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Umwandeln von Personaldateien in Visio 2002-Organigramme
 

Wenn in einer elektronischen Datendatei Personaldaten oder im Microsoft Exchange Server-Verzeichnis genaue Mitarbeiterdaten gespeichert sind, können Sie mit dem Organigramm-Assistenten automatisch ein Organigramm erstellen.

Inhalt dieses Artikels:

Weiterführende Informationen:


Vom Organigramm-Assistenten interpretierbare Formate

Der Organigramm-Assistent kann Daten in verschiedenen Formaten interpretieren, darunter:

  • Microsoft Excel (.xls).
  • Microsoft Exchange Server-Verzeichnis (die Daten im E-Mail-Adressbuch von Microsoft Exchange).
  • Durch Tabstopps oder Trennzeichen getrennter Text (.txt).
  • Org Plus (.txt).
  • Das Dateiformat für eine in einer ODBC (Open Database Connectivity)-kompatiblen Datenbankanwendung erstellten Datenbank, z. B. Microsoft Access.

Sie können auch benutzerdefinierte Berichte aus mit ERP (Enterprise Resource Planning)-Software, z. B. SAP, erstellten Datenbanken produzieren, die zum Erstellen eines Organigramms mit dem Assistenten gelesen werden können.

Strukturieren von Dateien

Erforderliche Daten

Um ein Organigramm aus der Personaldatendatei zu erstellen, muss der Organigramm-Assistent Folgendes identifizieren können:

  • Jeden Mitarbeiter eindeutig.
  • Den Namen jedes Mitarbeiters. (So wie die Namen in der Datendatei angezeigt werden, erscheinen sie auch in den Organigrammpositions-Shapes.)
  • Wer der Vorgesetzte jedes Mitarbeiters ist.

Eine Datendatei, die der Assistent interpretieren könnte.

Das Feld Mitarbeiter-ID in dieser Datendatei enthält Nummern, die jeweils einem Mitarbeiter eindeutig zugeordnet sind. Wenn alle Mitarbeiter unterschiedliche Namen haben, kann Name als eindeutige ID verwendet werden. Das Feld Vorgesetzter muss die eindeutigen IDs der Manager enthalten. Lassen Sie das Feld Vorgesetzter frei, wenn die Person an der Spitze des Organigramms steht.

Anmerkung   Wenn Sie ein Organigramm aus dem Microsoft Exchange Server-Verzeichnis erstellen möchten, findet der Organigramm-Assistent die entsprechende Datei automatisch und liest sie sofort. Das vom Assistenten erstellte Organigramm kann jedoch nur so genau wie die Daten in der Verzeichnisdatei sein.

Optionale Daten

Ihre Datendatei enthält neben Eindeutige ID, Name und Vorgesetzter vermutlich noch weitere Felder. So sind möglicherweise z. B. Felder für Positionstitel, Telefonnummer, Abteilung usw. vorhanden. Mithilfe des Organigramm-Assistenten können Sie entscheiden, wie Sie diese Daten verwenden möchten. Sie können:

  • Eine zusätzliche Information mit dem Namen des Mitarbeiters in den Positions-Shapes im Organigramm anzeigen.
  • Einen Teil der Daten oder alle Daten in Datenfeldern speichern, die mit den Shapes verbunden sind, sodass andere Zugriff auf die Daten haben.
  • Die Daten in der Datendatei belassen, sie aber nicht für das Organigramm verwenden.

Ausführen des Organigramm-Assistenten

Nachdem Sie die Datendatei so strukturiert haben, dass die enthaltenen Informationen vom Assistenten verwendet werden können, können Sie ein Organigramm erstellen.

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, zeigen Sie dann auf Organigramm, und klicken Sie auf Organigramm-Assistent.
  2. Klicken Sie im ersten Fenster auf Informationen, die bereits in einer Datei oder Datenbank gespeichert sind und dann auf Weiter.
  3. Folgen Sie den Anweisungen auf den Seiten des Assistenten. Wenn Sie Hilfe zu einer bestimmten Seite benötigen, klicken Sie auf das Fragezeichen.

