Mit Microsoft Office Visio können Sie uni- und bidirektionale Verknüpfungen zwischen Shapes in einer Zeichnung und Datensätzen in einer Datenbanktabelle erstellen. Wenn Sie Shapes mit Datensätzen verknüpfen, werden die Daten sowohl in visueller Darstellung (Ihre Zeichnung) und in Tabellenform (in der Datenbanktabelle) angezeigt. Nachdem Sie die Verknüpfungen eingerichtet haben, können Sie Zeichnung und Tabelle synchronisieren, so dass Änderungen an einem dieser Objekte auch im jeweils anderen Objekt übernommen werden.
Vier Möglichkeiten zum Erstellen einer verknüpften Zeichnung
Sie können mit dem Datenbank-Assistenten und dem Befehl Mit Datenbank verknüpfen auf vier verschiedene Arten eine verknüpfte Zeichnung erstellen.
Verknüpfen von Shapes in einer vorhandenen Zeichnung mit einer Datenbanktabelle
Sie können mit dem Datenbank-Assistenten oder dem Befehl Mit Datenbank verknüpfen eine vorhandene Zeichnung verknüpfen, z.B. einen Büroplan bzw. ein Flussdiagram Ihrer Organisation oder Datenbankinformationen wie Zubehörlisten oder Personaldaten. Sie können entweder eine Verknüpfung mit einer vorhandenen Datenbanktabelle herstellen oder mithilfe des Assistenten eine neue Verknüpfung erstellen und später ausfüllen.
Erstellen eines Master-Shapes, das mit jedem Datensatz in einer Datenbanktabelle verknüpft werden kann
Sie können mit dem Datenbank-Assistenten eine Verknüpfung mit einem Master, z.B. einem Computer-Shape oder einem Personen-Shape, oder mit Datenbankinformationen wie Zubehörlisten oder Personaldaten herstellen. Anschließend können Sie den Master auf das Zeichenblatt ziehen und auswählen, welchen Datenbank-Datensatz die Instanz des Shapes jeweils darstellen soll. Sie können entweder eine Verknüpfung mit einer vorhandenen Datenbanktabelle herstellen oder mithilfe des Assistenten eine neue Verknüpfung erstellen und später ausfüllen.
Erstellen eines einzelnen Master-Shapes für jeden Datensatz in einer vorhandenen Datenbanktabelle
Wenn Sie mehrere Instanzen eines Datensatzes darstellen möchten, können Sie mit dem Datenbank-Assistenten eine Schablone erstellen, die ein einzelnes Master-Shape für jeden Datensatz in einer vorhandenen Datenbanktabelle enthält. Wenn Sie z.B. eine Datenbanktabelle mit Bürostühlen haben, in der jeder Datensatz (oder jede Zeile) ein anderes Modell darstellt, könnten Sie mehrere Instanzen jedes Modells im Büroplan erstellen.
Erstellen einer Zeichnung, die eine vorhandene Datenbanktabelle darstellt
Sie können mit dem Datenbank-Assistent eine Zeichnung erstellen, die ein einzelnes Shape für jeden Datensatz in einer vorhandenen Datenbanktabelle enthält.
Beibehalten der Synchronisation von verknüpfter Zeichnung und Datenbanktabelle
Bei der Arbeit mit dem Assistenten können Sie nützliche Methoden integrieren, die die ständige Synchronisation von Zeichnung und Datenbank ermöglichen. Sie können Aktionen der rechten Maustaste, Einfügeereignisse und automatische Aktualisierungseinstellungen hinzufügen. Sie können die Datenbank aktualisieren lassen, um Änderungen an den benutzerdefinierten Eigenschaften des Shapes widerzuspiegeln, oder Sie aktualisieren die Shapes mit Änderungen an den Daten in der verknüpften Tabelle.
Beziehungen zwischen Shapes, Datensätzen, Tabellen und Feldern in einer Datenbank
Jedes Shape in einer Zeichnung wird in einer Datenbanktabelle durch einen Datensatz (oder eine Zeile), und jede ShapeSheet-Zelle wird durch ein Feld (oder eine Spalte) dargestellt. Die Daten in der ShapeSheet-Zelle werden im entsprechenden Feld der Datenbanktabelle als Wert angezeigt.
