| Anwendbar unter |
Microsoft Office Visio® 2003
|
Angenommen, Sie haben ein Visio-Diagramm eines Geschäftsprozesses erstellt, das einen groben Überblick über ein Szenario gibt. Wussten Sie, dass Sie einem solchen Diagramm auch Hyperlinks zu anderen Dokumenten und Websites mit weiterführenden Informationen hinzufügen können? Durch das Hinzufügen von Hyperlinks können Sie Ihre Zeichnungen zu einem leistungsfähigen Hilfsmittel zum Organisieren und Bereitstellen von Informationen machen.
Hyperlinks können zu einem anderen Shape oder Zeichenblatt Ihrer Zeichnung, zu einem Shape oder Zeichenblatt in einer anderen Zeichnung, zu einem beliebigen anderen Dokument oder zu einer Webseite führen. Auf diese Weise können Sie den Rezipienten Ihrer Zeichnungen genau die Informationen und Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die sie benötigen.
Ein Flussdiagramm mit der Darstellung eines pharmazeutischen Entwicklungsprozesses könnte z. B. Hyperlinks zu folgenden Elementen enthalten:
- Folie mit einer Beschreibung der Produktentwicklung
- Arbeitsblätter mit unterstützenden Daten für die vorbereitende Forschung
- Ein weiteres Visio-Flussdiagramm mit einer detaillierteren Darstellung des Entscheidungsfindungsprozesses
- Dokument zur Beschreibung der ausschlaggebenden Kriterien für die Entscheidung
- Intranetsites, von denen die Leser Tools zur Ausführung bestimmter Funktionen, z. B. zum Dokumentieren ihrer Untersuchungen, downloaden bzw. installieren können (Visio unterstützt die Protokolle HTTP, HTTPS und FTP)
- E-Mail-Nachricht zum Senden des Arbeitsstatus bzw. zum Stellen von Fragen zu einer Prozedur (Visio unterstützt das MailTo-Protokoll und ist kompatibel mit MAPI-fähigen E-Mail-Programmen, z. B. Microsoft Outlook.)
- Geschäftsformulare zum Erfassen von Informationen
Hyperlinks können in Visio an jeder beliebigen Stelle hinzugefügt werden, egal ob es sich dabei um ein einzelnes Shape in Ihrer Zeichnung oder um ein ganzes Zeichenblatt handelt. Sie können einem Shape oder Zeichenblatt sogar mehrere Hyperlinks hinzufügen.
Hinweis Derzeit werden für als Webseiten gespeicherte Zeichnungen keine Hyperlinks von Zeichenblättern unterstützt. Wenn Sie mit der Bearbeitung von HTML-Code vertraut sind, können Sie manuell Code hinzufügen, um auf Zeichenblättern in der Webseitenversion der Zeichnung Hyperlinks zu erstellen.
Vorbereitung für das Hinzufügen von Hyperlinks
Das Hinzufügen der Hyperlinks zu Ihrer Zeichnung ist der einfachste, jedoch nicht der erste Schritt in diesem Prozess. Vorher müssen Sie noch folgende Überlegungen anstellen:
- Wie sollen die Benutzer auf Ihre Zeichnung zugreifen?
- Wo sollen die Zeichnung und die Dokumente, auf die die Hyperlinks verweisen, gespeichert werden, damit sie von den Benutzern geöffnet werden können?
Denken Sie daran, dass die Benutzer zum Anzeigen der Dokumente, zu denen die Hyperlinks in der Zeichnung führen, entsprechende Software benötigen. Wenn Ihre Zeichnung z. B. Hyperlinks zu einem Microsoft Excel-Arbeitsblatt enthält, kann dieses Arbeitsblatt nur von Benutzern geöffnet werden, auf deren Computer Excel installiert ist.
Für viele Office-Programme stehen kostenlose Viewer zur Verfügung. Mithilfe dieser Viewer sind die Benutzer in der Lage, in den jeweiligen Programmen erstellte Dateien anzuzeigen, ohne dass diese Programme auf ihrem Computer installiert sind. Die entsprechenden Viewer finden Sie auf der Office Online-Website unter Downloads unter dem Stichwort Viewer.
