Erstellen und Drucken von Briefen und anderen Dokumenten mithilfe des Seriendrucks

Die Seriendruckfunktion bietet sich an, wenn Sie eine Reihe von Dokumenten erstellen möchten, z. B. einen Serienbrief für Kunden. Jeder Brief enthält dieselbe Art von Informationen, aber einiger Inhalt ist jeweils unterschiedlich. So können Sie die Briefe dahingehend personalisieren, dass jeder Kunde mit seinem Namen angesprochen wird. Die individuellen Informationen in den Briefen werden aus einer Datenquelle abgerufen.

Der Seriendruckvorgang umfasst die folgenden Schritte:

  1. Richten Sie das Hauptdokument ein. Das Hauptdokument enthält den Text und die Grafiken, die in allen Versionen des zusammengeführten Dokuments identisch sind, z. B. die Absenderadresse in einem Serienbrief.
  2. Verbinden Sie das Dokument mit einer Datenquelle. Eine Datenquelle ist eine Datei mit Daten, die in einem Dokument zusammengeführt werden sollen, z. B. die Namen und Adressen der Empfänger eines Briefs.
  3. Passen Sie die Liste der Empfänger oder Elemente an. Microsoft Word erstellt für jeden Empfänger oder jedes Element eine Kopie des Hauptdokuments in der Datendatei. Sollen nur für bestimmte Elemente der Datendatei Kopien erstellt werden, können Sie diese Elemente (oder Datensätze) auswählen.
  4. Fügen Sie Platzhalter, so genannte Seriendruckfelder, zum Dokument hinzu. Beim Durchführen des Seriendrucks werden die Seriendruckfelder mit Daten aus der Datendatei gefüllt.
  5. Zeigen Sie eine Vorschau an und stellen Sie den Seriendruck fertig. Sie können für jede Kopie des Dokuments eine Vorschau anzeigen, bevor Sie die ganze Gruppe drucken.

Verwenden Sie die Befehle der Registerkarte Sendungen, um einen Seriendruck durchzuführen.

 Wichtig   Wenn Sie benutzerdefinierte Kontaktfelder in Verbindung mit der Liste Kontakte von Microsoft Outlook oder aber einen Kontakteordner in öffentlichen Ordnern verwenden möchten, müssen Sie den Seriendruckvorgang in Outlook beginnen.

Einrichten des Hauptdokuments

  1. Starten Sie Word.

Standardmäßig wird ein leeres Dokument geöffnet. Lassen Sie es geöffnet, denn wenn Sie es schließen, sind die Befehle im nächsten Schritt nicht verfügbar.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Seriendruck starten.

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  1. Klicken Sie auf Briefe.

Mit der Seriendruckfunktion können Sie auch Folgendes erstellen:

  • Katalog oder Verzeichnis     Für jedes Element wird derselbe Datentyp angezeigt, z. B. Name und Beschreibung, aber die Angaben sind jeweils unterschiedlich. Klicken Sie auf Verzeichnis, um diesen Dokumenttyp zu erstellen.
  • Gruppe von Briefumschlägen     Die Absenderadresse ist auf allen Umschlägen identisch, aber die Empfängeradresse ist jeweils unterschiedlich. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Drucken von Umschlägen für eine Massensendung.
  • Gruppe von Adressetiketten     Jedes Etikett enthält den Namen und die Adresse einer Person, aber diese Angaben sind auf allen Etiketten unterschiedlich. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Drucken von Etiketten für Massensendungen.
  • Gruppe von E-Mail-Nachrichten     Der Inhalt ist in allen Nachrichten im Wesentlichen derselbe, aber jede Nachricht geht an einen einzelnen Empfänger, und jede Nachricht enthält für diesen Empfänger spezifische Informationen, wie den Namen des Empfängers oder eine andere Angabe. Weitere Informationen finden Sie unter Senden von personalisierten E-Mail-Nachrichten an die E-Mail-Adressliste mithilfe des Seriendrucks.

Fortsetzen eines Seriendrucks

Wenn Sie einen Seriendruck unterbrechen müssen, können Sie das Hauptdokument speichern und den Seriendruck zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Microsoft Office Word behält die Datenquelle und Feldinformationen bei.

  1. Um den Seriendruck fortzusetzen, öffnen Sie das Dokument.

In Word wird eine Meldung angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, das Öffnen des Dokuments zu bestätigen. Daraufhin wird ein SQL-Befehl ausgeführt.

