feld aus der Liste Datenbankfelder einfügen und später zu einer Datenquelle wechseln, die keine Spalte mit dem Namen dieses Felds enthält, kann Word die darin enthaltenen Daten nicht in das Seriendruckdokument einfügen.

   Benutzerdefinierte Felder aus Office Outlook-Kontakten

   Benutzerdefinierte Kontaktfelder können Sie nur in das Hauptdokument einfügen, indem Sie den Seriendruck in Outlook starten. Richten Sie zunächst eine Ansicht der Kontakte mit den Feldern ein, die Sie im Seriendruck verwenden möchten. Starten Sie dann den Seriendruck. Nachdem Sie die gewünschten Einstellungen ausgewählt haben, wird Word automatisch gestartet, und Sie können den Seriendruck abschließen.

   Einrichten einer Ansicht der Kontakte, die benutzerdefinierte Felder enthält

   1. Zeigen Sie in Outlook-Kontakte im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Telefonliste.
   2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Feldauswahl.
   3. Wählen Sie in der Dropdownliste im Dialogfeld Feldauswahl die Option Benutzerdefinierte Ordnerfelder aus.
   4. Ziehen Sie das Feld, das Sie aus dem Dialogfeld hinzufügen, in die Spaltenüberschriften. Mithilfe eines kleinen roten Pfeils können Sie das Feld an der gewünschten Stelle einfügen.
      

       Hinweis   Sie können im Dialogfeld Feldauswahl ein neues Feld hinzufügen, indem Sie im unteren Bereich auf Neu klicken.

   5. Nachdem Sie der Ansicht alle benutzerdefinierten Felder hinzugefügt haben, schließen Sie das Dialogfeld Feldauswahl.
   6. Um ein Feld zu entfernen, das Sie im Seriendruck nicht verwenden möchten, klicken Sie in der Ansicht Telefonliste in der Spaltenüberschrift auf den Feldnamen und ziehen ihn aus der Spaltenüberschrift.

   Ausführen des Seriendrucks in Outlook

   1. Markieren Sie in Outlook-Kontakte einzelne Kontakte, indem Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt halten und dabei einen Bereich markieren, oder indem Sie die STRG-TASTE gedrückt halten, und dabei einzelne Einträge markieren. Wenn Sie alle in der Ansicht angezeigten Kontakte einfügen möchten, klicken Sie auf keinen Kontakt.
   2. Klicken Sie im Menü Extras auf Seriendruck.
   3. Wenn Sie einzelne Kontakte zum Einfügen in den Seriendruck markiert haben, klicken Sie auf Nur ausgewählte Kontakte. Wenn Sie alle in der Ansicht angezeigten Kontakte einfügen möchten, klicken Sie auf Alle Kontakte in aktueller Ansicht.
   4. Wenn Sie die Ansicht Telefonliste so konfiguriert haben, dass genau die Felder angezeigt werden, die Sie im Seriendruck verwenden möchten, klicken Sie auf Kontaktfelder in aktueller Ansicht. Andernfalls klicken Sie auf Alle Kontaktfelder, um alle Kontaktfelder im Seriendruck verfügbar zu machen.
   5. Wenn Sie für den Seriendruck ein neues Hauptdokument erstellen möchten, klicken Sie auf Neues Dokument. Andernfalls klicken Sie auf Vorhandenes Dokument, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um das Dokument zu suchen, das als Hauptdokument verwendet werden soll.
   6. Wenn Sie die markierten Kontakte und Felder für eine zukünftige Verwendung speichern möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Permanente Datei, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um die Datei zu speichern. Die Daten werden in einem Word-Dokument als durch Trennzeichen getrennte Daten gespeichert.
   7. Wählen Sie Adressetiketten aus.
   8. Klicken Sie auf OK. Wenn das Dokument in Word geöffnet wird, klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf den Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen, und klicken Sie dann auf die Felder, die Sie dem Etikettenhauptdokument hinzufügen möchten.
4. Wenn Sie das erste Etikett wie gewünscht eingerichtet haben, klicken Sie in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Etiketten aktualisieren.

   Der Inhalt des ersten Etiketts wird an alle anderen Etiketten repliziert.

 Hinweise 

• Zeichen für Seriendruckfelder («« »»)  können weder manuell über die Tastatur eingegeben noch mit dem Befehl Symbol im Menü Einfügen eingefügt werden. Hierzu müssen Sie den Seriendruck verwenden.
• Wenn um die Seriendruckfelder geschweifte Klammern angezeigt werden, wie z. B. um { MERGEFIELD Ort }, zeigt Word nicht die Feldergebnisse (Feldergebnisse: Text oder Grafiken, die in ein Dokument eingefügt werden, wenn die Anweisungen in einem Feld von Microsoft Word ausgeführt werden. Beim Drucken des Dokuments oder beim Ausblenden der Feldfunktionen werden anstelle der Feldfunktionen die Feldergebnisse angezeigt.), sondern die Feldfunktionen (Feldfunktion: Platzhaltertext, der anzeigt, wo die angegebenen Daten aus Ihrer Datenquelle angezeigt werden. Die Elemente in einem Feld, welche die Feldergebnisse generieren. Die Feldfunktion beinhaltet die Feldzeichen, den Feldtyp und Anweisungen.) an. Dies hat keinen Einfluss auf den Seriendruck. Wenn Sie jedoch stattdessen die Ergebnisse anzeigen möchten, klicken Sie im Kontextmenü auf Feldfunktionen ein/aus.

