von Connie Miller

Treten beim Zusammenführen von Informationen aus einer E-Mail-Kontaktliste in einem Dokument Probleme auf? Hier finden Sie die Lösung.

Eine Frage aus Ihren Kommentaren

Ich möchte eine Sendung an Kunden schicken. Die Namen und Adressen der Kunden sowie weitere Informationen sind in meiner E-Mail-Kontaktliste gespeichert, Word kann jedoch beim Seriendruck keine Verbindung mit dieser Liste herstellen. Können Sie mir helfen, damit ich keine neue Datei mit Kundendaten erstellen muss?

Hilfe aus der Antwortensammlung

Wenn Sie Ihre E-Mail-Kontaktliste sorgfältig pflegen, kann sie eine äußerst hilfreiche Informationsquelle für Massensendungen darstellen. Es reicht aber nicht aus, wenn eine solche Liste einfach vorhanden ist. Word muss beim Seriendruck auch darauf zugreifen können.

Und hierbei können in der Tat einige lästige Probleme auftreten. Wir werden diese Probleme durchgehen und beschreiben, wie Sie sie vermeiden oder beheben können, um die Sendung an Ihre Kunden vom Tisch zu bekommen.

Hinweis   Wenn Sie Serienbriefe, Umschläge, Etiketten oder einen Katalog erstellen, können Sie den Seriendruck mithilfe des Outlook-Ordners Kontakte direkt aus Outlook durchführen. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie auf die Verknüpfungen im Feld Siehe auch klicken.

Im Folgenden sind die Probleme aufgeführt, die laut Ihren Kommentaren beim Zusammenführen von Informationen aus der E-Mail-Kontaktliste am häufigsten auftreten:

• Ich kann den Outlook-Kontakteordner nicht finden, um eine Verbindung herzustellen.
• Ich erhalte Fehlermeldungen zu Mailclients und/oder der Tabellenliste.
• Ich möchte das Outlook Express-Adressbuch als Kontaktliste verwenden, es kann jedoch nicht darauf zugegriffen werden.
• Ich weiß nicht, wie ich die Informationen aus der Kontaktliste in den zusammengeführten Dokumenten einfügen kann.

Ich kann den Outlook-Kontakteordner nicht finden

Sie sind sehr sorgfältig vorgegangen. Sie haben alle Kontakte ordentlich in Outlook unter Kontakte gesammelt. Nun sind Sie dabei, einen Seriendruck in Word durchzuführen. Sie wählen im Aufgabenbereich Seriendruck die Option Von Outlook-Kontakten wählen aus, und klicken dann auf die Verknüpfung Wählen Sie einen Kontakteordner. Das Dialogfeld Kontaktlistenordner wählen wird ordnungsgemäß geöffnet, doch der Kontakteordner wird nicht angezeigt. Das Leben kann wirklich gemein sein.

In diesem Fall ist es jedoch gar nicht so schlimm. Wenn Sie mit dem Aufgabenbereich arbeiten, kann der Kontakteordner aus zwei Gründen nicht im Dialogfeld angezeigt werden. Beide lassen sich leicht beheben und werden im Folgenden genauer betrachtet. Zuvor müssen wir jedoch noch eine andere Möglichkeit ansprechen.

Hinweis für die Verwendung der Symbolleiste   Wenn Sie die Symbolleiste Seriendruck verwenden und mithilfe der Schaltfläche Datenquelle öffnen auf den Kontakteordner zugreifen möchten, wird dieser Versuch fehlschlagen. Um direkt auf den Outlook-Kontakteordner als Datendatei für den Seriendruck zuzugreifen, müssen Sie den Aufgabenbereich Seriendruck verwenden. Wenn Sie trotzdem mit der Symbolleiste arbeiten möchten, können Sie die Outlook-Kontaktliste in ein Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt exportieren. Auf diese exportierte Datei können Sie über die Schaltfläche Datenquelle öffnen zugreifen. Weitere Informationen über das Exportieren von Outlook-Kontakten erhalten Sie, indem Sie auf die entsprechende Verknüpfung im Feld Siehe auch klicken.

