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Wenn Sie zum Senden einer Massensendung an die Adressaten in der Adressliste Umschläge verwenden möchten, können Sie mithilfe von Seriendruck eine Stapelverarbeitung für Briefumschläge erstellen. Jeder Umschlag enthält eine Adresse aus der Liste.

Der Vorgang des Seriendrucks besteht aus den folgenden allgemeinen Schritten:

1. Einrichten des Umschlags. Sie legen das Layout der Umschläge einmal für alle Umschläge im Seriendruck fest. Das Dokument, das Sie hierfür in einem Seriendruck verwenden, wird als Hauptdokument bezeichnet. Im Umschlaghauptdokument können Sie auch Inhalte festlegen, die auf jedem Etikett wiederholt werden sollen, wie z. B. eine Absenderadresse, ein Firmenlogo oder Standardtext.
2. Verbinden der Umschläge mit der Adressliste. Die Adressliste wird von Microsoft Office Word als Datenquelle für den Seriendruck verwendet. Hierbei handelt es sich um eine Datei, die die Adressen enthält, die auf die Umschläge gedruckt werden sollen.
3. Anpassen der Empfängerliste. Word erstellt für jede Adresse in der Adressenliste einen Umschlag. Wenn Sie nur für bestimmte Adressen in der Adressenliste Umschläge erstellen möchten, können Sie auswählen, welche Adressen oder Datensätze verwendet werden sollen.
4. Hinzufügen von Platzhaltern (sog. Seriendruckfeldern) zu Umschlägen. Beim Ausführen des Seriendrucks werden die Seriendruckfelder mit Daten aus der Adressliste ausgefüllt.
5. Vorschau und Abschließen des Seriendrucks. Sie können die einzelnen Umschläge vor dem Drucken oder Senden aller Umschläge in einer Vorschau anzeigen.

Verwenden Sie die Befehle der Registerkarte Sendungen, um einen Seriendruck durchzuführen.

 Tipp   Sie können einen Seriendruck mithilfe des dazugehörigen Aufgabenbereichs (Aufgabenbereich: Ein Fenster in einer Office-Anwendung, das häufig verwendete Befehle bereitstellt. Aufgrund der geringen Größe und seiner Position auf dem Bildschirm können Sie diese Befehle bereits verwenden, während Sie noch an Ihren Dateien arbeiten.) durchführen, der Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang führt. Um den Aufgabenbereich zu verwenden, klicken Sie in der Gruppe Seriendruck starten auf der Registerkarte Sendungen auf Seriendruck starten, und klicken Sie dann auf Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen. Klicken Sie in Schritt 1 des Vorgangs unter Wählen Sie einen Dokumenttyp auf Umschläge.

Einrichten des Umschlags

Wenn Sie eine Absenderadresse in die Umschläge einfügen möchten, können Sie dies vor Beginn der Arbeit am Umschlaghauptdokument festlegen. Es empfiehlt sich darüber hinaus auch, einige Testumschläge zu drucken, um sicherzustellen, dass die Druckoptionen für den Drucker richtig konfiguriert sind.

Festlegen einer Absenderadresse

1. Starten Sie Word.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Word-Optionen.
3. Klicken Sie auf Erweitert.
4. Führen Sie einen Bildlauf nach unten durch, und geben Sie unter Allgemein im Feld Postanschrift die Absenderadresse ein.

   Word speichert die Adresse, sodass Sie sie immer verwenden können, wenn Sie die Absenderadresse in ein Dokument einfügen.

5. Klicken Sie auf OK.

Überprüfen der Druckoptionen

Bevor Sie einen Stapel Umschläge falsch drucken, können Sie prüfen, ob die Druckeroptionen richtig festgelegt sind.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Erstellen auf Umschläge.

   

2. Klicken Sie auf Optionen und dann auf die Registerkarte Umschlagoptionen.
3. Klicken Sie im Feld Umschlagformat auf die Option, die der Größe Ihrer Umschläge entspricht.

   Wenn keine der Optionen der Größe Ihrer Umschläge entspricht, führen Sie in der Liste einen Bildlauf nach unten durch, klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Format, und geben Sie dann die Abmessungen Ihrer Umschläge in die Felder Breite und Höhe ein.

4. Klicken Sie auf die Registerkarte Druckoptionen.

   Der Druckertreiber sendet die Daten zum Laden des Umschlags in den Drucker an Word. Diese Informationen werden auf der Registerkarte Druckoptionen im Dialogfeld Umschlagoptionen angezeigt.

   ---

   
    Die Zufuhrmethode gibt die Position des Umschlags (rechts, Mitte, links) an, und bestimmt, ob die lange oder kurze Seite in den Drucker eingezogen wird.
    Der Umschlag kann mit der Vorderseite nach oben oder unten bedruckt werden. Die Vorderseite ist die Seite, auf die die Adresse gedruckt wird.
    Wenn der Umschlag mit der kurzen Seite voran eingezogen wird, muss der Umschlag möglicherweise gedreht werden, um zu verhindern, dass der Text verkehrt herum auf die Vorderseite des Umschlags gedruckt wird.

   ---

   Entsprechend der Einstellungen im oben dargestellten Dialogfeld ist der Umschlag in der folgenden Abbildung rechts positioniert, mit der Vorderseite nach unten, Verschluss oben, und der Umschlag wird mit der kurzen Seite voran in den Drucker eingezogen.

   

   Bei den Abbildungen oben handelt es sich um Auszüge aus Schulung auf Microsoft Office Online.