Tipps zur Verwendung des Organigramm-Assistenten

Problem Tipp
Der Assistent soll wegen Fehlern in der Datendatei nicht angehalten werden. Suchen Sie nach diesen typischen Fehlern in Datendateien, bevor Sie den Assistenten ausführen:
  • Doppelte Mitarbeiternamen oder ID-Nummern
  • Ungültige Informationen im Feld Vorgesetzter
  • Das Feld Vorgesetzter für die Person an der Spitze des Organigramms ist nicht leer
Ein Teil der Informationen aus der Datendatei soll in jedem Organigramm-Shape angezeigt werden. Die auf den einzelnen Shapes angezeigten Informationen können aus jedem beliebigen Feld in der Datendatei stammen. Sie können dennoch auf die nicht angezeigten Informationen zugreifen. Wählen Sie ein Shape aus, und klicken Sie im Menü Ansicht auf Fenster für benutzerdefinierte Eigenschaften.
Das Organigramm ist zu groß, um auf eine DIN A4-Seite gedruckt zu werden. Wählen Sie die Option für den Assistenten aus, mit der Sie steuern können, welcher Teil des Unternehmens bei einem Organigramm mit mehreren Seiten jeweils auf einer Seite angezeigt werden soll. Sie können die Anzahl der Seiten steuern, welcher Mitarbeiter oben auf jeder Seite steht usw.
Nachdem das Organigramm mithilfe des Assistenten erstellt wurde, sollen die mit den Organigramm-Shapes verbundenen Daten angezeigt werden. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Fenster für benutzerdefinierte Eigenschaften. Wählen Sie ein beliebiges Shape aus.

Anpassen von SAP/R3-Daten zum Erstellen von Organigrammen

Um Personaldaten aus SAP/R3-Dateien so anzupassen, dass mit dem Organigramm-Assistenten ein Organigramm erstellt werden kann, führen Sie folgende Schritte aus.

  1. Strukturieren Sie die Dateien so, dass sie mit dem Assistenten gelesen werden können.
  2. Legen Sie den Zeitrahmen fest, der in dem Organigramm dargestellt werden soll: Gegenwart, Vergangenheit oder Zukunft. Stellen Sie sicher, dass Sie Einstellungen ausgewählt haben, mit denen ein auf diesem Zeitrahmen basierender Bericht erstellt wird.
  3. Erstellen Sie in SAP/R3 einen Bericht aus den Personalstammdaten. Wählen Sie die folgenden Infotypen und Felder aus:
    Infotyp Feld
    Infotyp Key-Feld Feld Personalnummer
    Infotyp Organisationszuordnung Feld Beschreibung der Position

    Feld Positionsnr.
    Infotyp Daten zur Person Feld Nachname

    Feld Vorname
  4. Erstellen Sie in SAP/R3 einen Bericht aus den Daten für Organisationsmanagement. Wählen Sie die folgenden Infotypen und Felder aus:
    Infotyp Feld
    Infotyp Objektbezeichnung Feld Objekt-ID

    Feld Objektbezeichnung
    Infotyp Beziehungen Feld Beziehungen zwischen Objekten (gibt das Vorgesetztenverhältnis an)

    Feld Festlegung der Beziehung, wenn Sie als Beziehungstyp Aktiv oder einen anderen Typ angeben möchten

