Suchen und Entfernen von persönlichen Identifikationskennungen und verborgenen Informationen

Wenn Sie ein Dokument elektronisch versenden (z. B. per E-Mail oder über das Internet), kann es, wie jedes andere Dokument, Informationen enthalten, die mehr über Sie aussagen, als Sie möchten. Diese Informationen werden auch als "Metadaten" bezeichnet und können problemlos aus einem Microsoft Word 2002-Dokument entfernt werden.

Verwenden der integrierten Datensicherheitsoptionen

Sie können in Word 2002 mühelos bestimmte Arten von persönlichen Informationen aus einem Dokument entfernten: mit einer einzigen Option namens Persönliche Informationen beim Speichern aus dieser Datei entfernen. (Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Sicherheit.) Solche Informationen können z. B. der Name des Autors, der Name des Managers oder ein Firmenname sein. In Word 2002 werden solche Informationen gespeichert, damit Sie leichter nach Dokumenten suchen und deren Inhalt identifizieren können.

Überprüfen und Entfernen von Markups

Wenn Ihre Datei dokumentierte Änderungen oder Kommentare enthält, sollten Sie diese suchen und entfernen, bevor Sie das Dokument verteilen.

Suchen und Entfernen von verborgenem Text

Falls Sie einige der erweiterten Funktionen von Word verwendet haben, z. B. verborgenen Text oder Feldcodes, sollten Sie auch nach Text suchen, der mit der Eigenschaft Verborgen formatiert wurde, oder nach Informationen, die in Feldcodes verborgen sind.

Deaktivieren von Funktionen, mit denen verborgene Informationen gespeichert werden

Es empfiehlt sich außerdem, Funktionen zu deaktivieren, durch die möglicherweise Informationen gespeichert wurden, die Sie aus einer Version des Dokuments gelöscht haben, z. B. Schnellspeicherung zulassen (Menü Extras, Befehl Optionen, Registerkarte Speichern) und die Versionskontrolle (Menü Datei, Befehl Versionen).