5. Laden Sie den Umschlag wie im Dialogfeld angegeben.
6. Klicken Sie auf OK.
7. Geben Sie im Feld Empfängeradresse einen Testtext ein, und klicken Sie dann auf Drucken, um den Umschlag zu drucken.
8. Überprüfen Sie, ob der Umschlag richtig gedruckt wurde.
9. Wenn der Umschlag nicht richtig gedruckt wurde, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Lesen Sie (sofern vorhanden) in den Informationen zum Drucker nach, wie Umschläge in den Drucker geladen werden.
   • Aktualisieren Sie den Druckertreiber.
   • Kehren Sie zur Registerkarte Druckoptionen im Dialogfeld Umschlagoptionen zurück, und ändern Sie die Druckoptionen. Drucken Sie den Umschlag erneut. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie für die Druckoptionen eine Konfiguration finden, die das gewünschte Resultat ergeben.
10. Wenn der Testumschlag richtig gedruckt wird, notieren Sie die Einstellungen auf der Registerkarte Druckoptionen im Dialogfeld Umschlagoptionen, sodass Sie sie später, beim Seriendruck wieder verwenden können.

Arbeiten am Umschlaghauptdokument

1. Starten Sie Word.

   Standardmäßig wird ein leeres Dokument geöffnet. Lassen Sie dieses geöffnet. Wenn Sie es schließen, sind die Befehle im nächsten Schritt nicht verfügbar.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Seriendruck starten.

   

3. Klicken Sie auf Umschläge.
4. Klicken Sie im Dialogfeld Umschlagoptionen auf die Registerkarte Umschlagoptionen, und klicken Sie anschließend im Feld Umschlagformat auf die Option, die der Größe Ihrer Umschläge entspricht.

   Wenn keine der Optionen der Größe Ihrer Umschläge entspricht, führen Sie in der Liste einen Bildlauf nach unten durch, klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Format, und geben Sie dann die Abmessungen Ihrer Umschläge in die Felder Breite und Höhe ein.

5. Nehmen Sie in den Abschnitten Empfängeradresse und Absenderadresse die gewünschten Änderungen vor. Das Ergebnis der Layouteinstellungen wird im Abschnitt Vorschau des Dialogfelds angezeigt.
6. Wenn sich bei der Überprüfung der Druckeinstellungen herausstellt, dass Sie die Einstellungen ändern müssen, klicken Sie auf die Registerkarte Druckoptionen, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
7. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf OK.

   Word erstellt ein Dokument, bei dem die Seite die Größe aufweist, die für die Abmessungen des Umschlags angegeben wurde. Wenn Sie in Word eine Absenderadresse festgelegt haben, wird die Absenderadresse in einem Rahmen auf der Seite angezeigt. In einem weiteren leeren Rahmen ist die Empfängeradresse enthalten. Um die Rahmenbegrenzungslinie anzuzeigen, klicken Sie im Umschlag auf die Stelle, an der die Adresse angezeigt werden soll.

Fortsetzen eines Seriendrucks

Wenn Sie die Arbeit an einem Seriendruck unterbrechen müssen, können Sie das Umschlaghauptdokument speichern und den Seriendruck später fortsetzen. Word behält die Datenquelle und die Feldinformationen bei. Wenn Sie den Aufgabenbereich Seriendruck verwendet haben, kehrt Word bei der Fortsetzung des Seriendrucks an die Stelle im Aufgabenbereich zurück.

1. Wenn Sie den Seriendruck fortsetzen möchten, öffnen Sie das Dokument.

   Sie werden von Word aufgefordert, zu bestätigen, dass das Dokument geöffnet werden soll, das einen SQL-Befehl ausführt.

2. Da dieses Dokument mit einer Datenquelle verbunden ist und Sie die Daten abrufen möchten, klicken Sie auf Ja. Wenn Sie ein Dokument öffnen wollten, das Ihrer Ansicht nach nicht mit einer Datenquelle verbunden ist, können Sie auf Nein klicken, um potenziell bösartigen Zugriff auf Daten zu verhindern.

   Der Text des Dokuments wird zusammen mit den von Ihnen eingefügten Feldern angezeigt.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Sendungen, und setzen Sie Ihre Arbeit fort.

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Verbinden der Umschläge mit der Adressliste

Um Daten in die Umschläge zu importieren, müssen Sie die Umschläge mit der Adressliste verbinden, die auch als Datenquelle oder Datendatei bezeichnet wird. Wenn Sie nicht bereits über eine Datendatei verfügen, können Sie beim Seriendruck eine erstellen.

Auswählen einer Datendatei

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen.

   

2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Wenn Sie die Liste Kontakte in Microsoft Office Outlook verwenden möchten, klicken Sie auf Aus Outlook-Kontakten auswählen.

     Tipps für die Arbeit mit der Microsoft Office Outlook-Kontakteliste

     Das Herstellen einer Verbindung mit dem Outlook-Kontakteordner ist in der Regel ein recht einfacher Vorgang. Gelegentlich können dabei jedoch Probleme auftreten. Im Folgenden finden Sie Lösungen zu häufig auftretenden Problemen, denen Sie möglicherweise begegnen werden:

     • Ich kann den Outlook-Kontakteordner nicht finden, um eine Verbindung herzustellen.
     • Ich erhalte Fehlermeldungen zu E-Mail-Clients und der Tabellenliste.
     • Ich kann keine Verbindung mit einem Outlook-Kontakteordner in öffentlichen Ordnern herstellen.
     • Ich möchte das Outlook Express-Adressbuch als Kontakteordner verwenden, es kann jedoch nicht darauf zugegriffen werden.

     
     

     Ich kann den Outlook-Kontakteordner nicht finden

     Möglicherweise müssen Sie die Eigenschaft Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen in Microsoft Office Outlook aktivieren, oder Sie müssen Ihr Outlook-Benutzerprofil ändern.

     Aktivieren der Eigenschaft Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen

     1. Klicken Sie in Microsoft Office Outlook im Menü Wechseln zu auf Kontakte.
     2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Kontakte, der die Informationen enthält, die Sie für einen Seriendruck verwenden möchten, und klicken Sie im Kontextmenü auf Eigenschaften.
        