    Feld Art des verwandten Objekts

    Feld ID des verwandten Objekts
  5. Erstellen Sie aus diesen Berichten flache Datendateien, und importieren Sie die Dateien in Microsoft Excel oder eine andere ODBC-kompatible Datenbankanwendung.
  6. Verketten Sie in der ersten Berichtsdatei die Felder Nachname und Vorname in ein Feld Name, wenn beide Namen in den Organigramm-Shapes erscheinen sollen. Löschen Sie die Felder Nachname und Vorname.
  7. Führen Sie eine Abfrage aus, bei der die Felder Positionsnr. im ersten und zweiten Bericht miteinander verglichen werden und im ersten Bericht ein neues Feld Positionsnr. Manager erstellt wird.
  8. Führen Sie eine Abfrage aus, bei der das Feld Positionsnr. Manager mit dem Feld Positionsnr. im ersten Bericht verglichen und ein neues Feld Name des Managers erstellt wird.
  9. Überprüfen Sie die Daten im ersten Bericht auf Fehler, die beim Organigramm-Assistenten Probleme verursachen können. Stellen Sie z. B. sicher, dass das Feld Positionsnr. Manager für die Person an der Spitze des Organigramms leer ist und keine doppelten Personal-IDs oder Managerpositionsnummern vergeben wurden.
  10. Speichern Sie den ersten Bericht, sodass die darin enthaltenen Daten mit dem Organigramm-Assistenten gelesen werden können und ein Organigramm erstellt werden kann.
  11. Wenn Sie vom Assistenten aufgefordert werden, Felder aus der Datendatei auszuwählen, die Name, Vorgesetzter und Eindeutige ID entsprechen, wählen Sie die Felder aus, die Namen, Managerpositionsnummer bzw. Personal-IDs enthalten.

Erstellen von Organigrammen aus ERP-Daten mithilfe eines Makros

Wenn Sie Ihre Unternehmensdaten in ERP (Enterprise Resource Planning)-Software verwalten, z. B. PeopleSoft oder SAP/R3, können Sie eine Lösung entwickeln, mit der

  • Sie schnell ein Organigramm aus einer Datendatei ohne den Organigramm-Assistenten erstellen können.
  • Benutzer, die nicht die Microsoft Visio-Software verwenden, Organigramme automatisch aus Daten erstellen können.

Um die Lösung zu entwickeln, erstellen Sie ein Makro oder eine ausführbare Datei, das bzw. die den Organigramm-Assistenten aus der Befehlszeile ausführt. Das Makro oder die ausführbare Datei muss folgende Anweisung enthalten:

_Organization Chart Wizard.exe <Argumente>

Darin geben die Argumente an, wie das Organigramm erstellt wird. In der folgenden Tabelle sind die Argumente aufgeführt, die Sie verwenden können. Wenn ein Argumentname Leerzeichen enthält, setzen Sie den Namen in Anführungszeichen.

