Senden von personalisierten E-Mail-Nachrichten an die E-Mail-Adressliste mithilfe des Seriendrucks

Wenn Sie personalisierte E-Mail-Nachrichten an Empfänger in der Adressliste senden möchten, können Sie die E-Mail-Nachrichten mithilfe des Seriendrucks erstellen. Jede Nachricht enthält dieselbe Art Daten, und dennoch ist der Inhalt der einzelnen Nachrichten unterschiedlich. So können Sie die E-Mail-Nachrichten dahingehend personalisieren, dass jeder Kunde mit seinem Namen angesprochen wird. Die individuellen Daten in den einzelnen Nachrichten stammen aus Einträgen in einer Datendatei.

Zudem ist beim Seriendruck jede E-Mail-Nachricht eine eigene Sendung, bei der der Empfänger der einzige Empfänger der jeweiligen Nachricht ist. In diesem Punkt unterscheidet sich der Seriendruck vom Versenden einer E-Mail-Nachricht an eine Gruppe von Empfängern oder vom Ausblenden der Empfänger in der Bcc-Zeile (Blindkopie) der Nachricht.

 Hinweise 

  • Auf dem Computer muss ein MAPI-kompatibles E-Mail-Programm installiert sein. Mithilfe der Funktionen von Outlook MAPI (Messaging Application Program Interface) können Microsoft Office Word und Microsoft Office Outlook beim Senden von E-Mail-Nachrichten im Seriendruck Daten gemeinsam nutzen.
  • Sie müssen dieselben Versionen von Outlook und Word verwenden. Wenn Sie Microsoft Office Word 2007 verwenden, müssen Sie entsprechend Microsoft Office Outlook 2007 verwenden.
  • Sie können in der Cc-Zeile keine Empfänger hinzufügen. Der Seriendruck bietet keine Möglichkeit zum Angeben von zusätzlichen Empfängern. Die einzelnen Empfänger erhalten die Nachricht, weil sie in der An-Zeile der Nachricht angegeben sind.

Der Seriendruckvorgang umfasst die folgenden Schritte:

  1. Einrichten der E-Mail-Nachricht. Das Hauptdokument enthält den Text und Grafiken, die bei allen E-Mail-Nachrichten gleich sind, wie z. B. das Firmenlogo oder den Nachrichtentext.
  2. Verbinden des E-Mail-Nachrichtendokuments mit der Adressliste. Word verwendet beim Seriendruck die Adressliste als Datenquelle. Hierbei handelt es sich um eine Datei mit den Adressen, an die die Nachrichten gesendet werden.
  3. Anpassen der Liste der Empfänger oder Elemente. Word erstellt für jede E-Mail-Adresse in der Adressliste eine Nachricht. Wenn Sie nur für bestimmte E-Mail-Adressen in der Adressliste eine Nachricht erstellen möchten, können Sie festlegen, welche Adressen oder Datensätze verwendet werden sollen.
  4. Hinzufügen von Platzhaltern (sog. Seriendruckfeldern) zum E-Mail-Nachrichtendokument. Beim Durchführen des Seriendrucks werden die Seriendruckfelder mit Daten aus der Adressliste ausgefüllt.
  5. Vorschau und Abschließen des Seriendrucks. Sie können die einzelnen Nachrichten vor dem Senden aller Nachrichten in einer Vorschau anzeigen.

Verwenden Sie die Befehle auf der Registerkarte Sendungen, um einen Seriendruck durchzuführen.

 Tipp   Sie können einen Seriendruck mithilfe des Aufgabenbereichs Seriendruck durchführen, der Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang führt. Um den Aufgabenbereich zu verwenden, klicken Sie in der Gruppe Seriendruck starten auf der Registerkarte Sendungen auf Seriendruck starten und dann auf Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen. Klicken Sie in Schritt 1 des Vorgangs unter Wählen Sie einen Dokumenttyp auf E-Mail-Nachrichten.

Abbildung der Word-Multifunktionsleiste

Einrichten der E-Mail-Nachricht

  1. Starten Sie Word.

Standardmäßig wird ein leeres Dokument geöffnet. Lassen Sie dieses geöffnet. Wenn Sie es schließen, sind die Befehle im nächsten Schritt nicht verfügbar.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Seriendruck starten.
  1. Klicken Sie auf E-Mail-Nachrichten.

Fortsetzen eines Seriendrucks

Wenn Sie die Arbeit an einem Seriendruck unterbrechen müssen, können Sie das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht speichern und den Seriendruck später fortsetzen. Word behält die Datenquelle und die Feldinformationen bei. Wenn Sie den Aufgabenbereich Seriendruck verwendet haben, kehrt Word bei der Fortsetzung des Seriendrucks an die Stelle im Aufgabenbereich zurück.

