Mit Hilfe von Flussdiagrammen lässt sich ein kompletter Prozess auf einen Blick überschauen, so können Sie klären, ob der Aufgaben- und Informationsfluss innerhalb Ihrer Teams funktioniert. Führen Sie ein Brainstorming bezüglich Verbesserungen durch, lassen Sie eine Analyse und Problemlösung folgen und dokumentieren Sie alle Maßnahmen samt Anmerkungen zu den einzelnen Prozessschritten.

Inhalt dieses Artikels:

• Anpassen des Flussdiagramms an Ihre Arbeitsabläufe
• Vereinfachte Bearbeitung des Flussdiagramms
• Einrichten der Verbindungslinien
• Ändern des Layouts eines Flussdiagramms
• Hinzufügen von Anmerkungen zu den Prozessschritten

Weiterführende Informationen:

• Tipps zum Umgang mit großen Flussdiagrammen

Anpassen des Flussdiagramms an Ihre Arbeitsabläufe

Überarbeitung und Nachbesserung lassen sich vermeiden, wenn bereits die Auswahl des entsprechenden Flussdiagramms im Hinblick auf das zu lösende grafische Problem erfolgt. Die folgende Tabelle zeigt, welcher Flussdiagrammtyp für bestimmte Daten geeignet ist. Sie können so bestimmen, welches Flussdiagramm für die Darstellung des von Ihnen gewählten Prozesses einsetzbar ist. Anschließend werden Sie erfahren, wie Sie für eine einfache Überarbeitungsmöglichkeit des Flussdiagramms sorgen können.

Flussdiagrammtyp	Beispiel (zum Vergrößern darauf klicken)	Zweck
Audit-Diagramm		Dokumentation und Analyse von Prozessen, die Finanztransaktionen und Bestandsführung umfassen.
Standard-Flussdiagramm		Beschreibung und Analyse von Prozessen, Dokumentation von Prozeduren, Darstellung von Arbeits- und Informationsflüssen, Verfolgung von Kosten und Effizienz.
Ursache/Wirkung-Diagramm (auch Fishgrät- oder Ishikawa-Diagramm genannt)		Dokumentation der Faktoren, die zu einem erreichten Ergebnis beigetragen haben. Wird zur Problemlösung eingesetzt.
Funktionsübergreifendes Flussdiagramm		Darstellung der Beziehung zwischen einem Geschäftsprozess und den für den Prozess verantwortlichen Organisations- oder Funktionseinheiten.
Datenflussdiagramm		Dokumentieren des logischen Datenflusses durch eine Reihe von Abläufen und Vorgängen, zu denen auch externe Datenquellen und -zielorte, Datenumwandlungsaktivitäten sowie Datenspeicher oder -sammlungen gehören.
IDEF0-Diagramm		Modellieren von Geschäfts- und Organisationsprozessen unter Verwendung standardisierter IDEF0-Konventionen für Texte, Felder und Pfeile.
Mind-Map-Diagramm		Brainstorming und Problemlösung unter Verwendung der Mind-Maps von Tony Buzan (grafische Darstellung von Denkprozessen).
SDL-Diagramm		Dokumentation der Netzwerke von Kommunikations- und Telekommunikationssystemen mit Hilfe von Shapes in der Spezifikations- und Beschreibungssprache SDL entsprechend den internationalen Telekommunikationsstandards.
TQM-Diagramm		Erstellen von Total Quality Management-Flussdiagrammen mit Blick auf die Umgestaltung von Geschäftsprozessen, das gesamte Qualitätsmanagement, die stete Verbesserung von Abläufen sowie die Bereitstellung anspruchsvoller Lösungen.
Workflow-Diagramm		Beschreiben, Analysieren und Dokumentieren des Informationsflusses, der Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie von Aufgaben der Buchhaltung, Verwaltung und Personalabteilung.

Vereinfachte Überarbeitung des Flussdiagramms

Microsoft Visio enthält ein besonderes Tool, mit dessen Hilfe beim Ablegen von Shapes automatisch Verbindungslinien hinzugefügt werden und die Shapes beim Verschieben verbunden bleiben. Das Tool trägt die Bezeichnung Automatischer Verbinder ; sein Einsatz an Stelle des Ziehens von Linien zwischen den Feldern mit Linien spart Zeit beim Erstellen und Überarbeiten von Flussdiagrammen.

