Entfernen von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen durch Prüfen von Dokumenten

Wenn Sie eine elektronische Kopie eines Microsoft Word-Dokuments für Kunden oder Kollegen freigeben möchten, sollten Sie das Dokument auf ausgeblendete Daten oder persönliche Informationen prüfen, die im Dokument selbst oder in den Dokumenteigenschaften (Metadaten (Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben. Beispielsweise sind die Wörter in einem Dokument Daten. Die Anzahl der Wörter ist ein Beispiel für Metadaten.)) gespeichert sein könnten. Da diese ausgeblendeten Informationen Details über Ihr Unternehmen oder über das Dokument selbst preisgeben können, die Sie nicht öffentlich bekannt machen möchten, sollten Sie diese Informationen entfernen, bevor Sie das Dokument für andere Personen freigeben.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mit dem Feature Dokumentprüfung in Word ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Ihren Dokumenten suchen und entfernen können.

Inhalt dieses Artikels


Suchen und Entfernen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen

Mit der Dokumentprüfung können Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Word-Dokumenten suchen und entfernen. Sie sollten die Dokumentprüfung auf jeden Fall verwenden, bevor Sie eine elektronische Kopie Ihres Word-Dokuments freigeben, z. B. in einer E-Mail-Anlage.

  1. Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern unter, und geben Sie einen Namen in das Feld Dateiname ein, um eine Kopie Ihres ursprünglichen Dokuments zu speichern.

 Wichtig   Sie sollten die Dokumentprüfung auf eine Kopie Ihres ursprünglichen Dokuments anwenden, da es nicht immer möglich ist, die von der Dokumentprüfung entfernten Daten wiederherzustellen.

  1. Klicken Sie in der Kopie des ursprünglichen Dokuments auf die Registerkarte Datei, und klicken Sie dann auf Informationen.
  2. Klicken Sie unter Für die Freigabe vorbereiten auf Auf Probleme überprüfen. Klicken Sie dann auf Dokument prüfen.
  3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentprüfung die betreffenden Kontrollkästchen, um die Arten des ausgeblendeten Inhalts auszuwählen, die geprüft werden sollen. Weitere Informationen über die einzelnen Prüfungen finden Sie unter Informationen, die von der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden können.
  4. Klicken Sie auf Prüfen.
  5. Überprüfen Sie die Ergebnisse im Dialogfeld Dokumentprüfung.
  6. Klicken Sie neben den Prüfungsergebnissen für die Arten des ausgeblendeten Inhalts, den Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten, auf Alle entfernen.

 Wichtig   

  • Wenn Sie ausgeblendeten Inhalt aus Ihrem Dokument entfernen, können Sie diesen eventuell nicht durch Klicken auf Rückgängig wiederherstellen.
  • Wenn Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen aus Dokumenten entfernen möchten, die im OpenDocument-Textformat (ODT) gespeichert werden, müssen Sie die Dokumentprüfung jedes Mal ausführen, wenn Sie das Dokument in diesem Format speichern.

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Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen

Es können mehrere Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen in einem Word-Dokument gespeichert werden. Diese Informationen sind u. U. nicht sofort sichtbar, wenn Sie das Dokument in Word anzeigen. Andere Personen können die Informationen aber eventuell anzeigen oder abrufen.

Ausgeblendete Informationen können z. B. die Daten sein, die einem Dokument von Word hinzugefügt werden, damit Sie beim Schreiben und Bearbeiten eines Dokuments mit anderen Personen zusammenarbeiten können. Es kann sich auch um Informationen handeln, die Sie ausdrücklich als ausgeblendet kennzeichnen.

Word-Dokumente können die folgenden Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen enthalten:

