Senden von personalisierten E-Mail-Nachrichten an die E-Mail-Adressliste mithilfe des Seriendrucks

Beim Seriendruck ist jede E-Mail-Nachricht eine eigene Sendung, bei der der Empfänger der einzige Empfänger der jeweiligen Nachricht ist. In diesem Punkt unterscheidet sich der Seriendruck vom Versenden einer E-Mail-Nachricht an eine Gruppe von Empfängern oder vom Ausblenden der Empfänger in der Bcc-Zeile (Blindkopie) der Nachricht.

Zum Senden personalisierter E-Mail-Nachrichten an Empfänger in der Adressliste können Sie die Seriendruckfunktion verwenden. Jede Nachricht enthält dieselbe Art von Daten, und dennoch ist der Inhalt der einzelnen Nachrichten unterschiedlich. So können Sie die E-Mail-Nachrichten dahingehend personalisieren, dass jeder Kunde mit seinem Namen angesprochen wird. Die individuellen Daten in den einzelnen Nachrichten stammen aus Einträgen in einer Datendatei.


 Hinweise 

  • Auf dem Computer muss ein MAPI-kompatibles E-Mail-Programm installiert sein. Mithilfe der Funktionen von Outlook MAPI (Messaging Application Program Interface) können Microsoft Office Word und Microsoft Office Outlook beim Senden von E-Mail-Nachrichten im Seriendruck Daten gemeinsam nutzen.
  • Sie müssen dieselben Versionen von Outlook und Word verwenden. Wenn Sie Microsoft Office Word 2007 verwenden, müssen Sie entsprechend Microsoft Office Outlook 2007 verwenden.
  • Sie können in der Cc-Zeile keine Empfänger hinzufügen. Das Erstellen von Serien-E-Mails bietet keine Möglichkeit zum Angeben von zusätzlichen Empfängern. Die einzelnen Empfänger erhalten die Nachricht, weil sie in der An-Zeile der Nachricht angegeben sind.

Der Erstellungsvorgang umfasst die folgenden Schritte:

  1. Einrichten der E-Mail-Nachricht. Das Hauptdokument enthält den Text und Grafiken, die bei allen E-Mail-Nachrichten gleich sind, wie z. B. das Firmenlogo oder den Nachrichtentext.
  2. Verbinden des E-Mail-Nachrichtendokuments mit der Adressliste. Word verwendet beim Seriendruck die Adressliste als Datenquelle. Hierbei handelt es sich um eine Datei mit den Adressen, an die die Nachrichten gesendet werden.
  3. Anpassen der Liste der Empfänger oder Elemente. Word erstellt für jede E-Mail-Adresse in der Adressliste eine Nachricht. Wenn Sie nur für bestimmte E-Mail-Adressen in der Adressliste eine Nachricht erstellen möchten, können Sie festlegen, welche Adressen oder Datensätze verwendet werden sollen.
  4. Hinzufügen von Platzhaltern (sog. Seriendruckfeldern) zum E-Mail-Nachrichtendokument. Beim Durchführen des Seriendrucks werden die Seriendruckfelder mit Daten aus der Adressliste ausgefüllt.
  5. Vorschau und Abschließen des Seriendrucks. Sie können die einzelnen Nachrichten vor dem Senden aller Nachrichten in einer Vorschau anzeigen.

Verwenden Sie die Befehle der Registerkarte Sendungen, um einen Seriendruck durchzuführen.

Einrichten der E-Mail-Nachricht

  1. Starten Sie Word.
  2. Standardmäßig wird ein leeres Dokument geöffnet. Lassen Sie es geöffnet. Wenn Sie es schließen, sind die Befehle im nächsten Schritt nicht verfügbar.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Seriendruck starten.
  4. Klicken Sie auf E-Mail-Nachrichten.

Fortsetzen eines Seriendrucks

Wenn Sie die Arbeit an einem Seriendruck unterbrechen müssen, können Sie das Hauptdokument für die E-Mail-Nachrichten speichern und den Seriendruck zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen.

  1. Um den Seriendruck fortzusetzen, öffnen Sie das Dokument.

Sie werden von Word aufgefordert zu bestätigen, dass das Dokument geöffnet werden soll, das einen SQL-Befehl ausführt.

  1. Klicken Sie auf Ja, da dieses Dokument mit einer Datenquelle verbunden ist und Sie die Daten abrufen möchten. Falls Sie ein Dokument geöffnet haben, von dem Sie nicht wussten, dass es mit einer Datenquelle verknüpft war, können Sie auf Nein klicken, um unberechtigten Zugriff auf Daten zu verhindern.

