Standortunabhängiges Zugreifen auf Ihre Geschäftsdokumente

Microsoft Office 365 stellt Speicherung in der Cloud für Ihre Dokumente zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie jederzeit und von jedem Standort aus darauf zugreifen. Mit Microsoft Office Web Apps können Sie außerdem wichtige Geschäftsdokumente lesen oder sogar bearbeiten, wenn Sie sich nicht an einem Computer befinden, auf dem eine aktuelle Version von Microsoft Office installiert ist.

Für Ihre Produktivität benötigen Sie nur eine Internet- oder Smartphoneverbindung mit Ihrer Teamwebsite in Office 365.

Ihre Teamwebsite enthält eine Bibliothek zum Speichern und Freigeben von Dokumenten. Sie können diese Bibliothek für alle Ihre Dokumente verwenden, oder Sie können eine benutzerdefinierte Bibliothek einrichten, wenn Sie einen bestimmten Dokumenttyp verwalten möchten. Sie können z. B. eine Bibliothek für Pressemitteilungen einrichten, die anhand von Eigenschaften sortiert oder gefiltert werden können, die den Dokumenten zugeordnet sind, etwa Veröffentlichungsdatum oder Thema.

Weitere Informationen zu SharePoint-Bibliotheken (einschließlich Dokumentbibliotheken) finden Sie unter Einführung in Bibliotheken. Verwenden Sie unbedingt die Links im Abschnitt "Siehe auch", die ausführliche Anweisungen zum Erstellen von Bibliotheken und deren Anpassung (durch Erstellen oder Ändern von Spalten, in denen die Dokumenteigenschaften gespeichert sind) enthalten.

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Bibliothek einrichten, können Sie diese so konfigurieren, dass mithilfe des Befehls Neues Dokument eine benutzerdefinierte Vorlage geöffnet wird, z. B. eine Pressemitteilung, die Textbausteine enthält. Wenn die Person, die das Dokument erstellt, nicht über eine aktuelle Version von Office (Office 2003 oder höher) verfügt, öffnet SharePoint das neue Dokument in Office Web Apps. Weitere Informationen zum Einrichten der Vorlage finden Sie unter Festlegen einer Dateivorlage für eine Dokument- oder Formularbibliothek.

Bei Ihrem Geschäftsdokument kann es sich um ein Dokument handeln, das sich bereits auf Ihrem Computer befindet. Sie können jedoch auch mithilfe einer Vorlage ein neues Dokument erstellen. Dies ist z. B. die Vorlage für die Pressemitteilung, die im folgenden Video verwendet wird: Pressemitteilung (elegant). Suchen Sie nach einer Vorlage, die Ihren Anforderungen entspricht, indem Sie in Ihrem Office-Programm auf Datei und dann auf Neu klicken, oder indem Sie die Vorlagen auf Office.com durchsuchen.

Weitere Informationen zum Speichern Ihres Dokuments in der Bibliothek, damit Sie in Office Web Apps darauf zugreifen können, finden Sie unter Erste Schritte: Verwenden von Office Web Apps in SharePoint.

Wenn Sie eine Vorlage als Ausgangpunkt verwenden und dieses Dokument als Grundlage für alle neuen Dokumente in der Bibliothek dienen soll, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Erstellen Sie ein neues Dokument in Ihrem Office-Programm (Word, Excel oder PowerPoint): Klicken Sie auf der Registerkarte Datei Auf Neu, und wählen Sie dann die gewünschte Vorlage aus.
  2. Passen Sie den Inhalt so an, dass sich das Dokument als Grundlage für alle Dokumente dieses Typs eignet. Verwenden Sie in einer Vorlage für Pressemitteilungen z. B. die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens, die Angabe "Für sofortige Veröffentlichung" sowie alle weiteren Standardtexte.
  3. Speichern Sie das Dokument an einem Speicherort, den Sie sich leicht merken können, z. B. auf Ihrem Desktop.
  4. Speichern Sie eine Kopie des Dokuments in dem Formularordner, der der Bibliothek zugeordnet ist, und ändern Sie die Bibliothekeinstellungen dann so, dass die Bibliothek eine Kopie des Dokuments öffnet, wenn der Befehl Neues Dokument verwendet wird. Weitere Anweisungen finden Sie unter Festlegen einer benutzerdefinierten Dateivorlage für ein Dokument oder eine Formularbibliothek

Weitere Informationen zum Zugriff auf Dokumente mithilfe eines Smartphones finden Sie unter den folgenden Themen:

Weitere Möglichkeiten