  1. Klicken Sie auf Ja, da dieses Dokument mit einer Datenquelle verbunden ist und Sie die Daten abrufen möchten. Falls Sie ein Dokument geöffnet haben, von dem Sie nicht wussten, dass es mit einer Datenquelle verknüpft war, können Sie auf Nein klicken, um unberechtigten Zugriff auf Daten zu verhindern.

Der Text des Dokuments und alle eingefügten Felder werden angezeigt.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Sendungen, und setzen Sie die Arbeit fort.

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Verbinden des Dokuments mit einer Datenquelle

Wenn Sie Daten in einem Hauptdokument zusammenführen möchten, müssen Sie das Dokument mit einer Datenquelle oder einer Datendatei verbinden. Falls Sie noch nicht über eine Datendatei verfügen, können Sie während des Seriendrucks eine erstellen.

 Wichtig   Bei Verwendung einer vorhandenen Liste müssen Sie sicherstellen, dass sie die von Ihnen gewünschten Informationen enthält, einschließlich aller Spalten und Zeilen. Sie können während des Seriendrucks einige Änderungen vornehmen, aber Ihre Datenquelle dabei nicht separat öffnen. Der Seriendruckvorgang ist einfacher, wenn die Datenquelle fertig ist, bevor Sie eine Verbindung damit herstellen.

Auswählen einer Datendatei

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen.
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  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

 Hinweis   Wenn Sie Microsoft Office 2010 installiert haben (statt nur Word 2010), können Sie auch mithilfe von Microsoft Query eine Abfrage (Abfrage: Eine Möglichkeit zum Suchen von sämtlichen in einer Datenquelle gespeicherten Datensätzen, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Abfragen können zum Einschränken der Suchkriterien Operatoren, Anführungszeichen, Platzhalterzeichen und Klammern enthalten.) erstellen und die gewünschten Daten aus einer externen Datenquelle (Externe Datenquelle: Eine Datenquelle mit den Daten, auf die ein Benutzer zugreifen möchte, z. B. eine Microsoft Excel-Liste oder eine Microsoft Access-Datenbank.) abrufen.

Wenn Sie den Vorgang fortsetzen möchten, führen Sie den nächsten Schritt aus.

Falls Sie weitere Informationen benötigen, lesen Sie hier weiter.

Tipps für das Arbeiten mit der Microsoft Office Outlook-Kontaktliste

Das Herstellen einer Verbindung zu Ihrem Outlook-Kontaktordner ist in der Regel ein einfacher Prozess. Falls dennoch Probleme auftreten, haben Sie folgende Möglichkeiten, diese zu beheben:

Ich kann den Outlook-Kontakteordner nicht finden.

Möglicherweise müssen Sie die Eigenschaft Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen in Outlook aktivieren oder das Outlook-Benutzerprofil ändern.

Aktivieren der Eigenschaft "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen"

  1. Klicken Sie in Microsoft Office auf Kontakte.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Kontakte, der die Informationen enthält, die Sie für den Seriendruck verwenden möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.
  3. Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte Outlook-Adressbuch das Kontrollkästchen Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

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Ändern des Outlook-Benutzerprofils

Bei einem Outlook-Benutzerprofil handelt es sich um eine Gruppe von E-Mail-Konten und Adressbüchern. Sie benötigen im Allgemeinen nur ein Profil, wenn Sie jedoch den Computer mit anderen Benutzern gemeinsam verwenden oder unterschiedliche Adressbücher für unterschiedliche Zwecke haben, ist es sinnvoll, mehrere Profile einzurichten. Wenn Sie beim Beginnen des Seriendrucks ein Profil verwenden, das den gewünschten Kontakteordner nicht enthält, ist der Ordner auch nicht verfügbar.

Starten Sie Outlook neu, um zu einem anderen Benutzerprofil zu wechseln. Wenn Sie zur Eingabe eines Profils aufgefordert werden, wählen Sie das Profil aus, das den Kontakteordner enthält, den Sie für den Seriendruck verwenden möchten.

Falls Sie nicht zur Eingabe eines Profils aufgefordert werden, obwohl mehrere Profile vorhanden sind, können Sie Outlook so einrichten, dass die Eingabeaufforderung angezeigt wird. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

  1. Beenden Sie Outlook.
  2. Klicken Sie in der Systemsteuerung auf Mail.
  3. Klicken Sie auf Profile anzeigen.
  4. Damit Sie beim Starten von Outlook immer aufgefordert werden, ein Profil auszuwählen, klicken Sie auf Zu verwendendes Profil bestätigen, und klicken Sie dann auf OK.


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Ich erhalte Fehlermeldungen zu E-Mail-Clients und Tabellen.