Der Text des Dokuments und alle eingefügten Felder werden angezeigt.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Sendungen, und fahren Sie mit der Arbeit fort.

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Verbinden des E-Mail-Nachrichtendokuments mit der Adressliste

Um Daten in das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht zu importieren, müssen Sie das Dokument mit der Adressliste verbinden, die auch als Datenquelle oder Datendatei bezeichnet wird. Wenn Sie nicht bereits über eine Datendatei verfügen, können Sie beim Seriendruck eine erstellen.

 Hinweis   Stellen Sie sicher, dass die Datendatei eine Spalte für die E-Mail-Adresse enthält, deren Bezeichnung in der Kopfzeile "E-Mail-Adresse" lautet. Sie werden diese Spalte später benötigen.

Auswählen einer Datendatei

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen.

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  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Verwenden von Outlook-Kontakten    Wenn Sie die Liste Kontakte in Microsoft Outlook verwenden möchten, klicken Sie auf Aus Outlook-Kontakten auswählen.

 Wichtig   Weitere Informationen zur Verwendung der Liste Kontakte finden Sie unter Tipps für das Arbeiten mit der Microsoft Outlook-Kontaktliste.

  • Verwenden einer vorhandenen Datenquellendatei    Wenn Sie mit einem Microsoft Excel-Arbeitsblatt, einer Microsoft Access-Datenbank oder einem anderen Datendateityp arbeiten, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden, und suchen Sie dann im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach der Datei.

Bei Excel können Sie Daten aus allen Tabellen und allen benannten Bereichen innerhalb eines Arbeitsblatts auswählen. Bei Access können Sie Daten aus jeder beliebigen in der Datenbank definierten Tabelle oder Abfrage (Abfrage: Eine Möglichkeit zum Suchen von sämtlichen in einer Datenquelle gespeicherten Datensätzen, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Abfragen können zum Einschränken der Suchkriterien Operatoren, Anführungszeichen, Platzhalterzeichen und Klammern enthalten.) auswählen.

 Wichtig   Tipps zum Formatieren der Daten in einem Excel-Arbeitsblatt für den Seriendruck finden Sie unter Tipps zum Formatieren von Daten in Excel.

Wählen Sie bei einem anderen Datendateityp die Datei im Dialogfeld Datenquelle auswählen aus. Wenn die Datei dort nicht aufgeführt ist, wählen Sie den entsprechenden Dateityp aus, oder klicken Sie im Feld Dateityp auf Alle Dateien. Für den Seriendruck können Sie die folgenden Datendateitypen verwenden:

  • Erstellen einer neuen Datendatei in Word    Wenn Sie noch nicht über eine Datendatei verfügen, klicken Sie auf Neue Liste eingeben, und verwenden Sie dann das Formular, das sich zum Erstellen der Liste öffnet. Die Liste wird als Datenbankdatei (MDB-Datei) gespeichert, die Sie wiederverwenden können. Weitere Informationen finden Sie unter Eingeben einer neuen Liste.

 Hinweis   Wenn Sie Microsoft Office 2010 (statt nur Word 2010) installiert haben, können Sie auch mithilfe von Microsoft Query eine Abfrage (Abfrage: Eine Möglichkeit zum Suchen von sämtlichen in einer Datenquelle gespeicherten Datensätzen, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Abfragen können zum Einschränken der Suchkriterien Operatoren, Anführungszeichen, Platzhalterzeichen und Klammern enthalten.) erstellen und die gewünschten Daten aus einer externen Datenquelle (Externe Datenquelle: Eine Datenquelle mit den Daten, auf die ein Benutzer zugreifen möchte, z. B. eine Microsoft Excel-Liste oder eine Microsoft Access-Datenbank.) abrufen.

Wenn Sie den Vorgang fortsetzen möchten, führen Sie den nächsten Schritt aus.

Falls Sie weitere Informationen benötigen, lesen Sie hier weiter.

Tipps für die Arbeit mit der Microsoft Office Outlook-Kontaktliste

Das Herstellen einer Verbindung zu Ihrem Outlook-Kontakteordner ist in der Regel ein einfacher Prozess. Falls dennoch Probleme auftreten, haben Sie folgende Möglichkeiten, diese zu beheben:

Ich kann den Outlook-Kontakteordner nicht finden

Möglicherweise müssen Sie die Eigenschaft Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen in Outlook aktivieren oder das Outlook-Benutzerprofil ändern.

Aktivieren der Eigenschaft "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen"

  1. Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Kontakte.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Kontakte, der die für die Serien-E-Mail gewünschten Informationen enthält, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.
  3. Vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte Outlook-Adressbuch das Kontrollkästchen Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.