Weitere Informationen zu Verbindungen zwischen Shapes und zum Steuern der Stellen, an denen Linien Shapes verbinden, finden Sie unter Einrichten der Verbindungslinien.

Erstellen eines einfach zu überarbeitenden Standardflussdiagramms

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, zeigen Sie auf Flussdiagramm, und klicken Sie dann auf Standardflussdiagramm.
2. Ziehen Sie von der Schablone der Shapes für Standardflussdiagramme ein Prozess-Shape auf das Zeichenblatt.
3. Klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Automatischer Verbinder. .

   Falls dieses Tool nicht angezeigt wird, zeigen Sie im Menü Ansicht auf Symbolleisten und klicken auf Standard.

4. Ziehen Sie ein zweites Prozess-Shape auf das Zeichenblatt. Die Shapes werden automatisch verbunden.
5. Fügen Sie dem Blatt alle benötigten Prozess-, Entscheidungs-, Dokument- und sonstigen Shapes hinzu.

   Neu auf das Zeichenblatt gezogene Shapes werden mit dem aktuell ausgewählten Shape verbunden.

6. Klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf den Standardzeiger .
7. Zum Hinzufügen von Text zu einem Prozessschritt müssen Sie zunächst das Shape des entsprechenden Schrittes anklicken und können anschließend den Text eingeben.
8. Zur Änderung der Prozessflussrichtung zwischen zwei Schritten klicken Sie zunächst auf deren Verbindungslinie. Zeigen Sie im Menü Shape auf Drehen oder kippen, und klicken Sie anschließend auf Horizontal kippen (bei horizontaler Verbindungslinie) oder auf Vertikal kippen (bei vertikaler Verbindungslinie).

Tipp  Zum gleichzeitigen Verbinden einer Reihe von Shapes wählen Sie zunächst die Shapes in der Reihenfolge aus, in der sie verbunden werden sollen. Klicken Sie anschließend im Menü Shape auf Shapes verbinden.

Einrichten der Verbindungslinien

Bei Verwendung von Automatischer Verbinder zum Erstellen der Verbindungslinien zwischen einzelnen Schritten innerhalb eines Flussdiagramms werden die Schritte dynamisch miteinander verbunden. Ist eine präzisere Kontrolle über die Eintritts- und Austrittspunkte der Verbindungslinien erforderlich, können Sie auf statisches Kleben umschalten, so dass Sie ungeachtet der späteren Position des Feldes festlegen können, an welcher Position eine Verbindungslinie das Feld berührt.

Dynamische Verbindung

Bei einer dynamischen Verbindung werden die Enden einer Verbindungslinie oder einer Verbindung mit dem ganzen Shape verbunden. Beim Verschieben der Shapes verschiebt sich die Verbindungslinie und verbindet die beiden nächsten Punkte miteinander.

Statische Verbindungen

Bei einer statischen Verbindung werden die Enden einer Verbindungslinie oder einer Verbindung mit festgelegten Punkten auf einem Shape verbunden. Beim Verschieben der Shapes bleibt die ursprüngliche Verbindung mit den festgelegten Punkten erhalten.

So identifizieren Sie den Verbindungstyp

Klicken Sie auf die Verbindungslinie, um herauszufinden, ob eine Verbindung dynamisch oder statisch ist. Werden die Enden der Verbindungslinie als große rote Quadrate angezeigt, handelt es sich um eine dynamische Verbindung. Werden die Enden als kleine rote Quadrate angezeigt, in denen sich Symbole befinden, handelt es sich um eine statische Verbindung.

So ändern Sie den Verbindungstyp

Sie können von einer dynamischen zu einer statischen Verbindung wechseln, indem Sie den Endpunkt einer Verbindungslinie durch Ziehen vom Shape lösen und ihn anschließend wieder mit dem blauen x verbinden, das den gewünschten Verbindungspunkt anzeigt. Um eine statische in eine dynamische Verbindung umzuwandeln, müssen Sie den Endpunkt einer Verbindungslinie zur Mitte des Shapes ziehen, das den Prozessschritt darstellt, bis das gesamte Shape von einem roten Rahmen umgeben ist.