Wenn Sie beim Seriendruck in Word auf den Kontakteordner zugreifen möchten und Outlook in Windows Internet Explorer nicht als Standardprogramm für E-Mail festgelegt ist, wird folgende Fehlermeldung angezeigt:

"Entweder existiert kein Standardprogramm für E-Mail, oder der aktuelle E-Mail-Client kann die Messaging-Anfrage nicht erfüllen. Bitte führen Sie Microsoft Office Outlook aus, und legen Sie es als Standardprogramm für E-Mail fest.“

Gehen Sie folgendermaßen vor, um zu verhindern, dass diese Meldung beim Seriendruck angezeigt wird:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Optionen.
  3. Aktivieren Sie unter Startoptionen das Kontrollkästchen Outlook als Standardprogramm für E-Mail, Kontakte und Kalender einrichten, und klicken Sie auf OK.

Starten Sie Word erneut, öffnen Sie das Serienbriefdokument, und stellen Sie eine Verbindung zu Ihrem Outlook-Kontakteordner her.

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Ich kann keine Verbindung zu einem Outlook-Kontakteordner in öffentlichen Ordnern herstellen.

Wenn Sie einen Seriendruck in Word starten und versuchen, eine Verbindung zu einem Outlook-Kontakteordner in Öffentliche Ordner herzustellen, erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

"Dieser Vorgang kann nicht beendet werden, weil ein Dialog oder ein Datenbankmodul nicht reagiert. Bitte versuchen Sie es später noch einmal."

Wenn Sie es später erneut versuchen, erhalten Sie dieselbe Fehlermeldung.

Wenn Sie einen Kontakteordner aus öffentlichen Ordnern als Datendatei für den Seriendruck verwenden möchten, müssen Sie den Seriendruck aus Outlook starten.

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Tipps zum Formatieren von Daten in Excel

Befindet sich die Datendatei in einem Excel-Arbeitsblatt, das Prozentsätze, Währungen oder Postleitzahlen enthält, können Sie die numerische Formatierung der Daten beibehalten, wenn Sie die Verbindung zum Excel-Arbeitsblatt aus Word mithilfe des dynamischen Datenaustauschs (Dynamic Data Exchange, DDE) herstellen. Damit können Sie beispielsweise verhindern, dass die fünfstellige Postleitzahl "07865" aus der Datendatei als Zahl "7865" (ohne die führende Null) angezeigt wird.

Führen Sie die folgenden Schritte in Word aus, bevor Sie die Verbindung zum Arbeitsblatt herstellen:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Optionen.
  3. Klicken Sie auf Erweitert.
  4. Führen Sie einen Bildlauf zum Abschnitt Allgemein durch, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.
  5. Klicken Sie auf OK.
  6. Klicken Sie bei geöffnetem Hauptdokument für den Seriendruck auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen, und klicken Sie dann auf Vorhandene Liste verwenden.
  7. Suchen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach dem Excel-Arbeitsblatt, und doppelklicken Sie darauf.
  8. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle bestätigen auf Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls), und klicken Sie anschließend auf OK. Wenn Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls) nicht angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle anzeigen.
  9. Wählen Sie im Dialogfeld Microsoft Excel unter Benannter oder Zellbereich den Zellbereich oder das Arbeitsblatt mit den Daten aus, die zusammengeführt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf OK.

 Hinweis   Sie können das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen nach dem Herstellen einer Verbindung mit dem Arbeitsblatt deaktivieren, um zu verhindern, dass bei jedem Öffnen einer Datendatei eine Eingabeaufforderung erscheint.

Eingeben einer neuen Liste

  1. Geben Sie im Dialogfeld Neue Adressliste die Daten für die erste Adresse oder den ersten Datensatz ein, der in den Seriendruck einbezogen werden soll.

Wenn Sie Spalten hinzufügen oder entfernen möchten, klicken Sie auf Spalten anpassen und nehmen dann die gewünschten Änderungen vor.

  1. Nach der Eingabe aller Daten für den ersten Datensatz klicken Sie auf Neuer Eintrag und geben dann die Daten für den nächsten Datensatz ein. Setzen Sie diesen Vorgang fort, bis die Daten für alle Datensätze eingegeben wurden, die aufgenommen werden sollen.
  2. Wenn die neue Liste vollständig ist, klicken Sie auf OK.
  3. Geben Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für die neue Liste ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

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Anpassen der Liste der Empfänger oder Elemente

Wenn Sie eine Verbindung mit einer bestimmten Datendatei herstellen, möchten Sie nicht unbedingt die Informationen aus allen Datensätzen (oder Zeilen) in dieser Datendatei in einem Hauptdokument zusammenführen.

