Zu Beginn eines Projekts ist es oft sinnvoll, bei einem Brainstorming zusammen mit allen Teammitgliedern die wichtigsten Aufgaben und Meilensteine festzulegen. Das ideale Tool hierfür ist die Visio®-Zeitskala. Eine Zeitskala ist eine horizontale Linie, die die Dauer eines Projekts darstellt. Durch Hinzufügen von Markern zu der Zeitskala können Sie die einzelnen Projektphasen und Meilensteine kennzeichnen.

Inhalt dieses Artikels:

• Erstellen der Grundlage
• Hinzufügen von Meilensteinen, Intervallen und Markern
• Ausarbeiten einer Zeitskala
• Umwandeln einer Zeitskala in ein Gantt-Diagramm

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Eine Zeitskala ist nicht nur einfach zu erstellen und zu überarbeiten, sie bietet Ihnen auch einen klaren und kompakten Überblick über Ihr Projekt, den Sie durch Hinzufügen eines Farbschemas oder eines dekorativen Hintergrundes noch ansprechender gestalten können.

Erstellen der Grundlage

Beim Erstellen einer Zeitskala wählen Sie zuerst einen horizontalen Balken aus, der die Zeitdauer des Projekts darstellt. Dieser Balken dient als das Fundament, dem Sie die Meilensteine und wichtigen Ereignisse des Projekts hinzufügen. Er gibt außerdem das grundlegende Erscheinungsbild der Zeitskala vor.

Selbst wenn die gleichen Daten dargestellt werden, können Zeitskalen, die mit unterschiedlichen Balkenshapes erstellt wurden, völlig unterschiedliche Wirkungen erzielen. In der obigen Abbildung sehen Sie einen unterteilten Balken und einen Balken vom Typ 1D.

So erstellen Sie die Grundlage für eine Zeitskala

1. Zeigen Sie in Visio im Menü Datei auf Neu, dann auf Projektplan, und klicken Sie auf Zeitplan.
2. Ziehen Sie aus der Schablone Zeitplanshapes eines der sechs Zeitplanshapes (Blockzeitplan, 1D-Zeitplan, Linealzeitplan, Unterteilter Zeitplan, Zylindrischer Zeitplan oder Geschliffener Zeitplan) auf das Zeichenblatt.

3. Das Dialogfeld Zeitplan konfigurieren wird automatisch geöffnet.

4. Geben Sie im Feld Anfangsdatum das Anfangsdatum für das Projekt ein, oder wählen Sie es aus.

   Tipp   Wechseln Sie durch Klicken oder mit Hilfe der Pfeiltasten zwischen Datum, Monat und Jahr

5. Geben Sie im Feld Abschlussdatum das Enddatum für das Projekt ein, oder wählen Sie es aus.
6. Wählen Sie in der Liste Zeitskala eine Zeitskaleneinheit für die Zeitskala aus.

7. Wenn Sie Wochen auswählen, können Sie festlegen, ob die Standardwoche mit dem Sonntag oder Montag beginnen soll.

8. Lassen Sie das Kontrollkästchen Anfangs- und Abschlussdaten auf dem Zeitplanshape anzeigen aktiviert, wenn der Anfangs- und der Endtermin, den Sie unter Schritt 3 gewählt haben, an den Enden der Zeitskala angezeigt werden soll.
9. Wählen Sie in der ersten Liste Datumsformat aus, wie die Datumsangaben dargestellt werden sollen.
10. Lassen Sie das Kontrollkästchen Interim-Zeitskalenmarkierungen auf Zeitplan anzeigen aktiviert, wenn jede Zeitskaleneinheit (die Einheit, die Sie oben in Schritt 5 gewählt haben) auf der Zeitskala angezeigt werden soll.

11. Ein Zeitskalenbalken kann maximal 60 Zeitskalenmarkierungen darstellen.

12. Wählen Sie in der zweiten Liste Datumsformat aus, wie die Einheitenbeschriftungen dargestellt werden sollen.
13. Lassen Sie das Kontrollkästchen Daten bei Verschieben des Markers automatisch aktualisieren aktiviert.