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Ändern des Outlook-Benutzerprofils

Bei einem Outlook-Benutzerprofil handelt es sich um eine Gruppe von E-Mail-Konten und Adressbüchern. Sie benötigen im Allgemeinen nur ein Profil, wenn Sie jedoch den Computer mit anderen Benutzern gemeinsam verwenden oder unterschiedliche Adressbücher für unterschiedliche Zwecke haben, ist es sinnvoll, mehrere Profile einzurichten. Wenn Sie beim Beginnen des Seriendrucks von E-Mails ein Profil verwenden, das den gewünschten Kontakteordner nicht enthält, ist der Ordner auch nicht verfügbar.

Starten Sie Outlook neu, um zu einem anderen Benutzerprofil zu wechseln. Wenn Sie zur Eingabe eines Profils aufgefordert werden, wählen Sie das Profil aus, das den Kontakteordner enthält, den Sie für den Seriendruck von E-Mails verwenden möchten.

Falls Sie nicht zur Eingabe eines Profils aufgefordert werden, obwohl mehrere Profile vorhanden sind, können Sie Outlook so einrichten, dass die Eingabeaufforderung angezeigt wird. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

  1. Beenden Sie Outlook.
  2. Klicken Sie in der Systemsteuerung auf Benutzerkonten und dann auf Mail.
  3. Klicken Sie auf Profile anzeigen.
  4. Damit Sie beim Starten von Outlook immer aufgefordert werden, ein Profil auszuwählen, klicken Sie auf Zu verwendendes Profil bestätigen und dann auf OK.

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Ich erhalte Fehlermeldungen zu E-Mail-Clients und Tabellen

Wenn Sie beim Seriendruck in Word auf den Kontakteordner zugreifen möchten und Outlook in Windows Internet Explorer nicht als Standardprogramm für E-Mail festgelegt ist, wird folgende Fehlermeldung angezeigt:

"Entweder existiert kein Standardprogramm für E-Mail, oder der aktuelle E-Mail-Client kann die Messaging-Anfrage nicht erfüllen. Bitte führen Sie Microsoft Office Outlook aus, und legen Sie es als Standardprogramm für E-Mail fest.“

Gehen Sie folgendermaßen vor, um zu verhindern, dass diese Meldung beim Seriendruck angezeigt wird:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Optionen.
  3. Aktivieren Sie unter Startoptionen das Kontrollkästchen Outlook als Standardprogramm für E-Mail, Kontakte und Kalender einrichten, und klicken Sie auf OK.

Starten Sie Word erneut, öffnen Sie das Seriendruckdokument, und stellen Sie eine Verbindung zu Ihrem Outlook-Kontakteordner her.

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Ich kann keine Verbindung zu einem Outlook-Kontakteordner in öffentlichen Ordnern herstellen

Wenn Sie einen Seriendruck in Word starten und versuchen, eine Verbindung zu einem Outlook-Kontakteordner in Öffentliche Ordner herzustellen, erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

"Dieser Vorgang kann nicht beendet werden, weil ein Dialog oder ein Datenbankmodul nicht reagiert. Bitte versuchen Sie es später noch einmal."

Wenn Sie es später erneut versuchen, erhalten Sie dieselbe Fehlermeldung.

Wenn Sie einen Kontakteordner aus öffentlichen Ordnern als Datendatei für den Seriendruck verwenden möchten, müssen Sie den Seriendruck aus Outlook starten.

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Tipps zum Formatieren von Daten in Excel

Befindet sich die Datendatei in einem Excel-Arbeitsblatt, das Prozentsätze, Währungen oder Postleitzahlen enthält, können Sie die numerische Formatierung der Daten beibehalten, wenn Sie die Verbindung zum Excel-Arbeitsblatt von Word aus mithilfe des dynamischen Datenaustauschs (Dynamic Data Exchange, DDE) herstellen. Damit können Sie beispielsweise verhindern, dass die fünfstellige Postleitzahl "07865" aus der Datendatei als Zahl "7865" (ohne die führende Null) angezeigt wird.

Führen Sie die folgenden Schritte in Word aus, bevor Sie die Verbindung zum Arbeitsblatt herstellen:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Optionen.
  3. Klicken Sie auf Erweitert.
  4. Wechseln Sie zum Abschnitt Allgemein, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.
  5. Klicken Sie auf OK.
  6. Klicken Sie bei geöffnetem Hauptdokument für den Seriendruck auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen, und klicken Sie dann auf Vorhandene Liste verwenden.
  7. Suchen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach dem Excel-Arbeitsblatt, und doppelklicken Sie darauf.
  8. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle bestätigen auf MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls), und klicken Sie dann auf OK. Wird MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls) nicht angezeigt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle anzeigen.
  9. Wählen Sie im Dialogfeld Microsoft Excel unter Benannter oder Zellbereich den Zellbereich oder das Arbeitsblatt aus, in dem die benötigten Informationen enthalten sind, und klicken Sie auf OK.

 Hinweis   Um zu verhindern, dass Sie bei jedem Öffnen einer Datendatei die Konvertierung bestätigen müssen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen, nachdem Sie eine Verbindung mit dem Arbeitsblatt hergestellt haben.

Neue Liste eingeben

  1. Klicken Sie zum Erstellen einer neuen Liste in Word auf Neue Liste eingeben.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Neue Adressliste die Daten für die erste Adresse oder den ersten Datensatz ein, der in den Seriendruck einbezogen werden soll.

Wenn Sie Spalten hinzufügen oder entfernen möchten, klicken Sie auf Spalten anpassen und nehmen dann die gewünschten Änderungen vor.

  1. Nach der Eingabe aller Daten für den ersten Datensatz klicken Sie auf Neuer Eintrag und geben dann die Daten für den nächsten Datensatz ein. Setzen Sie diesen Vorgang fort, bis die Daten für alle Datensätze eingegeben wurden, die aufgenommen werden sollen.
  2. Wenn die neue Liste vollständig ist, klicken Sie auf OK.
  3. Geben Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für die neue Liste ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

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Anpassen der Liste der Empfänger oder Elemente

Wenn Sie eine Verbindung mit einer bestimmten Datendatei herstellen, möchten Sie nicht unbedingt die Informationen aus allen Datensätzen (oder Zeilen) in dieser Datendatei im Hauptdokument zusammenführen.

Wenn Sie die gesamte Liste verwenden möchten, können Sie zum nächsten Schritt springen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Liste der Empfänger einzugrenzen oder nur einen Teil der in der Datendatei enthaltenen Elemente zu verwenden:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten.

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  1. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger mindestens eine der folgenden Aktionen aus:
    • Auswählen einzelner Datensätze    Diese Methode bietet sich an, wenn Sie mit einer kurzen Liste arbeiten. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Empfängern, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Einträgen, die Sie nicht in die Empfängerliste aufnehmen möchten.

      Wenn Sie wissen, dass nur wenige Datensätze in den Seriendruck eingeschlossen werden sollen, können Sie das Kontrollkästchen in der Kopfzeile deaktivieren und dann nur die gewünschten Datensätze auswählen. Wenn Sie dagegen fast alle Datensätze aufnehmen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Überschrift, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Datensätze, die Sie ausschließen möchten.
    • Sortieren von Datensätzen    Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem sortiert werden soll. Die Liste wird in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge (von A bis Z) sortiert. Klicken Sie erneut auf die Spaltenüberschrift, um die Liste in absteigender alphabetischer Reihenfolge (Z bis A) zu sortieren.

      Wenn Sie eine komplexere Sortierung benötigen, klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern auf Sortieren, und wählen Sie die gewünschten Sortiereinstellungen auf der Registerkarte Datensätze sortieren im Dialogfeld Filtern und Sortieren aus. Sie können diesen Sortiertyp beispielsweise verwenden, wenn Empfängeradressen innerhalb jeder Postleitzahl und der in numerischer Reihenfolge aufgelisteten Postleitzahlen alphabetisch nach Nachname sortiert werden sollen.
    • Filtern von Datensätzen    Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn in der Liste Datensätze enthalten sind, die nicht angezeigt werden bzw. in der Empfängerliste nicht enthalten sein sollen. Nach dem Filtern der Liste können Sie die Kontrollkästchen zum Ein- oder Ausschließen von Datensätzen aktivieren bzw. deaktivieren.

Gehen Sie zum Filtern von Datensätzen folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern auf Filtern.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Filtern und sortieren auf der Registerkarte Datensätze filtern die Kriterien aus, die für den Filter verwendet werden sollen.

Wenn Sie beispielsweise nur für Adressen Etiketten erstellen möchten, bei denen als Land/Region Australien angegeben ist, klicken Sie in der Liste Feld auf Land/Region und in der Liste Vergleich auf Gleich und geben dann in der Liste Vergleichen mit den Eintrag Australien ein oder wählen ihn aus.