     3. Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte Outlook-Adressbuch das Kontrollkästchen Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

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     Ändern des Outlook-Benutzerprofils

     Bei einem Microsoft Office Outlook-Benutzerprofil handelt es sich um eine Gruppe von E-Mail-Konten und Adressbüchern. Sie benötigen im Allgemeinen nur ein Profil. Wenn Sie jedoch den Computer mit anderen Benutzern gemeinsam oder unterschiedliche Adressbücher für unterschiedliche Zwecke verwenden, können Sie mehrere Profile einrichten. Wenn Sie beim Starten des Seriendrucks ein Profil verwenden, das den gewünschten Kontakteordner nicht enthält, wird der Ordner nicht angezeigt.

     Um zu einem anderen Benutzerprofil zu wechseln, starten Sie Outlook einfach neu. Wenn Sie aufgefordert werden, ein Profil anzugeben, wählen Sie das Profil aus, das den Kontakteordner enthält, den Sie für den Seriendruck verwenden möchten.

     Wenn Sie nicht aufgefordert werden, ein Profil anzugeben, und Sie wissen, dass Sie über mehrere Profile verfügen, sollten Sie Outlook so einrichten, dass eine Aufforderung angezeigt wird. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

     1. Beenden Sie Outlook.
     2. Wechseln Sie in der Systemsteuerung in die klassische Ansicht, und klicken Sie auf E-Mail.
     3. Klicken Sie auf Profile anzeigen.
     4. Damit Sie beim Starten von Outlook immer aufgefordert werden, ein Profil auszuwählen, klicken Sie auf Zu verwendendes Profil bestätigen, und klicken Sie dann auf OK.

     
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     Ich erhalte Fehlermeldungen zu E-Mail-Clients und der Tabellenliste

     Wenn Sie beim Seriendruck in Word auf den Kontakteordner zugreifen möchten und Outlook in Windows Internet Explorer nicht als Standard-E-Mail-Programm festgelegt ist, wird folgende Meldung angezeigt:

     „Entweder existiert kein Standardprogramm für E-Mail, oder der aktuelle E-Mail-Client kann die Messaging-Anfrage nicht erfüllen. Bitte führen Sie Microsoft Office Outlook aus und legen Sie es als Standardprogramm für E-Mail fest.“

     Um zu vermeiden, dass diese Meldung bei einem Seriendruck angezeigt wird, führen Sie die folgende Aktion aus:

     1. Beenden Sie Word.
     2. Klicken Sie in Internet Explorer im Menü Extras auf Internetoptionen, und dann auf die Registerkarte Programme.
     3. Klicken Sie unter E-Mail auf Microsoft Office Outlook und dann auf OK.

     Starten Sie Word erneut, öffnen Sie das Seriendruckdokument, und stellen Sie eine Verbindung mit dem Outlook-Kontakteordner her.

     
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     Ich kann keine Verbindung mit einem Outlook-Kontakteordner in öffentlichen Ordnern herstellen

     Wenn Sie einen Seriendruck in Word starten und versuchen, eine Verbindung mit einem Outlook-Kontakteordner in öffentlichen Ordnern herzustellen, wird folgende Nachricht angezeigt:

     "Dieser Vorgang kann nicht beendet werden, weil ein Dialog oder ein Datenbankmodul nicht reagiert. Bitte versuchen Sie es später noch einmal."

     Wenn Sie es später noch einmal versuchen, wird dieselbe Meldung angezeigt.

     Um einen Kontakteordner in öffentlichen Ordnern als Datendatei für den Seriendruck verwenden zu können, müssen Sie den Seriendruck in Microsoft Office Outlook starten.

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     Ich möchte das Outlook Express-Adressbuch als Kontakteordner verwenden

     Sie können mit dieser Art Adressbuch während eines Seriendrucks keine direkte Verbindung herstellen. Exportieren Sie stattdessen das Microsoft Outlook Express-Adressbuch als CSV-Textdatei, und stellen Sie dann eine Verbindung mit dieser Datei her.

     Exportieren des Outlook Express-Adressbuchs

     1. Starten Sie Outlook Express.
     2. Zeigen Sie im Menü Datei auf Exportieren, und klicken Sie dann auf Adressbuch.
     3. Klicken Sie im Dialogfeld Exportprogramm für das Adressbuch auf Textdatei (mit Kommas als Trennzeichen), und klicken Sie dann auf Exportieren.
     4. Geben Sie im Feld Exportierte Datei speichern unter einen Dateinamen für die exportierte Datei ein, und klicken Sie dann auf Durchsuchen.
     5. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter in der Liste Speichern in an, wo die Datei gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf Speichern. Es ist praktisch, Datendateien im Ordner Eigene Datenquellen im Ordner Eigene Dateien zu speichern. Dort sucht Word zuerst nach Datendateien, wenn Sie sie beim Seriendruck öffnen möchten.
     6. Klicken Sie auf Weiter. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Feldern, die Sie exportieren möchten, und klicken Sie auf Fertig stellen.

         Hinweis   Denken Sie bei der Überlegung, welche Felder exportiert werden sollen, an die Serienbriefe, E-Mail-Nachrichten oder Etiketten, die Sie mit dem Seriendruck erstellen möchten. Wenn Sie beispielsweise keine Spitznamen oder persönlichen Websites in Seriendruckdokumenten verwenden, exportieren Sie diese Felder nicht.

     7. Wenn eine Meldung angezeigt wird, dass der Export abgeschlossen ist, klicken Sie auf OK.
     8. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Exportprogramm für das Adressbuch zu schließen, und beenden Sie dann Outlook Express.

     Wenn Sie nun in Word den Seriendruck durchführen und auf eine Datendatei zugreifen möchten, klicken Sie auf die Option Vorhandene Liste verwenden, und navigieren Sie zu der zuvor exportierten CSV-Datei. Bevor die Datei geöffnet wird, müssen Sie auswählen, welches Zeichen als Trennzeichen für die Spalten in der Adressenliste verwendet werden soll. Klicken Sie auf Komma und dann auf OK.

