Lassen Sie sich durch den ersten Eindruck nicht täuschen. Microsoft Office Visio 2007 ist sehr viel einfacher als es den Anschein hat. Für den Anfang müssen Sie nur einige wenige grundlegende Schritte und Begriffe kennen. Binnen kurzem werden Sie bereits von einem leeren Blatt zu einer Zeichnung übergehen können, die gut aussieht und Ihren Erwartungen entspricht.

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• Wofür wird Visio verwendet?

• Erstellen einer Zeichnung in drei grundlegenden Schritten

• Was sind Visio-Shapes, -Schablonen und -Vorlagen?

• Was nun?

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Wofür wird Visio verwendet?

Visio wird zum Erstellen diverser Zeichnungen (von Netzwerkdiagrammen und Kalendern bis hin zu Büroplänen und Flussdiagrammen) verwendet. Einzelheiten zu den verschiedenen Zeichnungsarten, die Sie in Visio erstellen können, finden Sie unter Wie kann ich feststellen, wofür die einzelnen Visio-Vorlagen bestimmt sind?

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Erstellen einer Zeichnung in drei grundlegenden Schritten

Obwohl es viele Arten von Visio-Zeichnungen gibt, sind die drei grundlegenden Erstellungsschritte bei nahezu allen Zeichnungen identisch:

1. Auswählen und Öffnen einer Vorlage
2. Ziehen und Verbinden von Shapes
3. Hinzufügen von Text zu Shapes

Die folgenden Schritte zeigen, wie ein grundlegendes Flussdiagramm erstellt wird. Informationen zum vollständigen Funktionsumfang von Visio-Vorlagen und -Features finden Sie in der Visio-Hilfe und auf der Website von Microsoft Office Online:

• Visio-Homepage, Hilfe und Anleitungen, Visio 2007-Hilfe
• Visio 2007-Schulungen
• Visio 2007-Demos

Schritt 1: Auswählen und Öffnen einer Vorlage

1. Starten Sie Visio 2007.
2. Klicken Sie in der Liste Vorlagenkategorien auf Flussdiagramm.
3. Doppelklicken Sie im Fenster Flussdiagramm unter Hauptvorlagen auf Standardflussdiagramm.

Die mit einer Vorlage zu öffnenden Shapes befinden sich in Sammlungen, die Schablonen genannt werden. Mit der Vorlage Standardflussdiagramm werden die Schablonen Pfeil-Shapes, Hintergründe und Standardflussdiagramm-Shapes geöffnet.

Schritt 2: Ziehen und Verbinden von Shapes

Zum Erstellen einer Zeichnung brauchen Sie nur die Shapes von den Schablonen auf ein leeres Zeichenblatt zu ziehen und miteinander zu verbinden. Shapes können auf verschiedene Art und Weise verbunden werden. Hier wird jetzt die schnellste Möglichkeit vorgestellt:  Legen Sie die Shapes beim Ziehen übereinander ab, um sie automatisch mit dem Befehl Autom. verbinden zu verbinden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hinzufügen und Ankleben von Verbindern mit "Autom. verbinden".

1. Ziehen Sie das erste Shape aus der Vorlage Standardflussdiagramm-Shapes auf das Zeichenblatt, und lassen Sie dann die Maustaste los.

   

2. Ziehen Sie das zweite Shape so auf das erste, dass der blaue Pfeil angezeigt wird. Lassen Sie die Maustaste aber noch nicht los.

   

3. Halten Sie die Maustaste weiterhin gedrückt, und bewegen Sie den Mauszeiger über den blauen Pfeil, der in die Richtung zeigt, in der Sie das zweite Shape platzieren möchten.

