von Connie Miller

Können Textformatierungen einfach verschwinden? Die Antwort ist ja – wenn Sie den Text in einer Datendatei formatieren und dann in einer Publikation zusammenführen. Hier erfahren Sie, wie es dazu kommen kann, und wie Sie den Text in zusammengeführten Publikationen so formatieren können, dass er nicht mehr verschwindet.

Eine Frage aus Ihren Kommentaren

Ich hatte eine bestimmte Vorstellung davon, wie der Text in meinen zusammengeführten Dokumenten aussehen sollte, und habe mit einigem Zeitaufwand den Text in der Datendatei mit Schriftarten und Farben formatiert. Beim Seriendruck wurde der Text in den zusammengeführten Dokumenten aber einfach schwarz und in Arial angezeigt. Was ist mit meinen Formatierungen passiert, und was kann ich gegen dieses Problem tun?

Hilfe aus der Antwortensammlung

Leider ist genau das passiert, was passieren sollte. Datenbank- und Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Office Access und Microsoft Office Excel speichern die Informationen, die Sie in Zellen eingeben, als Rohdaten. Wenn Sie Formatierungen, also beispielsweise Schriftarten und Farben anwenden, werden sie nicht mit den Rohdaten gespeichert. Sie werden vielmehr jedes Mal neu angewendet, wenn Sie die Datenbank oder Tabelle wieder öffnen. Wenn Sie nun Informationen aus einer Datendatei in einem Word-Dokument zusammenführen, werden dabei die Rohdaten ohne die Formatierung verwendet.

Die Zeit, die Sie zum Formatieren in der Datendatei aufgewendet haben, kann keiner zurückholen. Die gute Nachricht ist jedoch, dass es in der Tat Möglichkeiten gibt, den Text in den zusammengeführten Dokumenten genau nach Ihren Vorstellungen zu formatieren – und es dauert überhaupt nicht lange.

Ich werde zwei Herangehensweisen zum Formatieren von Text in zusammengeführten Dokumenten vorstellen und erläutern, welche Herangehensweise wann verwendet werden sollte:

Formatieren von Feldern im Hauptdokument

Angenommen, Sie erstellen Serienbriefe für eine Massensendung. Die Preise in diesen Briefen sollen fett und blau formatiert werden, damit sie hervorstechen. Wie gehen Sie vor?

Sie haben aus schlechten Erfahrungen bereits gelernt, dass das Formatieren der Preise in der entsprechenden Spalte der Datendatei zu nichts führt. Sie müssen den Preis aber auch nicht für jeden Brief einzeln formatieren.

Es gibt eine praktische, schnelle Lösung, die das Problem im Kern trifft: Formatieren Sie die Felder im Hauptdokument.

Nur zur Erinnerung – falls Sie sich mit anderen Dingen beschäftigt haben und ein paar Seriendruck-Vokabeln vergessen haben. Beim Seriendruck beginnen Sie mit dem Hauptdokument. Dieses Dokument enthält die Informationen, die in allen zusammengeführten Dokumenten identisch sind. Darüber hinaus enthält es Platzhalter (als Felder bezeichnet) für die Informationen, die in den einzelnen Dokumenten unterschiedlich sind.

Felder, die als Platzhalter für individuelle Informationen dienen, werden im Hauptdokument von doppelten Richtungspfeilen (« ») eingeschlossen.

In dem Serienbrief mit fett und blau formatierten Preisen ist der Textkörper beispielsweise immer gleich – Adresse, Anrede und Preis sind jedoch in den einzelnen Briefen unterschiedlich.

Im Hauptdokument geben Sie den Text ein und fügen dann Felder für Adresse, Anrede und Preis hinzu. Der Satz, der das Feld für den Preis enthält, wird dann ungefähr folgendermaßen aussehen («Preis» ist das Feld):

„Das von Ihnen bestellte Produkt kostet «Preis». Begleichen Sie die Rechnung bitte schnellstmöglich.“

Damit der Preis in den zusammengeführten Briefen fett und blau formatiert wird, müssen Sie einfach das Feld markieren und formatieren, wie Sie auch Text formatieren. Sie müssen auch die doppelten Richtungspfeile (« ») formatieren, die das Feld umgeben.

