Mit Hilfe eines Flussdiagramms können Sie numerische und Inventar-Berichte erstellen, die Ihnen eine Einschätzung der Dauer, der benötigten Ressourcen und der Kosten eines Arbeitsprozesses ermöglichen. Vergleichen Sie verschiedene Prozesse miteinander, und wählen Sie dann den effizienteren aus. Verfolgen Sie die Effizienz von Abläufen über einen bestimmten Zeitraum. Nutzen Sie die Möglichkeit, die Daten in einer Datenbank wiederzuverwenden.

Inhalt dieses Artikels:

• Hinzufügen von Daten zu einem Flussdiagramm
• Hinzufügen von selbst ausgewählten Datenfeldern oder Datentypen
• Erstellen von Berichten aus Flussdiagrammdaten
• Exportieren von Flussdiagrammdaten in eine Datenbank
• Erstellen eines Flussdiagramms auf der Grundlage von Daten

Wenn Daten mit den Shapes gespeichert werden, in denen einzelne Arbeitsschritte dargestellt sind, verwandeln Sie ein Flussdiagramm in ein leistungsfähiges Instrument zur Datenauswertung.

Hinzufügen von Daten zu einem Flussdiagramm

Bei Microsoft Visio kann ein Flussdiagramm weitaus mehr als nur eine Grafik darstellen – es kann ein wertvolles Mittel zur Datenspeicherung sein. Jedes Shape in einer Zeichnung kann als eine Art visuelles Datenbankfeld verwendet werden, in dem Daten gespeichert sind, die Sie in einem Bericht abrufen können. So können in einem Shape eines Büroumzugsdiagramms z. B. Daten über die Kosten, die Dauer und die benötigten Ressourcen für den Arbeitsschritt gespeichert werden, der in diesem Shape dargestellt wird.

Sie können Daten in Eigenschaftsfeldern speichern, die mit Shapes verknüpft sind. Die Daten werden zwar nicht als Teil Ihrer Zeichnung angezeigt, aber Sie können Berichte und automatische Kalkulationen auf deren Basis erstellen.

Flussdiagramm-Shapes haben vordefinierte Felder für Kosten, Dauer und Ressourcen, in denen Sie Daten anzeigen und eintragen können. Sie können auch benutzerdefinierte Felder hinzufügen.

So fügen Sie die Daten für Kosten, Dauer und Ressourcen zu Flussdiagramm-Shapes hinzu

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, zeigen Sie auf Flussdiagramm, und klicken Sie dann auf Standardflussdiagramm. Erstellen Sie ein Flussdiagramm, das Ihren Prozess darstellt.
2. Klicken Sie auf das Shape, dem Sie Daten hinzufügen möchten.
3. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Fenster für benutzerdefinierte Eigenschaften.
4. Klicken Sie im Fenster Benutzerdefinierte Eigenschaften in das Feld, dem Sie Daten hinzufügen möchten, und geben Sie die Daten ein. Wiederholen Sie diesen Schritt für jedes Datenfeld.
5. Klicken Sie bei geöffnetem Fenster Benutzerdefinierte Eigenschaften auf das nächste Shape, dem Sie Daten hinzufügen möchten, und wiederholen Sie Schritt 4.
6. Wenn Sie die gewünschten Daten hinzugefügt haben, können Sie das Fenster Benutzerdefinierte Eigenschaften schließen, indem Sie auf die Schaltfläche Schließen klicken.
   
   

Hinzufügen von selbst ausgewählten Datenfeldern oder Datentypen

Obwohl die meisten Flussdiagramm-Shapes mit drei vordefinierten Eigenschaftsfeldern ausgestattet sind, möchten Sie u. U. noch andere Arten von Daten bearbeiten. Beispielsweise möchten Sie für jeden Prozessabschnitt jeweils die Anzahl der fest angestellten Mitarbeiter und der Teilzeitkräfte festhalten.

Oder Sie möchten noch nicht vorhandene Datenfelder zu einem der Flussdiagrammtypen hinzufügen, z. B. Mind-Map, Ursache/Wirkung, Datenfluss oder IDED0.

Das Shape in diesem Flussdiagramm beinhaltet zwei benutzerdefinierte Datenfelder: Fest angestellter Mitarbeiter (Permanent Employee) und Teilzeitkraft (Temporary Employee).

So erstellen Sie benutzerdefinierte Datenfelder für ein vorhandenes Flussdiagramm

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Schablonen, und klicken Sie dann auf Dokumentschablone.

   Die Dokumentschablone, eine Schablone, die Masterversionen der Shapes in Ihrem Flussdiagramm enthält, wird geöffnet. Indem Sie den Masterversionen Eigenschaftsfelder hinzufügen, fügen Sie die Felder gleichzeitig allen entsprechenden Shapes im Diagramm hinzu.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentschablone, der Sie benutzerdefinierte Eigenschaften hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Master-Shape bearbeiten.

