Wenn Sie Geschäftsbriefe schreiben, können Sie mit Microsoft Word 2002 einen Firmenbriefkopf erstellen. Statt des Standardformats zum Schreiben von Geschäftsbriefen, in dem Ihre Firmenadresse zuerst aufgeführt ist, können Sie das Kopf- und Fußzeilen-Feature von Word verwenden, um Firmendaten sowie ein kleines Firmenlogo hinzuzufügen.

Ändern des Standardformats für Geschäftsbriefe

In einem Standardgeschäftsbrief sind die Informationen üblicherweise links ausgerichtet und wie folgt von oben nach unten angeordnet:

1. Name (optional) und Adresse der Firma, für die der Verfasser tätig ist
2. Datum
3. Empfängeradresse
4. Grußzeile, z. B. "Sehr geehrte Damen und Herren"
5. Textkörper des Briefes mit zwei bis fünf Absätzen
6. Schlussbemerkung, z. B. "Mit freundlichen Grüßen"
7. Drei Zeilenabstände für die Unterschrift des Verfassers
8. Name des Verfassers
9. Position des Verfassers, z. B. "Geschäftsführer" (optional)

Die Vorlage für Ihren Geschäftsbrief kann aber auch mit dem Datum beginnen (siehe Punkt 2 in der Liste oben), und folgende Firmendaten können im Briefkopf des Dokuments enthalten sein:

1. Firmenname
2. Firmenadresse
3. Telefonnummer
4. Faxnummer
5. E-Mail-Adresse

Sie können Ihren Briefkopf besonders ansprechend gestalten und anders formatieren als den Rest des Briefes. Wenn der Textkörper des Briefes z. B. in der Schriftart und -größe Arial 12pt und schwarzer Schriftfarbe gehalten ist, könnten Sie die Adresse in Ihrem Briefkopf mit Arial 8pt blau schreiben. In der Fußzeile können Sie auch auf Ihre Unternehmensziele hinweisen sowie Ihr Firmenlogo oder wichtige Hinweise einfügen, siehe die Grafik unten.

Firmenbriefkopf

Unternehmenszweck, z. B. "A. Datum AG ist ein Unternehmen, das die Gleichstellung aller Angestellten fördert."

Wenn Ihr Brief länger als eine Seite ist, lassen Sie die Kopfzeile auf den folgenden Seiten einfach leer.

Den Firmenbriefkopf nur auf Seite eins einfügen (empfohlen)

Wenn Ihr Brief länger als eine Seite ist und Sie nicht möchten, dass der Firmenbriefkopf auf allen Seiten erscheint, müssen Sie folgende Schritte ausführen, bevor Sie fortfahren.

1. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Seitenlayout.
2. Klicken Sie im Menü Datei auf Seite einrichten.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Seitenlayout unter Kopf- und Fußzeilen die Option Erste Seite anders.
4. Klicken Sie auf OK.

So fügen Sie einen Firmenbriefkopf ein

1. Klicken Sie in der Ansicht Seitenlayout im Menü Ansicht auf Kopf- und Fußzeile.
2. Klicken Sie im Menü Format auf Tabstopp, wählen Sie Alle löschen, und klicken Sie auf OK.
   Durch löschen der Standard-Tabstopps in der Kopf- und Fußzeile können Sie Ihren Briefkopf an jeder beliebigen Stelle einfügen.
3. Wählen Sie auf der Symbolleiste Standard den gewünschten Schrifttyp und die gewünschte Schriftgröße und -farbe aus.
4. Drücken Sie zweimal die TAB-TASTE, geben Sie den Firmennamen ein, drücken Sie die TAB-TASTE erneut, und geben Sie anschließend die Telefonnummer ein.
5. Drücken Sie die EINGABE-TASTE, um zur nächsten Zeile zu wechseln, drücken Sie die TAB-TASTE zweimal, und geben Sie Straße und Hausnummer der Firma ein.
   

   Anmerkung  Wenn der Straßenname sehr lang ist, müssen Sie möglicherweise zwei Tabstopps (bei einer Tabstoppgröße von 2,54 cm) an Stelle eines Tabstopps zwischen jedem Informationsblock in der Kopfzeile einfügen.

6. Drücken Sie die TAB-TASTE bis sich die Einfügemarke auf Höhe der darüberstehenden Telefonnummer befindet, und geben Sie dann die Faxnummer der Firma ein.
7. Drücken Sie die EINGABE-TASTE, dann zweimal die TAB-TASTE, und geben Sie Ort und Postleitzahl ein.
8. Drücken Sie die TAB-TASTE bis sich die Einfügemarke auf Höhe der darüberstehenden Faxnummer befindet, und geben Sie die E-Mail-Adresse der Firma ein.
9. Klicken Sie auf der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile auf Schließen.

So fügen Sie den Unternehmenszweck oder das Firmenlogo in die Fußzeile ein

1. Klicken Sie in der Ansicht Seitenlayout im Menü Ansicht auf Kopf- und Fußzeile.
2. Klicken Sie auf der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile auf die Schaltfläche Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln.
3. Wählen Sie auf der Symbolleiste Standard den gewünschten Schrifttyp und die gewünschte Schriftgröße und -farbe aus.
4. Wählen Sie auf der Symbolleiste Format die gewünschte Ausrichtung für den Text.
5. Geben Sie den Unternehmenszweck oder Ihr Firmenlogo ein.
6. Wenn der Brief länger als eine Seite ist, klicken Sie auf der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile auf die Schaltfläche Nächste anzeigen, und fügen Sie den Unternehmenszweck oder Ihr Firmenlogo ein.
7. Klicken Sie auf der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile auf Schließen.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Folgende Vorlagen sind Standardschreibformate für Geschäftsbriefe, mit denen auf Firmenbriefpapier gedruckt oder ein Firmenbriefkopf mit der Kopf- und Fußzeilen-Funktion in Word eingefügt werden kann. Um die Vorlagen zu downloaden, folgen Sie einfach den Anweisungen.

• Empfehlungsschreiben für einen qualifizierten Mitarbeiter
• Empfehlungsschreiben für einen aus betriebsbedingten Gründen entlassenen Mitarbeiter