Wenn Sie die gesamte Liste verwenden möchten, können Sie zum nächsten Schritt springen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Liste der Empfänger einzugrenzen oder nur einen Teil der in der Datendatei enthaltenen Elemente zu verwenden:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten.

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  1. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:
    • Wählen Sie einzelne Datensätze aus.    Diese Methode bietet sich an, wenn Sie mit einer kurzen Liste arbeiten. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Empfängern, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Einträgen, die Sie nicht in die Empfängerliste aufnehmen möchten.

      Wenn Sie wissen, dass nur wenige Datensätze in den Seriendruck eingeschlossen werden sollen, können Sie das Kontrollkästchen in der Kopfzeile deaktivieren und dann nur die gewünschten Datensätze auswählen. Wenn Sie dagegen fast alle Datensätze aufnehmen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Überschrift, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Datensätze, die Sie ausschließen möchten.
    • Sortieren Sie Datensätze.    Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem sortiert werden soll. Die Liste wird in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge (von A bis Z) sortiert. Klicken Sie erneut auf die Spaltenüberschrift, um die Liste in absteigender alphabetischer Reihenfolge (Z bis A) zu sortieren.

      Wenn Sie eine komplexere Sortierung benötigen, klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern auf Sortieren, und wählen Sie die gewünschten Sortiereinstellungen auf der Registerkarte Datensätze sortieren im Dialogfeld Filtern und Sortieren aus. Sie können diesen Sortiertyp beispielsweise verwenden, wenn Empfängeradressen innerhalb jeder Postleitzahl und der in numerischer Reihenfolge aufgelisteten Postleitzahlen alphabetisch nach Nachname sortiert werden sollen.
    • Filtern Sie Datensätze.     Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn in der Liste Datensätze enthalten sind, die nicht angezeigt werden bzw. im Seriendruck nicht enthalten sein sollen. Nach dem Filtern der Liste können Sie Datensätze mithilfe der Kontrollkästchen ein- oder ausschließen.

Gehen Sie wie folgt vor, um Datensätze zu filtern:

  1. Klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern auf Filtern.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Filtern und sortieren auf der Registerkarte Datensätze filtern die Kriterien aus, die für den Filter verwendet werden sollen.

Wenn Sie beispielsweise Briefe nur für Adressen generieren möchten, in denen Australien als Land/Region festgelegt ist, klicken Sie in der Liste Feld auf Land oder Region, in der Liste Vergleich auf Gleich, und geben Sie dann in der Liste Vergleichen mit den Eintrag Australien ein, oder wählen Sie ihn aus.

  1. Sie können den Filter weiter anpassen, indem Sie auf Und bzw. Oder klicken und dann weitere Kriterien angeben.

Angenommen, Sie wollen nur Briefe für Unternehmen in München generieren. Dazu filtern Sie nach Datensätzen, für die das Feld Stadt den Wert München enthält und deren Feld Firmenname nicht leer ist. Wenn Sie in diesem Filter Oder statt Und verwenden, umfasst der Seriendruck alle Adressen in München sowie alle Adressen, für die ein Firmenname festgelegt wurde, unabhängig von der Stadt.

  • Hinzufügen von Empfängern    Gehen Sie folgendermaßen vor, um der Liste Empfänger hinzuzufügen:
    1. Klicken Sie unter Datenquelle auf den Namen der Datendatei.
    2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
    3. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle bearbeiten auf Neuer Eintrag, und geben Sie die Informationen für diesen Empfänger ein.

 Tipp   Je nach verwendetem Datenquellentyp sind einige Vorgänge eventuell nicht verfügbar. Stellen Sie ggf. sicher, dass die Datendatei vollständig ist, bevor Sie eine Verbindung mit dem Hauptdokument herstellen.

 Hinweis   Wenn auf dem Computer eine Software zur Gültigkeitsüberprüfung von Adressen installiert ist, können Sie die Gültigkeit der Empfängeradressen überprüfen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Adressen überprüfen klicken.

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Hinzufügen von Platzhaltern, den so genannten Seriendruckfeldern, zum Dokument

Nach dem Herstellen einer Verknüpfung zwischen dem Hauptdokument und der Datendatei können Sie nun den Text des Dokuments eingeben und Platzhalter hinzufügen, durch die angegeben wird, wo die individuellen Informationen in den einzelnen Kopien des Dokuments angezeigt werden.

Wenn Sie bereits wissen, wie Seriendruckfelder funktionieren, können Sie zu Zuordnen und Seriendruck springen.