     
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   • Wenn Sie ein Microsoft Office Excel-Tabellenblatt, eine Microsoft Office Access-Datenbank oder einen anderen Datendateityp verwenden, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden, und suchen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach der Datei.

     Bei Microsoft Office Excel können Sie Daten aus allen Tabellen und allen benannten Bereichen innerhalb einer Arbeitsmappe auswählen. Bei Microsoft Office Access können Sie Daten aus einer Tabelle oder Abfrage (Abfrage: Eine Möglichkeit zum Suchen von sämtlichen in einer Datenquelle gespeicherten Datensätzen, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Abfragen können zum Einschränken der Suchkriterien Operatoren, Anführungszeichen, Platzhalterzeichen und Klammern enthalten.) auswählen, die in der Datenbank definiert ist. Bei anderen Datendateitypen wählen Sie die Datei im Dialogfeld Datenquelle auswählen aus. Wenn die Datei nicht angezeigt wird, wählen Sie den entsprechenden Dateityp aus, oder wählen Sie im Feld Dateityp die Option Alle Dateien aus. Bei einem Seriendruck können Sie die folgenden Datendateitypen auswählen:

     • Dateien aus dateibasierten Single-Tier-Datenbankprogrammen, für die Sie einen OLE DB (OLE DB: Eine Architektur für Komponentendatenbanken, die einen effizienten Netzwerk- und Internetzugriff für unterschiedliche Arten von Datenquellen implementiert [z. B. relationale Daten, E-Mail-Dateien, Flatfiles und Kalkulationstabellen].)-Provider oder ODBC (Open Database Connectivity (ODBC): Eine Standardmethode zum Freigeben von Daten zwischen Datenbanken und Programmen. ODBC-Treiber verwenden zum Zugriff auf externe Daten die Standardsprache SQL (Structured Query Language).)-Treiber installiert haben. (Einige dieser Treiber sind im Lieferumfang von 2007 Microsoft Office System enthalten.)
     • Eine HTML-Datei, die eine einzelne Tabelle enthält. Die erste Zeile der Tabelle muss Spaltennamen und die anderen Zeilen müssen Daten enthalten.
     • Elektronische Adressbücher:
       • Microsoft Office Outlook-Adressbuch
       • Liste der Kontakte von Microsoft Schedule+ 7.0
       • Alle ähnlichen Adresslisten, die mit einem MAPI (MAPI: Die Microsoft-Schnittstellenspezifikation, die unterschiedlichen Anwendungen zur Nachrichtenübermittlung und für Arbeitsgruppen (E-Mail, Voicemail und Fax) die Arbeit über einen einzigen Client ermöglicht.)-kompatiblen Nachrichtensystem, wie z. B. Microsoft Office Outlook, erstellt wurden.
     • Microsoft Office Word-Dokument. Die Dokumente müssen eine einzelne Tabelle enthalten. Die erste Zeile muss Überschriften und die anderen Zeilen müssen die Datensätze enthalten, die Sie für den Seriendruck verwenden möchten. Sie können als Datenquelle auch eine Steuersatzquelle (Steuersatzquelle: Das Dokument, das die Kopfzeile (den Steuersatz) enthält, die mit der für das Hauptdokument für den Seriendruck angegebenen Datenquelle verwendet werden soll.) verwenden.
     • Jede Textdatei, die durch Tabstoppzeichen oder Kommas voneinander getrennte (abgegrenzte) Datenfelder (Datenfeld: Eine Informationskategorie, die einer Spalte der Informationen in einer Datenquelle entspricht. Der Name des Datenfelds wird in der ersten Reihe, also der Kopfreihe der Datenquelle angeführt. "PostLeitZahl" und "NachName" sind Beispiele für Namen von Datenfeldern.) sowie durch Absatzmarken getrennte Datensätze (Datensatz: Ein vollständiger Satz zusammengehörender Daten, der einer Datenzeile in der Datenquelle entspricht. Ein Beispiel für einen Datensatz sind alle Daten zu einem Kunden in einer Kundenadressliste.) enthält.

     Tipps zum Formatieren von Daten in Office Excel

     Wenn es sich bei der Datendatei um ein Office Excel-Tabellenblatt handelt, das Prozent- und Währungsangaben oder Postleitzahlen enthält, können Sie die numerische Formatierung der Daten beibehalten, indem Sie mithilfe von DDE (Dynamic Data Exchange) eine Verbindung von Word nach Excel herstellen. So können Sie beispielsweise sicherstellen, dass die fünfstellige Postleitzahl 07865 aus der Datendatei nicht als die Zahl 7865 (ohne vorangestellte Null) angezeigt wird.

     Bevor Sie auf das Tabellenblatt zugreifen, führen Sie in Word die folgenden Aktionen aus:

     1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Word-Optionen.
     2. Klicken Sie auf Erweitert.
     3. Führen Sie einen Bildlauf bis zum Abschnitt Allgemein durch, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.
     4. Klicken Sie auf OK.
     5. Wenn das Hauptdokument für den Seriendruck geöffnet ist, klicken Sie in der Gruppe Seriendruck starten auf der Registerkarte Sendungen auf Empfänger auswählen, und klicken Sie dann auf Vorhandene Liste verwenden.
     6. Suchen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach dem Excel-Tabellenblatt, und doppelklicken Sie darauf.
     7. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle bestätigen auf Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls), und klicken Sie dann auf OK.

         Hinweis   Wenn Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls) nicht angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle anzeigen.

     8. Wählen Sie im Dialogfeld Microsoft Office Excel für Benannter oder Zellbereich den Zellbereich oder das Tabellenblatt aus, das die zu importierenden Daten enthält, und klicken Sie dann auf OK.