   Das Masterfenster wird geöffnet und zeigt eine große Version des Shapes an. Wenn das Shape nicht ganz angezeigt wird, wählen Sie auf der Symbolleiste Standard aus der Liste Zoom eine kleinere Vergrößerung aus.

3. Klicken Sie auf das Shape. Klicken Sie im Menü Shape auf Benutzerdefinierte Eigenschaften. Klicken Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Eigenschaften auf Definieren.
4. Klicken Sie auf Neu. Geben Sie die Informationen für Beschriftung, Typ und weitere Optionen ein, oder wählen Sie sie aus. Wenn Sie ein weiteres neues Eigenschaftsfeld hinzufügen möchten, klicken Sie nochmals auf Neu.
5. Nachdem Sie alle Eigenschaftsfelder hinzugefügt haben, klicken Sie auf OK. Die neuen Eigenschaftsfelder werden im Dialogfeld Benutzerdefinierte Eigenschaften angezeigt. Klicken Sie nochmals auf OK.
6. Klicken Sie im Fenster Master-Shape auf die Schaltfläche Schließen, um zum Flussdiagramm zurückzukehren. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie das Master-Shape und alle seine Instanzen aktualisieren möchten, klicken Sie auf Ja. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 7 für jedes Master-Shape, dem Sie neue Eigenschaftsfelder hinzufügen möchten.
7. Wenn Sie alle Eigenschaftsfelder hinzugefügt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste der Dokumentschablone und danach auf Schließen. Speichern Sie das Flussdiagramm.

Tipp   Sie können auch benutzerdefinierte Eigenschaftsfelder erstellen, die Sie in jedem neuen Flussdiagramm verwenden können. Öffnen Sie die Flussdiagrammlösung für den Flussdiagrammtyp, den Sie normalerweise erstellen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste der Schablone Flussdiagramm-Shapes, und klicken Sie dann auf Bearbeiten. Führen Sie die oben genannten Schritte 3 bis 10 durch. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste der Schablone, und klicken Sie dann auf Speichern oder Speichern unter.

Erstellen von Berichten aus Flussdiagrammdaten

Nachdem Sie Flussdiagramm-Shapes Daten hinzugefügt haben, können Sie Berichte erstellen, die Folgendes beinhalten:

• Eine Liste von Daten bzw. eine Inventarliste, so dass Sie Muster, Beziehungen und weitere Informationen leicht erkennen können.
• Die Ergebnisse von Kalkulationen, wie z. B. Gesamtbetrag oder Mittelwert, so dass Sie Prozesse auswerten und Vergleiche anstellen können.

Sie können einen Bericht in folgenden Formen speichern:

• Ein Bericht-Shape, das in Ihrem Flussdiagramm angezeigt wird, wenn die Ergebnisse direkt im Diagramm zur Verfügung stehen sollen.
• Eine Microsoft Excel-Tabelle
• Eine Webseite
• Eine XML-Datei

In diesem Bericht-Shape können Sie für den Prozess der Saftherstellung die Gesamtkosten und die Arbeitsdauer für fest angestellte Mitarbeiter und Teilzeitkräfte ablesen. Wenn Sie einige Daten ändern und einen weiteren Bericht erstellen, können Sie die Kosten der Saftherstellung mit und ohne Teilzeitkräfte schnell miteinander vergleichen.

So erstellen Sie einen Bericht aus Flussdiagrammdaten

1. Öffnen Sie das Flussdiagramm, das die Daten enthält, auf deren Grundlage Sie einen Bericht erstellen möchten.
2. Klicken Sie im Menü Extras auf Bericht.
3. Klicken Sie im Dialogfeld Bericht auf Neu.
4. Wählen Sie auf den Seiten des Berichtdefinitions-Assistenten die entsprechenden Optionen aus, um den gewünschten Berichtstyp festzulegen. Wenn Sie Hilfe zu einer bestimmten Seite benötigen, klicken Sie auf das Fragezeichen.
5. Wählen Sie im Dialogfeld Bericht unter Berichtdefinition die gerade erstellte Definition aus, und klicken Sie dann auf Ausführen.
6. Wählen Sie unter Berichtformat auswählen das Format aus, in dem Ihr Bericht gespeichert werden soll.
7. Wenn Sie den Bericht als Microsoft Excel (Shape) oder Visio-Tabellen-Shape speichern, wird der Bericht in Ihrem Diagramm als Excel-Tabellenblatt, das in ein Shape eingebettet ist, oder als Visio-Tabellen-Shape angezeigt. Führen Sie unter Bericht speichern mit die folgenden Schritte aus:

   Wählen Sie Kopie der Berichtdefinition aus, um gemeinsam mit dem Shape eine Kopie der Berichtsdefinition lokal zu speichern. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, die lokal gespeicherte Berichtsdefinition zu ändern (durch Klicken mit der rechten Maustaste auf das Bericht-Shape und Auswählen von Bericht aktualisieren), ohne dass die Originaldefinition davon beeinflusst wird.