Um zurück zum Thema zu kommen – die beiden Gründe dafür, dass der Kontakteordner nicht im Dialogfeld Kontaktlistenordner wählen angezeigt wird:

• Sie müssen möglicherweise diese kleine aber wichtige Eigenschaft aktivieren, um beim Seriendruck auf einen Kontakteordner zugreifen zu können.
• Vielleicht verwenden Sie auch ein anderes Outlook- Benutzerprofil als das für den Kontakteordner, den Sie verwenden möchten.

Aktivieren der Eigenschaft „Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen“

Dies ist einer dieser Fälle, bei denen Sie sich fragen, wie Sie das wissen sollten, wenn es Ihnen nie jemand erklärt hat, und die im Zusammenhang mit Softwareprogrammen viel zu häufig vorzukommen scheinen. Es gibt nämlich diese praktische kleine Funktion für den Kontakteordner mit dem Namen Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen. Wenn diese kleine Eigenschaft nicht aktiviert ist, können Sie beim Seriendruck nicht auf den Kontakteordner zugreifen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie sie aktivieren:

1. Klicken Sie in Outlook im Menü Wechseln zu auf Kontakte.
2. Klicken Sie auf den Kontakteordner, der die Informationen für den Seriendruck enthält, und klicken Sie dann auf Eigenschaften.
3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Outlook-Adressbuch das Kontrollkästchen Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen, und klicken Sie dann auf OK.

Ändern des Outlook-Benutzerprofils

Bei einem Outlook-Benutzerprofil handelt es sich um eine Gruppe von E-Mail-Konten und Adressbüchern. Sie benötigen im Allgemeinen nur ein Profil, wenn Sie jedoch den Computer mit anderen Benutzern gemeinsam verwenden oder unterschiedliche Adressbücher für unterschiedliche Zwecke haben, können Sie mehrere Profile einrichten. Wenn Sie beim Beginnen des Seriendrucks ein Profil verwenden, das nicht über den gewünschten Kontakteordner verfügt, wird der Ordner auch nicht im entsprechenden Dialogfeld angezeigt. So wechseln Sie zu einem anderen Benutzerprofil:

1. Schließen Sie Outlook.
2. Doppelklicken Sie in der Systemsteuerung auf Benutzerkonten, und klicken Sie dann auf Mail.

   Unter Windows 2000 doppelklicken Sie in der Systemsteuerung auf Mail.

3. Klicken Sie auf Profile anzeigen.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf das gewünschte Profil.
5. Damit Sie beim Starten von Outlook immer aufgefordert werden, ein Profil auszuwählen, klicken Sie auf Zu verwendendes Profil bestätigen, und klicken Sie dann auf OK.

Wenn Sie jetzt Outlook starten, können Sie das Profil für die Aufgaben auswählen, die Sie ausführen möchten, z. B. für den Seriendruck.

Anmerkung  Wenn Sie die Option Zu verwendendes Profil bestätigen auswählen, werden Sie beim Starten von Outlook und dann erneut beim Öffnen des Kontakteordners für den Seriendruck zum Bestätigen aufgefordert. Wenn Ihnen diese ganzen Bestätigungen zu viel sind, können Sie das für den Seriendruck erforderliche Profil festlegen, damit es bei jedem Öffnen von Outlook verwendet wird. Klicken Sie in Schritt 4 des oben beschriebenen Verfahrens auf das gewünschte Profil, klicken Sie auf Immer dieses Profil verwenden und dann auf OK.

Ich erhalte Fehlermeldungen zu Mailclients und der Tabellenliste

Die Moral dieser Geschichte lautet: „Was Sie in einem Programm festlegen, kann Auswirkungen auf andere Programme haben“. Wenn Sie beim Seriendruck in Word auf den Kontakteordner zugreifen möchten und Outlook in Microsoft Internet Explorer nicht als Standard-E-Mail-Editor festgelegt ist, wird folgende Fehlermeldung angezeigt:

„Entweder existiert kein Standard-Mail-Client, oder der aktuelle Mail-Client kann die Messaging-Anfrage nicht erfüllen. Bitte führen Sie Microsoft Office Outlook aus und legen Sie es als Standard-Mail-Client fest.“

Wenn Sie auf OK klicken, wird eine weitere Fehlermeldung mit folgendem Text angezeigt:

„Es konnten keine Tabellenlisten von der Datenquelle bezogen werden.“

So verhindern Sie, dass diese störenden Meldungen beim Seriendruck angezeigt werden

1. Klicken Sie in Internet Explorer im Menü Extras auf Internetoptionen.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Programme unter E-Mail die Option Microsoft Office Outlook aus, und klicken Sie auf OK.

Wenn Sie Word erneut starten und dann auf eine Outlook-Kontaktdatei zugreifen, sollten keine Probleme mehr auftreten.

Ich möchte das Outlook Express-Adressbuch als Kontaktliste verwenden

Das können Sie auch tun. Sie können beim Seriendruck nur nicht direkt auf diese Kontaktliste zugreifen. Exportieren Sie stattdessen die Outlook Express-Kontaktliste als Textdatei und greifen Sie dann auf diese praktische, leicht lesbare Version zu.

Und so exportieren Sie die Outlook Express-Kontaktliste

1. Starten Sie Outlook Express. Zeigen Sie im Menü Datei auf Exportieren, und klicken Sie dann auf Adressbuch.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Exportprogramm für das Adressbuch auf Textdatei (mit Kommas als Trennzeichen), und klicken Sie dann auf Exportieren.

   Lassen Sie sich von diesem seltsam klingenden Dateityp nicht abschrecken. Es handelt sich einfach um eine Textdatei, in der die Spaltenüberschriften durch Kommas voneinander getrennt werden. Eine solche Datei hat die Erweiterung CSV und wird in Excel geöffnet.

3. Geben Sie im Feld Exportierte Datei speichern unter einen Dateinamen für die exportierte Kontaktdatei ein, und klicken Sie dann auf Durchsuchen.
4. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter unter Speichern in an, wo die Datei gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf Speichern.

   Tipp zum Zeitsparen   Es ist praktisch, Datendateien im Ordner Eigene Datenquellen unter Eigene Dateien zu speichern. Dort sucht Word zuerst nach Datendateien, wenn Sie sie beim Seriendruck öffnen möchten.

5. Klicken Sie auf Weiter. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Informationskategorien, die exportiert werden sollen, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

   Beachten Sie Folgendes   Wenn Sie festlegen, welche Kategorien Sie exportieren möchten, denken Sie an die Serienbriefe, E-Mail-Nachrichten oder Etiketten, die Sie beim Seriendruck erstellen möchten. Wenn Sie in den zusammengeführten Dokumenten keine Spitznamen oder Websites benötigen, müssen Sie die entsprechenden Kategorien nicht exportieren.

6. Wenn eine Meldung angezeigt wird, dass der Export abgeschlossen ist, klicken Sie auf OK.
7. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Exportprogramm für das Adressbuch zu schließen, und beenden Sie dann Outlook Express.

Wenn Sie nun in Word den Seriendruck durchführen und auf eine Datendatei zugreifen möchten, wählen Sie die Option Vorhandene Liste verwenden aus, und navigieren Sie zu der zuvor exportierten CSV-Datei. Bevor die Datei geöffnet wird, müssen Sie auswählen, welches Zeichen als Trennzeichen für die Spalten in der Adressenliste verwendet werden soll. Wählen Sie Komma aus, und klicken Sie auf OK.