  1. Klicken Sie zur weiteren Verfeinerung des Filters auf Und oder auf Oder, und wählen Sie weitere Kriterien aus.

Wenn Sie beispielsweise nur für Unternehmen in München E-Mail-Nachrichten erstellen möchten, filtern Sie nach Datensätzen, bei denen München im Feld Ort angegeben ist und das Feld Firmenname nicht leer ist. Wenn Sie in diesem Filter anstelle von Und die Option Oder verwenden, sind im Seriendruck alle Münchener Adressen sowie, unabhängig vom Ort, alle anderen Adressen enthalten, die einen Firmennamen aufweisen.

  • Hinzufügen von Empfängern    Gehen Sie folgendermaßen vor, um der Liste Empfänger hinzuzufügen:
    1. Klicken Sie unter Datenquelle auf den Namen der Datendatei.
    2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
    3. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle bearbeiten auf Neuer Eintrag, und geben Sie die Informationen für diesen Empfänger ein.

 Tipp   Je nach verwendetem Datenquellentyp sind einige Vorgänge eventuell nicht verfügbar. Stellen Sie ggf. sicher, dass die Datendatei vollständig ist, bevor Sie eine Verbindung mit dem Hauptdokument herstellen.

 Hinweis   Wenn auf dem Computer eine Software zur Gültigkeitsüberprüfung von Adressen installiert ist, können Sie die Gültigkeit der Empfängeradressen überprüfen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Adressen überprüfen klicken.

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Hinzufügen von Platzhaltern (bzw. Feldern) zum E-Mail-Nachrichtendokument

Nachdem Sie eine Verbindung zwischen dem Hauptdokument der E-Mail-Nachricht und der Adressliste hergestellt haben, können Sie den Text der Nachricht eingeben und Platzhalter hinzufügen, die angeben, an welcher Stelle die individuellen Daten in der Nachricht angezeigt werden.

Wenn Sie nicht vorhaben, jeder Nachricht personalisierte Informationen wie eine Grußzeile hinzuzufügen, geben Sie den Text Ihrer Nachricht ein, und fahren Sie anschließend mit Anzeigen einer Vorschau und Fertigstellen des Seriendrucks fort.

Wenn Sie mehr zur Funktionsweise von Seriendruckfeldern erfahren möchten, lesen Sie hier weiter.

Die Platzhalter, z. B. E-Mail-Adresse oder Grußformel, werden als "Seriendruckfelder" bezeichnet. Felder in Word entsprechen den Spaltenüberschriften in der ausgewählten Datendatei.


Datendatei mit Spalten (Kategorien) und Zeilen (Datensätzen)

Legende 1 Spalten in einer Datendatei stellen Datenkategorien dar. Felder, die zum Hauptdokument der E-Mail-Nachricht hinzugefügt werden, sind Platzhalter für diese Kategorien.
Legende 2 Zeilen in einer Datendatei stellen Datensätze dar. Word erstellt beim Durchführen eines Seriendrucks für jeden Datensatz eine E-Mail-Nachricht.

Mit dem Einfügen eines Felds in das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht geben Sie an, dass dort eine bestimmte Datenkategorie angezeigt werden soll, z. B. Name oder Adresse.

In ein Word-Dokument eingefügte Felder

 Hinweis   Beim Einfügen eines Seriendruckfelds in das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht wird der Feldname immer in Chevrons (« ») eingeschlossen. Diese Chevrons werden in den fertigen E-Mail-Nachrichten nicht angezeigt. Sie dienen lediglich der Unterscheidung zwischen den Feldern im Hauptdokument der E-Mail-Nachricht und normalem Text.

Was beim Zusammenführen geschieht

Beim Importieren werden die Felder im Hauptdokument der E-Mail-Nachricht durch die Daten aus der ersten Zeile in der Datendatei ersetzt, um die erste E-Mail-Nachricht zu erstellen. Dann werden die Felder durch die Daten aus der zweiten Zeile in der Datendatei ersetzt, um die zweite E-Mail-Nachricht zu erstellen usw.

Zusammenführen von Information aus einer Datendatei in einem Dokument

Arbeiten mit Feldern: Beispiele

Sie können eine beliebige Spaltenüberschrift aus der Datendatei als Feld in das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht einfügen. Dadurch können Sie E-Mail-Nachrichten flexibel entwerfen. Beispiel:

  • Sie entwerfen eine E-Mail-Nachricht, mit der Sie örtlichen Firmen mitteilen möchten, dass sie ausgewählt worden sind, in Ihrem jährlich erscheinenden Stadtführer aufgeführt zu werden. Wenn die Datendatei eine Spalte Firma enthält, in der die Namen der einzelnen Firmen aufgeführt werden, die Sie anschreiben möchten, brauchen Sie nur das Feld Firma einzufügen statt den Namen jeder Firma einzeln einzugeben.
  • Sie könnten Ihre Kunden vierteljährlich per E-Mail über neue Produkte und besondere Angebote informieren. Diese E-Mail-Nachrichten an Ihre besten Kunden können Sie personalisieren, indem Sie der Datendatei eine Spalte für persönliche Bemerkungen hinzufügen, z. B. "Frau Müller, dieses Produkt ist genau das, was Sie suchen." Wenn Sie ein Feld namens PersönlicheBemerkung in das Hauptdokument einfügen, können Sie diese Bemerkungen an das Ende von bestimmten Nachrichten einfügen.

