Sie haben vor, eine Party zu organisieren. Mit der Planung sind Sie bereits fertig, nun müssen Sie nur noch Einladungen versenden. Bevor Sie die Einladungen versenden können, müssen Sie die endgültige Gästeliste zusammenstellen. Wie kann Ihnen Microsoft Word 2002 dabei helfen?

Mit Word 2002 und Microsoft Office-Vorlagen können Sie die Einladungen für Ihre Party sowie die Umschläge und Absenderetiketten erstellen und ausdrucken. Sie können auch einen Seriendruck auf Grundlage der Gästeliste (aus dem Ordner Kontakte in Microsoft Outlook®) durchführen, um die Adressen der Eingeladenen schnell auszudrucken.

Erstellen von Einladungen

In Word können Sie Ihre eigenen Einladungen erstellen, indem Sie mit einem leeren Dokument beginnen und den gewünschten Text sowie die Formatierung und Grafiken einfügen, um die Einladung Ihren Wünschen entsprechend zu gestalten. Oder verwenden Sie die Vorlage Partyeinladung aus Office-Vorlagen. Öffnen Sie die Vorlage in Word, fügen Sie die Informationen über Ihre Party ein, ändern Sie den Entwurf Ihren Wünschen entsprechend, und drucken Sie die Karte aus. Diese Vorlage wurde für den Ausdruck auf einem Standardpapierbogen im Format DIN A4 entworfen, welches zu einer Karte im Format DIN A5 gefaltet wird. Sie können die Einladungen auf farbigem Papier ausdrucken. Stellen Sie jedoch sicher, dass das Papier nicht zu dick ist, da der Bogen zweimal gefaltet wird.

Erstellen und Drucken von Umschlägen

Bevor Sie den Umschlag erstellen, legen Sie fest, ob Sie die Umschläge einzeln oder alle auf einmal ausdrucken möchten. Wenn Sie eine kleine Anzahl von Gästen einladen, ist es am einfachsten, die Umschläge einzeln auszudrucken. Wenn Sie sehr viele Gäste einladen, können Sie die Adressen mit einem Seriendruck zusammenführen, um alle Umschläge auf einmal auszudrucken.

Umschläge einzeln ausdrucken

Sie können jeden Umschlag entweder direkt aus dem Dialogfeld Umschläge und Etiketten ausdrucken, oder den Umschlag zu dem Dokument hinzufügen, das Ihre Einladung enthält. So können Sie Grafiken hinzufügen und Änderungen an dem Umschlag direkt in dem Dokument vornehmen. Außerdem können Sie den Umschlag für den späteren Gebrauch speichern.

Drucken von Umschlägen aus dem Dialogfeld "Umschläge und Etiketten"

1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Briefe und Sendungen, und klicken Sie auf Umschläge und Etiketten und anschließend auf die Registerkarte Umschläge.
2. Klicken Sie auf Optionen, wählen Sie die gewünschte Umschlaggröße und Adressformatierung aus, und klicken Sie anschließend auf OK.
3. Geben Sie die Adresse des Empfängers in das Feld Empfängeradresse ein.
4. Wenn Sie die Adresse des Absenders auf den Umschlag drucken möchten, geben Sie diese in das Feld Absenderadresse ein.
   Wenn Sie stattdessen Absenderetiketten drucken möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Weglassen.
5. Klicken Sie auf Drucken.
6. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, legen Sie den Umschlag in den Papiereinzug des Druckers ein.
7. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie alle Adressen ausgedruckt haben.

Drucken und Speichern von Umschlägen zusammen mit dem Dokument, das die Einladung enthält

1. Öffnen Sie das Dokument, das Ihre Einladung enthält.
2. Zeigen Sie im Menü Extras auf Briefe und Sendungen, und klicken Sie auf Umschläge und Etiketten und anschließend auf die Registerkarte Umschläge.
3. Klicken Sie auf Optionen, wählen Sie die gewünschte Umschlaggröße und Adressformatierung aus, und klicken Sie anschließend auf OK.
4. Geben Sie den Namen und die Empfängeradresse des ersten Gastes in das Feld Empfängeradresse ein.
5. Wenn Sie die Adresse des Absenders auf den Umschlag drucken möchten, geben Sie diese in das Feld Absenderadresse ein.
   Wenn Sie stattdessen Absenderetiketten drucken möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Weglassen.
6. Klicken Sie auf Zum Dokument hinzufügen.
7. Fügen Sie eine beliebige Formatierung oder Grafik ein, die auf dem Umschlag erscheinen soll.
8. Um nur den Umschlag zu drucken, stellen Sie sicher, dass in dem Dokument die Seite mit dem Umschlag ausgewählt ist, klicken Sie im Menü Datei auf Drucken, wählen Sie die Option Aktuelle Seite, und klicken Sie anschließend auf OK.
9. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, legen Sie den Umschlag in den Papiereinzug des Druckers ein.