      Hinweis   Um zu verhindern, dass Sie bei jedem Öffnen einer Datendatei die Konvertierung bestätigen müssen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen, nachdem Sie eine Verbindung mit dem Tabellenblatt hergestellt haben.

   • Wenn Sie noch nicht über eine Datendatei verfügen, klicken Sie auf Neue Liste eingeben, und erstellen Sie mithilfe des daraufhin angezeigten Formulars eine Liste. Die Liste wird als Datenbankdatei (im MDB-Format) gespeichert und kann immer wieder verwendet werden.

 Hinweis   Wenn Sie 2007 Microsoft Office System (anstelle von Office Word 2007 allein) installiert haben, können Sie mithilfe von Microsoft Query eine Abfrage (Abfrage: Eine Möglichkeit zum Suchen von sämtlichen in einer Datenquelle gespeicherten Datensätzen, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Abfragen können zum Einschränken der Suchkriterien Operatoren, Anführungszeichen, Platzhalterzeichen und Klammern enthalten.) erstellen und die gewünschten Daten aus einer externen Datenquelle (Externe Datenquelle: Eine Datenquelle mit den Daten, auf die ein Benutzer zugreifen möchte, z. B. eine Microsoft Excel-Liste oder eine Microsoft Access-Datenbank.) abrufen.

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Anpassen der Empfängerliste

Wenn Sie eine Verbindung mit einer bestimmten Datendatei herstellen, möchten Sie möglicherweise nicht aus allen Datensätzen in dieser Datendatei Daten in die Umschläge importieren.

Um die Liste der Empfänger einzugrenzen oder einen Teil der Elemente in der Datendatei zu verwenden, führen Sie die folgende Aktion aus:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten.

   

2. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:
   • Auswählen einzelner Datensätze  Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn Sie mit einer kurzen Liste arbeiten. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Empfängern, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Einträgen, die Sie nicht in die Empfängerliste aufnehmen möchten.

     Wenn Sie wissen, dass Sie nur wenige Datensätze in den Seriendruck aufnehmen möchten, können Sie das Kontrollkästchen in der Kopfzeile deaktivieren und anschließend nur die gewünschten Datensätze auswählen. Wenn Sie die meisten Datensätze in die Empfängerliste aufnehmen möchten, können Sie entsprechend das Kontrollkästchen in der Kopfzeile aktivieren und anschließend die Kontrollkästchen für die Datensätze deaktivieren, die Sie nicht in die Liste aufnehmen möchten.

   • Sortieren von Datensätzen  Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie die Sortierung vornehmen möchten. Die Liste wird in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge (A bis Z) sortiert. Klicken Sie erneut auf die Spaltenüberschrift, um die Liste in absteigender alphabetischer Reihenfolge zu sortieren (Z bis A).

     Wenn Sie einen komplexeren Sortiervorgang durchführen möchten, klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern auf Sortieren, und wählen Sie die Sortiereinstellungen auf der Registerkarte Datensätze sortieren im Dialogfeld Filtern und sortieren aus. Sie können diese Art des Sortiervorgangs beispielsweise verwenden, wenn die Empfängeradressen innerhalb der Postleitzahlen alphabetisch nach Nachnamen und die Postleitzahlen in numerischer Reihenfolge sortiert werden sollen.

   • Filtern von Datensätzen  Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn in der Liste Datensätze enthalten sind, die nicht angezeigt werden bzw. in der Empfängerliste nicht enthalten sein sollen. Nach dem Filtern der Liste können Sie die Kontrollkästchen zum Ein- oder Ausschließen von Datensätzen aktivieren oder deaktivieren.

     Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um Datensätze zu filtern:

     1. Klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern auf Filtern.
     2. Wählen Sie im Dialogfeld Filtern und sortieren auf der Registerkarte Datensätze filtern die Kriterien aus, die für den Filter verwendet werden sollen.

        Um beispielsweise nur für Adressen Umschläge zu erstellen, bei denen als Land/Region Australien angegeben ist, klicken Sie in der Liste Feld auf Land/Region, in der Liste Vergleich auf Gleich und geben Sie Australien in der Liste Vergleichen mit ein.

     3. Um den Filter weiter zu verfeinern, klicken Sie auf Und oder Oder, und wählen Sie dann weitere Kriterien aus.

        Um beispielsweise nur für Unternehmen in München Umschläge zu erstellen, filtern Sie nach Datensätzen, bei denen München im Feld Ort angegeben ist, und bei denen das Feld Firmenname nicht leer ist. Wenn Sie in diesem Filter anstelle von Und die Option Oder verwenden, sind im Seriendruck alle Münchener Adressen sowie, unabhängig vom Ort, alle anderen Adressen enthalten, die einen Firmennamen aufweisen.

 Hinweis   Wenn auf dem Computer eine Software zur Gültigkeitsüberprüfung von Adressen installiert ist, können Sie die Gültigkeit der Empfängeradressen überprüfen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Adressen überprüfen klicken.

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Hinzufügen von Platzhaltern (sog. Seriendruckfeldern) zu Umschlägen

Nachdem Sie die Umschläge mit der Adressliste verbunden haben, können Sie Platzhalter hinzufügen, die angeben, an welcher Stelle die Adressen auf dem Umschlag eingefügt werden sollen. Sie können auch den Inhalt hinzufügen, der auf allen Etiketten wiederholt werden soll, wie z. B. ein Bild oder die Absenderadresse.

Die Platzhalter für die Adressen werden als Seriendruckfelder bezeichnet. Felder in Word entsprechen den Spaltenüberschriften in der ausgewählten Datendatei.

 Spalten in einer Datendatei stellen Datenkategorien dar. Felder, die Sie den Umschlägen hinzufügen, sind Platzhalter für diese Kategorien.