Argumente für Organigrammlösungen

Argument Zweck
/USE-LAST-VALUES Liest Werte aus der Registrierung, die von der letzten Person ausgewählt wurde, die den Organigramm-Assistenten interaktiv verwendet hat. Wenn dieses Argument angegeben ist, werden alle folgenden Argumente ignoriert.
/FILENAME=<Dateiname> Erforderlich, sofern / DATASOURCE oder /MICROSOFT-EXCHANGE nicht angegeben sind. Gibt den Datendateinamen an, der mit dem Assistenten gelesen werden soll. Wenn der Dateiname Leerzeichen enthält, setzen Sie den Namen in Anführungszeichen.
/DATASOURCE=, TABLE=, DBQUALIFIER= Erforderlich, außer / FILENAME oder /MICROSOFT-EXCHANGE sind angegeben. Gibt den Namen, die Tabelle und den Kennzeichner der ODBC-kompatiblen Datenbank an, die mit dem Assistenten gelesen werden soll.
/MICROSOFT-EXCHANGE Erforderlich, sofern / FILENAME oder / DATASOURCE nicht angegeben sind. Gibt die Microsoft Exchange Server-Daten an, die mit dem Assistenten gelesen werden sollen.
/NAME-FIELD=<Feldname> Optional. Gibt das Feld in der Datendatei an, in dem der Assistent die Namen der Mitarbeiter finden kann. Wenn Sie dieses Feld nicht angeben, sucht der Assistent nach allgemeinen Namen, z. B. Name, Mitarbeiter oder Mitarbeitername. Wenn der Assistent kein solches Feld findet, kann er nicht weiter ausgeführt werden.
/MANAGER-FIELD=<Feldname> Optional. Gibt das Feld in der Datendatei an, in dem der Assistent die Informationen zu Vorgesetzter finden kann. Wenn Sie dieses Feld nicht angeben, sucht der Assistent nach allgemeinen Namen, z. B. Manager oder Vorgesetzter. Wenn der Assistent kein solches Feld findet, kann er nicht weiter ausgeführt werden.
/SHAPE-FIELD=<Feldname> Optional. Gibt das Feld in der Datendatei an, in dem der Assistent den Namen des Organigramm-Masters in Visio finden kann, den Sie verwenden möchten. Wenn Sie dieses Feld nicht angeben, sucht der Assistent nach allgemeinen Namen, z. B. Master Shape oder Master-Shape. Wenn der Assistent kein solches Feld findet, erstellt er weiterhin das Organigramm mit den automatisch ausgewählten Shapes. Sie können z. B. im Feld Shape für die Person an der Spitze des Organigramms Firmenleiter eingeben, sodass der Assistent beim Erstellen des Organigramms für diese Position das Shape Führung verwendet. In diesem Feld können Sie auch angeben, dass der Assistent benutzerdefinierte Shapes verwendet, die Sie erstellt und der Schablone Organigramm-Shapes hinzugefügt haben.
/HYPERLINK-FIELD=<Feldname> Optional. Gibt das Feld in der Datendatei an, in dem der Assistent den für den Hyperlink eines Shapes verwendeten Text finden kann. Der Assistent speichert den Text in den Shapes als Hyperlinkadresse. Um auf das Ziel eines Hyperlinks zuzugreifen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Shape und klicken dann auf einen Hyperlink. Der Assistent durchsucht die Datendatei nach dem Spaltennamen HYPERLINK oder URL. Wenn der Assistent kein solches Feld findet, erstellt er weiterhin das Organigramm.
/FIRSTNAME-FIELD=<Feldname> Optional. Gibt das Feld in der Datendatei an, in dem der Assistent die Vornamen der Mitarbeiter finden kann. Wenn Sie dieses Feld nicht angeben, sucht der Assistent nach allgemeinen Namen, z. B. Vorname. Wenn der Assistent kein solches Feld findet, erstellt er weiterhin das Organigramm.
/UNIQUEID-FIELD Optional. Gibt das Feld mit der eindeutigen ID an. Wenn dieses Argument nicht angegeben ist, sucht der Assistent nach einem Feld mit denselben Datenwerten wie in MANAGER-FIELD. Wenn der Assistent kein solches Feld findet, kann er nicht weiter ausgeführt werden.
/PAGES=<Mitarbeiter an der Spitze> <Anzahl der Ebenen> PAGENAME=<Seitenname>, <Mitarbeiter an der Spitze> <Anzahl der Ebenen> PAGENAME=<Seitenname>, Optional. Gibt an, wie der Assistent das Organigramm auf mehrere Seiten aufteilen soll. Geben Sie dazu auf jeder Seite den Mitarbeiter an der Spitze und die Anzahl der Hierarchieebenen an, die auf einer Seite enthalten sein sollen. Wenn Sie dieses Argument angeben, müssen Sie den Mitarbeiter an der Spitze auf jeder Seite angeben. Optional können Sie die Anzahl der Hierarchieebenen, die auf jeder Seite enthalten sein sollen, und den Seitennamen angeben. Wenn Sie die Anzahl der Ebenen nicht angeben, fügt der Assistent auf einer Seite alle Ebenen ein. Namen mit Leerzeichen müssen in Anführungszeichen gesetzt werden. Fügen Sie zwischen <Mitarbeiter an der Spitze>, <Anzahl der Ebenen> und PAGENAME=<Seitenname> je ein Leerzeichen ein.
/DISPLAY-FIELDS=<Feldname>, <Feldname>, Optional. Gibt die Felder aus der Datendatei an, die in jedem Positions-Shape im Organigramm angezeigt werden sollen. