Stellen Sie Microsoft Word 2010 für eine Gruppe von Personen bereit? Wechselt die Gruppe von Word 2003 oder Word 2007? Nachfolgend werden einige wesentliche neue Features in Word 2010 vorgestellt und Ressourcen erörtert, mit deren Hilfe sich der Übergang reibungsloser gestalten lässt.
Dieser Artikel behandelt einige der neuen Features. Weitere Informationen zu neuen Features finden Sie unter Neuerungen in Word 2010. Wenn Sie von Word 2003 wechseln, finden Sie weitere Informationen unter Neuerungen in Word 2010 für Benutzer, die von Word 2003 wechseln.
Inhalt dieses Artikels
Einfacher arbeiten
Anpassen des Menübands
Dem Menüband in Word 2010 können Sie Anpassungen hinzufügen, um teamspezifische oder unternehmensspezifische Registerkarten und Gruppen mit den Befehlen zu erstellen, die in Ihrer Organisation am häufigsten verwendet werden.
Weitere Informationen zum Anpassen des Menübands finden Sie unter Anpassen des Menübands.
Die Microsoft Office Backstage-Ansicht
In der Microsoft Office Backstage-Ansicht können alle Aktionen an einer Datei ausgeführt werden, die nicht in der Datei ausgeführt werden. Bei der Backstage-Ansicht handelt es sich um die jüngste Innovation der Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche und ein begleitendes Feature des Menübands. Hier verwalten Sie Ihre Dateien, d. h. Sie können Dateien erstellen, speichern, drucken und freigeben, Optionen festlegen sowie Dateien auf ausgeblendete Metadaten oder persönliche Informationen überprüfen.
Weitere Informationen finden Sie unter Einführung in die Backstage-Ansicht.
Wenn ein Dokument mit SharePoint 2010 verbunden ist, können die Autoren des Dokuments auch Metadaten des Dokuments eingeben. Autoren, die eine Datei gemeinsam bearbeiten, können die Backstage-Ansicht für den Zugriff auf die Profile anderer Autoren und die Interaktion mit Workflows nutzen.
Navigation und Suche in langen Dokumenten
In Word 2010 können Benutzer schnell in langen Dokumenten navigieren. Zudem können sie Dokumente ganz einfach mittels Drag & Drop von Überschriften neu organisieren. Das Kopieren und Einfügen ist nicht mehr notwendig. Mit der inkrementellen Suche lassen sich Inhalte finden, ohne dass die Benutzer ganz genau wissen müssen, wonach sie suchen.
In Word 2010 stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Wechseln zwischen Überschriften des Dokuments, indem Sie auf die Teile der Dokumentstruktur klicken.
- Reduzieren von Gliederungsebenen, um geschachtelte Überschriften auszublenden. Auf diese Weise können Sie problemlos selbst mit komplizierten und mit einer umfassenden Struktur versehenen langen Dokumenten arbeiten.
- Eingeben von Text in das Suchfeld, um schnell die gewünschte Stelle zu finden.
- Verschieben von Überschriften mittels Drag & Drop, um die Struktur neu anzuordnen. Darüber hinaus können Sie Überschriften und ihren Inhalt auch löschen, ausschneiden oder kopieren.
- Problemloses Herauf- oder Herunterstufen einer vorhandenen Überschrift oder einer Überschrift und aller geschachtelten Überschriften aufwärts oder abwärts in der Hierarchie.
- Hinzufügen neuer Überschriften zu einem Dokument, um eine Basisgliederung zu erstellen, oder Einfügen neuer Überschriften, ohne dass der Fensterinhalt des Dokuments verschoben werden muss.
- Über die von anderen Benutzern bearbeiteten Inhalte informiert bleiben, indem Sie die Überschriften durchsuchen, die über einen Indikator für die gemeinsame Dokumenterstellung verfügen.
- Anzeigen von Miniaturansichten sämtlicher Seiten des Dokuments und Bewegen des Cursors durch das Dokument durch Klicken auf die Miniaturansichten.
Weitere Informationen finden Sie unter Navigieren in Dokumenten.
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Wiederherstellen nicht gespeicherter Arbeit
Ein Word-Dokument kann nun einfacher wiederhergestellt werden, wenn Sie eine Datei schließen, ohne sie zu speichern, oder wenn Sie eine frühere Version der von Ihnen bearbeiteten Datei überprüfen oder wieder verwenden möchten. Wie bei früheren Word-Versionen werden bei aktivierter Funktion AutoWiederherstellen während der Bearbeitung Versionen der Datei innerhalb eines von Ihnen festgelegten Intervalls gespeichert.
Für den Fall, dass eine Datei versehentlich ohne vorheriges Speichern geschlossen wird, können Sie nun die letzte automatisch gespeicherte Version einer Datei aufbewahren. Beim nächsten Öffnen der Datei kann sie dann problemlos wiederhergestellt werden. Außerdem können Sie während der Bearbeitung der Datei über die Microsoft Office Backstage-Ansicht auf eine Liste der automatisch gespeicherten Dateien zugreifen.
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Bessere Zusammenarbeit
Word 2010 bietet Ihnen Unterstützung für eine effizientere Zusammenarbeit mit Kollegen. Word 2010 enthält zudem Features, mit denen sich die Sicherheit Ihrer Informationen verbessern lässt, wenn Sie Ihre Arbeit freigeben, und die zum Schutz des Computers vor potenziell unsicheren Dateien beitragen.