  1. Um den Seriendruck fortzusetzen, öffnen Sie das Dokument.

Sie werden von Word aufgefordert, zu bestätigen, dass das Dokument geöffnet werden soll, das einen SQL-Befehl ausführt.

  1. Klicken Sie auf Ja, da dieses Dokument mit einer Datenquelle verbunden ist und Sie die Daten abrufen möchten. Falls Sie ein Dokument geöffnet haben, von dem Sie nicht wussten, dass es mit einer Datenquelle verknüpft war, können Sie auf Nein klicken, um unberechtigten Zugriff auf Daten zu verhindern.

Der Text des Dokuments und alle eingefügten Felder werden angezeigt.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Sendungen, und setzen Sie die Arbeit fort.

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Verbinden des E-Mail-Nachrichtendokuments mit der Adressliste

Um Daten in das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht zu importieren, müssen Sie das Dokument mit der Adressliste verbinden, die auch als Datenquelle oder Datendatei bezeichnet wird. Wenn Sie nicht bereits über eine Datendatei verfügen, können Sie beim Seriendruck eine erstellen.

 Hinweis   Stellen Sie sicher, dass die Datendatei eine Spalte für die E-Mail-Adresse enthält. Sie werden diese Spalte später benötigen.

Auswählen einer Datendatei

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen.

Abbildung der Word-Multifunktionsleiste

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Klicken Sie auf Aus Outlook-Kontakten auswählen, wenn Sie die Outlook-Kontaktliste verwenden möchten.

AnzeigenTipps für das Arbeiten mit der Microsoft Outlook-Kontaktliste

Das Herstellen einer Verbindung mit dem Outlook-Kontaktordner ist in der Regel ein einfacher Prozess. Falls dennoch Probleme auftreten, haben Sie folgende Möglichkeiten, diese zu beheben:

Ich kann den Outlook-Kontakteordner nicht finden.

Möglicherweise müssen Sie die Eigenschaft Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen in Outlook aktivieren oder das Outlook-Benutzerprofil ändern.

Aktivieren der Eigenschaft "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen"

  1. Klicken Sie in Outlook im Menü Wechseln zu auf Kontakte.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Kontakte, der die Daten enthält, die Sie für den Seriendruck verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Eigenschaften.
    Kontakteigenschaften in Outlook
  3. Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte Outlook-Adressbuch das Kontrollkästchen Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

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Ändern des Outlook-Benutzerprofils

Bei einem Outlook-Benutzerprofil handelt es sich um eine Gruppe von E-Mail-Konten und Adressbüchern. Sie benötigen im Allgemeinen nur ein Profil, wenn Sie jedoch den Computer mit anderen Benutzern gemeinsam verwenden oder unterschiedliche Adressbücher für unterschiedliche Zwecke haben, ist es sinnvoll, mehrere Profile einzurichten. Wenn Sie beim Beginnen des Seriendrucks ein Profil verwenden, das den gewünschten Kontakteordner nicht enthält, ist der Ordner auch nicht verfügbar.

Starten Sie Outlook neu, um zu einem anderen Benutzerprofil zu wechseln. Wenn Sie zur Eingabe eines Profils aufgefordert werden, wählen Sie das Profil aus, das den Kontakteordner enthält, den Sie für den Seriendruck verwenden möchten.

Falls Sie nicht zur Eingabe eines Profils aufgefordert werden, obwohl mehrere Profile vorhanden sind, können Sie Outlook so einrichten, dass die Eingabeaufforderung angezeigt wird. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

  1. Schließen Sie Outlook.
  2. Wechseln Sie in der Systemsteuerung zur klassischen Ansicht, und klicken Sie dann auf E-Mail.
  3. Klicken Sie auf Profile anzeigen.
  4. Damit Sie beim Starten von Outlook immer aufgefordert werden, ein Profil auszuwählen, klicken Sie auf Zu verwendendes Profil bestätigen, und klicken Sie dann auf OK.


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Ich erhalte Fehlermeldungen zu E-Mail-Clients und Tabellen.

Wenn Sie beim Seriendruck in Word auf den Kontakteordner zugreifen möchten und Outlook in Windows Internet Explorer nicht als E-Mail-Standardprogramm festgelegt ist, wird folgende Fehlermeldung angezeigt:

"Entweder existiert kein Standardprogramm für E-Mail, oder der aktuelle E-Mail-Client kann die Messaging-Anfrage nicht erfüllen. Bitte führen Sie Microsoft Office Outlook aus, und legen Sie es als Standardprogramm für E-Mail fest."

Gehen Sie folgendermaßen vor, um zu verhindern, dass diese Meldung beim Seriendruck angezeigt wird:

  1. Beenden Sie Word.
  2. Klicken Sie in Internet Explorer im Menü Extras auf Internetoptionen und dann auf die Registerkarte Programme.
  3. Klicken Sie unter E-Mail auf Microsoft Office Outlook und dann auf OK.

Starten Sie Word erneut, öffnen Sie das Serienbriefdokument, und stellen Sie eine Verbindung mit dem Outlook-Kontakteordner her.

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Ich kann mit einem Outlook-Kontakteordner in öffentlichen Ordnern keine Verbindung herstellen.

Wenn Sie einen Seriendruck in Word starten und versuchen, eine Verbindung mit einem Outlook-Kontakteordner in öffentlichen Ordnern herzustellen, erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

"Dieser Vorgang kann nicht beendet werden, weil ein Dialog oder ein Datenbankmodul nicht reagiert. Bitte versuchen Sie es später noch einmal."

Wenn Sie es später erneut versuchen, erhalten Sie dieselbe Fehlermeldung.

Wenn Sie einen Kontakteordner aus öffentlichen Ordnern als Datendatei für den Seriendruck verwenden möchten, müssen Sie den Seriendruck aus Outlook starten.

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Ich möchte das Outlook Express-Adressbuch als Kontakteordner verwenden.

Mit diesem Adressbuchtyp können Sie während eines Seriendrucks keine Verbindung herstellen. Exportieren Sie stattdessen das Outlook Express-Adressbuch als CSV-Textdatei, und stellen Sie damit eine Verbindung her.

Exportieren des Outlook Express-Adressbuchs:

  1. Starten Sie Outlook Express.
  2. Zeigen Sie im Menü Datei auf Exportieren, und klicken Sie dann auf Adressbuch.
  3. Klicken Sie im Dialogfeld Exportprogramm für das Adressbuch auf Textdatei (mit Kommas als Trennzeichen), und klicken Sie dann auf Exportieren.
  4. Geben Sie im Feld Exportierte Datei speichern unter einen Dateinamen für die exportierte Datei ein, und klicken Sie dann auf Durchsuchen.
  5. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter in der Liste Speichern in an, wo die Datei gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf Speichern. Es ist praktisch, Datendateien im Ordner Meine Datenquellen unter Eigene Dokumente zu speichern. Dort wird von Word zuerst nach Datendateien gesucht, wenn Sie sie beim Seriendruck öffnen möchten.
  6. Klicken Sie auf Weiter. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Feldern, die exportiert werden sollen, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

 Hinweis   Wenn Sie festlegen, welche Felder exportiert werden sollen, überlegen Sie sich, welche Serienbriefe, E-Mail-Nachrichten oder Etiketten Sie beim Seriendruck erstellen möchten. Wenn Sie in den zusammengeführten Dokumenten beispielsweise keine Spitznamen oder Websites benötigen, müssen Sie die entsprechenden Felder nicht exportieren.

  1. Wenn eine Meldung angezeigt wird, dass der Export abgeschlossen ist, klicken Sie auf OK.
  2. Klicken Sie auf Schließen, und beenden Sie dann Outlook Express, um das Dialogfeld Exportprogramm für das Adressbuch zu schließen.

Wenn Sie nun in Word den Seriendruck durchführen und auf eine Datendatei zugreifen möchten, klicken Sie auf die Option Vorhandene Liste verwenden, und suchen Sie nach der zuvor exportierten CSV-Datei. Bevor die Datei geöffnet wird, müssen Sie auswählen, welches Zeichen als Trennzeichen für die Spalten in der Adressliste verwendet werden soll. Klicken Sie auf Komma, und klicken Sie dann auf OK.


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  • Wenn Sie mit einem Microsoft Office Excel-Tabellenblatt, einer Microsoft Office Access-Datenbank oder einem anderen Datendateityp arbeiten, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden, und suchen Sie dann im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach der Datei.

Bei Excel können Sie Daten aus allen Tabellen und allen benannten Bereichen innerhalb einer Arbeitsmappe auswählen. Bei Access können Sie Daten aus jeder beliebigen in der Datenbank definierten Tabelle oder Abfrage (Abfrage: Eine Möglichkeit zum Suchen von sämtlichen in einer Datenquelle gespeicherten Datensätzen, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Abfragen können zum Einschränken der Suchkriterien Operatoren, Anführungszeichen, Platzhalterzeichen und Klammern enthalten.) auswählen. Wählen Sie bei anderen Arten von Datendateien die Datei im Dialogfeld Datenquelle auswählen aus. Wenn die Datei dort nicht aufgeführt ist, wählen Sie den entsprechenden Dateityp aus, oder klicken Sie in der Liste Dateityp auf Alle Dateien. Für Seriendrucke können Sie die folgenden Arten von Datendateien verwenden:

AnzeigenTipps zum Formatieren von Daten in Excel

Befindet sich die Datendatei in einem Excel-Tabellenblatt, das Prozentsätze, Währungen oder Postleitzahlen enthält, können Sie die numerische Formatierung der Daten beibehalten, wenn Sie die Verbindung zum Excel-Tabellenblatt aus Word mithilfe des dynamischen Datenaustauschs (Dynamic Data Exchange, DDE) herstellen. Damit können Sie beispielsweise verhindern, dass die fünfstellige Postleitzahl "07865" aus der Datendatei als Zahl "7865" (ohne die führende Null) angezeigt wird.