 Zeilen in einer Datendatei stellen Datensätze dar. Beim Durchführen eines Seriendrucks wird von Word für jeden Datensatz ein Umschlag erstellt.

Wenn Sie ein Feld in den ersten Umschlag, den Sie erstellen (Umschlaghauptdokument), einfügen, geben Sie an, dass eine bestimmte Datenkategorie, wie z. B. Name oder Adresse, an dieser Stelle eingefügt werden soll.

 Hinweis   Beim Einfügen eines Seriendruckfelds in das Umschlaghauptdokument wird der Feldname immer in Chevrons (« ») eingeschlossen. Diese Chevrons werden in den fertigen Umschlägen nicht angezeigt. Sie dienen lediglich der Unterscheidung zwischen den Feldern im Umschlaghauptdokument und normalem Text.

Das geschieht beim Importieren

Beim Importieren ersetzen Daten aus der ersten Zeile in der Datendatei die Felder, um den ersten Umschlag zu erstellen. Daten aus der zweiten Zeile in der Datendatei ersetzen die Felder, um den zweiten Umschlag zu erstellen usw.

Arbeiten mit Feldern: Beispiele

Sie können jede Spaltenüberschrift aus der Datendatei als Feld in den Umschlag einfügen. Dadurch können Sie Umschläge flexibel entwerfen. Angenommen, Ihre Adressenliste enthält beispielsweise Adressen von Abonnenten Ihres Newsletters, und die Datendatei enthält die Spalte "Ablaufdatum" zum Speichern des jeweiligen Datums, an dem die einzelnen Abonnements ablaufen. Wenn Sie vor dem Ausführen des Seriendrucks ein «Ablaufdatum»-Feld in das Umschlaghauptdokument einfügen, wird für die Abonnenten das eigene Ablaufdatum auf dem jeweiligen Umschlag angezeigt.

Sie können Felder mithilfe von Satzzeichen kombinieren oder trennen. Um beispielsweise eine Adresse zu erstellen, können Sie die Felder im Umschlaghauptdokument wie folgt festlegen:

«Vorname» «Nachname»

«Adresszeile»

«Postleitzahl» «Ort», «Bundesland/Kanton»

Für häufig verwendete Elemente, wie z. B. Adressblöcke und Grußzeilen, stellt Word zusammengesetzte Felder bereit, mit denen mehrere Felder zusammengefasst werden. Das Adressblockfeld ist beispielsweise eine Kombination aus mehreren Feldern wie Vorname, Nachname, Adresszeile, Postleitzahl und Ort.

Sie können den Inhalt jedes dieser zusammengesetzten Felder anpassen. Sie möchten z. B. den Empfängernamen in der Adresse förmlich angeben (Herr Lutz Gebhardt) und in der Anrede "Sehr geehrter" anstelle von "Lieber" verwenden.

Zuordnen der Seriendruckfelder zur Datendatei

Um sicherzustellen, dass Word in der Datendatei eine Spalte findet, die dem jeweiligen Adresselement entspricht, müssen Sie möglicherweise die Seriendruckfelder in Word den Spalten in der Datendatei zuordnen.

Zum Zuordnen der Felder klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Übereinstimmende Felder festlegen.

Das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen wird geöffnet.

Auf der linken Seite werden die Elemente der Adresse aufgeführt. Die Spaltenüberschriften aus der Datendatei werden rechts angezeigt.

Word sucht die Spalten, die den einzelnen Elementen entsprechen. In der Abbildung hat Word die Spalte Nachname in der Datendatei automatisch dem Eintrag Name zugeordnet. Die anderen Elemente konnten jedoch nicht zugeordnet werden. In diesem Beispiel konnte Word das Element Vorname nicht zuordnen.

In der Liste auf der rechten Seite können Sie die Spalte aus der Datendatei auswählen, die mit dem Element links übereinstimmt. In der Abbildung wurde die Spalte Name dem Element Vorname zugeordnet. Wenn Anrede, Eindeutiger Bezeichner und Weitere Vornamen nicht zugeordnet werden, ist dies kein Problem. Im Seriendruck müssen nicht alle Felder verwendet werden. Wenn Sie ein Feld hinzufügen, das keine Daten aus der Datendatei enthält, wird es im Seriendruckdokument als leerer Platzhalter, meist als leere Linie oder ausgeblendetes Feld angezeigt.

Eingeben des Inhalts und Hinzufügen der Felder

Sie können dem ersten Umschlag, den Sie erstellen (also dem Umschlaghauptdokument), den Text mit Codebausteinen und Bilder hinzufügen. Diese Elemente werden auf allen Umschlägen im Seriendruck gleich angezeigt. Sie können beispielsweise Ihr Firmenlogo oder die Absenderadresse einfügen, wenn Sie nicht bereits eine wieder verwendbare Absenderadresse in Word konfiguriert haben.

Hinzufügen des Inhalts

1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie den Inhalt einfügen möchten.
2. Wenn Sie in Word noch keine Absenderadresse konfiguriert haben, fügen Sie eine hinzu. Klicken Sie hierzu auf dem Umschlag auf den Bereich der Absenderadresse. Eine Rahmenbegrenzungslinie wird angezeigt. Geben Sie die Absenderadresse in den Rahmen ein.
3. Um eine Grafik hinzuzufügen, klicken Sie auf dem Umschlag entweder auf den Bereich der Absenderadresse oder der Empfängeradresse, oder doppelklicken Sie auf eine Stelle außerhalb der Adressbereiche. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf Grafik. Suchen Sie nach der Grafik, und doppelklicken Sie darauf. Wenn Sie die Größe der Grafik anpassen müssen, markieren Sie die Grafik, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, und ziehen Sie dabei den Ziehpunkt in einer Ecke. Wenn Sie den Ziehpunkt in einer Ecke ziehen, bleibt das Verhältnis zwischen Höhe und Breite erhalten. Um die Grafik anzuordnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Zeigen Sie im Kontextmenü auf Textumbruch, und klicken Sie dann auf eine der Umbruchoptionen, jedoch nicht auf Mit Text in Zeile.