   

4. Lassen Sie jetzt die Maustaste los. Die Shapes werden verbunden, und das erste Shape weist zum zweiten Shape.

   

5. Fahren Sie mit dem Erstellen der Zeichnung fort, indem Sie die Schritte 2-4 wiederholen.

Schritt 3: Hinzufügen von Text zu Shapes

Auch wenn manche Zeichnungen selbsterklärend sind, kann es häufig hilfreich und manchmal sogar notwendig sein, die Shapes mit Text zu versehen. Es gibt diverse Möglichkeiten, Text zu Shapes hinzuzufügen. Im vorliegenden Beispiel wird die einfachste Möglichkeit vorgestellt. Wenn Sie mehr über das Hinzufügen von Text zu Shapes erfahren möchten, lesen Sie die Abschnitte Hinzufügen von Daten zu Shapes und Hinzufügen von importierten Daten zu Shapes.

Direktes Hinzufügen von Text zu Shapes

1. Doppelklicken Sie auf das Shape.

   

2. Beginnen Sie mit der Texteingabe.

   

3. Wenn Sie den Text eingegeben haben, klicken Sie auf einen leeren Bereich auf dem Zeichenblatt.

   

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Was sind Visio-Shapes, -Schablonen und -Vorlagen?

Shapes, Schablonen und Vorlagen wurden bereits kurz erwähnt. Die Arbeit in Visio kann jedoch wesentlich vereinfacht werden, wenn Sie mehr über Shapes, Schablonen und Vorlagen in Visio wissen.

Shapes

Visio-Shapes sind vorgefertigte Bilder, die auf das Zeichenblatt gezogen werden - sie stellen sozusagen die Bausteine der Zeichnung dar.

Wenn Sie ein Shape aus einer Schablone auf das Zeichenblatt ziehen, bleibt das ursprüngliche Shape in der Schablone erhalten. Dieses ursprüngliche Shape wird als Master-Shape bezeichnet. Das Shape, das Sie in der Zeichnung ablegen, ist eine Kopie  dieses Master-Shapes (auch Instanz genannt). Bei den meisten Visio-Schablonen können Sie nach Bedarf beliebig viele Instanzen in die Zeichnung ziehen.

Es gibt diverse Möglichkeiten, Visio-Shapes zu verwenden und anzupassen, doch können Sie schon mit den gängigsten Methoden und einigen wenigen Sonderfunktionen Vieles realisieren.

Direktes Anpassen von Shapes

Es gibt zigtausend Visio-Shapes und unzählige Möglichkeiten, diese zu verwenden und anzupassen. Die meisten Aktionen beziehen sich dabei auf Funktionen, die in die Shapes integriert sind. Anhand visueller Hinweise lassen sich diese Funktionen schnell suchen und verwenden.

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Die hellgrünen Punkte über den Shapes werden Drehpunkte genannt. Wenn Sie einen Drehpunkt nach rechts oder links ziehen, wird das Shape gedreht.

Die hellblauen Verbindungspfeile helfen Ihnen, die Shapes problemlos miteinander zu verbinden, wie Sie bereits im vorherigen Abschnitt Erstellen einer Zeichnung in drei grundlegenden Schritten erfahren haben. Für das automatische Verbinden gibt es jedoch mehrere Verwendungsmöglichkeiten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hinzufügen und Ankleben von Verbindern mit "Autom. verbinden".

Mit den hellgrünen Auswahlpunkten können Sie die Höhe und Breite von Shapes ändern. Klicken Sie auf einen Auswahlpunkt an einer Ecke eines Shapes, und ziehen Sie diesen, um das Shape ohne Änderung der Proportionen zu vergrößern. Mit den Auswahlpunkten an den Seiten des Shapes werden Höhe oder Breite des Shapes angepasst.

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Sonderfunktionen von Visio-Shapes

Visio-Shapes sind viel mehr als einfache Bilder oder Symbole.

Shapes können Daten enthalten

Jedes Shape kann mit Daten verknüpft sein. Zum Hinzufügen von Daten zu Shapes gibt es verschiedene Möglichkeiten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hinzufügen von Daten zu Shapes und Hinzufügen von importierten Daten zu Shapes. Fürs Erste erfahren Sie jedoch, wie die Daten nach dem Hinzufügen angezeigt werden.

