Arbeiten mit SharePoint-Listen, Teil 1

Im ersten Teil dieses zweiteiligen Lernprogramms erfahren Sie, wie Sie einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website eine Liste hinzufügen und die Liste dann so anpassen, dass sie die gewünschten Spalten für Informationen enthält. In Teil 2 lernen Sie die Verwendung von Sortierungen, Filtern und Ansichten kennen, mit denen Sie Informationen auf beliebige Weise anzeigen können.

Angenommen, ein Team Ihrer Firma, der Contoso Corporation, besucht demnächst den Kunden Trey Research. Sie und Ihr Team haben einige vorbereitende Aufgaben übernommen, die bis zu diesem Besuch abgeschlossen sein müssen. Um den Fortschritt der entsprechenden Aufgaben zu verfolgen, erstellen Sie eine neue Aufgabenliste auf Ihrer SharePoint-Website. Anschließend erstellen Sie Spalten, fügen der Liste Einträge hinzu und wenden verschiedene Anzeigeoptionen auf die Einträge in der Liste an.

Ziele

Am Ende dieses Lernprogramms beherrschen Sie Folgendes:

• Erstellen einer Liste
• Einfügen von Spalten in einer Liste
• Hinzufügen von Einträgen zu einer Liste

Vorbemerkung

Um dieses Lernprogramm bearbeiten zu können, müssen Sie auf eine Windows SharePoint Services-Website zugreifen können. Am besten probieren Sie die Schritte dieses Lernprogramms auf einer Website aus, die nicht von einem Team verwendet wird. Ihr Systemadministrator kann für Sie eine Unterwebsite unter der Website Ihres Teams erstellen. Dies wird in diesem Abschnitt beschrieben. Sie müssen zur Gruppe Administratoren oder Webdesigner für diese Website oder zu einer Gruppe mit der Berechtigung Seiten hinzufügen und anpassen für die neue Website gehören. Wenn Sie nicht auf einen Server mit Windows SharePoint Services zugreifen können, aber eine Verbindung mit dem Internet besitzen, können Sie sich für einen gehosteten Windows SharePoint Services-Test registrieren (nur auf Englisch verfügbar).

Erstellen einer Übungswebsite

 Hinweis   Wenn Sie Mitglied der Gruppe Administratoren für die Website oder einer Gruppe mit der Berechtigung Unterwebsites erstellen für die Website sind, können Sie unter der aktuellen Website eine Unterwebsite erstellen. Wenn Sie nicht zur Gruppe Administratoren für die Website gehören, müssen Sie den Websiteadministrator bitten, eine Unterwebsite für Sie zu erstellen. Auf jeden Fall müssen Sie zur Gruppe Webdesigner oder Administratoren für die Unterwebsite gehören.

1. Klicken Sie auf der oberen Hyperlinkleiste auf Erstellen.
2. Klicken Sie unten auf der Seite im Abschnitt Webseiten auf Websites und Arbeitsbereiche.
3. Geben Sie im Abschnitt Titel und Beschreibung einen Namen, z. B. Lernprogramm für Listen, und eine Beschreibung für die neue Website ein.

Als Beschreibung dieser Website können Sie z. B. Übungswebsite für das Arbeiten mit Listen eingeben.

4. Geben Sie im Abschnitt Websiteadresse die Webadresse (URL) ein.

Der erste Teil der Adresse wird vorgegeben. Geben Sie als zweiten Teil Listen-Lernprogramm ein.

5. Klicken Sie im Abschnitt Berechtigungen auf Berechtigungen wie in übergeordneter Website verwenden.
6. Klicken Sie auf Erstellen.
7. Klicken Sie auf der Seite Vorlagenauswahl auf Team site, und klicken Sie dann auf OK.

Nachdem die Website erstellt wurde, wird sie im Browser angezeigt.

