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Dieser Artikel führt Sie durch die Erstellung einer Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-Dokumentbibliothek, in der Geschäftsdaten zwischen Microsoft Office Word 2007 verknüpft sind. Dank der verknüpften Daten können Sie anhand der Bibliothek Geschäftsentscheidungen treffen, die auf Daten in den Dokumenten basieren, ohne die Dokumente selbst öffnen zu müssen. Alle an den Daten vorgenommenen Änderungen werden, unabhängig von der für die Änderungen gewählten Stelle, automatisch sowohl im Dokument als auch in der Bibliothek angezeigt.

Sie können die Dokumente auf der Grundlage der Daten organisieren, Berichte erstellen und die Daten sogar aktualisieren – alles geschieht in der Dokumentbibliothek. So kann beispielsweise eine Public Relations-Agentur Pressemitteilungen in einer Dokumentbibliothek speichern, in der diese Dokumente nach Kundenname und Veröffentlichungsdatum geordnet werden. Ein Händler dagegen kann seine Rechnungen in einer Dokumentbibliothek speichern, in der Berichte zu ausstehenden Zahlungen erstellt werden.

In diesem Artikel wird die allgemeine Vorgehensweise zum Erstellen einer beliebigen Dokumentbibliothek gezeigt, bei der eine Word-Vorlage Daten enthält, die mit der Bibliothek verknüpft sind. Darüber hinaus werden bestimmte Schritte zum Einrichten einer Rechnungsbibliothek erläutert, mit deren Hilfe Sie ausstehende Zahlungen nachverfolgen, nach Kunde anzeigen sowie den fälligen Betrag anzeigen können – dies alles auf der Grundlage von Daten, die in den Rechnungen gespeichert sind.

• Erstellen der Dokumentbibliothek

• Erstellen der Dokumentvorlage

• Zuordnen der Vorlage zur Dokumentbibliothek

• Verknüpfen von Geschäftsdaten zwischen Vorlage und Dokumentbibliothek

• Erstellen eines neuen Dokuments, das auf der Vorlage basiert

• Erstellen von Bibliothekansichten zum Anzeigen von Berichten

Erstellen der Dokumentbibliothek

 Wichtig   Um eine Bibliothek erstellen zu können, müssen Sie über Administratorrechte für die Windows SharePoint Services 3.0-Website verfügen, auf der die Bibliothek gehostet werden soll.

1. Klicken Sie auf der Startseite der Windows SharePoint Services 3.0-Website auf Websiteaktionen und dann auf Erstellen.
2. Klicken Sie unter Bibliotheken auf Dokumentbibliothek.
3. Geben Sie im Feld Name die Bezeichnung für die Art von Dokumenten ein, die in der Bibliothek gespeichert werden sollen (z. B. Rechnungen, und klicken Sie auf Erstellen.

Nun steht Ihnen eine leere Bibliothek zur Verfügung.

Erstellen benutzerdefinierter Eigenschaften

Als Nächstes müssen Sie die zu verwaltenden Geschäftsdaten (oder Eigenschaften) definieren. Zu diesem Zweck erstellen Sie in der Dokumentbibliothek Spalten.

So können Sie beispielsweise in einer Rechnungsbibliothek zunächst benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen, um den Kundennamen, das Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag nachzuverfolgen sowie anzugeben, ob die Rechnung bezahlt wurde oder nicht. Weitere Eigenschaften können Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen.

1. Klicken Sie auf der Dokumentbibliotheksseite auf Einstellungen und anschließend auf Spalte erstellen.
2. Geben Sie im Feld Spaltenname eine Bezeichnung für die zu speichernden Daten ein, z. B. Fälligkeitsdatum.
3. Klicken Sie auf die Option zur Beschreibung des Datentyps, der gespeichert werden soll. Klicken Sie beispielsweise für eine Spalte zum Speichern von Datumsangaben auf Datum und Uhrzeit.
4. Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung der Daten ein, z. B. Datum, an dem die Zahlung fällig ist.
5. Wählen Sie im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen weitere Optionen für die Eigenschaft aus, z. B., ob die Spalte leer sein kann oder ob eine zusätzliche Formatierung angewendet wird. Klicken Sie beispielsweise unter Datums- und Uhrzeitformat auf Nur Datum, um die Daten für das Fälligkeitsdatum anzuzeigen.
6. Stellen Sie sicher, dass die Option Diese Spalte muss Informationen enthalten auf Nein festgelegt ist.

    Hinweis   Nachdem Sie die benutzerdefinierte Word-Vorlage erstellt und gespeichert haben, können Sie jede der benutzerdefinierten Eigenschaften nach Bedarf ändern.

7. Klicken Sie auf OK.

Wiederholen Sie dieses Verfahren für jede Eigenschaft, die in der Bibliothek gespeichert werden soll.

Beispieleigenschaften für eine Rechnungsdokumentbibliothek

Beim Erstellen einer Rechnungsdokumentbibliothek können Sie Eigenschaften so einrichten, wie in der folgenden Tabelle zu sehen ist.

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Erstellen der Dokumentvorlage

Nachdem Sie die Eigenschaften in der Dokumentbibliothek definiert haben, müssen Sie eine Word-Vorlage für die Dokumente erstellen, die in der Bibliothek gespeichert werden sollen.

Erstellen Sie zuerst eine einfache Vorlage mit vorformulierten Inhalten sowie Stellen zum Anzeigen der verknüpften Eigenschaften.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office , und anschließend auf Neu.
2. Doppelklicken Sie auf Leeres Dokument.
3. Geben Sie den Inhalt ein, der in jedem Exemplar dieses Dokuments angezeigt werden soll, wie z. B. einen Titel und Kontaktinformationen.

   Geben Sie für Rechnungen beispielsweise den Titel Rechnung ein oder für Pressemitteilungen den Titel Zur Veröffentlichung in Ihrer nächsten Ausgabe.

4. Klicken Sie auf die Stelle, an der Text eingegeben werden darf.

   Durch Hinzufügen eines Inhaltssteuerelements können Sie sicherstellen, dass jeder Benutzer, der das Dokument ausfüllt, die jeweiligen Informationen an der gleichen Stelle eingibt.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwickler in der Gruppe Steuerelemente auf Rich-Text.

   

   Der Text Klicken Sie hier, um Text einzugeben wird grau wiedergegeben.

   Die Registerkarte Entwicklertools wird nicht angezeigt

   1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Word-Optionen.
   2. Klicken Sie auf Häufig verwendet.
   3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Registerkarte 'Entwicklertools' in der Multifunktionsleiste anzeigen, und klicken Sie auf OK.

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6. Geben Sie Bezeichnungen für die benutzerdefinierten Eigenschaften ein, die Sie der Dokumentbibliothek hinzugefügt haben. Die Platzhalter zur Anzeige der Daten werden Sie zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen.

   Geben Sie beispielsweise in einer Rechnung Fälligkeitsdatum für die Eigenschaft "Fälligkeitsdatum" ein, die Sie der Dokumentbibliothek hinzugefügt haben. Sie müssen nicht den identischen Eigenschaftennamen verwenden, und Sie können den Text beliebig gestalten. Die Dokumentvorlage muss nicht wie ein Formular aussehen.

   Für die Rechnung können Sie folgenden Text eingeben, damit die in der Eigenschaft "Fälliger Betrag" gespeicherten Daten vor dem Komma und die in der Eigenschaft "Fälligkeitsdatum" gespeicherten Daten vor dem Punkt angezeigt werden.

   Sie verfügen momentan über einen Saldo von €, der fällig ist am .

7. Formatieren Sie das Dokument nach Belieben, darunter Schriftart, Seitenränder, Absätze, Farbschema usw.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Speichern unter.
9. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf Word-Vorlagen (*.dotx).
10. Speichern Sie die Vorlage in einem Ordner, in dem Sie sie schnell wiederfinden können.
11. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein.
12. Klicken Sie auf Speichern, und schließen Sie das Dokument.

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Zuordnen der Vorlage zur Dokumentbibliothek

Nachdem Sie eine Dokumentbibliothek und eine Word-Vorlage erstellt haben, müssen Sie die Vorlage der Bibliothek zuordnen.

1. Wechseln Sie in Ihrem Webbrowser zu der Seite, auf der die Dokumentbibliothek angezeigt wird. Die URL für diese Seite sieht folgendermaßen aus: http://Name der Website/Name der Dokumentbibliothek/Forms/AlIltems.aspx
2. Klicken Sie auf der Dokumentbibliotheksseite auf Aktionen und dann auf Mit Windows Explorer öffnen.
3. Wechseln Sie in Windows Explorer zu der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Vorlage.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Kopieren.
5. Klicken Sie in Windows Explorer auf die Schaltfläche Zurück, bis wieder die Bibliotheksseite angezeigt wird. Doppelklicken Sie anschließend auf den Ordner Forms, um ihn zu öffnen.