Nachdem die Daten dem Shape hinzugefügt wurden, werden sie nicht standardmäßig in der Zeichnung angezeigt. Die einfachste Möglichkeit zur Anzeige der Daten besteht darin, das Shape zu markieren und dann das Fenster Shape-Daten zu öffnen (siehe Abbildung).

Wenn die Daten für viele Shapes gleichzeitig angezeigt werden sollen, können Sie die Funktion "Datengrafik" verwenden. In der folgenden Abbildung sind die Daten für zwei Baumstrukturen gleichzeitig dargestellt. Weitere Informationen zum Verwenden von Datengrafiken finden Sie unter Optimieren von Daten mit Datengrafiken.

 Hinweis   Datengrafiken sind nur in Microsoft Office Visio Professional 2007 verfügbar.

Shapes mit besonderem Verhalten

Es gibt zu viele Visio-Shapes mit besonderem Verhalten, um sie an dieser Stelle einzeln aufzulisten. Nachstehend finden Sie jedoch einige Beispiele dafür.

Das Shape Personen kann beispielsweise gedehnt werden, damit mehr Personen angezeigt werden. Auch das Shape Wachsende Blume lässt sich zum Darstellen des Wachstums dehnen.

 

In der folgenden Abbildung wird gezeigt, wie Sie die Größe eines Shapes auf einem Blatt messen können. Dazu wird ein spezielles Bemaßungs-Shape verwendet, das zum Messen anderer Shapes entwickelt wurde. (Bemaßungs-Shapes sind nur in Office Visio Professional 2007 verfügbar.)

Nachstehend ist das Shape Kreisdiagramm aus der Schablone Diagramm-Shapes zu sehen. Sie können mit der rechten Maustaste auf das Shape klicken, um die Anzahl der Segmente und den prozentualen Anteil des einzelnen Segments festzulegen.

 Tipp   Eine gute Möglichkeit, etwas über die Funktionsweise eines Shapes zu erfahren, besteht darin, mit der rechten Maustaste darauf zu klicken und das Kontextmenü auf besondere Befehle zu untersuchen.

Schablonen

Visio-Schablonen enthalten Sammlungen von Shapes, die jeweils gemeinsame Merkmale haben, z. B. eine Sammlung von Shapes, die zum Erstellen einer bestimmten Diagrammart benötigt werden, oder mehrere unterschiedliche Versionen desselben Shapes.

In der folgenden Abbildung enthält die Schablone Standardflussdiagramm-Shapes häufig verwendete Flussdiagramm-Shapes und die Schablone Hintergründe unterschiedliche Hintergründe. Sie können sogar eigene Schablonen mit Shape-Favoriten erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen eigener Schablonen finden Sie unter Erstellen neuer Schablonen.

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Öffnen von Visio-Schablonen

Jede Vorlage wird mit den Schablonen geöffnet, die für eine bestimmte Zeichnungsart erforderlich sind. Es ist jedoch gut zu wissen, dass Sie jederzeit andere Schablonen öffnen können.

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Shapes und dann auf die gewünschte Kategorie. Klicken Sie dann auf den Namen der zu verwendenden Schablone.
2. Wiederholen Sie Schritt 1 für alle anderen Schablonen, die Sie öffnen möchten.

   

Vorlagen

Visio-Vorlagen sind nicht so einfach zu beschreiben, da sie kein einzelnes Objekt, sondern eher eine Sammlung von Einstellungen sind. Eine Visio-Vorlage enthält ein leeres Zeichenblatt und eine beliebige Kombination der folgenden Elemente:

Schablonen mit den Shapes, die zum Erstellen einer bestimmten Zeichnungsart erforderlich sind    Die Vorlage Diagramme beispielsweise wird mit einer Schablone geöffnet, die schnell zu verwendende, einfache Shapes zum Erstellen von Diagrammen enthält.