Führen Sie die folgenden Schritte in Word aus, bevor Sie die Verbindung zum Tabellenblatt herstellen:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Schaltflächensymbol und anschließend auf Word-Optionen.
  1. Klicken Sie auf Erweitert.
  2. Führen Sie einen Bildlauf zum Abschnitt Allgemein durch, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.
  3. Klicken Sie auf OK.
  4. Klicken Sie bei geöffnetem Seriendruck-Hauptdokument in der Gruppe Seriendruck starten der Registerkarte Sendungen auf Empfänger auswählen. Klicken Sie anschließend auf Vorhandene Liste verwenden.
  5. Suchen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach dem Excel-Tabellenblatt, und doppelklicken Sie darauf.
  6. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle bestätigen auf MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls), und klicken Sie anschließend auf OK.

 Hinweis   Wird MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls) nicht angezeigt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle anzeigen.

  1. Wählen Sie im Dialogfeld Microsoft Office Excel unter Benannter oder Zellbereich den Zellbereich oder das Tabellenblatt mit den Daten aus, die im Seriendruck verwendet werden sollen. Klicken Sie anschließend auf OK.

 Hinweis   Sie können die Option Konvertierung beim Öffnen bestätigen nach dem Herstellen einer Verbindung mit dem Tabellenblatt deaktivieren, um zu verhindern, dass bei jedem Öffnen einer Datendatei eine Eingabeaufforderung erscheint.

  • Wenn Sie noch nicht über eine Datendatei verfügen, klicken Sie auf Neue Liste eingeben, und erstellen Sie mithilfe des daraufhin angezeigten Formulars eine Liste. Diese Liste wird als Datenbankdatei im MDB-Format gespeichert und kann immer wieder verwendet werden.

 Hinweis   Wenn Sie 2007 Microsoft® Office System installiert haben (anstelle von Word allein), können Sie auch mithilfe von Microsoft Query eine Abfrage (Abfrage: Eine Möglichkeit zum Suchen von sämtlichen in einer Datenquelle gespeicherten Datensätzen, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Abfragen können zum Einschränken der Suchkriterien Operatoren, Anführungszeichen, Platzhalterzeichen und Klammern enthalten.) erstellen und die gewünschten Daten aus einer externen Datenquelle (Externe Datenquelle: Eine Datenquelle mit den Daten, auf die ein Benutzer zugreifen möchte, z. B. eine Microsoft Excel-Liste oder eine Microsoft Access-Datenbank.) abrufen.

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Anpassen der Liste der Empfänger oder Elemente

Wenn Sie eine Verbindung mit einer bestimmten Datendatei herstellen, möchten Sie möglicherweise nicht aus allen Datensätzen in dieser Datendatei Daten in das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht importieren. Wenn die Datendatei Datensätze ohne E-Mail-Adressen enthält, schließen Sie diese aus dem E-Mail-Seriendruck aus. Andernfalls kann Word den Seriendruck nicht fertig stellen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Liste der Empfänger einzugrenzen oder nur einen Teil der in der Datendatei enthaltenen Elemente zu verwenden:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten.

Abbildung der Word-Multifunktionsleiste

  1. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger eine der folgenden Aktionen aus:
    • Auswählen einzelner Datensätze    Diese Methode bietet sich an, wenn Sie mit einer kurzen Liste arbeiten. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Empfängern, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Einträgen, die Sie nicht in die Empfängerliste aufnehmen möchten.

Wenn Sie bereits wissen, dass Sie nur einige Datensätze in den Seriendruck aufnehmen möchten, können Sie das Kontrollkästchen in der Überschrift deaktivieren und dann gezielt die gewünschten Datensätze auswählen. Wenn Sie dagegen fast alle Datensätze aufnehmen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Überschrift, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Datensätze, die Sie ausschließen möchten.

  • Datensätze sortieren    Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie die Sortierung vornehmen möchten. Die Liste wird in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge (von A nach Z) sortiert. Klicken Sie erneut auf die Spaltenüberschrift, um die Liste in absteigender alphabetischer Reihenfolge (von Z nach A) zu sortieren.

Wenn Sie einen komplexeren Sortiervorgang durchführen möchten, klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern auf Sortieren, und wählen Sie die Sortiereinstellungen auf der Registerkarte Datensätze sortieren im Dialogfeld Filtern und sortieren aus.

  • Filtern von Datensätzen    Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn in der Liste Datensätze enthalten sind, die nicht angezeigt werden bzw. im Seriendruck nicht enthalten sein sollen. Nach dem Filtern der Liste können Sie Datensätze mithilfe der Kontrollkästchen ein- oder ausschließen.

Gehen Sie wie folgt vor, um Datensätze zu filtern:

  1. Klicken Sie unter Empfängerliste verfeinern auf Filtern.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Filtern und sortieren auf der Registerkarte Datensätze filtern die Kriterien aus, die für den Filter verwendet werden sollen.

Um beispielsweise nur für Adressen E-Mail-Nachrichten zu erstellen, bei denen als Land/Region Australien angegeben ist, klicken Sie in der Liste Feld auf Land/Region, in der Liste Vergleich auf Gleich und geben Sie Australien in der Liste Vergleichen mit ein.

  1. Um den Filter weiter zu verfeinern, klicken Sie auf Und oder Oder, und wählen Sie weitere Kriterien aus.

Um beispielsweise nur für Unternehmen in München E-Mail-Nachrichten zu erstellen, filtern Sie nach Datensätzen, bei denen München im Feld Ort angegeben ist, und bei denen das Feld Firmenname nicht leer ist. Wenn Sie in diesem Filter anstelle von Und die Option Oder verwenden, sind im Seriendruck alle Münchener Adressen sowie, unabhängig vom Ort, alle anderen Adressen enthalten, die einen Firmennamen aufweisen.

 Hinweis   Wenn auf dem Computer eine Software zur Gültigkeitsüberprüfung von Adressen installiert ist, können Sie die Gültigkeit der Empfängeradressen überprüfen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Adressen überprüfen klicken.

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Hinzufügen von Platzhaltern (sog. Seriendruckfeldern) zum E-Mail-Nachrichtendokument

Nachdem Sie eine Verbindung zwischen dem Hauptdokument der E-Mail-Nachricht und der Adressliste hergestellt haben, können Sie den Text der Nachricht eingeben und Platzhalter hinzufügen, die angeben, an welcher Stelle die individuellen Daten in der Nachricht angezeigt werden.

Die Platzhalter, z. B. Adresse oder Grußformel, werden als "Seriendruckfelder" bezeichnet. Felder in Word entsprechen den Spaltenüberschriften in der ausgewählten Datendatei.


Datendatei mit Spalten (Kategorien) und Zeilen (Datensätze)

Legende 1 Spalten in einer Datendatei stellen Datenkategorien dar. Felder, die zum Hauptdokument der E-Mail-Nachricht hinzugefügt werden, sind Platzhalter für diese Kategorien.
Legende 2 Zeilen in einer Datendatei stellen Datensätze dar. Word erstellt beim Durchführen eines Seriendrucks für jeden Datensatz eine E-Mail-Nachricht.

Mit dem Einfügen eines Felds in das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht geben Sie an, dass dort eine bestimmte Datenkategorie angezeigt werden soll, z. B. Name oder Adresse.

In ein Word-Dokument eingefügte Felder

 Hinweis   Beim Einfügen eines Seriendruckfelds in das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht wird der Feldname immer in Chevrons (« ») eingeschlossen. Diese Chevrons werden in den fertigen E-Mail-Nachrichten nicht angezeigt. Sie dienen lediglich der Unterscheidung zwischen den Feldern im Hauptdokument der E-Mail-Nachricht und normalem Text.

Das geschieht beim Importieren

Beim Importieren werden die Felder im Hauptdokument der E-Mail-Nachricht durch die Daten aus der ersten Zeile in der Datendatei ersetzt, um die erste E-Mail-Nachricht zu erstellen. Dann werden die Felder durch die Daten aus der zweiten Zeile in der Datendatei ersetzt, um die zweite E-Mail-Nachricht zu erstellen usw.

Importieren von Daten aus einer Datendatei in ein Dokument

Arbeiten mit Feldern: Beispiele

Sie können eine beliebige Spaltenüberschrift aus der Datendatei als Feld in das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht einfügen. Dadurch können Sie E-Mail-Nachrichten flexibel entwerfen. Beispiel:

  • Sie entwerfen eine E-Mail-Nachricht, mit der Sie örtlichen Firmen mitteilen möchten, dass sie ausgewählt worden sind, in Ihrem jährlich erscheinenden Stadtführer aufgeführt zu werden. Wenn die Datendatei eine Spalte Firma enthält, in der die Namen der einzelnen Firmen aufgeführt werden, die Sie anschreiben möchten, brauchen Sie nur das Feld Firma einzufügen statt den Namen jeder Firma einzeln einzugeben.
  • Sie könnten Ihre Kunden vierteljährlich per E-Mail über neue Produkte und besondere Angebote informieren. Diese E-Mail-Nachrichten an Ihre besten Kunden können Sie personalisieren, indem Sie der Datendatei eine Spalte für persönliche Bemerkungen hinzufügen, z. B. "Frau Müller, dieses Produkt ist genau das, was Sie suchen." Wenn Sie ein Feld namens PersönlicheBemerkung in das Hauptdokument einfügen, können Sie diese Bemerkungen an das Ende von bestimmten Nachrichten einfügen.