Dokumente und Präsentationen von Word aus direkt in SharePoint speichern
Benutzer können Word 2010-Dokumente über die Backstage-Ansicht direkt in einer SharePoint 2010-Dokumentbibliothek speichern. Wenn Sie in der Backstage-Ansicht auf Speichern und Senden und anschließend auf Auf SharePoint speichern klicken, werden in Word die Dokumentbibliotheken aufgelistet, auf die Sie vor kurzem zugegriffen haben.
Dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten
In Word 2010 können Sie direkt in Word mit anderen zusammen arbeiten. Sie müssen keine E-Mail-Anlagen senden oder Entwurfsdokumente mit Namen wie TSP_final_2_FINAL.docx speichern. Öffnen Sie stattdessen einfach Ihr Dokument, und beginnen Sie mit der Arbeit. Sie können sehen, welche anderen Benutzer gleichzeitig arbeiten und wo die Bearbeitung stattfindet.
Wenn Sie ein freigegebenes Dokument öffnen, wird es automatisch von Word zwischengespeichert, sodass Sie Änderungen offline durchführen können. Sobald sie wieder online sind, werden Ihre Änderungen automatisch von Word synchronisiert. Falls Sie außerhalb des Büros arbeiten müssen, müssen Sie sich keine Gedanken mehr über das Speichern lokaler Kopien oder das manuelle Zusammenführen Ihrer Änderungen im Serverdokument nach Ihrer Rückkehr ins Büro machen.
In Word 2010 können mehrere Autoren gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Die Bearbeitung von Dokumenten wird mit Office-Webanwendungen durchgeführt.
Mehrere Autoren können gleichzeitig ein einzelnes Dokument bearbeiten und mit den Änderungen der jeweiligen anderen Autoren synchron bleiben. Autoren können den Zugriff auf bestimmte Dokumentbereiche sperren, während sie daran arbeiten.
Mehr Sicherheit mit der geschützten Ansicht
In der geschützten Ansicht werden Dateien mit deaktivierten Bearbeitungsfunktionen geöffnet. Dateien von einem potenziell unsicheren Speicherort, wie beispielsweise dem Internet oder einer E-Mail-Anlage, oder Dateien, die aktiven Inhalt enthalten, wie Makros, Datenverbindungen oder ActiveX-Steuerelemente, werden überprüft und können in der geschützten Ansicht geöffnet werden. Dateien aus vertrauenswürdigen Quellen können durch Klicken auf Bearbeitung aktivieren aktiviert werden. Des Weiteren sind in der Microsoft Office Backstage-Ansicht Daten zu der Datei zu finden.
Finden und Entfernen von ausgeblendeten Metadaten und persönlichen Informationen in Dateien
Bevor Sie Ihr Dokument für andere Personen freigeben, können Sie das Dokument mithilfe der Dokumentprüfung auf ausgeblendete Metadaten, persönliche Information oder Inhalt, der im Dokument gespeichert sein kann, überprüfen.
Die Dokumentprüfung kann beispielsweise folgende Informationen finden und entfernen:
- Kommentare
- Versionen
- Überarbeitungen
- Freihandanmerkungen
- Ausgeblendeter Text
- Dokumenteigenschaften
- Benutzerdefinierte XML-Daten
- Informationen in Kopf- und Fußzeilen
Mithilfe der Dokumentprüfung können Sie sicherstellen, dass die Dokumente, die Sie für andere Personen freigeben, keine ausgeblendeten persönlichen Informationen oder ausgeblendeten Inhalt enthalten, der von Ihrer Organisation nicht weitergegeben werden soll. Darüber hinaus kann Ihre Organisation die Dokumentprüfung anpassen, indem Prüfungen nach zusätzlichen Arten von ausgeblendetem Inhalt hinzugefügt werden.
Verhindern von Änderungen an der endgültigen Version eines Dokuments
Bevor Sie eine endgültige Version eines Dokuments freigeben, können Sie den Befehl Als abgeschlossen kennzeichnen verwenden, um den Schreibschutz für das Dokument zu aktivieren und anderen mitzuteilen, dass Sie eine endgültige Version des Dokuments freigeben. Wenn ein Dokument als abgeschlossen gekennzeichnet ist, sind Eingaben, Bearbeitungsbefehle und Überarbeitungsmarkierungen deaktiviert, und Leser können das Dokument nicht unbeabsichtigt ändern.
Der Befehl Als abgeschlossen kennzeichnen ist kein Sicherheitsfeature. Jeder Benutzer kann ein als abgeschlossen gekennzeichnetes Dokument bearbeiten, indem er das Feature Als abgeschlossen kennzeichnen deaktiviert.
Dokumente leichter zugänglich machen
Die Barrierefreiheitsprüfung hilft Ihnen bei der Ermittlung und Behebung von Problemen in Ihren Dokumenten, die ggf. Auswirkungen auf Benutzer mit Behinderungen haben. Sie können jedes potenzielle Problem beheben, dass Personen mit Behinderungen möglicherweise am Zugriff auf Ihre Inhalte hindert.
Gibt es in Ihrem Dokument Probleme, die sich auf Personen mit Behinderungen auswirken, wird in der Microsoft Office Backstage-Ansicht eine Warnung angezeigt, über die Sie bei Bedarf die Probleme im Dokument überprüfen und beheben können. Die Warnung wird eingeblendet, wenn Sie auf die Registerkarte Datei klicken. Klicken Sie unter Für die Freigabe vorbereiten auf Auf Probleme überprüfen, und klicken Sie dann auf Barrierefreiheit überprüfen.
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Sich schnell mit Befehlen und Features vertraut machen
Nachfolgend sind weitere Ressourcen aufgeführt, über die Benutzer die gewünschten Befehle und Features sofort finden können.
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