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Als Projektmanager führen Sie Ihr Team durch verschiedene Arten von Brainstormingsitzungen. Gemeinsam gehen Sie Aufgaben an, wie etwa das Bestimmen von Risiken und das Entwickeln von vorbeugenden Maßnahmen, das Festlegen von Anordnungsbeziehungen oder sogar das Erstellen Ihres Projektstrukturplans (PSP).

Aber was machen Sie mit den Ergebnissen des Brainstormings? Notieren Sie sie auf Schaubildern, und kopieren Sie sie anschließend in ein Dokument? Eine Textdatei ist in vielerlei Beziehung nützlich, es ist jedoch schwierig, das assoziative Denken der Brainstormingsitzung allein mit Worten auszudrücken.

Einen anderen Ansatz bietet die Verwendung von Microsoft Office Visio® 2003 zur Erstellung eines Brainstorming diagramms, das den freien assoziativen Denkprozess und die Ergebnisse Ihres Teams aufzeichnet.

Beispiel für ein Brainstormingdiagramm

Starten der Brainstormingsitzung

Vor der Brainstormingsitzung sollten Sie die Mitglieder des Teams über den Inhalt der Brainstormingsitzung informieren. Erinnern Sie sie an das Ziel des Projekts, an Faktoren, die das Projekt beeinflussen, verfügbare Ressourcen oder zu berücksichtigende Einschränkungen. Während Sie das Ziel näher beschreiben, können Sie damit beginnen, das Brainstormingdiagramm in Visio zu erstellen.

Erstellen eines Brainstormingdiagramms in Visio

1. Öffnen Sie Visio 2003.
2. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, zeigen Sie auf Brainstorming, und klicken Sie dann auf Brainstormingdiagramm.
3. Ziehen Sie das Shape Hauptthema von der Schablone Brainstorming-Shapes auf das Zeichenblatt. Wählen Sie das Shape aus, und geben Sie Text ein, der den Gegenstand der Sitzung darstellt.

Entwickeln des Brainstormingdiagramms

Wenn Ihr Team Ideen bringt, verwenden Sie Brainstormingthemen, um Hauptgedanken und -ideen aufzuzeichnen und darzustellen. Themen sind normalerweise mit anderen Themen verbunden, sie können jedoch auch als Einzelthema vorkommen. Ein Thema, das anderen Themen untergeordnet und mit anderen Themen verbunden ist, wird als untergeordnetes Thema bezeichnet. Sie können mit mehreren Ebenen untergeordneter Themen arbeiten. Themen auf derselben Ebene der Hierarchie werden gleichrangige Themen genannt.

Verwenden von Themen in Ihrem Brainstormingdiagramm

1. Wählen Sie das Shape Hauptthema, und klicken Sie anschließend im Menü Brainstorming auf Untergeordnetes Thema hinzufügen. Ein untergeordnetes Thema ist mit dem Shape Hauptthema verbunden und ihm untergeordnet.
2. Führen Sie einen oder mehrere der folgenden Aktionen aus, um weitere Themen zu Ihrem Brainstormingdiagramm hinzuzufügen:

   Gleichzeitiges Hinzufügen mehrerer untergeordneter Themen.

   1. Wählen Sie das Thema, zu dem Sie untergeordnete Themen hinzufügen möchten, und klicken Sie anschließend im Menü Brainstorming auf Mehrere untergeordnete Themen hinzufügen.
   2. Geben Sie im Dialogfeld den Text für jedes neue Thema ein, und drücken Sie danach jeweils die EINGABETASTE. Wenn Sie keine weiteren Themen hinzufügen möchten, klicken Sie auf OK.

   Hinzufügen von jeweils nur einem Thema

   • Markieren Sie das Thema, dem ein Thema auf derselben Ebene oder als untergeordnetes Thema hinzugefügt werden soll, und klicken Sie anschließend im Menü Brainstorming auf Gleichrangiges Thema hinzufügen oder Untergeordnetes Thema hinzufügen.

   Hinzufügen eines gleichrangigen Themas

   • Markieren Sie das Thema, dem ein Thema auf derselben Ebene hinzugefügt werden soll, und klicken Sie anschließend im Menü Brainstorming auf Gleichrangiges Thema hinzufügen.