Sie können Felder kombinieren und durch Satzzeichen trennen. Beispielsweise können Sie zum Erstellen einer Adresse die Felder im Hauptdokument der E-Mail-Nachricht wie folgt einrichten:

«Vorname» «Nachname»

Word bietet zusammengesetzte Felder, mit denen verschiedene Felder gruppiert werden können. Dies bietet sich bei häufig verwendeten Elementen wie Adressblöcken oder Grußzeilen an. Beispiel:

  • Das Feld Adressblock ist eine Kombination aus mehreren Feldern, darunter Vorname, Nachname, Adresse, Postleitzahl und Stadt.

Elemente im Feld 'Adressblock'

  • Je nach gewählter Grußformel kann das Feld Grußzeile mehrere Namensfelder enthalten.

Sie können den Inhalt jedes dieser zusammengesetzten Felder anpassen. So können Sie beispielsweise den Empfängernamen in der Adresse förmlich angeben (Herr Lutz Gebhardt) und in der Anrede "Sehr geehrter" anstelle von "Lieber" verwenden.

Zuordnen der Seriendruckfelder zur Datendatei

Um sicherzustellen, dass Word in der Datendatei eine Spalte findet, die mit den Adressen oder Grußzeilen übereinstimmt, müssen Sie möglicherweise die Seriendruckfelder in Word den Spalten in der Datendatei zuordnen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Übereinstimmende Felder festlegen.

Abbildung der Word-Multifunktionsleiste

Das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen wird geöffnet.

Übereinstimmende Felder festlegen (Dialogfeld)

Auf der linken Seite werden die Elemente der Adresse bzw. Grußzeile aufgeführt. Die Spaltenüberschriften aus der Datendatei werden rechts angezeigt.

Word sucht die Spalten, die den einzelnen Elementen entsprechen. In der Abbildung hat Word die Spalte Nachname in der Datendatei automatisch dem Eintrag Name zugeordnet. Die anderen Elemente konnten jedoch nicht zugeordnet werden. In diesem Beispiel konnte Word das Element Vorname nicht zuordnen.

In der Liste auf der rechten Seite können Sie die Spalte aus der Datendatei auswählen, die mit dem Element links übereinstimmt. In der Abbildung wurde die Spalte Name dem Element Vorname zugeordnet. Wenn Anrede, Eindeutiger Bezeichner und Weitere Vornamen nicht zugeordnet werden, ist dies kein Problem. Im Seriendruck der E-Mail-Nachricht müssen nicht alle Felder verwendet werden. Wenn Sie ein Feld hinzufügen, das keine Daten aus der Datendatei enthält, wird es im Seriendruckdokument als leerer Platzhalter, meist als leere Linie oder ausgeblendetes Feld angezeigt.

Übereinstimmende Felder festlegen (Dialogfeld)

Eingeben von Inhalt und Hinzufügen von Feldern

  1. Klicken Sie im Hauptdokument der E-Mail-Nachricht auf die Stelle, an der das Feld eingefügt werden soll.
  2. Verwenden Sie die Gruppe Felder schreiben und einfügen auf der Registerkarte Sendungen.

Abbildung der Word-Multifunktionsleiste

  1. Fügen Sie eine Auswahl der folgenden Elemente hinzu:

AnzeigenGrußzeile

  1. Klicken Sie auf Grußzeile.
  2. Wählen Sie das Grußzeilenformat aus. Dazu gehören die Begrüßung, das Namensformat und die darauf folgende Zeichensetzung.
  3. Wählen Sie den Text aus, der angezeigt werden soll, wenn Word den Namen des Empfängers nicht interpretieren kann. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn die Datenquelle für einen Empfänger keinen Vor- oder Nachnamen enthält, sondern nur einen Firmennamen.
  4. Klicken Sie auf OK.
  5. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die für die Grußzeile erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

AnzeigenEinzelne Felder

Sie können Daten aus einzelnen Feldern einfügen, wie z. B. einen Vornamen, eine Telefonnummer oder einen gespendeten Betrag aus einer Liste von Spendern. Um dem Hauptdokument der E-Mail-Nachricht schnell ein Feld aus der Datendatei hinzuzufügen, klicken Sie auf den Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen, und klicken Sie dann auf den Feldnamen.