Hinzufügen der Felder

1. Klicken Sie im ersten Umschlag, den Sie erstellen (also im Umschlaghauptdokument), auf den Bereich der Empfängeradresse.

   Eine Rahmenbegrenzungslinie wird angezeigt.

2. Verwenden Sie auf der Registerkarte Sendungen die Gruppe Felder schreiben und einfügen.

   

3. Fügen Sie eines der folgenden Elemente ein:

   Adressblock mit Namen, Adresse und weiteren Angaben

   1. Klicken Sie auf Adressblock.
   2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen die gewünschten Formate sowie die Adresselemente aus, die Sie einbeziehen möchten, und klicken Sie auf OK.
   3. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die für den Adressblock erforderlichen Daten nicht finden. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

   Einzelne Felder

   Sie können Daten aus einzelnen Feldern einfügen, wie z. B. einen Vornamen, eine Telefonnummer oder einen gespendeten Betrag aus einer Liste von Spendern. Um dem Umschlaghauptdokument schnell ein Feld aus der Datendatei hinzuzufügen, klicken Sie auf den Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen, und klicken Sie dann auf den Feldnamen.

   Um weitere Optionen zum Einfügen einzelner Felder in das Dokument aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

   1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Seriendruckfeld einfügen.
   2. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen eine der folgenden Aktionen aus:
      • Zur Auswahl von Adressfeldern, die Feldern in Ihrer Datenquelle automatisch zugeordnet werden, auch wenn die Namen der Felder in der Datenquelle nicht den Namen Ihrer Felder entsprechen, klicken Sie auf Adressfelder.
      • Zur Auswahl von Feldern, die Daten immer direkt aus einer Spalte in der Datendatei übernehmen, klicken Sie auf Datenbankfelder.
   3. Klicken Sie im Feld Felder auf das gewünschte Feld.
   4. Klicken Sie auf Einfügen und dann auf Schließen.
   5. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die zum Einfügen des Felds erforderlichen Daten nicht finden. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

    Hinweis   Wenn Sie ein Feld aus der Liste Datenbankfelder einfügen und später zu einer Datenquelle wechseln, die keine Spalte mit dem Namen dieses Felds enthält, kann Word die darin enthaltenen Daten nicht in das Seriendruckdokument einfügen.

   Benutzerdefinierte Felder aus Office Outlook-Kontakten

   Benutzerdefinierte Kontaktfelder können Sie nur in das Hauptdokument einfügen, indem Sie den Seriendruck in Microsoft Office Outlook starten. Richten Sie zunächst eine Ansicht der Kontakte mit den Feldern ein, die Sie im Seriendruck verwenden möchten. Starten Sie dann den Seriendruck. Nachdem Sie die gewünschten Einstellungen ausgewählt haben, startet Word automatisch, und Sie können den Seriendruck abschließen.

   Einrichten einer Ansicht der Kontakte, die benutzerdefinierte Felder enthält

   1. Zeigen Sie in Outlook-Kontakte im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Telefonliste.
   2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Feldauswahl.
   3. Wählen Sie in der Dropdownliste im Dialogfeld Feldauswahl die Option Benutzerdefinierte Ordnerfelder aus.
   4. Ziehen Sie das Feld, das Sie aus dem Dialogfeld hinzufügen, in die Spaltenüberschriften. Mithilfe eines kleinen roten Pfeils können Sie das Feld an der gewünschten Stelle einfügen.
      

       Hinweis   Sie können im Dialogfeld Feldauswahl ein neues Feld hinzufügen, indem Sie im unteren Bereich auf Neu klicken.

   5. Nachdem Sie der Ansicht alle benutzerdefinierten Felder hinzugefügt haben, schließen Sie das Dialogfeld Feldauswahl.
   6. Um ein Feld zu entfernen, das Sie im Seriendruck nicht verwenden möchten, klicken Sie in der Ansicht Telefonliste in der Spaltenüberschrift auf den Feldnamen und ziehen ihn aus der Spaltenüberschrift.

   Ausführen des Seriendrucks in Outlook

   1. Klicken Sie in Outlook-Kontakte im Menü Extras auf Seriendruck.
   2. Markieren Sie in Outlook-Kontakte einzelne Kontakte, indem Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt halten und dabei einen Bereich markieren, oder indem Sie die STRG-TASTE gedrückt halten, und dabei einzelne Einträge markieren. Wenn Sie alle in der Ansicht angezeigten Kontakte einfügen möchten, klicken Sie auf keinen Kontakt.
   3. Klicken Sie im Menü Extras auf Seriendruck.
   4. Wenn Sie einzelne Kontakte zum Einfügen in den Seriendruck markiert haben, klicken Sie auf Nur ausgewählte Kontakte. Wenn Sie alle in der Ansicht angezeigten Kontakte einfügen möchten, klicken Sie auf Alle Kontakte in aktueller Ansicht.
   5. Wenn Sie die Ansicht Telefonliste so konfiguriert haben, dass genau die Felder angezeigt werden, die Sie im Seriendruck verwenden möchten, klicken Sie auf Kontaktfelder in aktueller Ansicht. Andernfalls klicken Sie auf Alle Kontaktfelder, um alle Kontaktfelder im Seriendruck verfügbar zu machen.
   6. Wenn Sie für den Seriendruck ein neues Hauptdokument erstellen möchten, klicken Sie auf Neues Dokument. Andernfalls klicken Sie auf Vorhandenes Dokument, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um das Dokument zu suchen, das als Hauptdokument verwendet werden soll.
   7. Wenn Sie die markierten Kontakte und Felder für eine zukünftige Verwendung speichern möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Permanente Datei, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um die Datei zu speichern. Die Daten werden in einem Word-Dokument als durch Trennzeichen getrennte Daten gespeichert.
   8. Wählen Sie Umschläge aus.
   9. Klicken Sie auf OK. Wenn das Dokument in Word geöffnet wird, klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf den Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen, und klicken Sie dann auf die Felder, die Sie dem Umschlaghauptdokument hinzufügen möchten.