   Wählen Sie Verknüpfung mit Berichtdefinition aus, um das Shape mit der Originaldefinition des Berichts zu verknüpfen. Wenn Sie die Definition ändern, können Sie den Bericht aktualisieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Bericht-Shape klicken und dann Bericht erstellen auswählen.

8. Wenn Sie den Bericht als HTML-, XML- oder Microsoft Excel-Datei speichern, wählen Sie unter Bericht speichern unter einen Namen und Pfad für die Berichtsdatei aus, und klicken Sie dann auf OK.

Exportieren von Flussdiagrammdaten in eine Datenbank

In Microsoft Visio 2002 können Sie mit Hilfe des Datenbankexport-Assistenten die im Flussdiagramm gespeicherten Daten in eine Datenbank verschieben, um sie für andere Zwecke wieder zu verwenden. Geben Sie dazu im Assistenten einfach an, welche Daten Sie exportieren und welchen Datenbanktyp Sie erstellen möchten. Anschließend kann der Exportvorgang beginnen.

So exportieren Sie die Daten eines Flussdiagramms in eine Datenbank

1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Makros, zeigen Sie auf Visio-Extras, und klicken Sie dann auf Datenbankexport-Assistent.
2. Klicken Sie auf der ersten Seite des Assistenten auf Weiter.
3. Folgen Sie den Anweisungen auf den restlichen Seiten des Assistenten. Wenn Sie Hilfe zu einer bestimmten Seite benötigen, klicken Sie auf das Fragezeichen.

Tipps zum Exportieren von Flussdiagramm-Daten

• Wenn Sie vom Datenbankexport-Assistenten aufgefordert werden, die Daten zum Exportieren auszuwählen, wird eine lange Liste von Eigenschaften angezeigt. Um die zu exportierenden Datenfelder schnell zu finden, führen Sie einen Bildlauf zu den Eigenschaften durch, die mit "Prop" beginnen, wie z. B. Prop.Cost.
• Wenn Sie die Daten im Flussdiagramm ändern, nachdem sie bereits in eine Datenbank exportiert wurden, können Sie die Daten leicht exportieren und die Datenbank aktualisieren. Klicken Sie dazu einfach auf das Zeichenblatt und dann auf Datenbankexport-Tabelle. Wenn Sie aufgefordert werden, die Datenbanktabelle zu ersetzen, klicken Sie auf Ja.

Erstellen eines Flussdiagramms auf der Grundlage von Daten

Wenn Sie Daten für einen bestimmten Prozess gesammelt haben, z. B. die Dauer und Kosten jedes Arbeitsschrittes, und die Daten im XLS- oder TXT-Format gespeichert haben, können Sie mit Hilfe des Assistenten für den Import von Flussdiagrammdaten automatisch ein Flussdiagramm aus der Datendatei erstellen.

So richten Sie eine Flussdiagrammdaten-Datei ein

Sie müssen Ihrer Datendatei einige Informationen hinzufügen, bevor sie vom Flussdiagramm-Datenimport-Assistenten zum Erstellen eines Flussdiagramms verwendet werden kann. Folgende Informationen werden vom Assistenten benötigt:

• Die genauen Namen der Shapes und Schablonen, die Sie zum Erstellen des Flussdiagramms verwenden möchten.
• Die Shapes im Flussdiagramm, die Sie miteinander verknüpfen möchten.

Beim Einrichten der Datendatei müssen Sie Folgendes beachten:

• Jeder Schritt des Prozesses entspricht einem Shape im Flussdiagramm.
• Jeder Schritt bzw. jedes Shape wird durch eine Zeile in der Datendatei dargestellt.
• Jeder Datentyp, den Sie bearbeiten (z. B. die Kosten oder die Dauer eines Arbeitsvorgangs), wird durch eine Spalte dargestellt und als Datenfeld, das mit den Shapes im Flussdiagramm verknüpft ist, angezeigt.