Gehen Sie wie folgt vor, um weitere Optionen zum Einfügen einzelner Felder in das Dokument zu erhalten:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Seriendruckfeld einfügen.
  1. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen eine der folgenden Aktionen aus:
    • Zur Auswahl von Adresslistenfeldern, die Feldern in Ihrer Datenquelle automatisch zugeordnet werden, wenn die Namen der Felder in der Datenquelle nicht den Namen Ihrer Felder entsprechen, klicken Sie auf Adressfelder.
    • Zur Auswahl von Feldern, die Daten immer direkt aus einer Spalte in der Datendatei übernehmen, klicken Sie auf Datenbankfelder.
  2. Klicken Sie im Feld Felder auf das gewünschte Feld.
  3. Klicken Sie auf Einfügen und dann auf Schließen.
  4. Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die für das Einfügen des Felds erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht übereinstimmend), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

 Hinweis   Wenn Sie ein Feld aus der Liste Datenbankfelder einfügen und später zu einer Datenquelle wechseln, die keine Spalte mit dem Namen dieses Felds enthält, kann Word die darin enthaltenen Daten nicht in das Seriendruckdokument einfügen.

AnzeigenBenutzerdefinierte Felder aus Outlook-Kontakten

Benutzerdefinierte Kontaktfelder können Sie nur in das Hauptdokument einfügen, indem Sie den Seriendruck in Outlook starten. Richten Sie zunächst eine Ansicht der Kontakte mit den Feldern ein, die Sie im Seriendruck verwenden möchten. Starten Sie dann den Seriendruck. Nachdem Sie die gewünschten Einstellungen ausgewählt haben, wird Word automatisch geöffnet, und Sie können den Seriendruck abschließen.

Einrichten einer Ansicht der Kontakte, die benutzerdefinierte Felder enthält

  1. Zeigen Sie in Outlook-Kontakte im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Telefonliste.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann auf Feldauswahl.
  3. Wählen Sie in der Dropdownliste oben im Dialogfeld Feldauswahl die Option Benutzerdefinierte Ordnerfelder aus.
  4. Ziehen Sie das Feld, das Sie aus dem Dialogfeld hinzufügen, auf die Spaltenüberschriften. Ein kleiner roter Pfeil hilft Ihnen, das Feld an der gewünschten Stelle zu positionieren.
    Ziehen eines benutzerdefinierten Felds aus der Feldauswahl in eine Kontakteordner-Ansicht

 Hinweis   Sie können im Dialogfeld Feldauswahl ein neues Feld hinzufügen, indem Sie im unteren Bereich des Dialogfelds auf Neu klicken.

  1. Schließen Sie das Dialogfeld Feldauswahl, nachdem Sie der Ansicht alle benutzerdefinierten Felder hinzugefügt haben.
  2. Wenn Sie ein Feld entfernen möchten, das nicht in den Seriendruck einbezogen werden soll, klicken Sie in der Ansicht Telefonliste auf den Feldnamen in der Spaltenüberschrift, und ziehen Sie ihn aus der Spaltenüberschrift.

Ausführen des Seriendrucks aus Outlook

  1. Wählen Sie in Outlook-Kontakte einzelne Kontakte aus, indem Sie die UMSCHALTTASTE drücken und auf einen Bereich klicken, um ihn auszuwählen, oder indem Sie STRG drücken, um einzelne Elemente auszuwählen. Wenn alle in der Ansicht enthaltenen Kontakte einbezogen werden sollen, klicken Sie auf keinen der Kontakte.
  2. Klicken Sie im Menü Extras auf Seriendruck.
  3. Wenn Sie einzelne Kontakte für den Seriendruck ausgewählt haben, klicken Sie auf Nur ausgewählte Kontakte. Wenn alle in der Ansicht enthaltenen Kontakte einbezogen werden sollen, klicken Sie auf Alle Kontakte in aktueller Ansicht.
  4. Wenn Sie die Telefonlistenansicht so konfiguriert haben, dass genau die Felder angezeigt werden, die für den Seriendruck verwendet werden sollen, klicken Sie auf Kontaktfelder in aktueller Ansicht. Klicken Sie andernfalls auf Alle Kontaktfelder, um sämtliche Kontaktfelder für den Seriendruck verfügbar zu machen.
  5. Klicken Sie auf Neues Dokument, wenn Sie ein neues Hauptdokument für den Seriendruck erstellen möchten. Klicken Sie andernfalls auf Vorhandenes Dokument und auf Durchsuchen, um nach dem Dokument zu suchen, das Sie als Hauptdokument verwenden möchten.
  6. Wenn Sie die ausgewählten Kontakte und Felder speichern möchten, damit sie wiederverwendet werden können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Permanente Datei, und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um die Datei zu speichern. Die Daten werden in einem Word-Dokument als kommagetrennte Daten gespeichert.
  7. Wählen Sie E-Mail aus.
  8. Klicken Sie auf OK. Wenn das Dokument in Word geöffnet wird, klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf den Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen, und klicken Sie dann auf die Felder, die Sie dem Hauptdokument der E-Mail-Nachricht hinzufügen möchten.
  9. Wenn Sie bereit sind, den Seriendruck fertig zu stellen, klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Fertig stellen auf Fertig stellen und zusammenführen, und klicken Sie dann auf E-Mail-Nachrichten senden. Die Betreffzeile wird mit dem Text gefüllt, den Sie in Outlook in das Dialogfeld Kontakte zusammenführen eingegeben haben.