 Hinweise 

• Zeichen für Seriendruckfelder («« »»)  können weder manuell über die Tastatur eingegeben noch mit dem Befehl Symbol im Menü Einfügen eingefügt werden. Hierzu müssen Sie den Seriendruck verwenden.
• Wenn um die Seriendruckfelder geschweifte Klammern angezeigt werden, wie z. B. um { MERGEFIELD Ort }, zeigt Word nicht die Feldergebnisse (Feldergebnisse: Text oder Grafiken, die in ein Dokument eingefügt werden, wenn die Anweisungen in einem Feld von Microsoft Word ausgeführt werden. Beim Drucken des Dokuments oder beim Ausblenden der Feldfunktionen werden anstelle der Feldfunktionen die Feldergebnisse angezeigt.), sondern die Feldfunktionen (Feldfunktion: Platzhaltertext, der anzeigt, wo die angegebenen Daten aus Ihrer Datenquelle angezeigt werden. Die Elemente in einem Feld, welche die Feldergebnisse generieren. Die Feldfunktion beinhaltet die Feldzeichen, den Feldtyp und Anweisungen.) an. Dies hat keinen Einfluss auf den Seriendruck. Wenn Sie jedoch stattdessen die Ergebnisse anzeigen möchten, klicken Sie im Kontextmenü auf Feldfunktionen ein/aus.

Formatieren der Seriendruckdaten

Datenbank- und Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Office Access und Microsoft Office Excel speichern die Daten, die Sie in Zellen eingeben, als Rohdaten. Formatierungen, die Sie in Access oder Excel anwenden, wie z. B. Schriftarten und Farben, werden nicht mit den Rohdaten gespeichert. Wenn Sie Daten aus einer Datendatei in ein Word-Dokument importieren, importieren Sie die Rohdaten ohne Formatierung.

Um die Daten im Dokument zu formatieren, markieren Sie das Seriendruckfeld und formatieren es so, wie Sie jeden Text formatieren. Achten Sie darauf, dass Sie dabei auch die das Feld einschließenden Chevrons (« ») markieren.

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Vorschau und Abschließen des Seriendrucks

Nachdem Sie dem ersten Umschlag, den Sie erstellen (Umschlaghauptdokument) die Felder hinzugefügt haben, können Sie das Seriendruckergebnis in einer Vorschau anzeigen. Wenn die Vorschau Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie den Seriendruck abschließen.

Anzeigen einer Vorschau für den Seriendruck

Sie können die Umschläge in einer Vorschau anzeigen und Änderungen vornehmen, bevor Sie den Seriendruck tatsächlich abschließen.

Um eine Vorschau anzuzeigen, führen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse eine der folgenden Aktionen aus:

• Klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse.
• Zeigen Sie alle Umschläge seitenweise an, indem Sie in der Gruppe Vorschau Ergebnisse auf die Schaltflächen Nächster Datensatz und Vorheriger Datensatz klicken.
• Zeigen Sie ein bestimmtes Dokument in der Vorschau an, indem Sie auf Empfänger suchen klicken.

 Hinweis   Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten, um das Dialogfeld Seriendruckempfänger zu öffnen. Hier können Sie die Liste filtern oder Empfänger löschen, sofern Datensätze angezeigt werden, die im Seriendruck nicht enthalten sein sollen.

Fertigstellen des Seriendrucks

Sie können die Umschläge einzeln drucken oder ändern. Sie können alle oder nur einen Teil der Umschläge drucken oder ändern.

Drucken der Umschläge

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen auf Fertig stellen und zusammenführen, und klicken Sie anschließend auf Dokumente drucken.

   

2. Legen Sie fest, ob alle Umschläge, nur der aktuell angezeigte Umschlag oder ein Teil der Umschläge gedruckt werden soll, wobei Sie diese mithilfe der Datensatznummer angeben.

Ändern einzelner Umschläge

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen auf Fertig stellen und zusammenführen, und klicken Sie anschließend auf Individuelle Dokumente bearbeiten.

   

2. Legen Sie fest, ob alle Umschläge, nur der aktuell angezeigte Umschlag oder ein Teil der Umschläge bearbeitet werden soll, wobei Sie diese mithilfe der Datensatznummer angeben. Word speichert die Kopien, die Sie ändern möchten, in einer Datei, in der die Umschläge jeweils durch einen Seitenumbruch voneinander getrennt sind.

Speichern des Umschlaghauptdokuments

Die Umschläge, die Sie speichern, sind unabhängig vom ersten Umschlag, den Sie erstellen (Umschlaghauptdokument). Es wird empfohlen, das Umschlaghauptdokument selbst zu speichern, wenn Sie es für einen anderen Seriendruck verwenden möchten.

Beim Speichern des Umschlaghauptdokuments wird die Verbindung mit der Datendatei gespeichert. Wenn Sie das Umschlaghauptdokument wieder öffnen, werden Sie aufgefordert anzugeben, ob die Daten in der Datendatei wieder in das Umschlaghauptdokument eingefügt werden sollen.

• Wenn Sie auf Ja klicken, wird das Dokument geöffnet, und die Daten aus dem ersten Datensatz werden eingefügt.
• Wenn Sie auf Nein klicken, wird die Verbindung zwischen dem Umschlaghauptdokument und der Datendatei getrennt. Das Umschlaghauptdokument wird als normales Word-Dokument behandelt. Die Felder werden durch die eindeutigen Daten aus dem ersten Datensatz ersetzt.

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