Ich weiß nicht, wie ich bestimmte Informationen aus meinen Kontaktlisten in den zusammengeführten Dokumenten einfügen kann

In einigen Fällen möchten Sie mehr als nur den Namen und die Adresse der Kontakte in die zusammengeführten Dokumente übernehmen. Sie könnten beispielsweise an Ihre Kunden schreiben und sie auffordern, die Richtigkeit der Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse und URL für eine Webseite zu bestätigen, die Sie für sie gespeichert haben.

Sie haben alle Informationen in der Kontaktliste eingegeben und konnten beim Seriendruck auf den Kontakteordner zugreifen. Sie könnten jetzt also richtig loslegen, aber Sie wissen nicht, wie Sie die Felder für Faxnummer, E-Mail-Adresse und URL für die Webseite in das Hauptdokument übernehmen können. Und so geht es:

Wenn Sie den Aufgabenbereich Seriendruck verwenden und den Kontakteordner bereits geöffnet haben, sind Sie gerade beim Schreiben oder Gestalten, also bei dem Schritt, bei dem dem Hauptdokument Inhalte hinzugefügt werden. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Verknüpfung Weitere Elemente. Daraufhin wird das in der folgenden Abbildung dargestellte Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen geöffnet:

Wenn Sie auf Datenbankfelder klicken, werden viele der Felder aus der Kontaktliste im Dialogfeld angezeigt. Ich sage bewusst nicht „alle“, da einige der Felder aus einer Outlook-Kontaktliste beim Seriendruck nicht verfügbar sind.

• Um eine vollständige Liste der nicht verfügbaren Kontaktlistenfelder anzuzeigen, klicken Sie im Feld Siehe auch auf die Verknüpfung Outlook-Kontaktlistenfelder.

  Lösung Nr. 1   Sie können Informationen aus der Kontaktliste aus einem Outlook-Kontakteordner in ein Excel-Arbeitsblatt exportieren. Die meisten der Felder, die beim direkten Zugreifen auf den Kontakteordner nicht verfügbar sind, werden exportiert. Wenn Sie beim Seriendruck auf ein Arbeitsblatt zugreifen, können Sie diese Felder dem Hauptdokument hinzufügen. Weitere Informationen über das Exportieren von Outlook-Kontakten erhalten Sie, indem Sie auf die entsprechende Verknüpfung im Feld Siehe auch klicken.

• Bei nicht verfügbaren Feldern handelt es sich auch um benutzerdefinierte Felder. Wenn Sie also in der Kontaktliste eigene, benutzerdefinierte Felder hinzugefügt haben, können Sie Informationen aus diesen Feldern nicht in der Publikation zusammenführen.

  Lösung Nr. 2   Bei Outlook-Kontakten gibt es unter Verschiedene Felder vier Felder mit den Namen Benutzerfeld 1, Benutzerfeld 2, Benutzerfeld 3 und Benutzerfeld 4. Diese vier Felder sind beim Seriendruck verfügbar, wenn Sie direkt auf den Kontakteordner zugreifen. Sie sind also ideal zum Speichern von benutzerdefinierten Informationen in Kontaktlisten geeignet. Weitere Informationen zum Hinzufügen dieser Felder zur Kontaktliste erhalten Sie, wenn Sie auf die entsprechende Verknüpfung im Feld Siehe auch klicken.

Sie können alle im Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen aufgeführten Felder einfügen, indem Sie das gewünschte Feld durch Klicken markieren und dann auf Einfügen klicken.

Hinweis für die Verwendung der Symbolleiste   Wenn Sie die Symbolleiste Seriendruck verwenden, können Sie das Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen öffnen, indem Sie auf die Schaltfläche Seriendruckfelder einfügen klicken.

Viel Spaß beim Seriendruck wünscht Ihnen

Connie, Mitglied im Team für die Antwortensammlung

Informationen über die Autorin

Connie Miller schreibt für das Microsoft Office-Unterstützungsteam. Sie sammelt die Probleme der Benutzer, die diese an die Word-Antwortensammlung senden, und beantwortet sie. Wenn Sie auch eine detaillierte Frage einsenden möchten, bei der wir Ihnen helfen können, klicken Sie auf Feedback.