von Connie Miller

Der Seriendruck scheint ohne Probleme zu funktionieren, doch plötzlich bemerken Sie, dass Preise, Datumsangaben oder andere Zahlen in den zusammengeführten Dokumenten nicht richtig angezeigt werden. Lesen Sie weiter, und erfahren Sie, wie Sie dieses Problem vermeiden können.

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Ich habe meine Daten in einem Excel-Arbeitsblatt gespeichert. Beim Seriendruck werden die Preise in der Spalte Preise nicht mehr richtig im Währungsformat angezeigt. Hilfe!

Hilfe aus der Antwortensammlung

Kleine, frustrierende Dinge wie falsch zusammengeführte Zahlen können ein ganzes Seriendruck-Projekt durcheinander bringen.

Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, um alle möglichen Zahlen – Währungen, Prozentwerte, Datumsangaben, Postleitzahlen, die mit einer Null beginnen, – so anzuzeigen, wie Sie sich das vorstellen. In der folgenden Tabelle werden die unterschiedlichen Herangehensweisen aufgeführt und beschrieben, wann sie verwendet werden. Im Anschluss werden die einzelnen Ansätze detailliert beschrieben.

Verwenden von Dynamic Data Exchange (dynamischer Datenaustausch)

Der dynamische Datenaustausch (Dynamic Data Exchange, DDE) ist eine Methode im Microsoft Windows®-Betriebssystem, um Daten zwischen Anwendungen zu übertragen. Für den Datenaustausch wird dabei gemeinsam genutzter Speicherbereich verwendet. Wenn Sie andere Datenübertragungsmethoden verwenden, gibt es ein Problem: Daten aus dem Arbeitsblatt werden in dem systemeigenen Format übertragen, in dem sie von Excel gespeichert werden, und nicht mit den Formatierungen, die Sie auf die Zellen im Arbeitsblatt angewendet haben.

Um die Daten mit DDE zu übertragen, wenn Sie beim Seriendruck eine Verbindung mit einem Excel-Arbeitsblatt herstellen, müssen Sie nur ein Kontrollkästchen in Word aktivieren:

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Allgemein.
2. Klicken Sie auf Konvertierung beim Öffnen bestätigen.

Wenn Sie beim Seriendruck auf die Datendatei zugreifen und das Excel-Arbeitsblatt ausgewählt haben, mit dem eine Verknüpfung erstellt werden soll, wird das Dialogfeld Datenquelle bestätigen geöffnet. Klicken Sie auf MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls), und klicken Sie dann auf OK. Wählen Sie im Dialogfeld Microsoft Excel unter Benannter oder Zellbereich den Zellenbereich oder das Arbeitsblatt aus, in dem die benötigten Informationen enthalten sind, und klicken Sie dann auf OK. Die Zahlen aus der Excel-Tabelle werden in den zusammengeführten Dokumenten genauso angezeigt wie in den Zellen des Arbeitsblattes.

 Hinweis    Wenn Sie mit dem Seriendruck fertig sind, sollten Sie das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen wieder deaktivieren. Ansonsten werden Sie zum Bestätigen von Datenquellen aufgefordert, wenn Sie damit überhaupt nichts zu tun haben wollen.

Herumexperimentieren mit Feldfunktionen in Word

Da die Verwendung von DDE so einfach ist, sind Sie vielleicht versucht, gar nicht mehr weiter zu lesen. Es lohnt sich jedoch, da ein paar Informationen über Feldfunktionen Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten an die Hand geben, mit denen Sie die Ergebnisse beim Seriendruck beeinflussen können.

Formatieren von Währungsangaben und anderen Zahlen mithilfe von Feldfunktionen

Beginnen wir mit einem Beispiel. Angenommen, Sie fügen ein Feld Preis in einem Serienbrief ein, den Sie für den Seriendruck vorbereiten. Das Hauptdokument sieht dann ungefähr folgendermaßen aus («Preis» ist dabei das Feld):

Ihre Bestellung kostet «Preis».

Drücken Sie ALT+F9, und der Code hinter dem Feld wird angezeigt. Dies sieht folgendermaßen aus:

Ihre Bestellung kostet { MERGEFIELD "Preis" }.

Sie können die Formatierung der Preise in diesem Feld steuern, indem Sie einfach ein paar zusätzliche Zeichen in den Klammern eingeben (d. h. einen Formatierungsschalter).

Angenommen, Sie möchten Folgendes angeben:

• Ein Eurozeichen
• Standardmäßig vier Stellen und ein Leerzeichen, wenn die Zahl nur drei Stellen hat
• Zwei Dezimalstellen
• Ein Punkt zwischen der ersten und der zweiten Zahl

Hierzu geben Sie Folgendes in der Feldfunktion ein (fett hervorgehoben):

{ MERGEFIELD "Preis" \# €#.###,00 }

Wenn Sie alles eingegeben haben, drücken Sie ALT+F9, damit die Feldfunktionen nicht mehr angezeigt werden. Beim Seriendruck werden nun alle Preise nach Ihren Vorstellungen angezeigt. (Diese Vorgehensweise ist auch auf andere Zahlen übertragbar.)