Sie können Felder kombinieren und durch Satzzeichen trennen. Beispielsweise können Sie zum Einfügen des Vor- und Nachnamens einer Person die Felder im Hauptdokument der E-Mail-Nachricht wie folgt einrichten:

«Vorname» «Nachname»

Word bietet zusammengesetzte Felder, mit denen verschiedene Felder gruppiert werden können. Dies bietet sich bei häufig verwendeten Elementen wie Adressblöcken oder Grußzeilen an. Je nach gewähltem Gruß kann das Feld Grußzeile ein oder mehrere Namensfelder enthalten.

Sie können den Inhalt jedes dieser zusammengesetzten Felder anpassen. So können Sie beispielsweise den Empfängernamen in der Adresse förmlich angeben (Herr Lutz Gebhardt) und in der Anrede "Sehr geehrter" anstelle von "Lieber" verwenden.

Zuordnen der Seriendruckfelder zur Datendatei

Um sicherzustellen, dass Word in der Datendatei eine Spalte findet, die mit den Adressen oder Grußzeilen übereinstimmt, müssen Sie möglicherweise die Seriendruckfelder in Word mit den Spalten in der Datendatei verknüpfen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Übereinstimmende Felder festlegen.

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Das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen wird geöffnet.

Dialogfeld 'Übereinstimmende Felder festlegen'

Auf der linken Seite werden die Elemente der Adresse bzw. Grußzeile aufgeführt. Die Spaltenüberschriften aus der Datendatei werden rechts angezeigt.

Word sucht die Spalten, die den einzelnen Elementen entsprechen. In der Abbildung hat Word die Spalte Nachname in der Datendatei automatisch dem Eintrag Nachname zugeordnet. Die anderen Elemente konnten jedoch nicht zugeordnet werden. In diesem Beispiel konnte Word das Element Vorname nicht zuordnen.

In der Liste auf der rechten Seite können Sie die Spalte aus der Datendatei auswählen, die mit dem Element links übereinstimmt. In der Abbildung wurde die Spalte Name dem Element Vorname zugeordnet. Wenn Anrede, Eindeutiger Bezeichner und Weitere Vornamen nicht zugeordnet werden, ist dies kein Problem. Im Seriendruck der E-Mail-Nachricht müssen nicht alle Felder verwendet werden. Wenn Sie ein Feld hinzufügen, das keine Daten aus der Datendatei enthält, wird es im Seriendruckdokument als leerer Platzhalter, meist als leere Linie oder ausgeblendetes Feld, angezeigt.

Eingeben von Inhalt und Hinzufügen der Platzhalter oder Felder

  1. Geben Sie im Hauptdokument der E-Mail-Nachricht beliebige Inhalte ein, die in jeder E-Mail-Nachricht enthalten sein sollen.
  2. Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der das Feld eingefügt werden soll.
  3. Verwenden Sie auf der Registerkarte Sendungen die Gruppe Felder schreiben und einfügen.

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  1. Fügen Sie folgende Elemente hinzu:

AnzeigenGrußzeile

  1. Klicken Sie auf Grußzeile.
  2. Wählen Sie das Grußzeilenformat aus. Dazu gehören die Begrüßung, das Namensformat und die darauf folgende Zeichensetzung.
  3. Wählen Sie den Text aus, der angezeigt werden soll, wenn Word den Namen des Empfängers nicht interpretieren kann. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn die Datenquelle für einen Empfänger keinen Vor- oder Nachnamen enthält, sondern nur einen Firmennamen.
  4. Klicken Sie auf OK.
  5. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die für die Grußzeile erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

AnzeigenEinzelne Felder

Sie können Daten aus einzelnen Feldern einfügen, wie z. B. einen Vornamen, eine Telefonnummer oder einen gespendeten Betrag aus einer Liste von Spendern. Um dem Hauptdokument der E-Mail-Nachricht schnell ein Feld aus der Datendatei hinzuzufügen, klicken Sie auf den Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen, und klicken Sie dann auf den Feldnamen.

