Visio 2003 ist geöffnet, und es werden unterschiedliche Vorlagen für Organigramme angezeigt.

Die Erstellung von Organigrammen war immer ein zeitaufwendiger Prozess. Dies hat sich dank Microsoft Office Visio 2003 geändert.

Mit dem Mauszeiger wird auf die Vorlage Organigramm-Assistent geklickt, und der Organigramm-Assistent wird geöffnet. Auf der ersten Seite des Assistenten befinden sich Optionsfelder, mit denen Sie angeben können, ob Sie vorhandene Daten oder neue Daten als Datenquelle verwenden möchten.

Ich kann Daten aus einer Datenbank importieren und automatisch mit den neuesten Unternehmensdaten ein Organigramm erstellen.

Ich muss nur den Schritten des Organigramm-Assistenten folgen.

Das Optionsfeld Informationen, die bereits in einer Datei oder Datenbank gespeichert sind wurde ausgewählt.

Zuerst gebe ich an, wo die Daten gespeichert sind, …

Es wird auf Weiter geklickt, und im Assistenten wird nun ein Feld mit Informationen zum Speicherort der Datei angezeigt. Nach einem Mausklick auf die Schaltfläche Durchsuchen wird der Ordner Org XLS angezeigt. Dort wird die Datei ORGDATA ausgewählt (eine Microsoft Office Excel-Datei), der Ordner Org XLS wird geschlossen, und im Assistenten werden die aktualisierten Informationen zum Speicherort der Datei angezeigt. Der Mauszeiger klickt auf Weiter, und auf der nächsten Seite des Assistenten werden Optionen angezeigt, mit denen die Spalten in einer Datendatei ausgewählt werden können, die die Informationen zum Definieren der Organisation enthalten. Es wird auf Weiter geklickt, und auf der nächsten Seite werden weitere Spalten in einer Datendatei angezeigt, die der Benutzer möglicherweise im Organigramm anzeigen möchte.

… dann bearbeite ich eine Reihe von Dialogfeldern, um die Daten für das Organigramm auszuwählen.

Die Datendateispalte Büronummer wird ausgewählt, und es wird auf Hinzufügen geklickt. Im Assistenten wird nun Büronummer im Feld Angezeigte Felder angezeigt. Nach einem Mausklick auf Weiter wird die nächste Seite im Assistenten angezeigt, auf der benutzerdefinierte Eigenschaftenfelder erstellt werden können.

Ich kann beispielsweise die Büronummern der Mitarbeiter aufnehmen.

Es wird auf Weiter geklickt, und auf der nächsten Seite werden Informationen zum Layout des Organigramms angezeigt. Anschließend wird auf Fertig stellen geklickt. Daraufhin wird ein Meldungsfeld angezeigt, das den Fortschritt der Aktualisierung angibt.

Das war es schon. Ich bin fertig. So einfach ist es.

Das fertige Organigramm wird auf dem Bildschirm angezeigt. Es ist jedoch zu klein und daher nicht lesbar.

Es wird auf die Dropdownliste Zoom geklickt, und die Option 75% wird ausgewählt. Dadurch wird das Organigramm in einer lesbaren Größe angezeigt.

Visio 2003 wird geschlossen, und der animierte Text Besondere Momente erleben wird eingeblendet. Darunter wird der URL http://www.microsoft.com/germany/office angezeigt.

Visio hat automatisch ein aktuelles Organigramm aus der Datenbank des Unternehmens erstellt. Ist das nicht eine großartige Lösung?