 Hinweise 

Formatieren von Seriendruckdaten

In Datenbank- und Tabellenkalkulationsprogrammen, wie z. B. Access und Excel, werden die in Zellen eingegebenen Informationen als Rohdaten gespeichert. Formatierungen, die Sie in Access oder Excel verwenden, z. B. Schriftarten und Farben, werden nicht mit den Rohdaten gespeichert. Beim Zusammenführen von Informationen aus einer Datendatei in einem Word-Dokument werden nur die Rohdaten ohne die entsprechende Formatierung zusammengeführt.

Wenn Sie die Daten im Dokument formatieren möchten, wählen Sie das Seriendruckfeld aus, und formatieren Sie es so, wie Sie jeden Text formatieren. Achten Sie darauf, dass Sie dabei auch die das Feld einschließenden Chevrons (« ») markieren.

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Vorschau und Abschließen des Seriendrucks

Nach dem Hinzufügen der Felder im Hauptdokument der E-Mail-Nachricht können Sie eine Vorschau der Seriendruckergebnisse anzeigen. Wenn diese Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie den Seriendruck abschließen.

Anzeigen einer Vorschau für den Seriendruck

Sie können die E-Mail-Nachrichten in einer Vorschau anzeigen und Änderungen vornehmen, bevor Sie den Seriendruck tatsächlich abschließen.

Führen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse eine der folgenden Aktionen aus, um eine Vorschau anzuzeigen:

Abbildung der Word-Multifunktionsleiste

  • Klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse.
  • Zeigen Sie alle E-Mail-Nachrichten mithilfe der Schaltflächen Nächster Datensatz und Vorheriger Datensatz in der Gruppe Vorschau Ergebnisse seitenweise an.
  • Zeigen Sie eine Vorschau für ein bestimmtes Dokument an, indem Sie auf Empfänger suchen klicken.

 Hinweis   Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten, um das Dialogfeld Seriendruckempfänger zu öffnen. Dort können Sie die Liste filtern oder Empfänger löschen, wenn Datensätze enthalten sind, die nicht angezeigt werden sollen.

Abbildung der Word-Multifunktionsleiste

Abschließen des Seriendrucks

Wenn Sie das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht wiederverwenden möchten, können Sie es vor dem Senden der fertigen E-Mail-Nachrichten speichern.

Speichern des Hauptdokuments der E-Mail-Nachricht

Beachten Sie, dass gesendete E-Mail-Nachrichten getrennt vom Hauptdokument gespeichert werden. Sie sollten daher das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht selbst speichern, wenn Sie es für einen weiteren Seriendruck verwenden möchten.

Beim Speichern des Hauptdokuments der E-Mail-Nachricht wird die Verbindung mit der Datendatei gespeichert. Wenn Sie das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht wieder öffnen, werden Sie aufgefordert anzugeben, ob die Daten in der Datendatei wieder in das Hauptdokument der E-Mailnachricht eingefügt werden sollen.

  • Wenn Sie auf Ja klicken, wird das Dokument geöffnet, und die Daten aus dem ersten Datensatz werden eingefügt.
  • Wenn Sie auf Nein klicken, wird die Verbindung zwischen dem Hauptdokument der E-Mail-Nachricht und der Datendatei getrennt. Das Hauptdokument der E-Mail-Nachricht wird als normales Word-Dokument behandelt. Die Felder werden durch die individuellen Daten im ersten Datensatz ersetzt.

Senden der E-Mail-Nachrichten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen auf Fertig stellen und zusammenführen, und klicken Sie anschließend auf E-Mail-Nachrichten senden.

Abbildung der Word-Multifunktionsleiste

  1. Wählen Sie im Feld An den Namen des Felds aus, in dem die E-Mail-Adresse des Empfängers gespeichert ist.
  2. Geben Sie im Feld Betreffzeile eine Betreffzeile für die Nachricht ein.
  3. Klicken Sie im Feld E-Mail-Format auf HTML oder Nur Text, um das Dokument als Nachrichtentext der E-Mail-Nachricht zu senden, oder klicken Sie auf Anlage, um das Dokument als Anlage zu senden.

 Hinweis   Wenn Sie das Dokument als E-Mail-Nachricht im Nur-Text-Format senden, enthält die E-Mail-Nachricht weder Textformatierungen noch Grafiken.

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Zutreffend für:
Word 2007