14. Dadurch werden beim Verschieben von Meilensteinen, Intervallen oder anderen Markern auf der Zeitskala die mit diesen verknüpften Termine automatisch aktualisiert.

15. Klicken Sie auf OK.

Anmerkung   Falls Sie später beschließen, eine dieser Einstellungen zu ändern, können Sie das Dialogfeld Zeitplan konfigurieren erneut öffnen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Zeitskalenbalken klicken und dann auf Zeitplan konfigurieren klicken.

Hinzufügen von Meilensteinen, Intervallen und Markern

Nachdem Sie die Grundlage für eine Zeitskala erstellt haben, können Sie mit dem Hinzufügen der wesentlichen Inhalte beginnen: Marker, die wichtige Meilensteine und Ereignisse kennzeichnen. In der folgenden Tabelle werden die in der Schablone Zeitplanshapes verfügbaren Markeroptionen beschrieben.

Markertyp	Shapes	Verwendungszweck
Meilenstein		Einen Termin für einen bestimmten Meilenstein auf der Zeitskala angeben (z. B. das Datum, an dem Fertigungspläne in der Fertigung benötigt werden).
Intervall		Eine entscheidende Zeitspanne auf der Zeitskala angeben (z. B. die Zeit, die für die Ausführung eines Fertigungsprozesses benötigt wird). Wählen Sie ein Intervallshape aus, das dem Stil des Zeitskalenbalkens entspricht.
Marker für abgelaufene Zeit		Die seit Projektbeginn verstrichene Zeit angeben. Ein Marker für abgelaufene Zeit wird automatisch mit dem aktuellen Datum verschoben, so dass Sie auf einen Blick den Status des Projekts im Hinblick auf den nächsten Termin erkennen können.

So geben Sie einen Meilenstein auf der Zeitskala an

1. Ziehen Sie ein Meilensteinshape aus der Schablone Zeitplanshapes, und legen Sie es direkt über der Zeitskala ab.
2. Geben Sie im Feld Meilensteindatum das Datum für den Meilenstein ein, oder wählen Sie das Datum aus.
3. Wählen Sie in der Liste Datumsformat aus, wie das Datum dargestellt werden soll.
4. Klicken Sie auf OK.
5. Wenn Sie eine eigene Beschreibung für den Meilenstein eingeben möchten, doppelklicken sie auf den Text, der mit dem Meilenstein verknüpft ist. Markieren Sie die Worte "Beschreibung des Meilensteins", und geben Sie den neuen Text ein.

Anmerkung   Achten Sie beim Hinzufügen einer eigenen Beschreibung darauf, dass Sie nur die Worte "Beschreibung des Meilensteins" markieren, und nicht das damit verknüpfte Datum. Falls Sie das Datum versehentlich löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Meilenstein und anschließend auf Datum anzeigen.

Falls sich das Datum eines Meilensteins ändert, können Sie die Zeitskala rasch aktualisieren, indem Sie den Meilenstein-Marker an die neue Position ziehen.

So geben Sie eine Zeitspanne auf der Zeitskala an

1. Ziehen Sie ein Intervallshape aus der Schablone Zeitplanshapes, und legen Sie es direkt über der Zeitskala ab.
2. Geben Sie in den Feldern Anfangsdatum und Abschlussdatum den Beginn und das Ende der Zeitspanne ein, bzw. wählen Sie die Daten aus.
3. Wählen Sie in der Liste Datumsformat aus, wie die Datumsangaben dargestellt werden sollen.
4. Klicken Sie auf OK.
5. Wenn Sie eine eigene Beschreibung für die Zeitspanne eingeben möchten, doppelklicken sie auf den Text, der mit dem Intervallshape verknüpft ist. Markieren Sie das Wort "Intervallbeschreibung", und geben Sie den neuen Text ein.

