Mithilfe von Workflows können Personen gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Projektaufgaben verwalten, indem bestimmte Geschäftsprozesse in Dokumenten und Elementen in einer Windows SharePoint Services 3.0-Website implementiert werden. Mit Workflows können Organisationen einheitliche Geschäftsprozesse einhalten und die Effizienz und Produktivität der Organisation verbessern, indem die Aufgaben und Schritte einzelner Geschäftsprozesse verwaltet werden. Auf diese Weise können sich die Personen, die diese Aufgaben ausführen, auf die Arbeit selbst und nicht auf die Verwaltung des Workflows konzentrieren.
Was sind Workflows?
Ein Workflow wird manchmal als eine Reihe von Aufgaben beschrieben, die zu einem Ergebnis führen. Im Kontext von Microsoft SharePoint-Produkten und -Technologien ist die Definition von Workflows spezieller: Ein Workflow ist das automatisierte Verschieben von Dokumenten oder Elementen durch eine bestimmte Abfolge von Aktionen oder Aufgaben, die zu einem Geschäftsprozess gehören. Mit Workflows können innerhalb einer Organisation allgemeine Geschäftsprozesse einheitlich verwaltet werden, da die Organisationen den Dokumenten oder Elementen in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek Geschäftslogik anfügen können. Bei der Geschäftslogik handelt es sich im Wesentlichen um eine Reihe von Anweisungen, mit denen die Aktionen angegeben und gesteuert werden, die mit einem Dokument oder Element vorgenommen werden.
Workflows können die Kosten und die Zeit optimieren, die für die Koordination allgemeiner Geschäftsprozesse, z. B. die Genehmigung von Projekten oder die Überarbeitung von Dokumenten, erforderlich sind. Dazu werden die Aufgaben der Personen, die zu diesen Prozessen gehören, verwaltet und überwacht. Eine Organisation kann z. B. mit Windows SharePoint Services 3.0 einen einfachen benutzerdefinierten Workflow erstellen und bereitstellen, um den Genehmigungsprozess für Dokumententwürfe in einer Dokumentbibliothek zu verwalten. Der Workflow kann ein Dokument an eine angegebene Person oder Gruppe von Personen zur Überprüfung und Genehmigung weiterleiten. Basierend auf dem Ergebnis des Workflows kann dann der Workflow bestimmte Aktionen mit dem Dokument ausführen. Wurde das Dokument genehmigt, kann der Status von Entwurf zu Endgültig aktualisiert werden, und das Dokument kann automatisch in eine andere Dokumentbibliothek kopiert werden. Wurde ein Dokument abgelehnt, bleibt der Status Entwurf, und es werden keine weiteren Aktionen ausgeführt.
Wenn dieser Genehmigungsworkflow beginnt, kann er Aufgaben zur Dokumentgenehmigung erstellen, die Aufgaben den angegebenen Workflowteilnehmer zuweisen und dann E-Mail-Benachrichtigungen mit Aufgabenanweisungen und einem Hyperlink zum zu genehmigenden Dokument an die Teilnehmer senden. Während der Workflow in Bearbeitung ist, kann der Workflowbesitzer (in diesem Fall der Autor des Dokuments) oder der Workflowteilnehmer auf der Seite Workflowstatus überprüfen, welche Teilnehmer die Workflowaufgaben abgeschlossen haben. Wenn die Workflowteilnehmer ihre Workflowaufgaben abschließen, indem sie das Dokument genehmigen oder ablehnen, endet der Workflow. Der Workflow führt automatisch die entsprechenden Aktionen mit dem Dokument aus und benachrichtigt den Workflowbesitzer über das Ergebnis des Workflows.
Die Aktionen im Genehmigungsworkflow in diesem Beispiel folgen diesem Prozess:
Seitenanfang
Ein für eine Website vordefinierter Workflow
Eine Windows SharePoint Services 3.0-Website umfasst einen vordefinierten Workflow mit drei Status. Der Workflow mit drei Status unterstützt Geschäftsprozesse, bei denen Organisationen den Status eines Problems oder Elements in verschiedenen Phasen nachverfolgen müssen. Insbesondere überwacht der Workflow ein Listenelement in drei unterschiedlichen Status mit zwei Übergängen. Bei jedem Übergang zwischen Status weist der Workflow eine Aufgabe einer Person zu und sendet der Person eine E-Mail-Benachrichtigung über die Aufgabe. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, aktualisiert der Workflow den Status des Elements entsprechend und fährt mit dem nächsten Status fort. Der Workflow mit drei Status ist für die Listenvorlage Problemverfolgung vorgesehen, kann aber auch mit anderen Listen verwendet werden, die so eingerichtet sind, dass sie eine Auswahlspalte mit mindestens drei Werten enthalten. Die Werte in dieser Auswahlspalte dienen als die Status, die der Workflow überwacht.