Zugriff auf die Zeichnung
Als Erstes müssen Sie darüber nachdenken, wie andere Benutzer sich Ihre Zeichnung ansehen werden: mit Visio, mit dem Visio Viewer oder über eine Website.
- Wenn bei den Benutzern bereits Visio installiert ist, geht alles völlig problemlos: Die Benutzer können Ihre Visio-Zeichnungsdatei einfach öffnen.
Hinweis Wenn Sie zum Erstellen Ihrer Zeichnung Office Visio 2003 verwendet haben, die Rezipienten jedoch nur Visio 2002 oder Visio 2000 installiert haben, speichern Sie Ihre Zeichnung im Visio 2002-Format (identisch mit dem Visio 2000-Format). Wenn Sie Ihre Zeichnung in einer älteren Version speichern, kann es jedoch passieren, dass bestimmte Funktionen nicht mehr verfügbar sind.
- Wenn die Rezipienten nicht über Visio verfügen, können sie sich von der Office Online-Website unter Downloads den kostenlosen Visio Viewer downloaden.
Hinweis Sie sollten dabei sicherstellen, dass die Benutzer eine Version des Viewers installieren, die mindestens so aktuell ist wie die Visio-Version, mit der Sie Ihre Zeichnung erstellt haben. Wenn Sie Ihre Zeichnung z. B. mit Visio 2002 erstellt haben, kann diese Zeichnung mit dem Visio Viewer 2002 oder dem Visio Viewer 2003 angezeigt werden.
- Wenn die Rezipienten Ihrer Zeichnung weder Visio noch den Visio Viewer besitzen, können Sie Ihre Zeichnung als Webseite speichern.
Speichern der Zeichnung und der zugehörigen Dokumente
Als Nächstes müssen Sie entscheiden, ob auch andere Benutzer auf Ihre Zeichnung und die zugehörigen Dateien, zu denen Sie Hyperlinks in Ihre Zeichnung einfügen möchten, zugreifen können sollen. In diesem Fall müssen Sie die Dateien unter Umständen in einem öffentlich zugänglichen Bereich Ihres Netzwerks speichern oder sie in einem Ordner auf Ihrer Website ablegen.
Sollten die Rezipienten Ihrer Zeichnung keinen Zugang zu Ihrem Netzwerk oder zu Ihrer Website haben, können Sie die Zeichnung und die damit verknüpften Dateien auch auf eine CD oder DVD brennen und dann verteilen, oder Sie archivieren die Dateien mithilfe eines Komprimierungsprogramms und verteilen dann das Archiv als E-Mail-Anhang.
Wenn Sie bereits vor dem Erstellen des Hyperlinks über die Art der Verteilung nachdenken, sparen Sie sich langfristig gesehen viel Arbeit. Auf diese Weise können Sie entscheiden, welche Hyperlinkpfade sich für Ihren Inhalt am besten eignen. Die Beziehung zwischen der Zeichnung und der zu verknüpfenden Datei bestimmt, ob Sie einen absoluten Pfad (Ein absoluter Pfad gibt den genauen Speicherort einer verknüpften Datei an, und zwar mit exakten Angaben zu Laufwerk, Ordner und Dateinamen.) oder einen relativen Pfad (Ein relativer Pfad beschreibt den Speicherort einer verknüpften Datei in Bezug auf den Speicherort der Microsoft Office Visio-Zeichnung.) für die Hyperlinks zur Hilfsdatei verwenden.
Wenn die zugehörigen Dateien z. B. an einem anderen Speicherort als die Zeichnung selbst gespeichert sind, müssen Sie für den Hyperlink einen absoluten Pfad verwenden. Werden die zugehörigen Dateien hingegen zusammen mit Ihrer Zeichnung verteilt bzw. befinden sich die unterstützenden Dateien auf derselben Website wie Ihre Zeichnung, verwenden Sie einen relativen Pfad.
Hinzufügen von Hyperlinks zur Zeichnung
Jetzt können Sie mit dem Hinzufügen der Hyperlinks beginnen.