  • Kommentare, Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Versionen und Freihandanmerkungen     Wenn Sie beim Erstellen Ihres Dokuments mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält das Dokument u. U. Elemente, wie Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Kommentare, Freihandanmerkungen oder Versionen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die Namen der Personen, die an Ihrem Dokument gearbeitet haben, die Kommentare der Prüfer sowie die Änderungen sehen, die an Ihrem Dokument vorgenommen wurden.
  • Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen     Zu den Dokumenteigenschaften, auch als Metadaten (Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben. Beispielsweise sind die Wörter in einem Dokument Daten. Die Anzahl der Wörter ist ein Beispiel für Metadaten.) bezeichnet, gehören u. a. Details zu Ihrem Dokument, wie beispielsweise Autor, Betreff und Titel. Außerdem gehören zu den Dokumenteigenschaften Informationen, die von Office-Programmen automatisch verwaltet werden, wie der Name der Person, die ein Dokument zuletzt gespeichert hat, sowie das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde. Wenn Sie bestimmte Features verwendet haben, enthält Ihr Dokument eventuell auch weitere personenbezogene Informationen (PII) (Personenbezogene Informationen (Personally Identifiable Information, PII): Alle Informationen, die genutzt werden können, um eine Person zu identifizieren, wie z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Personalausweisnummer, IP-Adresse oder eine andere eindeutige Kennung, die mit PII in einem anderen Programm verknüpft ist.), wie E-Mail-Kopfzeilen, zur Durchsicht versendete Informationen, Verteiler und Vorlagennamen.
  • Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen     Word-Dokumente können Informationen in Kopf- und Fußzeilen enthalten. Außerdem haben Sie Ihrem Word-Dokument eventuell ein Wasserzeichen hinzugefügt.
  • Ausgeblendeter Text     Word-Dokumente können Text enthalten, der als ausgeblendeter Text formatiert ist. Wenn Sie nicht wissen, ob Ihr Dokument ausgeblendeten Text enthält, können Sie es mit der Dokumentprüfung danach durchsuchen.
  • Dokumentservereigenschaften     Wenn Ihr Dokument an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver, z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder in einer auf Microsoft Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek, gespeichert wurde, kann das Dokument weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten, die sich auf diesen Serverspeicherort beziehen.
  • Benutzerdefinierte XML-Daten     Dokumente können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden.

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Informationen, die von der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden können

In Word umfasst die Dokumentprüfung mehrere verschiedene Prüfungen, mit denen Sie für Word-Dokumente spezifische, ausgeblendete Daten und persönliche Informationen suchen und entfernen können. Eine Liste der verschiedenen Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen, die von der Dokumentprüfung in Word-Dokumenten gefunden und entfernt werden können, finden Sie in der folgenden Tabelle.


 Hinweise 

  • Wenn die Dokumentprüfung von Ihrem Unternehmen angepasst wurde, indem Prüfungsmodule hinzugefügt wurden, können Sie Ihr Dokument auf weitere Informationstypen prüfen.
  • Bei Verwendung von Microsoft Word Starter 2010 werden nicht alle der für Word aufgelisteten Features von Word Starter unterstützt. Weitere Informationen zu den in Word Starter verfügbaren Features finden Sie in den Hinweisen zur Featureunterstützung in Word Starter.
Dokumentprüfung Sucht und entfernt

Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen

 Hinweis   In Word Starter 2010 werden mit der Dokumentprüfung nur Versionen und Anmerkungen entfernt.

  • Kommentare
  • Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen
  • Dokumentversionsinformationen
  • Freihandanmerkungen
Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen
  • Dokumenteigenschaften, u. a. Informationen von den Registerkarten Zusammenfassung, Statistik und Benutzerdefiniert im Dialogfeld Dokumenteigenschaften
  • E-Mail-Kopfzeilen
  • Verteiler
  • Zur Durchsicht versendete Informationen
  • Dokumentservereigenschaften
  • Informationen zur Dokumentverwaltungsrichtlinie
  • Inhaltstypinformationen
  • Datenbindungs-Verknüpfungsinformationen für datengebundene Felder (der letzte Wert wird in Text konvertiert)
  • Benutzername
  • Vorlagenname
Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen
  • Informationen in Dokumentkopfzeilen
  • Informationen in Dokumentfußzeilen
  • Wasserzeichen
Ausgeblendeter Text
  • Text, der als ausgeblendet formatiert ist (ein Schriftarteffekt, der im Dialogfeld Schriftart zur Verfügung steht)

 Hinweis   Mit dieser Dokumentprüfung kann kein Text erkannt werden, der von anderen Methoden (z. B. weißer Text auf weißem Hintergrund) ausgeblendet wurde.

Benutzerdefinierte XML-Daten
  • Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einem Dokument gespeichert werden können
Nicht sichtbarer Inhalt
  • Objekte, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert wurden

 Hinweis   Objekte, die von anderen Objekten verdeckt werden, werden von dieser Prüfung nicht gefunden.

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Zutreffend für:
Word 2013, Word 2010