Hinzufügen von Beispielbenutzern

Für die erforderliche Website muss es mindestens drei Benutzer geben, einschließlich Sie selbst. Wenn Sie beim Erstellen einer neuen Website nach den Anweisungen des vorigen Abschnitts vorgegangen sind, sollten bereits einige Benutzer von der übergeordneten Website vorhanden sein, die Sie verwenden können. Wenn Sie hier Konten von der übergeordneten Website verwenden, hat dies keinerlei Auswirkungen auf die entsprechenden Benutzer – Sie verwenden einfach nur die Namen dieser Personen. Wenn Sie eine gehostete Testwebsite verwenden oder ein Administrator eine Website ohne Benutzer für Sie erstellt hat, fügen Sie der Website fiktive Benutzer hinzu. Um einer Website, für die es nicht mindestens drei Benutzer gibt (einschließlich Sie selbst), Benutzer hinzuzufügen, führen Sie folgende Schritte aus. Dazu müssen Sie Mitglied der Gruppe Administratoren für die Website oder einer Gruppe mit der Berechtigung Website verwalten für die Website sein.

1. Klicken Sie auf der oberen Hyperlinkliste der SharePoint-Website auf Websiteeinstellungen.
2. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Verwaltung auf Benutzer verwalten.
3. Klicken Sie auf der Seite Benutzer verwalten auf Benutzer hinzufügen.
4. Geben Sie im Abschnitt Schritt 1: Benutzer auswählen zwei Benutzer an, die Sie hinzufügen möchten. Trennen Sie die Benutzer bei der Eingabe durch Semikolons. Sie können Folgendes eingeben:
• E-Mail-Adressen (Beispiel: Benutzer1@beispiel.com; Benutzer2@beispiel.com)
• Benutzernamen (Beispiel: DOMÄNE\Benutzername)
• Namen von Sicherheitsgruppen des Microsoft Active Directory-Verzeichnisdienstes (Beispiel: DOMÄNE\Sicherheitsgruppenname)
• Namen von Domänengruppen (Beispiel: DOMÄNE\Gruppenname)
• Websiteübergreifende Gruppennamen (Beispiel: Buchhaltung)
5. Aktivieren Sie im Abschnitt Schritt 2: Berechtigungen wählen das Kontrollkästchen Leser, und klicken Sie dann auf Weiter. Da diese Benutzer die Website nicht verwenden werden, müssen Sie ihnen keine Änderungsberechtigungen zuweisen.
6. Vergewissern Sie sich im Abschnitt Schritt 3: Benutzer bestätigen, dass die E-Mail-Adressen, Benutzernamen und Anzeigenamen richtig sind.
7. Deaktivieren Sie im Abschnitt Schritt 4: E-Mail versenden das Kontrollkästchen Folgende E-Mail versenden, um Benutzern mitzuteilen, dass sie hinzugefügt wurden. Da dieses Lernprogramm nur eine Übung ist, sollen keine E-Mail-Nachrichten an diese Benutzer gesendet werden.
8. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Während des Lernprogramms werden die von Ihnen hinzugefügten Benutzer als Benutzer1 und Benutzer2 bezeichnet.

Nachdem die Website und die Benutzer eingerichtet wurden, können Sie die Arbeit mit SharePoint-Listen beginnen.

Informationen zu SharePoint-Listen

Eine Liste auf einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website ist eine Sammlung von Informationen, die Sie gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern verwenden. Sie können z. B. einen Anmeldebogen oder zu verfolgende Aufgaben erstellen.

Sie können die Listen verwenden, die Sie bereits auf der Website vorfinden, oder Listen ändern, nicht erforderliche Listen löschen und eigene Listen erstellen. Windows SharePoint Services enthält Vorlagen für Hyperlink-, Ankündigungs-, Kontakt-, Ereignis-, Aufgaben- und Problemlisten. Sie können eigenen Listen die Entwürfe von eingebauten Listen zugrunde legen oder völlig neue Listen erstellen. In diesem Beispiel werden Sie die Vorlage für Aufgaben verwenden, um eine Liste zu erstellen.

Wenn Sie ein Windows SharePoint Services-kompatibles Clientprogramm wie Microsoft Office Excel 2003 oder Microsoft Internet Explorer 5 oder höher verwenden, können Sie Listen erstellen, die auf Tabellenblättern beruhen.