Erstellen eines Hyperlinks zu einem Shape oder Zeichenblatt in einer Visio-Zeichnung
- Vergewissern Sie sich, dass sowohl die Datei, in der der Hyperlink erstellt werden soll, als auch die Datei, zu der der Hyperlink führt, gespeichert sind.
- Wenn Sie einen Hyperlink zu einem bestimmten Shape erstellen, notieren Sie sich den Namen des Shapes und den Namen des Zeichenblatts, auf dem sich das Shape befindet.
- Wenn Sie den Namen eines Shapes ermitteln möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Shape, zeigen Sie auf Format, und klicken Sie auf Objektdaten. Im Feld Name wird der Name des Shapes angezeigt.
Tipp Da es nicht möglich ist, beim Erstellen des Hyperlinks in Schritt 6 die vorhandenen Shape-Namen zu durchsuchen, kopieren Sie den Namen in die Zwischenablage, und fügen Sie ihn in Editor ein.
- Den Namen des Zeichenblatts finden Sie unten im Zeichenfenster auf dem Seitenregister.
- Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Wenn Sie einem Shape einen Hyperlink hinzufügen möchten, wählen Sie das entsprechende Shape aus.
- Wenn Sie einem Zeichenblatt einen Hyperlink hinzufügen möchten, zeigen Sie das Zeichenblatt an, wobei kein Element ausgewählt sein darf.
- Klicken Sie im Menü Einfügen auf Hyperlinks.
- Wenn Sie einen Hyperlink zu einem Shape oder Zeichenblatt in einer anderen Zeichnung erstellen möchten, klicken Sie im Feld Adresse auf Durchsuchen, und klicken Sie auf Lokale Datei. Navigieren Sie zur gewünschten Datei, und klicken Sie dann auf Öffnen.
Wenn die gewünschte Datei nicht angezeigt wird, wählen Sie in der Liste Dateityp einen anderen Dateityp aus.
- Wenn Sie einen Hyperlink zu einem bestimmten Zeichenblatt oder einem bestimmten Shape auf einem Zeichenblatt erstellen oder die Vergrößerungsstufe (Zoom) festlegen möchten, klicken Sie neben Unteradresse auf Durchsuchen.
So wird's gemacht
- Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Wenn Sie einen Hyperlink zu einem bestimmten Zeichenblatt erstellen möchten, wählen Sie im Feld Zeichenblatt den Namen des Zeichenblatts aus.
- Wenn Sie einen Hyperlink zu einem bestimmten Shape in einer anderen Zeichnung erstellen möchten, wählen Sie zuerst im Feld Zeichenblatt den Namen des Zeichenblatts aus, auf dem das Shape angezeigt wird. Geben Sie anschließend im Feld Shape den Namen des Shapes ein.
- Wenn Sie einen Hyperlink zu einem bestimmten Shape in derselben Zeichnung erstellen möchten, geben Sie im Feld Shape den Namen des Shapes ein.
- Wenn Sie eine Vergrößerungsstufe (Zoomfaktor) festlegen möchten, geben Sie im Feld Zoom einen Prozentwert ein oder klicken zum Auswählen des Zoomfaktors auf den Pfeil.
Hinweis Je nach gewähltem Zoomfaktor können Sie mehr oder weniger Details der Zeichnung anzeigen. Bei einem höheren Prozentwert wird ein kleinerer Bereich mit einer größeren Detailgenauigkeit angezeigt, während bei Verwendung eines niedrigeren Prozentwerts ein größerer Bereich mit weniger Details angezeigt wird.
- Klicken Sie auf OK.
- Geben Sie im Feld Beschreibung einen Namen für den Hyperlink ein. Der hier eingegebene Text wird angezeigt, wenn die Benutzer mit dem Mauszeiger auf den Hyperlink in der Zeichnung zeigen.
- Wenn Sie einen Hyperlink mit einem relativen Pfad erstellen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Relativen Pfad für Hyperlink verwenden.
Tipp Wenn das Kontrollkästchen nicht verfügbar ist (also abgeblendet angezeigt wird), bedeutet dies, dass die Zeichnung noch nicht gespeichert wurde. Sie können zum Speichern der bis dahin vorgenommenen Hyperlinkeinstellungen auf OK klicken, dann die Zeichnung speichern und anschließend durch weiteres Bearbeiten des Hyperlinks den relativen Pfad hinzufügen. Wiederholen Sie zum Bearbeiten des Hyperlinks die Schritte 3 und 4, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Relativen Pfad für Hyperlink verwenden.
- Wenn Sie dem Zeichenblatt bzw. dem ausgewählten Shape einen weiteren Hyperlink hinzufügen möchten, klicken Sie auf Neu, und wiederholen Sie die Schritte 5 bis 8.
- Klicken Sie auf OK.
Erstellen eines Hyperlinks zu einem anderen Dokument
- Vergewissern Sie sich, dass sowohl die Datei, zu der der Hyperlink führen soll, als auch die Datei, aus der der Hyperlink erstellt wird, gespeichert sind.
- Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Wenn Sie einem Shape einen Hyperlink hinzufügen möchten, wählen Sie das entsprechende Shape aus.
- Wenn Sie einem Zeichenblatt einen Hyperlink hinzufügen möchten, zeigen Sie das Zeichenblatt an. Dabei darf kein Element ausgewählt sein.
- Klicken Sie im Menü Einfügen auf Hyperlinks.
- Klicken Sie im Feld Adresse auf Durchsuchen, und klicken Sie dann auf Lokale Datei. Navigieren Sie zur gewünschten Datei, und klicken Sie dann auf Öffnen.
Wenn die gewünschte Datei nicht angezeigt wird, wählen Sie in der Liste Dateityp einen anderen Dateityp aus.
- Wenn Sie einen Hyperlink mit einem relativen Pfad erstellen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Relativen Pfad für Hyperlink verwenden.
Tipp Wenn das Kontrollkästchen nicht verfügbar ist (also abgeblendet angezeigt wird), bedeutet dies, dass die Zeichnung noch nicht gespeichert wurde. Sie können zum Speichern der bis dahin vorgenommenen Hyperlinkeinstellungen auf OK klicken, dann die Zeichnung speichern und anschließend durch weiteres Bearbeiten des Hyperlinks den relativen Pfad hinzufügen. Wiederholen Sie zum Bearbeiten des Hyperlinks die Schritte 2 und 3, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Relativen Pfad für Hyperlink verwenden.
- Wenn Sie dem Zeichenblatt bzw. dem markierten Shape einen weiteren Hyperlink hinzufügen möchten, klicken Sie auf Neu, und wiederholen Sie dann die Schritte 4 bis 5.
- Klicken Sie auf OK.
Erstellen eines Hyperlinks zu einer Website
- Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Wenn Sie einem Shape einen Hyperlink hinzufügen möchten, wählen Sie das entsprechende Shape aus.
- Wenn Sie einem Zeichenblatt einen Hyperlink hinzufügen möchten, zeigen Sie das Zeichenblatt an, wobei kein Element ausgewählt sein darf.
- Klicken Sie im Menü Einfügen auf Hyperlinks.
- Geben Sie im Feld Adresse die URL-Adresse der Website (mit dem Protokollpräfix, z. B. http://) ein. Sie können auch auf Durchsuchen klicken und zur Website navigieren.
So wird's gemacht
- Klicken Sie auf Durchsuchen, und klicken Sie dann auf Internet-Adresse.
- Navigieren Sie zu der Seite auf der Website, zu der der Hyperlink führen soll.
- Wenn Sie einen Hyperlink zu einem Anker (Sprung zu einem Bereich auf einer Webseite) erstellen möchten, klicken Sie auf der Seite auf die Verknüpfung, über die Sie zu diesem Bereich gelangen.
- Wechseln Sie zu Ihrer Visio-Zeichnung zurück, und lassen Sie dabei den Browser geöffnet. Dies geht am einfachsten, indem Sie in der Taskleiste auf den Namen der Visio-Zeichnung klicken. Visio füllt daraufhin automatisch die Felder Adresse und Unteradresse im Dialogfeld Hyperlinks aus.
