In Microsoft Office Visio werden Menüs und Symbolleisten je nach der Häufigkeit der verwendeten Befehle angepasst. Beim ersten Start eines Visio-Programms werden nur die grundlegenden Befehle angezeigt. Während der Arbeit mit dem Programm werden die Menüs und Symbolleisten so angepasst, dass nur die am häufigsten verwendeten Befehle und Symbolleisten-Schaltflächen angezeigt werden.

Wenn Sie einen Befehl suchen, den Sie nicht häufig verwenden oder noch nie verwendet haben, klicken Sie auf die Pfeile am unteren Rand eines Menüs, um alle Befehle anzuzeigen. Sie können ein Menü auch erweitern, indem Sie darauf doppelklicken. Wenn Sie ein Menü erweitern, werden alle anderen Menüs ebenfalls erweitert, bis Sie einen Befehl auswählen oder eine andere Aktion durchführen. Wenn Sie auf einen Befehl im erweiterten Menü klicken, wird der Befehl umgehend der Kurzform des Menüs hinzugefügt. Wenn Sie den Befehl selten verwenden, wird er aus der Kurzversion des Menüs entfernt.

Symbolleisten können nebeneinander in derselben Zeile angeordnet werden. Beim ersten Start von Visio ist die Standardsymbolleiste z.B. neben der Formatsymbolleiste angeordnet. Wenn Sie mehrere Symbolleisten in derselben Zeile anordnen, ist möglicherweise nicht genügend Platz vorhanden, um alle Schaltflächen anzuzeigen. In diesem Fall werden nur die Schaltflächen angezeigt, die Sie zuletzt und am häufigsten verwendet haben.

Sie können zum Anzeigen weiterer Schaltflächen die Größe ändern, oder alle Schaltflächen auf einer Symbolleiste anzeigen. Eine Liste der Schaltflächen, die auf einer verankerten, integrierten Symbolleiste keinen Platz finden, wird angezeigt, wenn Sie am Ende der Symbolleiste auf Optionen für Symbolleisten klicken. Wenn Sie eine Schaltfläche verwenden, die nicht auf der Symbolleiste angezeigt wird, wird die betreffende Schaltfläche auf die Symbolleiste verschoben, und eine länger nicht verwendete Schaltfläche wird in der Liste Optionen für Symbolleisten abgelegt.

Sie können Menüs und Symbolleisten anpassen, d.h. Symbolleisten-Schaltflächen und Menüs hinzufügen oder diese aus Symbolleisten entfernen, eigene benutzerdefinierte Symbolleisten erstellen und Symbolleisten ein- oder ausblenden und verschieben. Sie können die Menüleiste wie jede integrierte Symbolleiste anpassen. Beispielsweise können Sie Schaltflächen und Menüs schnell auf der Menüleiste hinzufügen und entfernen. Die Menüleiste kann jedoch nicht ausgeblendet werden.