So suchen Sie die genauen Namen von Flussdiagramm-Shapes und Schablonen

1. Gehen Sie in Windows-Explorer zu Programme\Visio\Lösungen\Flussdiagramm, um die Flussdiagrammschablonen zu suchen. Bei Dateien mit der Erweiterung VSS handelt es sich um Schablonendateien.
2. Erfassen Sie den Namen der Flussdiagrammschablone (z. B. Grundlegende Flussdiagramm-Shapes.vss oder Audit-Diagramm-Shapes.vss), welche die Shapes enthält, die Sie in Ihrem Flussdiagramm verwenden möchten.
3. Doppelklicken Sie auf die Schablone, um sie zu öffnen und die Namen der Shapes anzuzeigen, die in der Schablone enthalten sind. Gestalten Sie die geöffnete Schablone beim Einrichten der Datendateien übersichtlich.

So richten Sie eine Datendatei ein, die vom Assistenten gelesen werden kann

1. Suchen Sie in Windows-Explorer unter Programme\Visio\Beispiele\Flussdiagramm\Beispieldaten zu Flussdiagramm.xlt die Microsoft Excel-Vorlage. Führen Sie die folgenden Schritte aus, und ersetzen Sie dabei die Beispieldaten durch Ihre eigenen Daten.
2. Geben Sie auf der Registerkarte Shapes-Arbeitsblatt in der Spalte Shape-ID eine eindeutige ID-Nummer (z. B. 100001, 100002 usw.) für jedes in Ihrem Flussdiagramm enthaltene Shape (bzw. jeden Arbeitsschritt) ein.
3. Geben Sie in der Spalte Master-Shapename den Namen des Master-Shapes ein, das Sie für die Darstellung der einzelnen Arbeitsvorgänge im Flussdiagramm verwenden möchten. Die im vorherigen Schritt geöffnete Schablone enthält die Namen der Master-Shapes.
4. Geben Sie in der Spalte Schablonenname den Namen der Schablone (mit der VSS-Dateierweiterung) ein, in der die einzelnen Shapes gespeichert sind. Wenn alle Shapes von derselben Schablone stammen, wird in jeder Zeile dieser Spalte jeweils der gleiche Name angezeigt.
5. Geben Sie in der Spalte Shape-Text den Text ein, der auf jedem Shape im Flussdiagramm angezeigt werden soll.
6. Benennen Sie die Spalten Kosten, Dauer und Ressourcen gegebenenfalls um, damit sie mit den Spaltennamen der ursprünglichen Datendatei übereinstimmen. Fügen Sie weitere Spalten hinzu, wenn mehr als drei Datenfelder mit jedem Shape verknüpft werden sollen.
7. Kopieren Sie die Datenwerte in die Spalten, so dass jeder Arbeitsschritt (Shape) mit einem Wert verknüpft wird.
8. Klicken Sie auf die Registerkarte Verbinderarbeitsblatt. Geben Sie in die Spalte Verbinder-ID für jede Verbindung, die zwischen den einzelnen Arbeitsschritten im Flussdiagramm erstellt werden soll, eine eindeutige ID-Nummer ein (z. B. 200001, 200002 usw.).
9. Geben Sie in der Spalte Verbindertext den Text ein, der auf einem Verbinder angezeigt werden soll. Verbinder des Entscheidungs-Shapes können z. B. die Beschriftung Ja oder Nein haben.
10. Geben Sie in den Spalten Von Shape-ID und Zu Shape-ID die Nummern aus der Spalte Shape-ID (auf der Registerkarte Shapes-Arbeitsblatt) ein, die mit den zu verbindenden Arbeitsschritten bzw. Shapes übereinstimmen.
11. Speichern Sie die Microsoft Excel-Datei im Tabellenkalkulationsformat (.xls).

Tipp   Wenn Sie die Datendatei als Textdatei und nicht im Microsoft Excel-Format speichern möchten, öffnen Sie in Schritt 1 die Textvorlage Flussdiagramm-Daten-Vorlage.txt, und folgen Sie den Anweisungen.

So erstellen Sie ein Flussdiagramm aus einer Datendatei

Nachdem Sie die Datendatei so eingerichtet haben, dass sie vom Assistenten für den Import von Flussdiagrammdaten gelesen werden kann, können Sie das Flussdiagramm erstellen.

So erstellen Sie ein Flussdiagramm aus einer Datendatei

1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Makros, zeigen Sie auf Flussdiagramm, und klicken Sie dann auf Assistent für den Import von Flussdiagrammdaten.
2. Klicken Sie auf der ersten Seite des Assistenten auf Weiter. Wählen Sie auf der zweiten Seite des Assistenten Daten aus einer vorhandenen Datei lesen aus, und klicken Sie anschließend auf Durchsuchen.
3. Suchen Sie die Datendatei (TXT- oder XLS-Format), aus der Sie ein Flussdiagramm erstellen möchten. Markieren Sie die Datei, klicken Sie auf Öffnen und dann auf Weiter.
4. Klicken Sie auf Fertig stellen.

   Ein Flussdiagramm wird auf der Grundlage der Dateidaten erstellt.