- Wenn Sie dem Zeichenblatt bzw. dem markierten Shape einen weiteren Hyperlink hinzufügen möchten, klicken Sie auf Neu, und wiederholen Sie dann Schritt 3.
- Klicken Sie auf OK.
Erstellen eines Hyperlinks zum Öffnen einer E-Mail-Nachricht
- Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Wenn Sie einem Shape einen Hyperlink hinzufügen möchten, wählen Sie das entsprechende Shape aus.
- Wenn Sie einem Zeichenblatt einen Hyperlink hinzufügen möchten, zeigen Sie das Zeichenblatt an. Dabei darf kein Element ausgewählt sein.
- Klicken Sie im Menü Einfügen auf Hyperlinks.
- Geben Sie im Feld Adresse die E-Mail-Adresse ein, an die die E-Mail-Nachricht gesendet werden soll. Stellen Sie dabei der Adresse das Protokollpräfix mailto: voran.
Beispiel: mailto:jemand@beispiel.com
Tipp Wenn Sie darüber hinaus die Betreffzeile festlegen möchten, geben Sie am Ende der E-Mail-Adresse im Feld Adresse Folgendes ein: ?subject=Betreff.
Beispiel: mailto:jemand@beispiel.com?subject=Forschungsplan
Hinweis Es ist möglich, dass einige Webbrowser und E-Mail-Programme die Betreffzeile nicht erkennen.
- Wenn Sie dem Zeichenblatt bzw. dem markierten Shape einen weiteren Hyperlink hinzufügen möchten, klicken Sie auf Neu, und wiederholen Sie dann Schritt 3.
- Klicken Sie auf OK.
Erstellen eines Hyperlinks unter Verwendung eines Visio-Hyperlink-Shapes
Visio enthält eine Reihe von Shapes, die speziell für die Verwendung als Hyperlink entwickelt wurden. Wenn Sie eines dieser Shapes auf Ihr Zeichenblatt ziehen, wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie Informationen zum Hyperlink eingeben können.
Hyperlink-Shapes auf der Schablone „Ränder und Titel“
Die Hyperlink-Shapes auf der Schablone Ränder und Titel können für jede Art von Hyperlink verwendet werden.
- Ziehen Sie einfach eines der Hyperlink-Shapes auf das Zeichenblatt.
- Nehmen Sie im Dialogfeld Hyperlinks die gewünschten Einstellungen vor. Gehen Sie dabei so vor, wie weiter oben in diesem Artikel für den entsprechenden Hyperlink beschrieben.
Hinweis Da das Dialogfeld geöffnet wird, wenn Sie das Shape auf das Zeichenblatt ziehen, können Sie die Schritte zum Auswählen des Shapes und zum Öffnen des Dialogfelds im Menü Einfügen überspringen.
- Wenn Sie das im Shape angezeigte Symbol ändern möchten, klicken Sie auf dem Zeichenblatt mit der rechten Maustaste auf das Shape. Klicken Sie anschließend auf Symbol ändern, wählen Sie im Listenfeld Symboltyp den gewünschten Symbolnamen aus, und klicken Sie dann auf OK.
Hyperlink-Shape auf der Schablone „Standardflussdiagramm-Shapes“
Das Hyperlink-Shape auf der Schablone Standardflussdiagramm-Shapes erstellt eine Verknüpfung zu einem anderen Zeichenblatt in der geöffneten Zeichnung. Eigentlich ist dieses Shape für die Verwendung in Flussdiagrammen gedacht, Sie können es aber auch in jedem anderen Zeichnungstyp verwenden.
- Ziehen Sie das Off-Page-Referenz-Shape auf das Zeichenblatt.
- Klicken Sie im Dialogfeld Off-Page-Referenz unter Verbinden mit auf eine der folgenden Optionen:
- Neues Zeichenblatt, wenn Sie in Ihrer Zeichnung ein neues Zeichenblatt erstellen, mit einem Namen versehen und dann einen Hyperlink zu diesem neuen Zeichenblatt erstellen möchten.
- Vorhandenem Zeichenblatt, wenn Sie einen Hyperlink zu einem vorhandenen Blatt in der Zeichnung erstellen möchten.