     Anmerkungen

     • Ein gleichrangiges Thema ist ein Thema, das auf derselben Hierarchieebene hinzugefügt wird wie das markierte Thema.
     • Zum Hinzufügen von Themen, untergeordneten Themen und gleichrangigen Themen können Sie auch auf die entsprechenden Schaltflächen auf der Symbolleiste Brainstorming klicken. Wenn die Symbolleiste Brainstorming nicht angezeigt wird, zeigen Sie im Menü Ansicht auf Symbolleisten, und klicken Sie anschließend auf Brainstorming.
3. Verschieben Sie Themen, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

   Verschieben eines Themas an eine andere Position auf demselben Zeichenblatt

   • Markieren Sie das Thema, und ziehen Sie es an die gewünschte Position auf dem Zeichenblatt.

     Wenn das Thema untergeordnete Themen aufweist, werden diese automatisch mit dem Thema verschoben und die Verbinder neu positioniert.

   Verschieben eines Themas mit den untergeordneten Themen auf ein anderes Zeichenblatt

   1. Wählen Sie in dem Abschnitt des Diagramms, den Sie auf ein anderes Zeichenblatt verschieben möchten, ein Thema oberster Ebene aus, und klicken Sie dann im Menü Brainstorming auf Thema auf das nächste Zeichenblatt verschieben.
   2. Klicken Sie im Dialogfeld Themen verschieben unter Verschieben in auf Neues Zeichenblatt. Geben Sie den gewünschten Namen für das neue Zeichenblatt ein, oder übernehmen Sie den Standardnamen, und klicken Sie anschließend auf OK.

      Das oberste Thema bleibt auf dem ursprünglichen Zeichenblatt mit einem Pfeilsymbol, um anzuzeigen, dass es auch auf einem anderen Zeichenblatt angezeigt wird. Um von dem ursprünglichen Zeichenblatt zu dem verschobenen Thema zu wechseln, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Thema, und klicken Sie dann auf Zum untergeordneten Zeichenblatt wechseln. Um von dem verschobenen Thema zurück zum ursprünglichen Zeichenblatt zu wechseln, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das verschobene Thema, und klicken Sie dann auf Zum Zeichenblatt mit dem übergeordneten Thema wechseln.

   Verschieben eines Themas ohne die untergeordneten Themen auf ein anderes Zeichenblatt

   1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Thema, das auf ein anderes Zeichenblatt verschoben werden soll, und klicken Sie anschließend auf Kopieren.
   2. Wechseln Sie zu dem Zeichenblatt, dem das Thema hinzugefügt werden soll. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf das Zeichenblatt, und klicken Sie dann auf Einfügen.

      Tipp

      Um gleichzeitig mehrere Themen ohne die untergeordneten Themen zu verschieben, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, und markieren Sie anschließend die zu verschiebenden Themen. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf eines der markierten Themen, und klicken Sie danach auf Kopieren.

   Verschieben eines Themas auf eine andere Ebene

   • Ziehen Sie im Übersichtsfenster den Namen des Themas, das untergeordnet werden soll, direkt auf den Namen des Themas, das übergeordnet sein soll.

     Alle untergeordneten Themen werden mit dem Thema verschoben, und die Änderungen werden im Diagramm wiedergegeben.

     Tipp

     Wenn das Übersichtsfenster nicht auf dem Zeichenblatt angezeigt wird, klicken Sie im Menü Brainstorming auf Übersichtsfenster.

Anmerkung  Wenn Sie in einem Shape im Brainstormingdiagramm Text hinzufügen oder bearbeiten möchten, markieren Sie das betreffende Shape, und geben Sie den gewünschten Text ein.

Hinzufügen einer Legende zu Ihrem Brainstormingdiagramm

Fügen Sie Ihrem Brainstormingdiagramm ein Shape Legende hinzu, und fügen Sie anschließend Legendensymbole hinzu, um den Brainstormingthemen zeitkritische Informationen, Status oder andere Kennzeichen zuzuordnen. Sie können z. B. die Bedeutung hervorheben, indem Sie gewissen Themen das Symbol Priorität 1 zuweisen, oder Sie können bestimmte Themen mit dem Symbol Nachverfolgung erforderlich kennzeichnen. Die Legendensymbole werden in einem Shape Legende angezeigt, das die Symbole, deren Beschreibungen und die Häufigkeit ihres Vorkommens im Diagramm anzeigt. Jedes Legendensymbol, das Sie hinzufügen, wird automatisch in der Legende angezeigt.

Erstellen einer Legende

1. Ziehen Sie das Shape Legende von Legenden-Shapes auf das Zeichenblatt.

   Anmerkung  Wenn sich bereits Legendensymbole auf dem Zeichenblatt befinden, werden Sie von dem Shape Legende automatisch jeweils mit einer Anzahl und einer Beschreibung angezeigt.

2. Fügen Sie den Themen im Diagramm Legendensymbole hinzu.

   Wie wird's gemacht?

   1. Ziehen Sie aus der Schablone Legenden-Shapes ein Legendensymbol, beispielsweise Priorität 1 oder Aufgabe auf das Zeichenblatt in die Nähe des Themas, das es darstellen soll.

      Das Legendensymbol wird in der Legende zusammen mit der Anzahl und einer Beschreibung angezeigt.

      Tipp

      Zum Vergrößern halten Sie STRG+UMSCHALT gedrückt, und klicken Sie auf das Shape oder den Bereich, das bzw. den Sie vergrößern möchten. Zum Verkleinern halten Sie STRG+UMSCHALT gedrückt, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Shape oder den Bereich.
   2. Ziehen Sie Ziehpunkt vom Legendensymbol zu einem blauen Verbindungspunkt auf dem Thema. Der Kontrollpunkt nimmt eine rote Farbe an, um anzuzeigen, dass er eingefügt oder geklebt (glue: A property of shapes that causes them to stay connected even when one of the shapes is moved. When you attach a connector to a shape, you glue the connector.) ist.

      Das Legendensymbol wird beim Neupositionieren des Themas ebenfalls verschoben.

      Tipps

      • Um das Legendensymbol von einem Thema zu lösen, markieren Sie das Symbol. Ziehen Sie anschließend das rote Quadrat weg vom Thema, und lassen Sie dann die Maustaste los. Sie können das Legendensymbol in ein anderes Thema einfügen, indem Sie den Kontrollpunkt zum Verbindungspunkt auf dem anderen Thema ziehen.
      • Um das Legendensymbol zu löschen, markieren Sie es, und drücken Sie dann ENTF.

Letzter Schliff

Am Ende der Brainstormingsitzung des Teams können Sie dem Diagramm mithilfe einiger Details wie Rahmen, Titel, Anmerkungen und einem Hintergrund den letzten Schliff geben.

• Rahmen   Mit Rahmen erhält das Brainstormingdiagramm einen verzierenden Rahmen, wobei es bei einigen Rahmen möglich ist, einen Titel und das Datum einzufügen. Zum Hinzufügen eines Rahmens klicken Sie auf die Schablone Ränder und Titel, und ziehen Sie dann den Rahmen von der Schablone auf das Diagramm.
• Titel   Mithilfe des Feldes Titel können Sie der Brainstormingsitzung einen Titel geben.
• Anmerkungen  Fügen Sie Anmerkungsshapes aus der Schablone Ränder und Titel hinzu.
• Hintergrund   Ändern Sie das allgemeine Erscheinungsbild, indem das leere Raster im Hintergrund durch einen aufwendigeren Hintergrund ersetzt wird. Wenn Sie den Hintergrund ändern möchten, klicken Sie auf die Schablone Hintergrund, ziehen einen Hintergrund auf das Brainstormingdiagramm, und klicken Sie dann auf Ja. Wenn der Hintergrund wieder das leere Raster anzeigen soll, klicken Sie auf die Option Kein Hintergrund.

Bereitstellen Ihres Diagramms

Wenn Ihr Team das Erstellen des Brainstormingdiagramms abgeschlossen hat, können Sie es als E-Mail-Anhang zur Überprüfung an die Teammitglieder oder andere senden, oder Sie können es als Webseite speichern und es auf der SharePoint-Site oder Intranetsite Ihres Teams veröffentlichen.

Versenden des Brainstormingdiagramms zur Überprüfung

1. Zeigen Sie in Visio im Menü Datei auf Senden an.
2. Klicken Sie auf E-Mail-Empfänger (als Anlage).
3. Es wird automatisch eine E-Mail-Nachricht mit dem Brainstormingdiagramm als Anlage erstellt, wobei der Dateiname in der Betreffzeile aufgeführt ist. Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Mitglieder des Teams oder weiterer Bearbeiter ein, und klicken Sie anschließend auf Senden.

Speichern als Webseite

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Als Webseite speichern.
2. Geben Sie einen Dateinamen ein, und klicken Sie auf Speichern.
3. Eine HTML-Version (.html-Datei) Ihres Brainstormingdiagramms wird automatisch in Ihrem Webbrowser geöffnet.

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