Im Folgenden werden die einzelnen Elemente des Schalters genau erläutert:

1. Der Name des Feldes, das Sie in das Hauptdokument eingefügt haben. Er stimmt mit dem Namen einer Spalte im Excel-Arbeitsblatt überein.
2. Umgekehrter Schrägstrich, der den Anfang des Schalters kennzeichnet.
3. Definition des Schalters – in diesem Fall sollen Zahlen formatiert werden.
4. Zeichen, die Sie zusätzlich anzeigen möchten, z. B. € vor jedem Preis.
5. Die maximale Anzahl von Stellen. Wenn eine Zahl weniger Stellen hat, zeigt Word ein Leerzeichen an. Geben Sie ggf. Punkte an, durch die die Stellen getrennt werden.
6. Dezimalkomma, das Sie ebenfalls dort eingeben können, wo es angezeigt werden soll. Die Nullen geben die maximale Anzahl an Nachkommastellen an. Wenn die Zahl weniger Stellen hat, zeigt Word eine Null an.

Im Feld Siehe auch gibt es eine Verknüpfung (Feldschalter „Numerische Abbildung“), unter der Sie weitere Informationen zum Formatieren von Zahlen mit Schaltern finden.

Formatieren von Daten mit Feldfunktionen

Sie können Formatierungsschalter auch verwenden, um Datumsangaben aus einer Datumsspalte in einer Tabelle in den zusammengeführten Dokumenten genau nach Ihren Vorstellungen zu formatieren. Wenn Sie ein Datumsfeld im Hauptdokument einfügen und dann ALT+F9 drücken, wird Folgendes angezeigt:

{ MERGEFIELD "Datum" }

Damit alle Datumsangaben im Format „18. Februar 2008“ angezeigt werden (unabhängig davon, wie sie in den Zellen des Arbeitsblattes formatiert sind), können Sie in der Feldfunktion den folgenden Schalter einfügen (fett hervorgehoben):

{ MERGEFIELD "Datum" \@ "d MMMM yyyy" }

Im Feld Siehe auch gibt es eine Verknüpfung (Feldschalter „Datum-/Uhrzeit-Abbildung“), unter der Sie weitere Informationen zum Formatieren von Datumsangaben mit Schaltern finden.

Formatieren von Zellen in einem Excel-Arbeitsblatt

Diese Herangehensweise ist vielleicht die optimale Lösung für Sie, wenn Sie ein neues Excel-Arbeitsblatt für ein Seriendruckvorhaben erstellen. In gewisser Hinsicht ist dies der unkomplizierteste Ansatz, da Sie Datumsangaben, Prozentwerte und andere Zahlen bereits in Excel so formatieren können, wie sie in Word beim Seriendruck angezeigt werden sollen. So sehen die Zahlen bei jedem Seriendruck gleich aus.

Beim Seriendruck treten Probleme mit der Formatierung von Zahlen auf, wenn die Zahlen im Excel-Arbeitsblatt als Zahl, Währung, Datum, Prozent usw. formatiert sind. Die Lösung dieses Problems besteht darin, die Zellen, die Zahlen enthalten, als Text zu formatieren. Bei diesem Format können Sie die Zahlen in den Zellen genau so eingeben, wie sie angezeigt werden sollen (mit Währungszeichen, Nullen usw.). Beim Seriendruck werden sie dann so übernommen, wie Sie sie eingegeben haben.

1. Zum Festlegen der Zellformatierung in Excel markieren Sie die Spalte mit den Zellen, die Sie formatieren möchten.
2. Klicken Sie im Menü Format auf Zellen, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Zahlen.
3. Klicken Sie unter Kategorie auf Text.

Hilfreicher Tipp zu Nullen am Anfang von Postleitzahlen

Sie müssen Zellen mit Postleitzahlen, die mit Nullen beginnen, nicht unbedingt als Text formatieren, damit sie beim Seriendruck richtig angezeigt werden. Fügen Sie beim Eingeben der Postleitzahl einfach ein Apostroph vor der Null ein. Dieses Apostroph wird in der Zelle nicht angezeigt, es dient nur dazu, die Null ordnungsgemäß anzuzeigen.

Viel Spaß beim Seriendruck wünscht Ihnen

Connie, Mitglied im Team für die Antwortensammlung

Informationen über die Autorin

Connie Miller schreibt für das Microsoft Office-Unterstützungsteam. Sie sammelt die Probleme der Benutzer, die diese an die Word-Antwortensammlung senden, und beantwortet sie. Wenn Sie auch eine detaillierte Frage einsenden möchten, bei der wir Ihnen helfen können, senden Sie uns bitte Ihr Feedback.