Gehen Sie wie folgt vor, um weitere Optionen zum Einfügen einzelner Felder in das Dokument zu erhalten:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Seriendruckfeld einfügen.
  2. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen eine der folgenden Aktionen aus:
    • Klicken Sie zum Auswählen von Adressfeldern, die Feldern in der Datenquelle selbst dann automatisch zugeordnet werden, wenn die Namen der Felder in der Datenquelle nicht den Namen Ihrer Felder entsprechen, auf Adressfelder.
    • Zum Auswählen von Feldern, die immer Daten direkt aus einer Spalte in der Datendatei übernehmen, klicken Sie auf Datenbankfelder.
  3. Klicken Sie im Feld Felder auf das gewünschte Feld.
  4. Klicken Sie auf Einfügen und dann auf Schließen.
  5. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die für das Einfügen des Felds erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

 Hinweis   Wenn Sie ein Feld aus der Liste Datenbankfelder einfügen und später zu einer Datenquelle wechseln, die keine Spalte mit dem Namen dieses Felds enthält, kann Word die darin enthaltenen Daten nicht in das zusammengeführte Dokument einfügen.

AnzeigenBenutzerdefinierte Felder aus Outlook-Kontakten

Benutzerdefinierte Kontaktfelder können Sie nur in das Hauptdokument einfügen, indem Sie den Seriendruck in Outlook starten. Richten Sie zunächst eine Ansicht der Kontakte mit den Feldern ein, die Sie im Seriendruck verwenden möchten. Starten Sie dann den Seriendruck. Nachdem Sie die gewünschten Einstellungen ausgewählt haben, wird Word automatisch geöffnet, und Sie können den Seriendruck abschließen.

Einrichten einer Ansicht der Kontakte, die benutzerdefinierte Felder enthält

  1. Zeigen Sie in den Outlook-Kontakten im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Telefonliste.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann auf Feldauswahl.
  3. Wählen Sie in der Dropdownliste oben im Dialogfeld Feldauswahl die Option Benutzerdefinierte Ordnerfelder aus.
  4. Ziehen Sie das Feld, das Sie aus dem Dialogfeld hinzufügen, auf die Spaltenüberschriften. Ein kleiner roter Pfeil hilft Ihnen, das Feld an der gewünschten Stelle zu positionieren.
    Ziehen eines benutzerdefinierten Felds aus der Feldauswahl in eine Kontakteordner-Ansicht

 Hinweis   Sie können ein neues Feld im Dialogfeld Feldauswahl hinzufügen, indem Sie unten auf Neu klicken.

  1. Nachdem Sie alle benutzerdefinierten Felder zur Ansicht hinzugefügt haben, schließen Sie das Dialogfeld Feldauswahl.
  2. Wenn Sie ein Feld entfernen möchten, das nicht in den Seriendruck einbezogen werden soll, klicken Sie in der Ansicht Telefonliste auf den Feldnamen in der Spaltenüberschrift, und ziehen Sie ihn aus der Spaltenüberschrift.

Ausführen des Seriendrucks aus Outlook

  1. Wählen Sie in Outlook-Kontakte einzelne Kontakte aus, indem Sie die UMSCHALTTASTE drücken und auf einen Bereich klicken, um ihn auszuwählen, oder indem Sie STRG drücken, um einzelne Elemente auszuwählen. Wenn alle in der Ansicht enthaltenen Kontakte einbezogen werden sollen, klicken Sie auf keinen der Kontakte.
  2. Klicken Sie in der Gruppe Aktionen auf Seriendruck.
  3. Wenn Sie einzelne Kontakte für den Seriendruck ausgewählt haben, klicken Sie auf Nur ausgewählte Kontakte. Wenn alle in der Ansicht enthaltenen Kontakte einbezogen werden sollen, klicken Sie auf Alle Kontakte in aktueller Ansicht.
  4. Wenn Sie die Telefonlistenansicht so konfiguriert haben, dass genau die Felder angezeigt werden, die für den Seriendruck verwendet werden sollen, klicken Sie auf Kontaktfelder in aktueller Ansicht. Klicken Sie andernfalls auf Alle Kontaktfelder, um sämtliche Kontaktfelder für den Seriendruck verfügbar zu machen.
  5. Klicken Sie auf Neues Dokument, wenn Sie ein neues Hauptdokument für den Seriendruck erstellen möchten. Klicken Sie andernfalls auf Vorhandenes Dokument und auf Durchsuchen, um nach dem Dokument zu suchen, das Sie als Hauptdokument verwenden möchten.
  6. Wenn Sie die ausgewählten Kontakte und Felder speichern möchten, damit sie wiederverwendet werden können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Permanente Datei, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um die Datei zu speichern. Die Daten werden in einem Word-Dokument als kommagetrennte Daten gespeichert.
  7. Wählen Sie E-Mail aus.
  8. Klicken Sie auf OK. Wenn das Dokument in Word geöffnet wird, klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf den Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen, und klicken Sie dann auf die Felder, die Sie dem Hauptdokument der E-Mail-Nachricht hinzufügen möchten.
  9. Wenn Sie bereit sind, den Seriendruck fertig zu stellen, klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen auf Fertig stellen und zusammenführen, und klicken Sie dann auf E-Mail-Nachrichten senden. Die Betreffzeile wird mit dem Text gefüllt, den Sie in Outlook in das Dialogfeld Kontakte zusammenführen eingegeben haben.