Formatieren der Seriendruckdaten

Datenbank- und Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Office Access und Microsoft Office Excel speichern die Daten, die Sie in Zellen eingeben, als Rohdaten. Formatierungen, die Sie in Access oder Excel anwenden, wie z. B. Schriftarten und Farben, werden nicht mit den Rohdaten gespeichert. Wenn Sie Daten aus einer Datendatei in ein Word-Dokument importieren, importieren Sie die Rohdaten ohne Formatierung.

Um die Daten im Dokument zu formatieren, markieren Sie das Seriendruckfeld und formatieren es so, wie Sie jeden Text formatieren. Achten Sie darauf, dass Sie dabei auch die das Feld einschließenden Chevrons (« ») markieren.

 Seitenanfang

Vorschau und Abschließen des Seriendrucks

Nachdem Sie dem ersten Etikett, das Sie erstellen (Etikettenhauptdokument) die Felder hinzugefügt haben, können Sie das Seriendruckergebnis in einer Vorschau anzeigen. Wenn die Vorschau Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie den Seriendruck abschließen.

Anzeigen einer Vorschau für den Seriendruck

Sie können die Etiketten in einer Vorschau anzeigen und Änderungen vornehmen, bevor Sie den Seriendruck tatsächlich abschließen.

Um eine Vorschau anzuzeigen, führen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse eine der folgenden Aktionen aus:

• Klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse.
• Zeigen Sie alle Etiketten seitenweise an, indem Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse auf die Schaltflächen Nächster Datensatz und Vorheriger Datensatz klicken.
• Zeigen Sie ein bestimmtes Dokument in der Vorschau an, indem Sie auf Empfänger suchen klicken.

 Hinweis   Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten, um das Dialogfeld Seriendruckempfänger zu öffnen. Hier können Sie die Liste filtern oder Empfänger löschen, sofern Datensätze angezeigt werden, die im Seriendruck nicht enthalten sein sollen.

 Hinweis   Für das Layout der Etiketten auf der Seite verwendet Word eine Tabelle. Beim Blättern durch die Etiketten wird der aktive Datensatz in der ersten Zelle der Tabelle und die nachfolgenden Datensätze in den nachfolgenden Zellen angezeigt. Diese Art der Anzeige vermittelt den Eindruck, Word würde für jeden Datensatz in der Datendatei einen Etikettenbogen erstellen. Dies ist jedoch nicht der Fall.

Abschließen des Seriendrucks

Sie können die Etiketten einzeln drucken oder ändern. Sie können alle oder nur einen Teil der Etiketten drucken oder ändern.

Drucken der Etiketten

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen auf Fertig stellen und zusammenführen, und klicken Sie anschließend auf Dokumente drucken.

   

2. Legen Sie fest, ob alle Etiketten, nur das aktuell angezeigte Etikett oder ein Teil der Etiketten gedruckt werden soll, wobei Sie diese mithilfe der Datensatznummer angeben.

Ändern einzelner Etiketten

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen auf Fertig stellen und zusammenführen, und klicken Sie anschließend auf Individuelle Dokumente bearbeiten.

   

2. Legen Sie fest, ob alle Etiketten, nur das aktuell angezeigte Etikett oder ein Teil der Etiketten bearbeitet werden soll, wobei Sie diese mithilfe der Datensatznummer angeben. Word speichert die Etiketten, die Sie ändern möchten, in einer Datei.

Speichern des Etikettenhauptdokuments

Die zusammengeführten Etiketten, die Sie speichern, sind unabhängig vom ersten Etikett, das Sie erstellen (Etikettenhauptdokument). Es wird empfohlen, das Etikettenhauptdokument selbst zu speichern, wenn Sie es für einen anderen Seriendruck verwenden möchten.

Beim Speichern des Etikettenhauptdokuments wird die Verbindung mit der Datendatei gespeichert. Wenn Sie das Etikettenhauptdokument wieder öffnen, werden Sie aufgefordert anzugeben, ob die Daten in der Datendatei wieder in das Etikettenhauptdokument eingefügt werden sollen.

• Wenn Sie auf Ja klicken, wird das Dokument geöffnet, und die Daten aus dem ersten Datensatz werden eingefügt.
• Wenn Sie auf Nein klicken, wird die Verbindung zwischen dem Etikettenhauptdokument und der Datendatei getrennt. Das Etikettenhauptdokument wird als normales Word-Dokument behandelt. Die Felder werden durch die eindeutigen Daten aus dem ersten Datensatz ersetzt.

 Seitenanfang