Ändern des Layouts eines Flussdiagramms

Sie können das Layout eines Flussdiagramms überarbeiten (z. B. neue Prozesse oder Entscheidungen hinzufügen), um das Zeichenblatt ansprechender zu gestalten oder leichter aktualisieren zu können.

Zwei Möglichkeiten zum Überarbeiten des Layouts von Flussdiagrammen

So überarbeiten Sie das Layout eines Flussdiagramms manuell

1. Vergewissern Sie sich, dass die Verbindungen zwischen den Shapes dynamisch sind.
2. Klicken Sie auf das zu verschiebende Shape, und ziehen Sie es anschließend an die gewünschte Position.

So überarbeiten Sie das Layout eines Flussdiagramms automatisch

1. Vergewissern Sie sich, dass die Verbindungen zwischen den Shapes dynamisch sind.
2. Wenn Sie das Layout des gesamten Flussdiagramms überarbeiten möchten, stellen Sie sicher, dass keine Shapes markiert sind. Wenn Sie das Layout nur in einem Abschnitt des Flussdiagramms überarbeiten möchten, müssen Sie die Shapes in diesem Abschnitt markieren.
3. Klicken Sie im Menü Shape auf Shape-Layout optimieren.
4. Klicken Sie auf die gewünschten Layoutoptionen und anschließend auf OK.

   Weitere Informationen zu einer bestimmten Option erhalten Sie, indem Sie im Dialogfeld Shape-Layout optimieren auf das Fragezeichen klicken.

Tipp   Wenn Ihnen die automatischen Layoutergebnisse nicht gefallen, klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Rückgängig: Shape-Layout optimieren.

Hinzufügen von Anmerkungen zu den Prozessschritten

Die grafische Repräsentation eines vollständigen Prozesses in Form eines Flussdiagramms entspricht einem Gesamtüberblick. Oft besteht aber ein einzelner Schritt in einem Prozess bereits aus einer ganzen Reihe kleinerer Schritte. Indem Sie Anmerkungen zu einem Schritt hinzufügen, können Sie ihn in seiner ganzen Komplexität darstellen.

Zwei Möglichkeiten zum Hinzufügen von Anmerkungen zu Prozessschritten

Hinzufügen von Navigationsverknüpfungen

So fügen Sie Navigationsverknüpfungen zu einem Flussdiagramm-Shape hinzu

1. Klicken Sie auf den Shape, dem Sie eine Verknüpfung hinzufügen möchten.
2. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Hyperlink.
3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Um eine Verknüpfung zu einer Website zu erstellen, geben Sie unter Adresse die URL der Website ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen. Klicken Sie auf Internet-Adresse, und rufen Sie die Site im Webbrowser auf.
   • Möchten Sie einen Hyperlink zu einem Dokument erstellen, klicken Sie im Feld Addresse auf Durchsuchen, und klicken Sie dann auf Lokale Datei. Rufen Sie die auf Ihrem Computer oder einem Server gespeicherte Datei auf, und klicken Sie anschließend auf Öffnen.
   • Um einen Hyperlink zu einer anderen Seite im selben Diagramm zu erstellen, geben Sie im Feld Addresse keinen Wert ein. Klicken Sie im Feld Unteradresse auf Durchsuchen, wählen Sie die Seite aus, auf welche der Hyperlink verweisen soll, und klicken Sie dann auf OK.
4. Wenn Sie einen weiteren Hyperlink zum selben Shape erstellen möchten, klicken Sie auf Neu, und wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3.
5. Nachdem Sie die gewünschten Hyperlinks zum Shape hinzugefügt haben, klicken Sie auf OK.

So folgen Sie einer Verknüpfung zu ihrem Ziel

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Flussdiagramm-Shape, das mit Hyperlinks versehen ist.
2. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Hyperlinks.

Tipp   Wenn Sie ein Flussdiagramm in der Ansicht Ganzer Bildschirm (Präsentationsansicht) anzeigen (klicken Sie im Menü Ansicht auf Ganzer Bildschirm), verhalten sich Verknüpfungen auf Shapes genau wie Hyperlinks auf Webseiten.