- Wenn Sie ein Hyperlink-Shape zum Zurückkehren auf das andere Zeichenblatt hinzufügen möchten, vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Off-Page-Referenz-Shape auf dem Zeichenblatt ablegen aktiviert ist.
- Achten Sie beim Hinzufügen des Hyperlinks darauf, dass das Kontrollkästchen Hyperlinks auf Shapes einfügen aktiviert ist.
- Klicken Sie auf OK.
- Wenn Sie den Umriss des Shapes ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Shape auf dem Zeichenblatt, und klicken Sie dann auf den Namen des gewünschten Umrisses.
Tipp So öffnen Sie die Schablone Ränder und Titel bzw. Standardflussdiagramm-Shapes:
- In Visio 2003: Zeigen Sie im Menü Datei auf Shapes. Zeigen Sie anschließend auf einen Kategorieordner, um die in diesem Ordner enthaltenen Schablonen anzuzeigen.
- In Visio 2002: Zeigen Sie im Menü Datei auf Schablonen. Zeigen Sie anschließend auf einen Kategorieordner, um die in diesem Ordner enthaltenen Schablonen anzuzeigen.
Die Schablone Ränder und Titel befindet sich im Ordner Visio-Extras, die Schablone Standardflussdiagramm-Shapes im Ordner Flussdiagramm.
Testen der Hyperlinks in der Zeichnung
Nachdem Sie Ihrer Zeichnung Hyperlinks hinzugefügt haben, sollten Sie testen, ob diese auch korrekt funktionieren.
Versuchen Sie, ein Szenario zu schaffen, das identisch ist mit dem Szenario, in dem die Rezipienten sich die Zeichnung ansehen werden. Das bedeutet unter Umständen, dass Sie Ihre Zeichnung und die anderen Dateien auf einem freigegebenen Netzwerkbereich oder einer Website ablegen, alles auf eine CD oder DVD brennen oder sämtliche Bestandteile komprimieren und als E-Mail-Anhang an sich selbst senden müssen.
Testen eines Hyperlinks in einer in Visio oder dem Visio Viewer geöffneten Visio-Zeichnung
Wenn eine Visio-Zeichnung in Visio oder dem Visio Viewer geöffnet wird, nimmt der Mauszeiger beim Zeigen auf einen Hyperlink folgende Form an: 
.
- Wenn Sie den Hyperlink testen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Shape, und wählen Sie dann den Namen des Hyperlinks aus.
Testen eines Hyperlinks in einer als Webseite gespeicherten bzw. als Vollbild angezeigten Visio-Zeichnung
Wenn eine Visio-Zeichnung im Vollbildmodus bzw. nach dem Speichern als Webseite angezeigt wird, nimmt der Mauszeiger beim Zeigen auf einen Hyperlink folgende Form an: 
. Dieses Verhalten ist von den meisten Webseiten her bekannt.
- Wenn Sie den Hyperlink testen möchten, klicken Sie einfach auf das Shape. Wenn ein Shape mehrere Hyperlinks besitzt, werden alle diese Hyperlinks in einem kleinen Feld angezeigt. Klicken Sie auf den gewünschten Hyperlink.
Hinweise
- Das Verwenden mehrerer Hyperlinks wird ab Microsoft Internet Explorer 5.0 oder höher unterstützt. Wenn mehrere Hyperlinks vorhanden sind, werden diese beim Klicken auf ein Shape oder ein Zeichenblatt in einem Kontextmenü angezeigt. Bei Browsern, die das Anzeigen mehrerer Hyperlinks nicht unterstützen, bzw. bei Webseiten mit dem Ausgabeformat SVG wird beim Klicken auf das Shape der Standard-Hyperlink angezeigt. Wenn kein Standard-Hyperlink festgelegt wurde, wird der erste Hyperlink in der Liste angezeigt.
- Beim Anzeigen von Zeichnungen im Vollbildmodus wird derzeit die Verwendung mehrerer Hyperlinks nicht unterstützt.
Nach dem Testen der Hyperlinks können Sie nun Ihre Zeichnungen für andere Benutzer freigeben.
Deutschland
Druckversion
Freigabe
Alle ausblenden