Der Workflow mit drei Status kann zum Verwalten von Geschäftsprozessen verwendet werden, in denen Organisationen in großem Umfang Probleme oder Elemente nachverfolgen müssen, z. B. bei Problemen des Kundensupports, potenziellen Kunden oder Projektaufgaben. Weitere Informationen zur Arbeit mit einem Workflow mit drei Status finden Sie unter Verwenden eines Workflows mit drei Status.
Seitenanfang
Unterstützung für benutzerdefinierte Workflows
Ihre Organisation kann vollständig benutzerdefinierte Workflows entwickeln und bereitstellen, die nur für die Geschäftsprozesse in Ihrer Organisation verwendet werden. Workflows können so einfach oder komplex sein, wie es für die Geschäftsprozesse in einer Organisation erforderlich ist. Entwickler können Workflows erstellen, die von Personen gestartet werden, die die Website verwenden. Sie können aber auch Workflows erstellen, die basierend auf einem bestimmten Ereignis automatisch gestartet werden, z. B. wenn ein Listenelement erstellt oder geändert wird. Hat Ihre Organisation benutzerdefinierte Workflows entwickelt und bereitgestellt, können diese Workflows zur Verwendung auf der Website zur Verfügung stehen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, benutzerdefinierte Workflows für Windows SharePoint Services 3.0 zu erstellen:
- Professionelle Softwareentwickler können Workflows mithilfe von Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation erstellen Diese Workflows enthalten benutzerdefinierten Code und Workflowaktivitäten. Nachdem ein professioneller Entwickler benutzerdefinierte Workflows erstellt hat, kann ein Serveradministrator diese auf mehreren Websites bereitstellen.
- Webdesigner können mit einem mit Windows SharePoint Services kompatiblen Webdesignprogramm, z. B. Microsoft Office SharePoint Designer 2007, Workflows ohne Code entwerfen Diese Workflows werden aus Listen verfügbarer Workflowaktivitäten erstellt. Der Webdesigner, der den Workflow erstellt, kann ihn direkt in der Liste oder Bibliothek bereitstellen, in der er verwendet wird.
Wünschen Sie die Entwicklung eines benutzerdefinierten Workflows, bitten Sie den Websiteadministrator um Informationen zu den in der Organisation verfügbaren Ressourcen für die Entwicklung benutzerdefinierter Workflows. Weitere Informationen zum Entwickeln benutzerdefinierter Workflows für Windows SharePoint Services 3.0 finden Sie im Windows SharePoint Services Developer Center on MSDN.
Seitenanfang
Schritte bei der Verwendung von Workflows
Die Verwendung eines Workflows in einem Dokument oder Listenelement setzt sich aus mehreren Schritten zusammen. Jeder dieser Schritte kann von Personen mit unterschiedlichen Aufgaben ausgeführt werden. Ein Websiteadministrator kann z. B. einen Workflow für die Verwendung in einer bestimmten Dokumentbibliothek zur Verfügung stellen, ein Listenbesitzer oder der Autor eines Dokuments kann einen Workflow für ein Dokument oder Element starten und eine dritte Person (z. B. ein für die Überarbeitung oder Genehmigung zuständiger Mitarbeiter) kann Workflowaufgaben erledigen.
Seitenanfang
Hinzufügen eines Workflows zu einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp
Zwar kann ein in einem mit Windows SharePoint Services kompatiblen Webdesignprogramm, z. B. Office SharePoint Designer 2007, erstellter Workflow ohne Code direkt in der Liste oder Bibliothek bereitgestellt werden, in der er verwendet wird, aber benutzerdefinierte Workflows, die auf dem Server installiert sind, müssen der Liste, der Bibliothek oder dem Inhaltstyp (Inhaltstyp: Eine wieder verwendbare Gruppe von Einstellungen für eine Inhaltskategorie. Verwenden Sie Inhaltstypen, um Metadaten, Vorlagen und das Verhalten von Elementen und Dokumenten einheitlich zu verwalten. Inhaltstypen werden auf Websiteebene definiert und in Listen und Bibliotheken verwendet.) hinzugefügt werden, damit sie für Dokumente oder Elemente an einem bestimmten Speicherort zur Verfügung stehen. Sie müssen über die Berechtigung (Berechtigungen: Die Sicherheitseinstellungen, die den Zugriff auf ein bestimmtes Element, eine Liste, Bibliothek oder Website gewähren oder verweigern.) zum Verwalten von Listen verfügen, um einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp einen Workflow hinzuzufügen. In den meisten Fällen wird diese Aufgabe von Websiteadministratoren oder Benutzern, die bestimmte Listen oder Bibliotheken verwalten, ausgeführt. Die Verfügbarkeit eines Workflows auf einer Website hängt davon ab, wo er hinzugefügt wurde:
- Fügen Sie einen Workflow einer Liste oder Bibliothek direkt hinzu, steht er nur für Elemente der Liste oder Bibliothek zur Verfügung. Sie können einen Workflow direkt einer Liste oder Bibliothek hinzufügen, wenn der Workflow nur von einem bestimmten Team oder für ganz bestimmte Inhalte verwendet werden soll.