Entsprechende Maße für die Gittergröße und das Lineal  Für einige Zeichnungen ist ein bestimmter Maßstab erforderlich. So wird die Vorlage Grundstücksplan beispielsweise mit einem Konstruktionsmaßstab geöffnet, bei dem 1 Zoll = 1 Fuß ist.

Spezielle Menüs  Einige Vorlagen verfügen über Sonderfunktionen, die in speziellen Menüs zu finden sind. Wenn Sie beispielsweise die Vorlage Kalender öffnen, wird in der Hauptmenüleiste das Menü Kalender angezeigt. Mit dem Menü Kalender können Sie Ihren Kalender konfigurieren oder Daten aus Microsoft Office Outlook in den Kalender importieren.

Assistenten zur Unterstützung bei bestimmten Zeichnungsarten  In manchen Fällen hilft Ihnen beim Öffnen einer Visio-Vorlage ein Assistent bei den ersten Schritten der Zeichnungserstellung. Die Vorlage Raumplan beispielsweise wird mit einem Assistenten geöffnet, der Sie beim Festlegen der Raumdaten unterstützt.

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Was nun?

Nachfolgend finden Sie einige Vorschläge, wie Sie sich mit Visio vertraut machen können.

Aufrufen der Hilfe beim Erstellen komplexerer Zeichnungen

Bei vielen Visio-Vorlagen können die unter Erstellen einer Zeichnung in drei grundlegenden Schritten beschriebenen Schritte verwendet werden. Bei komplexeren Vorlagen ist es wirklich hilfreich, den für diese spezielle Vorlage geschriebenen Artikel zu lesen.

1. Klicken Sie in Vision im Menü Hilfe auf Microsoft Office Visio-Hilfe.

   

2. Klicken Sie im Fenster Hilfe auf die Schaltfläche Inhaltsverzeichnis anzeigen.

   

3. Klicken Sie im Fenster Inhaltsverzeichnis auf die Kategorie der zu erstellenden Zeichnung.

   

 Tipp   In der Visio-Hilfe finden Sie alle Arten von Informationen, wenn Sie sich ein paar Minuten Zeit zum Suchen nehmen.

Entdecken der Vielfalt von Visio-Vorlagen

In Abhängigkeit von der verwendeten Visio-Edition stehen zwischen 25 (bei Microsoft Office Visio Standard 2007) und 64 (bei Office Visio Professional 2007) unterschiedliche Vorlagen zur Verfügung. Im Fenster "Erste Schritte", das automatisch beim Starten von Visio geöffnet wird, finden Sie weitere Informationen über diese Vorlagen. Klicken Sie auf die unterschiedlichen Kategorien und dann auf die Miniaturansichten der Vorlagen, um größere Versionen der Miniaturansichten und eine kurze Beschreibung der jeweiligen Vorlage anzuzeigen.

Durchsuchen der Schablonen

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, die Liste der Schablonen zu öffnen. Das ist eine gute Möglichkeit, mehr über die große Vielfalt der verfügbaren Shapes zu erfahren. Noch besser ist es allerdings, einige der Schablonen selbst zu untersuchen.

Sie müssen nicht einmal ein Diagramm öffnen. Klicken Sie einfach im Menü Datei auf Shapes, und navigieren Sie dann zu der zu öffnenden Schablone.

Durchsuchen der Menüs

Durch das Öffnen von Menüs gewinnen Sie rasch einen Überblick über die in Visio verfügbaren Möglichkeiten. Die Menüs Ansicht, Daten und Shape werden am häufigsten verwendet.

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Zur Erinnerung: Weitere Informationen über die ersten Schritte in Visio und die Verwendung von Visio-Vorlagen finden Sie in der Visio 2007-Hilfe auf der Seite "Hilfe und Anleitungen" von Office Online. Dort stehen auch die neuesten Demos, Schulungen, Diskussionsgruppen, Produktinformationen und alle Hilfe-Artikel zur Verfügung.

• Visio-Homepage, Hilfe und Anleitungen, Visio 2007-Hilfe
• Visio 2007-Schulungen
• Visio 2007-Demos

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