 Hinweise 

Formatieren von Seriendruckdaten

In Datenbank- und Tabellenkalkulationsprogrammen, wie z. B. Access und Excel, werden die in Zellen eingegebenen Informationen als Rohdaten gespeichert. Formatierungen, die Sie in Access oder Excel verwenden, z. B. Schriftarten und Farben, werden nicht mit den Rohdaten gespeichert. Beim Zusammenführen von Informationen aus einer Datendatei in einem Word-Dokument werden nur die Rohdaten ohne die entsprechende Formatierung zusammengeführt.

Hinzufügen von Formatierung

  1. Markieren Sie das Seriendruckfeld. Achten Sie darauf, dass Sie dabei auch die das Feld einschließenden Chevrons (« ») markieren.
  2. Wenden Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart die gewünschte Formatierung an. Sie können aber auch auf das Startprogramm für das Dialogfeld  Schriftart klicken, um weitere Optionen anzuzeigen.

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Anzeigen einer Vorschau und Fertigstellen des Seriendrucks

Nach dem Hinzufügen der Felder im Hauptdokument der E-Mail-Nachricht können Sie eine Vorschau der Seriendruckergebnisse anzeigen. Wenn diese Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie den Seriendruck abschließen.

Anzeigen einer Vorschau für den Seriendruck

Sie können die E-Mail-Nachrichten in einer Vorschau anzeigen und Änderungen vornehmen, bevor Sie den Seriendruck tatsächlich abschließen.

Zum Anzeigen der Vorschau führen Sie die folgenden Aktionen auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse aus:

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  • Klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse.
  • Zeigen Sie alle E-Mail-Nachrichten mithilfe der Schaltflächen Nächster Datensatz und Vorheriger Datensatz in der Gruppe Vorschau Ergebnisse seitenweise an.
  • Zeigen Sie eine Vorschau für ein bestimmtes Dokument an, indem Sie auf Empfänger suchen klicken.

 Hinweis   Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten, um das Dialogfeld Seriendruckempfänger zu öffnen. Dort können Sie die Liste filtern oder Empfänger löschen, wenn Datensätze enthalten sind, die nicht angezeigt werden sollen.

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Fertigstellen des Seriendrucks

Wenn Sie das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht wiederverwenden möchten, können Sie es vor dem Senden der fertigen E-Mail-Nachrichten speichern.

Speichern des Hauptdokuments der E-Mail-Nachricht

Beachten Sie, dass gesendete E-Mail-Nachrichten getrennt vom Hauptdokument gespeichert werden. Sie sollten daher das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht selbst speichern, wenn Sie es für einen weiteren Seriendruck verwenden möchten.

Beim Speichern des Hauptdokuments der E-Mail-Nachricht wird die Verbindung mit der Datendatei gespeichert. Wenn Sie das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht wieder öffnen, werden Sie aufgefordert anzugeben, ob die Daten in der Datendatei wieder in das Hauptdokument der E-Mailnachricht eingefügt werden sollen.

  • Wenn Sie auf Ja klicken, wird das Dokument geöffnet, und die Informationen aus dem ersten Datensatz werden eingefügt.
  • Wenn Sie auf Nein klicken, wird die Verbindung zwischen dem Hauptdokument der E-Mail-Nachricht und der Datendatei getrennt. Das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht wird als normales Word-Dokument behandelt. Die Felder werden durch die individuellen Daten im ersten Datensatz ersetzt.

Senden der E-Mail-Nachrichten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen auf Fertig stellen und zusammenführen und dann auf E-Mail-Nachrichten senden.

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  1. Wählen Sie im Feld An den Namen des Felds aus, in dem die E-Mail-Adresse des Empfängers gespeichert ist.
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Zutreffend für:
Word 2010