Wenn Sie mehr zur Funktionsweise von Seriendruckfeldern erfahren möchten, lesen Sie hier weiter.

Informationen zu Seriendruckfeldern

Die Platzhalter, z. B. Adresse oder Grußformel, werden als Seriendruckfelder bezeichnet. Felder in Word entsprechen den Spaltenüberschriften in der ausgewählten Datendatei.


Datendatei mit Spalten (Kategorien) und Zeilen (Datensätze)

Legende 1 Spalten in einer Datendatei stellen Informationskategorien dar. Felder, die zum Hauptdokument hinzugefügt werden, sind Platzhalter für diese Kategorien.
Legende 2 Zeilen in einer Datendatei stellen Datensätze mit Informationen dar. Beim Seriendruck für jeden Datensatz wird von Word eine Kopie des Hauptdokuments erstellt.

Mit dem Einfügen eines Felds in das Hauptdokument geben Sie an, dass dort eine bestimmte Informationskategorie angezeigt werden soll, z. B. Name oder Adresse.

In ein Word-Dokument eingefügte Felder

 Hinweis   Wenn Sie ein Seriendruckfeld in das Hauptdokument einfügen, ist der Feldname immer von doppelten Richtungspfeilen umgeben (« »). Diese werden in den zusammengeführten Dokumenten nicht angezeigt. Sie dienen lediglich dazu, die Felder im Hauptdokument vom regulären Text unterscheiden zu können.

Was beim Zusammenführen geschieht

Beim Zusammenführen werden die Felder im Hauptdokument durch die Informationen aus der ersten Zeile der Datendatei ersetzt. So entsteht das erste zusammengeführte Dokument. Die Informationen aus der zweiten Zeile in der Datendatei ersetzen die Felder zum Erstellen des zweiten zusammengeführten Dokuments usw.

Zusammenführen von Information aus einer Datendatei in einem Dokument

Arbeiten mit Feldern: Beispiele

Sie können eine beliebige Spaltenüberschrift aus der Datendatei als Feld in ein Hauptdokument einfügen. Damit sind Sie beim Entwerfen von Serienbriefen und anderen zusammengeführten Dokumenten in jeder Hinsicht flexibel.

Einmal angenommen, Sie entwerfen einen Brief, mit dem Sie örtlichen Firmen mitteilen möchten, dass sie ausgewählt worden sind, in Ihrem jährlich erscheinenden Stadtführer aufgeführt zu werden. Wenn die Datendatei eine Spalte Firma enthält, in der die Namen der einzelnen Firmen aufgeführt werden, die Sie anschreiben möchten, brauchen Sie nur das Feld «Firma» einzufügen, statt den Namen jeder Firma einzeln einzugeben.

Sie können Felder kombinieren und durch Satzzeichen trennen. Beispielsweise könnten Sie zum Erstellen einer Adresse die Felder im Hauptdokument wie folgt einrichten:

«Vorname» «Nachname»

«Adresse»

«Postleitzahl» «Stadt», «Bundesland/Kanton»

Word bietet zusammengesetzte Felder, mit denen verschiedene Felder gruppiert werden können. Dies bietet sich bei häufig verwendeten Elementen wie Adressblöcken oder Grußzeilen an. Beispiel:

  • Das Feld Adressblock ist eine Kombination aus mehreren Feldern, darunter Vorname, Nachname, Adresse, Postleitzahl und Stadt.

Elemente in einem Adressblock (Feld)

  • Je nach gewählter Grußformel kann das Feld Grußzeile mehrere Namensfelder enthalten.

Sie können den Inhalt jedes dieser zusammengesetzten Felder anpassen, indem Sie beispielsweise den Empfängernamen in der Adresse förmlich angeben (Herr Josef Randau) und in der Briefanrede "Sehr geehrter" anstelle von "Lieber" verwenden.

Zuordnen der Seriendruckfelder zur Datendatei

Um sicherzustellen, dass Word in der Datendatei eine Spalte findet, die mit den Adressen oder Grußzeilen übereinstimmt, müssen Sie möglicherweise die Seriendruckfelder in Word mit den Spalten in der Datendatei verknüpfen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Übereinstimmende Felder festlegen.

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Das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen wird geöffnet.

Übereinstimmende Felder festlegen (Dialogfeld)

Auf der linken Seite werden die Elemente der Adresse bzw. Grußzeile aufgeführt. Die Spaltenüberschriften aus der Datendatei werden rechts angezeigt.