Anmerkung   Achten Sie beim Hinzufügen einer eigenen Beschreibung darauf, dass Sie nur das Wort "Intervallbeschreibung" markieren, und nicht das damit verknüpfte Datum. Falls Sie das Datum versehentlich löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Intervall und anschließend auf Datum anzeigen.

Falls sich eine Zeitspanne ändert, können Sie die Zeitskala rasch aktualisieren, indem Sie einen Intervall-Marker an die neue Position ziehen.

So geben Sie die abgelaufene Zeit auf der Zeitskala an

1. Ziehen Sie das Shape Abgelaufene Zeit aus der Schablone Zeitplanshapes, und legen Sie es direkt über der Zeitskala ab. Die linke Kante des Shapes wird automatisch am Anfang der Zeitskala platziert, und das Shape erstreckt sich bis zum aktuellen Datum.
2. Ziehen Sie das Shape mit dem Namen 'Heute'-Marker aus der Schablone Zeitplanshapes auf den Zeitskalenbalken.

3. Das Shape wird automatisch auf das aktuelle Datum platziert (am Ende des Shapes Abgelaufene Zeit, das Sie vorher eingefügt haben).

Jedes Mal, wenn Sie ein Zeitskalendiagramm mit Markern für abgelaufene Zeit öffnen, werden die Marker automatisch an das aktuelle Datum angepasst.

Ausarbeiten einer Zeitskala

Dass sich bei einem Projekt Meilensteine, geschätzte Vorgangsdauern und sogar der Projektendtermin verschieben, ist nicht selten unvermeidlich. Sie können eine Visio-Zeitskala problemlos überarbeiten und solche Unwägbarkeiten integrieren. Die folgende Tabelle zeigt, wie Sie eine fertig erstellte Zeitskala modifizieren können.

Umwandeln einer Zeitskala in ein Gantt-Diagramm

Nachdem Sie die wichtigen Aufgaben und Meilensteine auf einer Zeitskala dargestellt haben, können Sie die Zeitskala in ein Gantt-Diagramm konvertieren, mit dem das Team im Detail über die einzelnen Vorgänge und Termine des Projekts informiert wird.

So wandeln Sie eine Zeitskala in ein Gantt-Diagramm um

1. Öffnen Sie das Zeitskalendiagramm, das Sie in ein Gantt-Diagramm umwandeln möchten, und klicken Sie auf den Zeitskalenbalken, um diesen zu markieren.

   Anmerkung   Sie können immer nur eine Zeitskala auf einmal umwandeln. Falls sich auf der Seite mehrere Zeitskalen befinden, müssen Sie diese einzeln markieren und umwandeln.

2. Zeigen Sie im Menü Extras auf Makros, zeigen Sie auf Projektplan, und klicken Sie dann auf Assistent für den Export von Projektdaten.
3. Klicken Sie auf der ersten Seite des Export-Assistenten unter Meine Projektdaten im folgenden Format exportieren auf Microsoft Visio-Gantt-Diagrammzeichnung und dann auf Weiter.
4. Wählen Sie für das Gantt-Diagramm die Optionen für Zeiteinheiten und Dauer aus, und klicken Sie auf Weiter.

   Tipp   Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen, um ein Dialogfeld zu öffnen, in dem Sie Formatierungsoptionen für Vorgangsbalken, Meilensteine und Zusammenfassungsbalken in dem Gantt-Diagramm wählen können.

5. Wählen Sie die Vorgangstypen für das Gantt-Diagramm aus. Klicken Sie auf einen Vorgangstyp, um unterhalb der Liste eine entsprechende Beschreibung einzublenden.
6. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig stellen.

7. Die Vorlage Gantt-Diagramm wird mit der neuen Gantt-Diagrammzeichnung geöffnet. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Daten oder zum Ausarbeiten eines Gantt-Diagramms finden Sie unter Hinzufügen von Daten zu einem Gantt-Diagramm.