Visio-Datenbankverbindungen und ODBC
Der Datenbank-Assistent und der Befehl Mit Datenbank verknüpfen verwenden Daten mit Tabellen gemeinsam, die in ODBC-kompatiblen (Open Database Connectivity) Datenbankprogrammen wie Microsoft Office Access und Microsoft SQL Server erstellen wurden.
ODBC ist ein Industriestandard, der Microsoft-Programmen Zugriff, Ansicht und Änderung von Daten aus Datenbanken ermöglicht. Ob Ihr Datenbankprogramm ODBC-kompatibel ist, können Sie der Dokumentation des Programms entnehmen.
Wie werden Daten in Shapes gespeichert?
Beim Verknüpfen eines Shapes mit einer Datenbank verknüpfen Sie eigentlich Zellen in der ShapeSheet (ShapeSheet: Die Tabelle, die Informationen zu einem Shape, wie etwa Abmessungen, Winkel und Drehmittelpunkt, sowie die Formatvorlagen, die das Erscheinungsbild des Shapes bestimmen, enthält.)-Kalkulationstabelle des Shapes mit Feldern in einer Datenbanktabelle. Sie wählen aus, welche ShapeSheet-Zellen mit Feldern in der Datenbank verknüpft werden sollen. Obwohl Sie im Allgemeinen die benutzerdefinierten Eigenschaften eines Shapes mit Datenbankfeldern verknüpfen, können Sie auch andere ShapeSheet-Zellen mit Datenbankfeldern verknüpfen.
Wenn keine entsprechenden ShapeSheet-Zellen vorhanden sind, erstellt der Datenbank-Assistent oder der Befehl Mit Datenbank verknüpfen neue Zellen im Abschnitt Custom Properties der Kalkulationstabelle ShapeSheet.
Wenn Sie beispielsweise eine Datenbank für farbige Blöcke haben, die Felder für Blockname, Farbe, Höhe und Breite enthält, gilt Folgendes:
- Der Abschnitt Shape Transform der ShapeSheet-Kalkulationstabelle enthält Zellen für Höhe und Breite.
- Der Abschnitt Fill Format der ShapeSheet-Kalkulationstabelle enthält eine Zelle namens FüllVGrund.
Bei dem Vorgang, in dem Sie ein Master-Shape mit der Datenbank für farbige Blöcke verknüpfen (unter Verwendung des Datenbank-Assistenten) können Sie die Zellen Höhe, Breite und FüllVGrund in der ShapeSheet-Kalkulationstabelle mit den Feldern Höhe, Breite und Farbe der Datenbank verknüpfen. Da die ShapeSheet-Kalkulationstabelle keine Zellen enthält, die dem Feld Blockname entsprechen, können Sie mit dem Assistenten im Abschnitt Custom Properties der ShapeSheet-Kalkulationstabelle eine solche Zelle erstellen.
Die Werte in den ShapeSheet-Zellen entsprechen den Werten in den Datenbank-Datensätzen, mit denen die Zellen verbunden sind. Wenn Sie das Shape ändern, können Sie neue Werte an die Datenbank übergeben. Wenn Sie die Datenbank ändern, können Sie neue Werte an die ShapeSheet-Kalkulationstabelle des Shapes übergeben.
Benutzerdefinierte Zellenabschnitte im ShapeSheet
Beim Verknüpfen eines Shapes mit einer Datenbank in Visio wird gleichzeitig ein Abschnitt namens User-Defined Cells in der ShapeSheet-Kalkulationstabelle erstellt, wenn dieser Abschnitt für das Shape noch nicht vorhanden ist. In diesem Abschnitt werden von Visio folgende Informationen gespeichert:
- Der Primärschlüssel für die Datenbank.
- Welche Datenbankfelder mit welchen ShapeSheet-Zellen verknüpft sind.
- Die letzten gültigen Daten, die aus der Datenbank abgerufen wurden.
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