Word sucht die Spalten, die den einzelnen Elementen entsprechen. In der Abbildung hat Word die Spalte Titel in der Datendatei automatisch dem Eintrag Anrede zugeordnet. Die anderen Elemente konnten jedoch nicht zugeordnet werden. In diesem Beispiel konnte Word das Element Zweiter Vorname nicht zuordnen.

In der Liste auf der rechten Seite können Sie die Spalte aus der Datendatei auswählen, die mit dem Element links übereinstimmt. Wenn Eindeutiger Bezeichner nicht zugeordnet wird, ist dies kein Problem, da das Seriendruckdokument nicht jedes Feld verwenden muss. Falls Sie ein Feld hinzufügen, das keine Daten aus der Datendatei enthält, wird dieses im zusammengeführten Dokument als leerer Platzhalter angezeigt, z. B. als Leerzeile oder ausgeblendetes Feld.

Eingeben von Inhalt und Hinzufügen von Platzhaltern oder Feldern

  1. Geben Sie im Hauptdokument beliebige Inhalte ein, die in jeder Kopie des Dokuments angezeigt werden sollen.

Zum Hinzufügen einer Grafik, z. B. eines Logos, klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf Grafik.

  1. Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie das Feld einfügen möchten.
  2. Verwenden Sie die Gruppe Felder schreiben und einfügen auf der Registerkarte Sendungen.

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  1. Fügen Sie eines der folgenden Elemente hinzu:

AnzeigenAdressblock mit Namen, Adresse und weiteren Angaben

  1. Klicken Sie auf Adressblock.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen die gewünschten Adresselemente und die Formate aus, die Sie einbeziehen möchten, und klicken Sie dann auf OK.
  3. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die für den Adressblock erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

AnzeigenGrußzeile

  1. Klicken Sie auf Grußzeile.
  2. Wählen Sie das Grußzeilenformat aus. Dazu gehören die Begrüßung, das Namensformat und die darauf folgende Zeichensetzung.
  3. Wählen Sie den Text aus, der angezeigt werden soll, wenn Microsoft Word den Namen des Empfängers nicht interpretieren kann. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn die Datenquelle für einen Empfänger keinen Vor- oder Nachnamen enthält, sondern nur einen Firmennamen.
  4. Klicken Sie auf OK.
  5. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die für die Grußzeile erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

AnzeigenEinzelne Felder

Sie können Informationen aus einzelnen Feldern einfügen, wie z. B. einen Vornamen, eine Telefonnummer oder einen gespendeten Betrag aus einer Liste von Spendern. Wenn Sie dem Hauptdokument schnell ein Feld aus der Datendatei hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen, und klicken Sie dann auf den Feldnamen.

Gehen Sie wie folgt vor, um weitere Optionen zum Einfügen einzelner Felder in das Dokument zu erhalten:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Seriendruckfeld einfügen.
  2. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen eine der folgenden Aktionen aus:
    • Zur Auswahl von Adresslistenfeldern, die Feldern in Ihrer Datenquelle automatisch zugeordnet werden, wenn die Namen der Felder in der Datenquelle nicht den Namen Ihrer Felder entsprechen, klicken Sie auf Adressfelder.
    • Zur Auswahl von Feldern, die Daten immer direkt aus einer Spalte in der Datendatei übernehmen, klicken Sie auf Datenbankfelder.
  3. Klicken Sie im Feld Felder auf das gewünschte Feld.
  4. Klicken Sie auf Einfügen und dann auf Schließen.
  5. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Microsoft Word möglicherweise die für das Einfügen des Felds erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

 Hinweis   Wenn Sie ein Feld aus der Liste Datenbankfelder einfügen und später zu einer Datenquelle wechseln, die keine Spalte mit dem Namen dieses Felds enthält, kann Word die darin enthaltenen Daten nicht in das Seriendruckdokument einfügen.

AnzeigenBenutzerdefinierte Felder aus Outlook-Kontakten

Die einzige Möglichkeit, benutzerdefinierte Kontaktfelder in das Hauptdokument einzufügen, besteht darin, den Seriendruck aus Outlook zu starten. Richten Sie zunächst eine Ansicht der Kontakte mit den Feldern ein, die für den Seriendruck verwendet werden sollen. Starten Sie anschließend den Seriendruck. Nach Auswahl der gewünschten Einstellungen wird Word automatisch geöffnet, und Sie können den Seriendruck abschließen.

Einrichten einer Ansicht der Kontakte, die benutzerdefinierte Felder enthält

  1. Zeigen Sie in Outlook-Kontakte auf der Registerkarte Ansicht auf Ansicht ändern, und klicken Sie dann auf Liste.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Feldauswahl.
  3. Wählen Sie in der Dropdownliste oben im Dialogfeld Feldauswahl die Option Benutzerdefinierte Ordnerfelder aus.
  4. Ziehen Sie das Feld, das Sie aus dem Dialogfeld hinzufügen, auf die Spaltenüberschriften. Ein kleiner roter Pfeil hilft Ihnen, das Feld an der gewünschten Stelle zu positionieren.
    Ziehen eines benutzerdefinierten Felds aus der Feldauswahl in die Kontakteordner-Ansicht

 Hinweis   Sie können im Dialogfeld Feldauswahl ein neues Feld hinzufügen, indem Sie im unteren Bereich des Dialogfelds auf Neu klicken.

  1. Schließen Sie das Dialogfeld Feldauswahl, nachdem Sie der Ansicht alle benutzerdefinierten Felder hinzugefügt haben.
  2. Wenn Sie ein Feld entfernen möchten, das nicht in den Seriendruck einbezogen werden soll, klicken Sie in der Listenansicht auf den Feldnamen in der Spaltenüberschrift, und ziehen Sie ihn aus der Spaltenüberschrift.

Ausführen des Seriendrucks aus Outlook

  1. Wählen Sie in Outlook-Kontakte einzelne Kontakte aus, indem Sie die UMSCHALTTASTE drücken und auf einen Bereich klicken, um ihn auszuwählen, oder indem Sie STRG drücken, um einzelne Elemente auszuwählen. Wenn alle in der Ansicht enthaltenen Kontakte einbezogen werden sollen, klicken Sie auf keinen der Kontakte.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Seriendruck.
  3. Wenn Sie einzelne Kontakte für den Seriendruck ausgewählt haben, klicken Sie auf Nur ausgewählte Kontakte. Wenn alle in der Ansicht enthaltenen Kontakte einbezogen werden sollen, klicken Sie auf Alle Kontakte in aktueller Ansicht.
  4. Wenn Sie die Listenansicht so konfiguriert haben, dass genau die Felder angezeigt werden, die für den Seriendruck verwendet werden sollen, klicken Sie auf Kontaktfelder in aktueller Ansicht. Klicken Sie andernfalls auf Alle Kontaktfelder, um sämtliche Kontaktfelder für den Seriendruck verfügbar zu machen.
  5. Klicken Sie auf Neues Dokument, wenn Sie ein neues Hauptdokument für den Seriendruck erstellen möchten. Klicken Sie andernfalls auf Vorhandenes Dokument und auf Durchsuchen, um nach dem Dokument zu suchen, das Sie als Hauptdokument verwenden möchten.
  6. Wenn Sie die ausgewählten Kontakte und Felder speichern möchten, damit sie wiederverwendet werden können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Permanente Datei, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um die Datei zu speichern. Die Daten werden in einem Word-Dokument als kommagetrennte Daten gespeichert.
  7. Wählen Sie die gewünschten Seriendruckoptionen aus:
    • Serienbriefe     Bereiten Sie mehrere Briefe für eine Massensendung vor.
    • Adressetiketten     Richten Sie Adressetiketten für eine Massensendung ein.
    • Umschläge     Richten Sie Umschläge für eine Massensendung ein.
    • Katalog     Erstellen Sie ein einzelnes Dokument, das eine Katalog- oder eine Adressliste enthält.
    • Neues Dokument     Erstellen Sie zusammengeführte Dokumente, die Sie einzeln in Word bearbeiten können.
    • Drucker     Senden Sie zusammengeführte Dokumente direkt an den Standarddrucker.
    • E-Mail     Erstellen Sie zusammengeführte Dokumente, die als E-Mail-Nachrichten dienen sollen. Wenn Sie bereit sind, den Seriendruck in Word fertig zu stellen, klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen auf Fertig stellen und zusammenführen. Klicken Sie anschließend auf E-Mail-Nachrichten senden. Die Zeile Betreff wird mit dem Text gefüllt, den Sie in Outlook in das Dialogfeld Kontakte zusammenführen eingegeben haben.
  8. Klicken Sie auf OK. Wenn das Dokument in Word geöffnet wird, klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf den Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen. Klicken Sie anschließend auf die Felder, die Sie dem Dokument hinzufügen möchten.


 Hinweise 

Formatieren der Seriendruckdaten

In Datenbank- und Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Access und Microsoft Excel werden die in Zellen eingegebenen Informationen als Rohdaten gespeichert. Formatierungen, die Sie in Access oder Excel verwenden, z. B. Schriftarten und Farben, werden nicht mit den Rohdaten gespeichert. Beim Zusammenführen von Informationen aus einer Datendatei in einem Word-Dokument werden nur die Rohdaten ohne die entsprechende Formatierung zusammengeführt.

