Posteingangsregeln in Outlook Web App

Erstellen Sie Posteingangsregeln in Outlook Web App, damit für eingehende Nachrichten auf Grundlage Ihrer Kriterien automatisch bestimmte Aktionen ausgeführt werden. So können Sie z. B. eine Regel erstellen, durch die alle E-Mails, die an eine Gruppe gesendet wurden, deren Mitglied Sie sind, automatisch in einem bestimmten Ordner verschoben werden.

Informationen zum Erstellen und Verwalten von Posteingangsregeln im Outlook-Desktopprogramm finden Sie unter Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln.

Klicken Sie zum Verwalten von Regeln auf das Zahnradsymbol Zahnradsymbol > Optionen > E-Mail organisieren > Posteingangsregeln.

Wie verwalte ich Posteingangsregeln?


Elemente auf der Registerkarte "Posteingangsregeln"

Auf der Registerkarte "Posteingangsregeln" erhalten Sie eine Übersicht über all Ihre Posteingangsregeln. Sie können hier prüfen, was eine Regel bewirkt, Regeln deaktivieren oder aktivieren, neue Regeln erstellen, vorhandene Regeln bearbeiten sowie nicht mehr benötigte Regeln löschen.

Posteingangsregeln

  1. Einstellungen zum Verwalten von Posteingangsregeln.
  2. Regeln werden in der aufgeführten Reihenfolge ausgeführt.
  3. Im Informationsbereich wird eine Zusammenfassung der Kriterien und Aktionen für die ausgewählte Regel angezeigt.
Element Beschreibung
Neu  Neu Verwenden Sie diese Option, um eine neue Posteingangsregel zu erstellen.
Bearbeiten  Bearbeiten Heben Sie eine Regel hervor, und klicken Sie dann auf diese Option, um die Details der Regel anzuzeigen oder zu bearbeiten.
Mülleimer  Löschen Heben Sie eine Regel hervor, und klicken Sie dann auf "Löschen", um sie zu löschen.
Nach oben  Nach oben Mit dieser Option verschieben Sie die ausgewählte Regel in der Liste nach oben. Regeln werden von oben nach unten verarbeitet.
Nach unten  Nach unten Mit dieser Option verschieben Sie die ausgewählte Regel in der Liste nach unten.
Aktualisieren  Aktualisieren Verwenden Sie diese Option, um die Liste der Regeln zu aktualisieren.

Ein

Verwenden Sie das Kontrollkästchen neben einer Regel, um diese zu aktivieren (Häkchen gesetzt) oder zu deaktivieren (Häkchen nicht gesetzt).

Regel

Der Name der Regel.

Seitenanfang Seitenanfang

Wie erstelle ich eine neue Regel?

Wählen Sie zum Erstellen einer neuen, leeren Regel auf der Registerkarte Posteingangsregeln die Option Neu  Neu aus.

Das Fenster für die neue Regel ist in drei Abschnitte gegliedert:

Abschnitt Beschreibung
Wenn die Nachricht eintrifft und:

Wählen Sie in diesem Feld Kriterien für die Regel aus. Mithilfe des nach unten weisenden Pfeils können Sie die Kriterien anzeigen und die gewünschten Kriterien auswählen.

Wenn für die Kriterien zusätzliche Optionen vorhanden sind, geben Sie diese in dem nun geöffneten Fenster ein.

Gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie in diesem Feld die Aktion aus, die ausgeführt werden soll, wenn eine Nachricht eingeht, die den ausgewählten Kriterien entspricht.
Weitere Optionen

Mithilfe von "Weitere Optionen" können Sie folgende Schritte ausführen:

  • Sie können einer Regel zusätzliche Bedingungen oder Aktionen hinzufügen.
  • Sie können einer Regel Ausnahmen hinzufügen, indem Sie Ausnahme hinzufügen auswählen.
  • Sie können die Option, die bewirkt, dass keine weiteren Regeln angewendet werden, aktivieren oder deaktivieren. Standardmäßig ist die Option aktiviert. In diesem Fall wird beim Eingang einer Nachricht, die die Kriterien mehrerer Regeln erfüllt, nur die erste Regel angewendet. Ist die Option deaktiviert, werden alle Regeln angewendet, deren Kriterien die Regel erfüllt.

Ein Beispiel dazu: Keine weiteren Regeln anwenden ist nicht ausgewählt. Es ist eine Regel vorhanden, durch die alle an eine öffentliche Gruppe gesendeten Nachrichten in einem bestimmten Ordner verschoben werden, und eine weitere Regel, durch die alle Nachrichten von Ihrem Vorgesetzten in einen anderen Ordner verschoben werden. Wenn nun Ihr Vorgesetzter eine Nachricht an die öffentliche Gruppe sendet, finden Sie in beiden Ordnern je eine Kopie dieser Nachricht. Wenn nur die Regel angewendet werden soll, durch die Nachrichten von Ihrem Vorgesetzten verschoben werden, verschieben Sie diese Regel in der Liste an eine höhere Stelle als die Regel zum Verschieben von Nachrichten, die an die Gruppe gesendet wurden. Bearbeiten Sie dann die erste Regel, indem Sie die Option Keine weiteren Regeln anwenden aktivieren.

  • Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Namen für die erstellte Regel.

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Wie bearbeite ich eine Regel?

Sie können jede Regel bearbeiten, indem Sie sie auswählen und auf Bearbeiten klicken. Dadurch wird die Regel geöffnet, und Sie können die Bedingungen oder Aktionen der Regeln ändern.Bearbeiten

Wie lösche ich eine Regel?

Wenn Sie eine Regel nicht mehr benötigen, können Sie sie auswählen und auf Löschen klicken, um sie zu entfernen. Wenn Sie die Regel nur für einige Zeit nicht verwenden möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Regel.Mülleimer

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Was muss ich sonst noch wissen?

  • Wenn Sie in Outlook Web App eine neue Regel erstellen, wird möglicherweise eine Warnung angezeigt, dass einige Regeln, die in Outlook erstellt wurden und aktuell deaktiviert sind, gelöscht werden. Vor dem Löschen dieser Regeln ist es sinnvoll, sich mit Outlook bei Ihrem Konto anzumelden und die Regeln zu überprüfen, um festzustellen, ob Sie sie behalten möchten. Aktivieren Sie die Regeln, die nicht gelöscht werden sollen.
  • Regeln werden von oben nach unten in der Reihenfolge angewendet, in der sie im Fenster "Regeln" angezeigt werden. Wenn Sie die Reihenfolge der Regeln ändern möchten, klicken Sie auf die Regel, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie dann auf den Pfeil für Nach oben  Nach oben oder Nach unten  Nach unten, um die Regel an die gewünschte Position in der Liste zu verschieben.
  • Einige Arten von Nachrichten lösen keine Posteingangsregeln aus, u. a. die folgenden:
    • Benachrichtigungen über den Übermittlungsstatus, wozu Unzustellbarkeitsberichte und Systemmeldungen zählen
    • Lesebestätigungen und Übermittlungsbestätigungen, die von einem E-Mail-Client generiert werden
    • Einige Arten von automatischen Antworten (Abwesenheitsnachricht)
  • Sie müssen zum Erstellen einer Regel nicht die Registerkarte Posteingangsregeln verwenden. Es ist auch möglich, Regeln direkt in Nachrichten zu erstellen. So erstellen Sie eine Regel direkt in einer Nachricht:
    • Klicken Sie im Nachrichtenfenster mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, und wählen Sie Regel erstellen aus.
    • Sie können auch bei Anzeige der Nachricht im Lesebereich das erweiterte Menü Erweitertes Menü  und dann im Menü Regel erstellen auswählen.
  • Jede Regel, die Sie erstellen, belegt Speicherplatz in einem ausgeblendeten Abschnitt des Postfachs. Dieser Abschnitt ist auf 64 KB beschränkt. Der tatsächliche Speicherplatz, den eine Regel benötigt, hängt von mehreren Faktoren ab, z. B. der Länge des Namens und der Anzahl der Bedingungen, die Sie angewendet haben. Wenn Sie die Grenze von 64 KB erreichen, werden Sie gewarnt, dass Sie keine weiteren Regeln mehr erstellen können. Wenn das geschieht, müssen Sie einige der vorhandenen Regeln löschen oder vereinfachen, bevor Sie weitere Regeln erstellen können. Hier einige Methoden, um den von Regeln belegten Speicherplatz zu reduzieren:
    • Löschen Sie Regeln, die Sie nicht mehr benötigen.
    • Kürzen Sie die Namen der Regeln.
    • Kombinieren Sie Regeln, die dasselbe bewirken.
    • Entfernen Sie Kriterien aus Regeln.
  • Wenn Sie eine Weiterleitungsregel erstellen, können Sie für die Weiterleitung mehr als eine Adresse hinzufügen. Die Anzahl der Adressen, an die Sie weiterleiten können, kann abhängig von den Einstellungen für Ihr Konto beschränkt sein. Wenn Sie mehr Adressen hinzufügen, als zulässig sind, funktioniert Ihre Weiterleitungsregel nicht. Wenn Sie eine Weiterleitungsregel mit mehr als einer Adresse erstellen, testen Sie die Funktionsfähigkeit der Regel.

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Zutreffend für:
Outlook Web App, Outlook Web App für Office 365 Enterprise, Outlook Web App für Office 365 Small Business Premium