Um Umschläge für zusätzliche Gäste zu erstellen, wiederholen Sie diese Schritte und ersetzen dabei für jeden Umschlag den Namen und die Empfängeradresse in dem Dokument mit den entsprechenden Informationen des jeweiligen Gastes.

Drucken aller Umschläge auf einmal

Wenn Sie die Namen Ihrer Gäste in Outlook im Ordner Kontakte gespeichert haben, können Sie die folgenden Schritte durchführen, um die Namen der Gäste auszuwählen und einen Seriendruck vom Ordner Kontakte aus durchzuführen. Sie können jedoch jede beliebige Datenquelle für den Seriendruck verwenden (beispielsweise eine Gästeliste in einem Word-Dokument). Weitere Informationen über die Datenquellen, die Sie für den Seriendruck verwenden können, finden Sie in der Microsoft Word-Hilfe.

1. Öffnen Sie ein neues Dokument in Word.
2. Zeigen Sie im Menü Extras auf Briefe und Sendungen, und klicken Sie auf Seriendruck-Assistent.
3. Wählen Sie im Aufgabenbereich für den Seriendruck unter Wählen Sie einen Dokumenttyp die Option Umschläge, und klicken Sie anschließend auf Weiter. (Denken Sie daran, nach jedem der folgenden Schritte auf Weiter zu klicken.)
4. Wählen Sie in Schritt 2 des Assistenten unter Startdokument wählen die Option Dokumentlayout ändern.
5. Klicken Sie unter Dokumentlayout ändern auf den Link Optionen für Umschläge, wählen Sie die Umschlaggröße und die Schriftartenoptionen für die Adresse aus, und klicken Sie auf OK.
6. Klicken Sie in Schritt 3 des Assistenten unter Empfänger wählen auf Von Outlook-Kontakten wählen.
7. Klicken Sie auf Wählen Sie einen Kontakteordner.
8. Klicken Sie im Dialogfeld Kontaktlistenordner wählen auf die gewünschte Kontaktliste und anschließend auf OK.
   Alle Kontakte im Ordner werden im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt.
9. Wählen Sie die Namen aus, die Sie einschließen möchten, und klicken Sie auf OK.
10. Beenden Sie den Assistenten.

Anmerkung  Die Absenderadresse wird im Seriendruck-Assistent standardmäßig weggelassen. Wenn Sie die Absenderadresse auf den Umschlag drucken möchten, fügen Sie diese in Schritt 4 oder Schritt 5 des Seriendruck-Assistenten in das Dokument mit dem Umschlag ein.

Drucken von Absenderetiketten

Wenn Sie Etiketten mit einem "Party"-Motiv drucken möchten, verwenden Sie die entsprechende Vorlage aus den Office-Vorlagen. (Diese Vorlage kann für die Avery-Etiketten 5167, 5267, 6467, 8167 und 8667 verwendet werden. Um Absenderetiketten selbst zu erstellen, zeigen Sie im Menü Extras auf Briefe und Sendungen, und klicken anschließend im Dialogfeld Umschläge und Etiketten auf die Registerkarte Etiketten.)

1. Öffnen Sie die Vorlage für Adressetiketten für eine Party in Word
2. Ersetzen Sie den Standardtext in der ersten Zelle der Tabelle mit Ihrem Namen und Ihrer Adresse. Achten Sie dabei darauf, die Grafik nicht versehentlich zu löschen.
3. Verwenden Sie eine beliebige Formatierung für die Absenderadresse. Sie können die Grafik auch ersetzen oder entfernen.
4. Wenn die erste Zelle so aussieht, wie alle Etiketten aussehen sollen, stellen Sie sicher, dass der Cursor sich in der Zelle befindet, zeigen Sie im Menü Tabelle auf Auswählen, und klicken Sie auf Zelle.
5. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Kopieren.
6. Drücken Sie zweimal die TAB-TASTE, um den Inhalt der nächsten Zelle auszuwählen, die Text für das Etikett enthält.
7. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Zellen einfügen.
8. Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7 bis alle Etiketten auf der Seite Ihren Namen und Ihre Adresse enthalten und die gewünschte Formatierung aufweisen.
   

   Anmerkung   Wenn Sie die letzte Zelle in einer Zeile auswählen, drücken Sie die TAB-TASTE nur einmal, um den Inhalt der nächsten Zelle (der ersten Zelle in der nächsten Zeile) auszuwählen.

9. Legen Sie die Etiketten in den Papiereinzug des Druckers ein, und klicken Sie im Menü Datei auf Drucken.