Nummerieren von Flussdiagramm-Shapes

So fügen Sie Nummern zu einem vorhandenen Flussdiagramm hinzu

1. Zeigen Sie das Zeichenblatt an, das die Flussdiagramm-Shapes enthält, die Sie nummerieren möchten.
2. Wenn Sie nur zu bestimmten Shapes Nummern hinzufügen möchten, markieren Sie diese Shapes.
3. Klicken Sie im Menü Extras auf Shapes nummerieren.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein unter Operation auf:
   • Auto-Nummerierung, wenn die Shapes von links nach rechts und danach von oben nach unten auf dem Zeichenblatt nummeriert werden sollen.
   • Manuell durch Klicken, wenn Sie die Nummerierungsreihenfolge selbst festlegen möchten, indem Sie in der gewünschten Reihenfolge manuell auf die Shapes klicken.
5. Klicken Sie im Feld Zugewiesene Nummer auf die gewünschte Nummer und das gewünschte Nummerierungsintervall, und klicken Sie dann auf OK.

Anmerkung   In einem Diagramm mit mehreren Seiten müssen Sie die Nummern auf jeder Seite separat hinzufügen. Klicken Sie zum Anzeigen eines Zeichenblattes unten links im Zeichnungsfenster auf die entsprechende Registerkarte.

So fügen Sie beim Erstellen eines Flussdiagramms Nummern hinzu

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, zeigen Sie auf Flussdiagramm, und klicken Sie dann auf den gewünschten Flussdiagrammtyp.
2. Klicken Sie im Menü Extras auf Shapes nummerieren.
3. Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein unter Zugewiesene Nummer die Nummer, mit der die Nummerierung beginnen soll, sowie den gewünschten Abstand zwischen den Nummern ein.
4. Klicken Sie unter Operation auf:
   • Auto-Nummerierung, wenn die Shapes von links nach rechts und danach von oben nach unten auf dem Zeichenblatt nummeriert werden sollen.
   • Manuell durch Klicken, wenn Sie die Nummerierungsreihenfolge selbst festlegen möchten, indem Sie in der gewünschten Reihenfolge manuell auf die Shapes klicken.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Weiterhin Shapes beim Ablegen auf dem Zeichenblatt nummerieren, und klicken Sie dann auf OK.
6. Nachdem Sie die Shapes nummeriert haben, klicken Sie im Menü Extras auf Shapes nummerieren. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Weiterhin Shapes beim Ablegen auf dem Zeichenblatt nummerieren, und klicken Sie dann auf OK.

Tipp   Um die Reihenfolge zu ändern, in der die Shapes automatisch nummeriert werden, klicken Sie im Dialogfeld Shapes nummerieren auf die Registerkarte Weitere Optionen.

Tipps zum Umgang mit großen Flussdiagrammen

Da Prozesse meist komplex sind und längere Zeiträume in Anspruch nehmen, gehen Flussdiagramme nicht selten über den druckbaren Bereich einer normalen DIN A4-Seite hinaus. Es gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten zum Umgang mit solch großen Flussdiagrammen, so dass sie leichter zu bearbeiten und zu verwenden sind.

So erstellen Sie ein Drilldownflussdiagramm

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, zeigen Sie auf Flussdiagramm, und klicken Sie dann auf den gewünschten Flussdiagrammtyp.
2. Erstellen Sie ein komplexes Flussdiagramm, indem Sie Shapes auf das Zeichenblatt ziehen.
3. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Neue Seite. Geben Sie gegebenenfalls einen Namen für die neue Seite ein, und klicken Sie dann auf OK.
4. Klicken Sie unten auf dem Zeichenblatt auf die Registerkarte für die Seite, um zum Zeichenblatt mit dem komplexen Flussdiagramm zurückzukehren.
5. Auf dem Shape für eine Prozessstufe erstellen Sie eine Navigationsverknüpfung , die Sie detailliert auf dem neuen Zeichenblatt definieren möchten, so dass Sie über diese Verknüpfung zum neuen Zeichenblatt wechseln können.
6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für jeden komplexen Prozessschritt, zu dem Sie einen Drilldown durchführen möchten.
7. Ziehen Sie die Shapes auf die neuen Zeichenblätter, um die Flussdiagramme zu erstellen, zu denen Sie einen Drilldown durchführen möchten.