Erstellen einer Liste

Sobald der Zugriff auf die Website möglich ist, können Sie die Liste erstellen, mit der Sie die Aufgaben verfolgen werden, die Ihr Team bis zur bevorstehenden Besprechung erledigen muss. Um die folgenden Aufgaben durchführen zu können, muss für den Zugriff auf die Website das Konto eines Websiteadministrators oder Websitewebdesigners verwendet werden, oder das verwendete Konto muss die Berechtigung Seiten hinzufügen und anpassen besitzen.

1. Klicken Sie auf der oberen Hyperlinkleiste auf Erstellen.
2. Klicken Sie auf der Seite Seite erstellen auf Aufgaben.
3. Geben Sie im Feld Name den Namen für die Liste ein: Aufgabenliste für den Trey Research-Besuch.

4. Geben Sie im Feld Beschreibung als Beschreibung Aufgaben für den Trey Research-Besuch ein.
5. Klicken Sie im Abschnitt Navigation auf Ja, um auf der Schnellstartleiste der Startseite eine Verknüpfung mit dieser Liste einzufügen.

Auf einer Website mit nur wenigen Listen empfiehlt es sich, hier Ja auszuwählen. Wenn eine Liste auf der Schnellstartleiste angezeigt wird, können die Websitebenutzer sie einfacher finden. Auf Websites mit vielen Listen und Bibliotheken sollten der Schellstartleiste jedoch nur die am häufigsten verwendeten Listen und Bibliotheken hinzugefügt werden, da die Leiste andernfalls zu lang wird.

6. Klicken Sie auf Erstellen.

Die neue Aufgabenliste wird in Ihrem Webbrowser angezeigt. Websitebenutzer können auf die neue Liste zugreifen, indem sie auf der oberen Hyperlinkleiste auf Dokumente und Listen und dann im Abschnitt Listen auf den Namen der Liste klicken. Wenn Sie die Liste zur Schnellstartleiste hinzufügen, können die Benutzer zum Öffnen der Liste auch auf den Listennamen klicken.

Hinzufügen einer Spalte

Eine Aufgabenliste besteht aus vielen nützlichen Spalten, mit denen Sie Informationen verfolgen können. Die Standardspalten enthalten die Priorität, den Status, die für die Aufgabe zuständige Person und Termine. Für den bevorstehenden Besuch bei Trey Research können Sie eine Spalte hinzufügen, in der Aufgaben unter Kategorien wie Reiseplanung, rechtliche Recherchen, Marktforschung oder Präsentationsbestandteil subsummiert werden. In diesem Lernprogramm kann diese Spalte auch in den Abschnitten zur Sortierung, Filterung und Erstellung von Ansichten verwendet werden.

1. Wechseln Sie zur Aufgabenliste, die Sie im vorigen Schritt erstellt haben. Klicken Sie auf der oberen Hyperlinkleiste auf Dokumente und Listen. Klicken Sie auf der Seite Dokumente und Listen auf den Namen der Aufgabenliste (hier Aufgabenliste für den Trey Research-Besuch).
2. Klicken Sie auf Einstellungen und Spalten ändern.
3. Klicken Sie im Abschnitt Spalten auf Neue Spalte erstellen.
4. Geben Sie im Abschnitt Name und Typ im Feld Spaltenname die Zeichenfolge Bereich ein, und klicken Sie dann auf Auswahl (Menü zum Auswählen).

5. Geben Sie im Abschnitt Optionale Spalteneinstellungen als Spaltenbeschreibung Tätigkeitsbereich für die Aufgabe ein.
6. Klicken Sie in Diese Spalte muss Informationen enthalten auf Ja.
7. Ersetzen Sie im Feld Geben Sie jede Auswahl in einer neuen Zeile ein den Platzhaltertext durch die folgenden Einträge:

Reiseplanung

Rechtliche Recherchen

Marktforschung

Präsentation

8. Klicken Sie bei der Option Auswahloptionen anzeigen durch auf Dropdownmenü.

In diesem Fall könnten Sie auch die Option Optionsfelder verwenden. Die Option Kontrollkästchen ermöglicht es den Benutzen, mehrere Bereiche auszuwählen, eignet sich aber nicht für diese Übung, da nur eine Kategorie sortiert wird.