    Hinweis   Wenn der Ordner mit der Dokumentbibliothek leer zu scheint, aktivieren Sie in Windows auf der Registerkarte Ansicht des Dialogfelds Ordneroptionen das Kontrollkästchen Versteckte Dateien und Ordner anzeigen.

6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen leeren Bereich, in dem die im Ordner "Forms" gespeicherten Dateien aufgelistet sind, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Einfügen.
7. Schließen Sie Windows Explorer, und kehren Sie zur Bibliothek auf der Website zurück.
8. Klicken Sie auf Einstellungen und dann auf Dokumentbibliothekseinstellungen.
9. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen.
10. Geben Sie im Bereich Dokumentvorlage im Feld Vorlagen-URL den Pfad der Datei ein, die Sie im Ordner "Forms" gespeichert haben. Dieser Pfad beginnt mit dem Namen der Dokumentbibliothek. Wenn der Name der Bibliothek beispielsweise "Meine Bibliothek" und der Name der Vorlage "Wasserzeichen.dotx" lautet, geben Sie Meine Bibliothek/Forms/Wasserzeichen.dotx ein.
11. Klicken Sie auf OK.

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Verknüpfen von Geschäftsdaten zwischen Vorlage und Dokumentbibliothek

Nachdem Sie eine Vorlage erstellt und deren Eigenschaften definiert haben, verknüpfen Sie die Eigenschaften mit der Vorlage. Die der Dokumentbibliothek hinzugefügten benutzerdefinierten Eigenschaften werden in der Liste Dokumenteigenschaften angezeigt, wenn die Vorlage in Microsoft Office Word geöffnet wird.

1. Klicken Sie auf der Dokumentbibliotheksseite auf Einstellungen und dann auf Dokumentbibliothekseinstellungen.
2. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen.
3. Klicken Sie im Bereich Dokumentvorlage auf Vorlage bearbeiten.
4. Klicken Sie in der Word-Vorlage auf die Stelle, an der die Daten angezeigt werden sollen.
5. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf QuickParts.

   

6. Zeigen Sie auf Dokumenteigenschaften, und klicken Sie auf den Eigenschaftennamen für die einzufügenden Daten.

   Um beispielsweise Daten einzufügen, die in der Eigenschaft "Fälligkeitsdatum" gespeichert sind, klicken Sie auf Fälligkeitsdatum. Das Dokument sieht nun folgendermaßen aus, wobei [Fälligkeitsdatum] in grauem Text wiedergegeben wird:

   Bitte bezahlen Sie bis zum [Fälligkeitsdatum].

7. Drücken Sie STRG+S, um das Dokument zu speichern, und schließen Sie es.
8. Klicken Sie auf der Seite Erweiterte Einstellungen der Dokumentbibliothek auf OK.

   Die Vorlage ist nun mit den vorgenommenen Änderungen gespeichert; alle neuen Dokumente, die in der Bibliothek erstellt werden, basieren auf dieser Vorlage.

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Erstellen eines neuen Dokuments, das auf der Vorlage basiert

Nachdem Sie eine Vorlage erstellt haben, testen Sie sie, um sicherzustellen, das sie nach dem Ausfüllen wie gewünscht aussieht. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein neues Dokument zu erstellen, das auf der Vorlage basiert:

1. Klicken Sie in der Dokumentbibliothek auf Neu.

   In Word wird ein neues Dokument geöffnet, das auf der Vorlage basiert, die der Dokumentbibliothek zugeordnet wurde.

2. Geben Sie Freihandtext in dem Inhaltssteuerelement ein, in dem Klicken Sie hier, um Text einzugeben angezeigt wird. Wenn kein Freihandtext einzugeben ist, löschen Sie das Steuerelement.
3. Geben Sie Daten, wie z. B. den fälligen Betrag und das Fälligkeitsdatum, in den entsprechenden Inhaltssteuerelementen ein.

   Um beispielsweise einen Wert im Inhaltssteuerelement "Fälliger Betrag" einzugeben, klicken Sie auf die Stelle, an der [Fälliger Betrag] in grauem Text angezeigt wird. Geben Sie dann den Betrag ohne das Währungssymbol ein. Um einen Wert im Inhaltssteuerelement "Fälligkeitsdatum" einzugeben, klicken Sie auf die Stelle, an der [Fälligkeitsdatum] in grauem Text angezeigt wird. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Datumsauswahl zu öffnen. Klicken Sie dann auf das gewünschte Datum.