Hinzufügen von Formatierung

  1. Wählen Sie das Seriendruckfeld aus. Stellen Sie sicher, dass die Auswahl die doppelten Richtungspfeile (« ») umfasst, die das Feld umgeben.
  2. Wenden Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart die gewünschte Formatierung an. Sie können aber auch auf das Startprogramm für das Dialogfeld  Schriftart klicken, um weitere Optionen anzuzeigen.

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Anzeigen einer Vorschau, Fertigstellen des Seriendrucks und Drucken der Dokumente

Nach dem Hinzufügen der Felder im Hauptdokument können Sie eine Vorschau der Seriendruckergebnisse anzeigen. Wenn diese Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie den Seriendruck abschließen.

Anzeigen einer Vorschau für den Seriendruck

Sie können eine Vorschau der zusammengeführten Dokumente anzeigen und daran Änderungen vornehmen, bevor Sie den Seriendruck tatsächlich abschließen.

Um eine Vorschau anzuzeigen, führen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse eine der folgenden Aktionen aus:

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  • Klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse.
  • Durchlaufen Sie die zusammengeführten Dokumente seitenweise mithilfe der Schaltflächen Nächster Datensatz und Vorheriger Datensatz in der Gruppe Vorschau Ergebnisse.
  • Zeigen Sie eine Vorschau für ein bestimmtes Dokument an, indem Sie auf Empfänger suchen klicken.

 Hinweis   Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten, um das Dialogfeld Seriendruckempfänger zu öffnen. Dort können Sie die Liste filtern oder Empfänger löschen, wenn Datensätze enthalten sind, die nicht angezeigt werden sollen.

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Fertigstellen des Seriendrucks

Sie können die zusammengeführten Dokumente drucken oder einzeln bearbeiten. Sie können alle Dokumente oder nur Teile davon drucken oder ändern.

Wenn Sie nur einen Teil der Dokumente drucken möchten, können Sie die Gruppe nach einem Bereich von Datensatznummern angeben. Möchten Sie Seiten drucken, statt Datensatznummern anzugeben, folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt Ändern einzelner Kopien des Dokuments.

Drucken der zusammengeführten Dokumente

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen auf Fertig stellen und zusammenführen, und klicken Sie dann auf Dokumente drucken.

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  1. Legen Sie fest, ob Sie eine ganze Gruppe von Dokumenten drucken möchten, nur die derzeit angezeigte Kopie oder einen Teil der Gruppe, den Sie nach Datensatznummern auswählen.

Ändern einzelner Kopien des Dokuments

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen auf Fertig stellen und zusammenführen, und klicken Sie dann auf Einzelne Dokumente bearbeiten.

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  1. Legen Sie fest, ob Sie eine ganze Gruppe von Dokumenten bearbeiten möchten, nur die derzeit angezeigte Kopie oder einen Teil der Gruppe, den Sie nach Datensatznummern auswählen. Die zu bearbeitenden Kopien werden von Word in einer einzigen Datei zusammengeführt, und die einzelnen Dokumente werden durch Seitenumbrüche getrennt.

Nachdem Sie die neue Dokumentendatei bearbeitet haben, können Sie die Dokumente drucken, indem Sie auf der Registerkarte Datei auf Drucken und dann auf die Schaltfläche Drucken klicken.

Speichern des Hauptdokuments

Beachten Sie, dass die zusammengeführten Dokumente getrennt vom Hauptdokument gespeichert werden. Sie sollten daher das Hauptdokument selbst speichern, wenn Sie es für einen weiteren Seriendruck verwenden möchten.

Beim Speichern des Hauptdokuments wird auch die Verknüpfung mit der Datendatei gespeichert. Wenn Sie das Hauptdokument wieder öffnen, werden Sie aufgefordert anzugeben, ob die Informationen in der Datendatei wieder in das Hauptdokument eingefügt werden sollen.

  • Wenn Sie auf Ja klicken, wird das Dokument geöffnet, und die Informationen aus dem ersten Datensatz werden eingefügt.
  • Wenn Sie auf Nein klicken, wird die Verknüpfung zwischen dem Hauptdokument und der Datendatei entfernt. Das Hauptdokument wird als normales Word-Dokument behandelt. Die Felder werden durch die Informationen im ersten Datensatz ersetzt.

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Zutreffend für:
Word 2010