- Wenn Sie einen Workflow einem Listeninhaltstyp hinzufügen (einer Instanz eines Websiteinhaltstyps, die einer bestimmten Liste oder Bibliothek hinzugefügt wurde), steht er nur für Elemente dieses Inhaltstyps in der bestimmten Liste oder Bibliothek, der der Inhaltstyp zugeordnet ist, zur Verfügung. Sie können einen Workflow einem Listeninhaltstyp direkt zuordnen, wenn der Workflow nur von ganz bestimmten Inhalten verwendet wird.
- Wenn Sie einen Workflow einem Websiteinhaltstyp hinzufügen, steht dieser Workflow allen Elementen dieses Inhaltstyps in jeder Liste und Bibliothek zur Verfügung, der eine Instanz dieses Websiteinhaltstyp hinzugefügt wurde. Soll ein Workflow in Listen oder Bibliotheken in einer Websitesammlung für Elemente eines bestimmten Inhaltstyps zur Verfügung stehen, kann dieses Ergebnis am besten erreicht werden, indem der Workflow direkt einem Websiteinhaltstyp hinzugefügt wird. Sie können einen Workflow einem Websiteinhaltstyp hinzufügen, wenn er unterschiedlichen Teams in verschiedenen Websites zur Verfügung stehen soll.
Wenn Sie einen Workflow einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzufügen, können Sie den Workflow für den speziellen Speicherort anpassen, indem Sie verschiedene Optionen angeben:
- Den Namen des Workflows
- Die Aufgabenliste, in der workflowbezogene Aufgaben gespeichert sind
- Die Verlaufsliste, in der alle workflowbezogenen Ereignisse aufgezeichnet werden
- Wie der Workflow gestartet werden soll
- Weitere Optionen, die nur für den speziellen Workflow gelten (Beispiel: Wie Aufgaben an Teilnehmer weitergeleitet werden, durch welche Umstände der Workflow abgeschlossen wird und welche Aktionen nach dem erfolgreichen Abschluss des Workflows erfolgen)
Wenn Sie einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp einen Workflow hinzufügen, stellen Sie in lediglich für Dokumente oder Elemente an einem bestimmten Speicherort zur Verfügung, Sie starten den eigentlichen Workflow aber nicht. Hyperlinks zu weiteren Informationen zum Hinzufügen von Workflows zu Listen, Bibliothek oder Inhaltstypen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.
Seitenanfang
Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element
Nachdem ein Workflow einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzugefügt wurde und dadurch verwendet werden kann, können Sie diesen Workflow für ein bestimmtes Dokument oder Element starten (falls der Workflow so konfiguriert wurde, dass er manuell gestartet werden kann). Wählen Sie zum Starten eines Workflows den gewünschten Workflow aus der Liste der Workflows aus, die für das Dokument oder Element zur Verfügung stehen. Möglicherweise müssen Sie in ein Formular die Informationen eingeben, die für den Workflow erforderlich sind. Abhängig vom Entwurf und der Konfiguration des Workflows haben Sie möglicherweise die Option, den Workflow weiter anzupassen, wenn Sie ihn für ein Dokument oder Element starten, indem Sie Optionen wie Teilnehmer, das Fälligkeitsdatum und Aufgabenanweisungen anpassen.
Seitenanfang
Abschließen von Workflowaufgaben
Jedes Workflowereignis, für das eine Benutzerinteraktion erforderlich ist, wird von einer Workflowaufgabe dargestellt. Wenn ein Workflow einem Workflowteilnehmer eine Aufgabe zuweist, kann der Empfänger der Aufgabe diese Aufgabe abschließen oder (abhängig vom Workflow) Änderungen am Workflowelement anfordern, indem er das Formular für Workflowaufgaben bearbeitet. Wenn ein Workflowteilnehmer eine Workflowaufgabe abschließt, wird der Server aufgefordert, den Workflow zum nächsten relevanten Schritt zu verschieben.
Seitenanfang
Überwachen des Status von Workflows
Workflowbesitzer und -teilnehmer können dem Fortschritt eines Workflows folgen, indem Sie die Statusseite überprüfen, die dem Workflow zugeordnet ist. Die Statusseite enthält Statusinformationen zu ausstehenden Workflowaufgaben. Sie umfasst außerdem Verlaufsinformationen, die für den Workflow relevant sind.
Seitenanfang