4. Führen Sie die folgenden Schritte zum Ändern von Daten aus, die im Inhalt des Dokuments nicht dargestellt werden (z. B. die Eigenschaft "Zahlung eingegangen"):
   1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office , klicken Sie anschließend auf Vorbereiten und dann auf Eigenschaften.
   2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie z. B. das Kontrollkästchen Zahlung eingegangen.
5. Wenn Sie damit fertig sind, speichern Sie das Dokument am Standardspeicherort, und schließen Sie es.

   Das Dokument wird in der Bibliotheksliste angezeigt. (Falls es nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Aktualisieren.)

Sie können den Inhalt des Dokuments (und die in der Dokumentbibliothek gespeicherten Daten) automatisch aktualisieren, indem Sie den Wert der Eigenschaften im Dokumentinformationsbereich ändern.

 Hinweis   Das Format der Daten im Dokumentinformationsbereich weicht möglicherweise geringfügig vom Format der Daten in den Inhaltssteuerelementen ab. Beispielsweise wird im Feld "Fälliger Betrag" im Dokumentinformationsbereich ein Währungssymbol angezeigt, doch nicht im Inhaltssteuerelement "Fälliger Betrag". Ebenso kann das Datumsformat im Feld "Fälligkeitsdatum" im Dokumentinformationsbereich vom Datumsformat im Inhaltssteuerelement "Fälligkeitsdatum" abweichen. In den Feldern des Dokumentinformationsbereichs wird die auf der SharePoint-Website festgelegte Datenformatierung wiedergegeben und in den Inhaltssteuerelementen die in Word festgelegte Datenformatierung. Wenn Sie erfahren möchten, wie ein Inhaltssteuerelement formatiert ist, klicken Sie darauf. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Eigenschaften.

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Erstellen von Bibliothekansichten zum Anzeigen von Berichten

Sie können benutzerdefinierte Ansichten der Bibliothek erstellen, um Berichte zu den Geschäftsdaten bereitzustellen. So können Sie beispielsweise in einer Rechnungsbibliothek sämtliche Rechnungen anzeigen, die noch nicht bezahlt wurden.

Erstellen einer benutzerdefinierten Ansicht

1. Klicken Sie auf der Dokumentbibliotheksseite im Menü Ansicht auf Ansicht erstellen.
2. Klicken Sie unter Format für Ansicht auswählen auf Standardansicht.
3. Geben Sie im Feld Ansichtsname einen Namen für die Ansicht ein, z. B. Unbezahlte Rechnungen.
4. Wählen Sie im Bereich Publikum unter Publikum anzeigen aus, ob eine persönliche Ansicht, die nur von Ihnen verwendet werden kann, oder eine öffentliche Ansicht erstellt werden soll, die von anderen Benutzern verwendet werden kann.
5. Im Bereich Spalten können Sie Spalten anzeigen oder ausblenden, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren bzw. deaktivieren. Geben Sie neben dem Spaltennamen die Nummer für die Spaltenreihenfolge in der Ansicht ein.
6. Wählen Sie im Bereich Sortieren aus, ob und wie die Informationen sortiert werden sollen. Sie können zwei Spalten für den Sortiervorgang verwenden und beispielsweise zuerst nach "Autor" und dann nach "Dateiname" für jeden Autor sortieren.
7. Wählen Sie im Bereich Filtern aus, ob und wie die Dateien gefiltert werden sollen. In einer gefilterten Ansicht wird eine kleinere Auswahl angezeigt, z. B. Artikel, für die noch keine Zahlung eingegangen ist.
8. Im Bereich Gruppieren nach können Sie Einträge mit identischem Wert in einem eigenen Bereich gruppieren, z. B. einem erweiterbaren Bereich für Dokumente nach einem bestimmten Autor.
9. Im Bereich Summen können Sie die Anzahl der Einträge in einer Spalte ermitteln, z. B. die Gesamtanzahl von Problemen. In einigen Fällen können Sie zusätzliche Informationen zusammenfassen oder analysieren, z. B. Durchschnitte.
10. Klicken Sie auf OK.

 Hinweis   Klicken Sie auf der Windows SharePoint Services 3.0-Website auf "Hilfe", um weitere Informationen zum Erstellen benutzerdefinierter Ansichten von Dokumentbibliotheken zu erhalten.

Beispiel für eine Ansicht von unbezahlten Rechnungen

In einer Rechnungsbibliothek mit Eigenschaften für "Kundenname", "Fälligkeitsdatum", "Zahlung eingegangen" und "Fälliger Betrag" können Sie eine Ansicht erstellen, in der ein Bericht zu unbezahlten Rechnungen angezeigt wird. Dieser Bericht wird nach Kunde gruppiert und aufgezeichnet, gemäß den Einstellungen der folgenden Tabelle.

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