Das formatierte Feld wird im Hauptdokument folgendermaßen angezeigt:

„Das von Ihnen bestellte Produkt kostet . Begleichen Sie die Rechnung bitte schnellstmöglich.“

Wenn Sie alle Felder im Hauptdokument nach Ihren Vorstellungen formatiert haben, können Sie eine Vorschau anzeigen und mit dem Seriendruck fortfahren.

Hinzufügen von Formatierungsschaltern zu Feldfunktionen

Sie können den gleichen Effekt erzielen, wenn Sie mit den Feldfunktionen hinter den Feldern und nicht mit den Feldern selbst arbeiten. Um diese Feldfunktionen im Hauptdokument anzuzeigen, drücken Sie ALT+F9. Wenn Feldfunktionen angezeigt werden, sieht der Satz mit dem Feld für den Preis folgendermaßen aus ({ MERGEFIELD "Preis" } ist dabei die Feldfunktion für das Feld mit dem Preis):

„Das von Ihnen bestellte Produkt kostet { MERGEFIELD "Preis" }. Begleichen Sie die Rechnung bitte schnellstmöglich.“

Führen Sie zum Formatieren des Feldes die folgenden beiden Schritte aus:

1. Formatieren Sie den ersten Buchstaben der Feldfunktion (nur diesen einen Buchstaben – nicht mehr) so, wie der Text in den zusammengeführten Dokumenten angezeigt werden soll. In diesem Beispiel formatieren Sie das Mfett und blau.
2. Geben Sie in den Klammern den Schalter Charformat ein (\*Charformat).

Die Feldfunktion wird danach folgendermaßen angezeigt:

• Der Schalter beginnt mit dem umgekehrten Schrägstrich.
• Durch das Sternchen wird der Schalter als Schalter zur Zeichenformatierung definiert.
• Charformat bedeutet, dass die Formatierung des ersten Buchstabens der Feldfunktion auf das gesamte Feld angewendet wird.

  Zusätzliche Informationen  Es gibt eine ganze Reihe von unterschiedlichen Feldern in Word. Ein MERGEFIELD-Feld wie das «Preis»-Feld ist in einem Seriendruck-Hauptdokument ein Platzhalter für Informationen aus einer Datendatei.

Wenn Sie den Schalter der Feldfunktion hinzugefügt haben, drücken Sie wieder ALT+F9, um die Feldfunktionen auszublenden und die Platzhalter anzuzeigen. Die Formatierungen, die Sie gerade mit dem Schalter angewendet haben, werden nicht sofort im Feld «Preis» angezeigt. Um die Formatierung zu sehen, müssen Sie eine Vorschau der zusammengeführten Dokumente anzeigen.

 Hinweis    Wenn Sie sich nach den Anweisungen oben gerichtet, den ersten Buchstaben der Feldfunktion formatiert, den Schalter Charformat eingegeben und eine Vorschau der zusammengeführten Dokumente angezeigt haben, das Feld jedoch immer noch nicht formatiert ist, probieren Sie Folgendes: Markieren und formatieren Sie in der Feldfunktion das Leerzeichen vor dem ersten Buchstaben und den ersten Buchstaben selbst. Gehen Sie danach wie beschrieben vor. In der Vorschau sollte das Feld nun formatiert sein.

Im Feld Siehe auch finden Sie eine Verknüpfung zum Verwenden von Schaltern zur Zeichenformatierung.

Viel Spaß beim Seriendruck wünscht Ihnen

Connie, Mitglied im Team für die Antwortensammlung

Informationen über die Autorin

Connie Miller schreibt für das Microsoft Office-Unterstützungsteam. Sie sammelt die Probleme der Benutzer, die diese an die Word-Antwortensammlung senden, und beantwortet sie. Wenn auch Sie Fragen oder Vorschläge haben, klicken Sie auf Feedback.