So erstellen Sie ein Flussdiagramm mit Hilfe von Off-Page-Referenzen

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, zeigen Sie auf Flussdiagramm, und klicken Sie dann auf den gewünschten Flussdiagrammtyp.
2. Erstellen Sie das Flussdiagramm, indem Sie Shapes auf das Zeichenblatt ziehen. Fügen Sie so viele Shapes hinzu, bis sie fast an den unteren bzw. den rechten Rand des Zeichenblattes reichen.
3. Ziehen Sie das Off-Page-Referenz-Shape auf die Seite, und positionieren Sie es als letztes Shape nahe der Begrenzung.
4. Klicken Sie auf OK, um das Off-Page-Referenz-Shape der aktuellen Seite hinzuzufügen und ein neues Zeichenblatt zu erstellen, das über ein eigenes Off-Page-Referenz-Shape verfügt.
5. Markieren Sie das Off-Page-Referenz-Shape auf dem neuen Zeichenblatt, und klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Automatischer Verbinder. .
6. Fügen Sie so viele Flussdiagramm-Shapes hinzu, bis das Diagramm vollständig oder das Ende des neuen Zeichenblattes erreicht ist.
7. Falls notwendig, wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6, um weitere Off-Page-Referenzen einzufügen.

So navigieren Sie zwischen Seiten mit Hilfe von Off-Page-Referenzen

• Doppelklicken Sie auf ein Off-Page-Referenz-Shape, um die Seite aufzurufen, auf die das Shape verweist.

So erstellen Sie ein Flussdiagramm mit Hilfe von On-Page-Referenzen

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, zeigen Sie auf Flussdiagramm, und klicken Sie dann auf den gewünschten Flussdiagrammtyp.
2. Erstellen Sie das Flussdiagramm, indem Sie Shapes auf das Zeichenblatt ziehen. Fügen Sie so viele Shapes hinzu, bis sie fast an den unteren bzw. den rechten Rand des Zeichenblattes reichen.
3. Ziehen Sie das On-Page-Referenz-Shape auf die Seite, und positionieren Sie es als letztes Shape nahe der Begrenzung.
4. Wählen Sie das Shape aus, und kennzeichnen Sie es beispielsweise durch einen Buchstaben oder eine Zahl.
5. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Duplizieren, und ziehen Sie das duplizierte Shape nach oben oder links auf dem Zeichenblatt.
6. Markieren Sie das On-Page-Referenz-Shape auf dem neuen Zeichenblatt, und klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Automatischer Verbinder. .
7. Fügen Sie so viele Flussdiagramm-Shapes hinzu, bis das Diagramm vollständig oder das Ende des Zeichenblattes erreicht ist.
8. Falls notwendig, wiederholen Sie die Schritte 3 bis 7, um weitere On-Page-Referenzen einzufügen.

So ändern Sie die Größe des Zeichenblatts

1. Klicken Sie bei geöffnetem Diagramm im Menü Datei auf Seite einrichten.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Zeichenblattgröße.
3. Klicken Sie unter Zeichenblattgröße auf An Zeichnungsgröße anpassen, und klicken Sie dann auf OK.

Tipp   Sie können vor dem Drucken Seitenumbrüche in der Vorschau anzeigen und sie ändern.

So ändern Sie die Größe eines Flussdiagramms

1. Klicken Sie bei geöffnetem Diagramm im Menü Datei auf Seite einrichten.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Zeichenmaßstab. Klicken Sie unter Zeichenmaßstab auf Benutzerdefinierter Maßstab.
3. Geben Sie den gewünschten Maßstab ein. Wenn ein Flussdiagramm z. B. größer als das Zeichenblatt ist, ändern Sie den Maßstab so, dass 0,75 Einheiten auf der Seite einer Einheit in der Wirklichkeit entsprechen.
4. Klicken Sie auf OK.

Tipp   Bei Shapes wird Text nicht skaliert. Wenn der in den Flussdiagramm-Shapes enthaltene Text nach dem Festlegen des Maßstabes zu groß ist, drücken Sie STRG+A, um alle Shapes zu markieren, und wählen Sie in der Liste Schriftgröße der Symbolleiste Format eine kleinere Schriftgröße aus.