9. Klicken Sie bei der Option Ausfülloptionen zulassen auf Nein.

Wenn Sie davon ausgehen, dass im Laufe der Zeit weitere Kategorien dazukommen werden, sollten Sie diese Option aktivieren. In diesem Beispiel gibt es jedoch für jeden Tätigkeitsbereich eine zuständige Person. Die Kategorien sind von vornherein festgelegt. Die Benutzer dürfen keine Kategorien erstellen, für die es keine zuständige Person gibt.

10. Vergewissern Sie sich, dass unter Standardwert die Option Auswahl ausgewählt ist. Der erste Eintrag in der Liste (hier Reiseplanung) ist der Standardwert.
11. Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Zur Standardansicht hinzufügen aktiviert ist.
12. Klicken Sie unten auf der Seite auf OK.

Nachdem Sie die Spalte Bereich hinzugefügt haben, können Sie der Aufgabenliste einige Einträge hinzufügen. Anschließend lernen Sie verschiedene Methoden zum Anzeigen der Listeninformationen kennen.

Hinzufügen von Einträgen zu einer Liste

1. Wechseln Sie zur Aufgabenliste, die Sie zuvor erstellt haben. Klicken Sie auf der oberen Hyperlinkleiste auf Dokumente und Listen. Klicken Sie auf der Seite Dokumente und Listen auf den Namen der Aufgabenliste (hier Aufgabenliste für den Trey Research-Besuch).
2. Klicken Sie oben in der Liste auf Neuer Eintrag.
3. Geben Sie im Feld Titel die Zeichenfolge Flugtickets ein.
4. Die Standardinformationen für die Felder Priorität, Status und % erledigt müssen nicht geändert werden.
5. Wählen Sie im Feld Zugewiesen an Ihren Namen aus.
6. Klicken Sie in den Feldern Startdatum und Fällig am auf den Kalender , wählen Sie ein Datum aus, und legen Sie in den Feldern für Stunden und Minuten eine Zeit fest.
7. Klicken Sie im Feld Bereich auf Reiseplanungen.
8. Klicken Sie oben im Formular auf Speichern und schließen.

Kehren Sie noch einmal zurück, und fügen Sie die in der folgenden Tabelle aufgeführten Einträge ein, damit weitere Informationen für die Arbeit verfügbar sind.

 Hinweis   Wenn die Benutzernamen bei der Option Zugewiesen an nicht angezeigt werden, müssen die Benutzer u. U. die Website besuchen und dort eine Aktion ausführen, z. B. Hinzufügen und Löschen eines Eintrags in der Liste. Dieses Problem tritt häufig auf, wenn Benutzer einer Windows NT-Sicherheitsgruppe hinzugefügt werden oder der anonyme Zugriff auf eine Website erlaubt ist.

 Tipp   Sie können Listeneinträge viel schneller hinzufügen, bearbeiten und löschen, wenn Sie ein Windows SharePoint Services-kompatibles Datenblattprogramm wie Microsoft Office 2003 installiert haben. In Datenblattprogrammen können Sie auf dieselbe Art und Weise mit Listeneinträgen arbeiten wie in Kalkulationsprogrammen wie Microsoft Office Excel 2003. Dabei müssen Sie kein ein anderes Programm öffnen. Klicken Sie einfach oben in der Liste auf In Datenblatt bearbeiten, um das Datenblattprogramm zu verwenden.

Empfohlene nächste Schritte

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben „Arbeiten mit SharePoint-Listen, Teil 1“ erfolgreich bearbeitet. Nachdem Sie die Grundlagen des Arbeitens mit Listen kennen gelernt haben, können Sie jetzt das Lernprogramm Arbeiten mit SharePoint-Listen, Teil 2 ausführen. Dort erfahren Sie, wie Sie die Anzeige von Listeninformationen ändern können, um die Suche und Verwaltung von Informationen zu vereinfachen.

 Hinweis   Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie E-Mail-Adressen und Logos sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, E-Mail-Adressen und Logos ist rein zufällig.