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Wenn Sie eine elektronische Kopie eines Microsoft Office Word-Dokuments für Kunden oder Kollegen freigeben möchten, sollten Sie das Dokument auf ausgeblendete Daten oder persönliche Informationen prüfen, die im Dokument selbst oder in den Dokumenteigenschaften (Metadaten (Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben. Beispielsweise sind die Wörter in einem Dokument Daten. Die Anzahl der Wörter ist ein Beispiel für Metadaten.)) gespeichert sein könnten. Da diese ausgeblendeten Informationen Details über Ihr Unternehmen oder über das Dokument preisgeben können, die Sie nicht öffentlich bekannt machen möchten, sollten Sie diese Informationen entfernen, bevor Sie das Dokument für andere Personen freigeben.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mit dem Feature Dokumentinspektor in Microsoft Office Word 2007 ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Ihren Dokumenten suchen und entfernen können.

• Welche Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen können in Word-Dokumenten gespeichert werden?

• Welche Informationen können vom Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden?

• Wie finde und entferne ich ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in meinen Word-Dokumenten?

Welche Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen können in Word-Dokumenten gespeichert werden?

Es können mehrere Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen in einem Word-Dokument gespeichert werden. Diese Informationen sind u. U. nicht sofort sichtbar, wenn Sie das Dokument in Office Word 2007 anzeigen. Andere Personen können die Informationen aber eventuell anzeigen oder abrufen.

Ausgeblendete Informationen können z. B. die Daten sein, die einem Dokument von Office Word 2007 hinzugefügt werden, damit Sie beim Schreiben und Bearbeiten eines Dokuments mit anderen Personen zusammenarbeiten können. Es kann sich auch um Informationen handeln, die Sie ausdrücklich als ausgeblendet kennzeichnen.

Word-Dokumente können die folgenden Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen enthalten:

• Kommentare, Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Versionen und Freihandanmerkungen  Wenn Sie beim Erstellen Ihres Dokuments mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält das Dokument u. U. Elemente, wie Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Kommentare, Freihandanmerkungen oder Versionen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die Namen der Personen, die an Ihrem Dokument gearbeitet haben, die Kommentare der Prüfer sowie die Änderungen sehen, die an Ihrem Dokument vorgenommen wurden.
• Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen  Zu den Dokumenteigenschaften, auch als Metadaten (Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben. Beispielsweise sind die Wörter in einem Dokument Daten. Die Anzahl der Wörter ist ein Beispiel für Metadaten.) bezeichnet, gehören u. a. Details zu Ihrem Dokument, wie Autor, Betreff und Titel. Außerdem gehören zu den Dokumenteigenschaften auch Informationen, die von Office-Programmen automatisch verwaltet werden, wie der Name der Person, die ein Dokument zuletzt gespeichert hat, sowie das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde. Wenn Sie bestimmte Features verwendet haben, enthält Ihr Dokument eventuell auch weitere personenbezogene Informationen (PII) (Personenbezogene Informationen (Personally Identifiable Information, PII): Alle Informationen, die genutzt werden können, um eine Person zu identifizieren, wie z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Personalausweisnummer, IP-Adresse oder eine andere eindeutige Kennung, die mit PII in einem anderen Programm verknüpft ist.), wie E-Mail-Kopfzeilen, zur Durchsicht versendete Informationen, Verteiler und Vorlagennamen.
• Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen  Word-Dokumente können Informationen in Kopf- und Fußzeilen enthalten. Außerdem haben Sie Ihrem Word-Dokument eventuell ein Wasserzeichen hinzugefügt.
• Ausgeblendeter Text  Word-Dokumente können Text enthalten, der als ausgeblendeter Text formatiert ist. Wenn Sie nicht wissen, ob Ihr Dokument ausgeblendeten Text enthält, können Sie es mit dem Dokumentinspektor danach durchsuchen.
• Dokumentservereigenschaften  Wenn Ihr Dokument an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver, z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder in einer auf Microsoft Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek, gespeichert wurde, kann das Dokument weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten, die sich auf diesen Serverspeicherort beziehen.
• Benutzerdefinierte XML-Daten  Dokumente können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit dem Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden.

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Welche Informationen können vom Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden?

In Office Word 2007 umfasst der Dokumentinspektor mehrere verschiedene Inspektoren, mit denen Sie für Word-Dokumente spezifische, ausgeblendete Daten und persönliche Informationen suchen und entfernen können. Eine Liste der verschiedenen Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen, die vom Dokumentinspektor in Word-Dokumenten gefunden und entfernt werden können, finden Sie in der nachfolgenden Tabelle.

 Hinweis   Wenn der Dokumentinspektor von Ihrem Unternehmen angepasst wurde, indem Inspektormodule hinzugefügt wurden, können Sie Ihr Dokument auf weitere Informationstypen prüfen.

Office Word 2007

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Wie finde und entferne ich ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in meinen Word-Dokumenten?

Mit dem Dokumentinspektor können Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Word-Dokumenten suchen und entfernen, die in Office Word 2007 und früheren Versionen erstellt wurden. Sie sollten den Dokumentinspektor auf jeden Fall verwenden, bevor Sie eine elektronische Kopie Ihres Word-Dokuments freigeben, z. B. in einer E-Mail-Anlage.

1. Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.
2. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Speichern unter, und geben Sie im Feld Dateiname einen Namen ein, um eine Kopie des Originaldokuments zu speichern.

    Wichtig   Sie sollten den Dokumentinspektor auf eine Kopie Ihres ursprünglichen Dokuments anwenden, da es nicht immer möglich ist, die vom Dokumentinspektor entfernten Daten wiederherzustellen.

3. Klicken Sie in der Kopie des Originaldokuments auf die Microsoft Office-Schaltfläche , zeigen Sie auf Fertig stellen, und klicken Sie dann auf Dokument prüfen.
4. Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentinspektor die betreffenden Kontrollkästchen, um die Arten des ausgeblendeten Inhalts auszuwählen, der geprüft werden soll. Weitere Informationen über die einzelnen Inspektoren finden Sie unter Welche Informationen können vom Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden?.
5. Klicken Sie auf Prüfen.
6. Überprüfen Sie die Ergebnisse im Dialogfeld Dokumentinspektor.
7. Klicken Sie neben den Prüfungsergebnissen für die Arten des ausgeblendeten Inhalts, den Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten, auf Alle entfernen.

    Wichtig   Wenn Sie ausgeblendeten Inhalt aus Ihrem Dokument entfernen, können Sie diesen eventuell nicht durch Klicken auf Rückgängig wiederherstellen.

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