Sie haben einen neuen Anzug gekauft, Ihren Lebenslauf zusammengestellt und sich auf mögliche Vorstellungsgespräche vorbereitet. Sie haben die Namen und Adressen von potenziellen Arbeitgebern in Ihre Kontaktliste eingetragen. Als Nächstes müssen Sie ein kurzes, ansprechendes Anschreiben formulieren, das Sie zusammen mit Ihrem Lebenslauf per E-Mail versenden können. Dies können Sie in Outlook und in Word rasch erledigen. Sie können sogar in Outlook dokumentieren, an welche Arbeitgeber Sie den Brief gesendet haben (damit Sie nicht versehentlich den gleichen Brief zweimal schicken). Abschließend können Sie eine Erinnerung einrichten, die Sie einige Wochen später darauf aufmerksam macht, eine schriftliche Nachfrage zu senden.

Erstellen der Liste mit potenziellen Arbeitgebern

Stellen Sie zunächst alle Kontakte, bei denen es sich um potenzielle Arbeitgeber handelt, in einer Liste zusammen.

So kategorisieren Sie die potenziellen Arbeitgeber

1. Klicken Sie in Outlook auf den Ordner Kontakte.
2. Doppelklicken Sie auf den ersten potenziellen Arbeitgeber in Ihrer Liste, und dann auf die Schaltfläche Kategorien unten rechts im Fenster.
3. Klicken Sie im Fenster Kategorien auf die Schaltfläche Hauptkategorienliste.
4. Geben Sie im Dialogfeld Hauptkategorienliste im Feld Neue Kategorie die Zeichenfolge Potenzielle Arbeitgeber ein, klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Potenzielle Arbeitgeber, und klicken Sie anschließend zweimal auf OK.
6. Klicken Sie auf Speichern und schließen.
7. Doppelklicken Sie auf den nächsten potenziellen Arbeitgeber in der Liste, und klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorien.
8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Potenzielle Arbeitgeber, und klicken Sie anschließend auf OK.
9. Klicken Sie auf Speichern und schließen.
10. Wiederholen Sie die Schritte 7 bis 9 für alle Arbeitgeber in der Liste.

Erstellen eines Serienbriefs aus den Outlook-Kontakten

Nachdem Sie alle möglichen Arbeitgeber kategorisiert haben, zeigen Sie nur diese Kontakte an und führen die Kontaktdaten in einem Serienbrief zusammen.

So filtern Sie die Kontaktliste, sodass nur potenzielle Arbeitgeber angezeigt werden

1. Klicken Sie in Outlook auf den Ordner Kontakte.
2. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Anordnen nach, zeigen Sie auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie auf Aktuelle Ansicht anpassen.

   Anmerkung  Zeigen Sie in Outlook 2002 im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Aktuelle Ansicht anpassen.

3. Klicken Sie auf Filtern und dann auf die Registerkarte Weitere Optionen.
4. Klicken Sie auf Kategorien, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Potenzielle Arbeitgeber, und klicken Sie dann auf OK.
5. Klicken Sie auf OK, um den Filter anzuwenden, und klicken Sie erneut auf OK, um zur gefilterten Kontaktliste zurückzukehren.

So erstellen Sie einen Serienbrief aus der gefilterten Liste

1. Zeigen Sie die gefilterte Kontaktliste an, und klicken Sie dann im Menü Extras auf Seriendruck.

   Die Standardeinstellungen in diesem Dialogfeld sollten Ihren Anforderungen entsprechen.

2. Klicken Sie auf OK. Outlook erstellt ein Seriendokument in Word.
3. Zeigen Sie im Menü Extras auf Briefe und Sendungen und dann auf Serienbrieferstellung.

   Anmerkung  Da Sie die Kontaktliste bereits an das Seriendruckdokument angehängt haben, beginnt das Verfahren bei Schritt 3 von 6. Die Schritte helfen Ihnen beim Erstellen des Briefes und beim Anfügen der richtigen Kontaktdaten.

4. Klicken Sie am unteren Rand des Aufgabenbereichs Seriendruck auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief.
5. Folgen Sie den weiteren Anweisungen im Aufgabenbereich.
6. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern, und speichern Sie das Seriendokument als Anschreiben.doc.

Wenn Sie Anregungen zum Verfassen eines wirkungsvollen Anschreibens benötigen, können Sie einen Blick auf die Office-Vorlagen auf der Microsoft Office Online-Website werfen.

Anmerkung  Nachdem Sie den Serienbrief erstellt haben, können Sie den Kontaktfilter in Outlook wieder deaktivieren.

Deaktivieren des Filters

1. Wechseln Sie zu Outlook.
2. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie auf Aktuelle Ansicht anpassen.
3. Klicken Sie auf Filter und dann auf Alles löschen.

Verfolgen der versendeten Briefe

Verknüpfen eines Briefes mit Kontakten

1. Klicken Sie auf der Outlook-Leiste auf Eigene Verknüpfungen und dann auf Journal.
2. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Neuer Journaleintrag.
3. Geben Sie in der Zeile Betreff den Text Brief an potenzielle Arbeitgeber ein.
4. Klicken Sie im Feld Eintragstyp auf Dokument.
5. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Datei.
6. Wählen Sie das Dokument aus, das als Hauptdokument für den Serienbrief gespeichert wurde (Anschreiben.doc), und klicken Sie auf Einfügen.
7. Klicken Sie auf Kontakte, und wählen Sie die Kontakte aus, an die Sie den Brief gesendet haben (die potenziellen Arbeitgeber).
   
   

   Anmerkung   Wenn Sie mehrere Kontakte auswählen möchten, halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, während Sie auf die einzelnen Namen klicken.

8. Klicken Sie auf OK und dann auf Speichern und schließen.

Nun haben Sie genau dokumentiert, wann Sie den Brief an welche Arbeitgeber gesendet haben. Außerdem können Sie rasch eine Kopie des Briefes öffnen.

Wie wird's gemacht?

1. Öffnen Sie im Ordner Kontakte einen der Kontakte für die Arbeitgeber.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Aktivitäten und dann im Feld Anzeigen auf Journal.
3. Doppelklicken Sie auf das Element, dessen Betreff „Brief an potenzielle Arbeitgeber“ lautet.
4. Das Element Journal enthält eine Verknüpfung zum Dokument Anschreiben.doc.

Nachverfolgungsaktion nach zwei Wochen

Sie können in Outlook eine Erinnerung einrichten, damit Sie daran denken, nach ein oder zwei Wochen bei den angeschriebenen Arbeitgebern mit einer Postkarte nachzuhaken.

Einrichten der Erinnerung

1. Klicken Sie auf der Symbolleiste Outlook-Verknüpfungen auf Aufgaben.
2. Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf Neu.
3. Geben Sie im Feld Betreff den Text Postkarte an Arbeitgeber zum Nachhaken ein.
4. Klicken Sie in der Liste Fällig am auf ein Datum in zwei Wochen.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung.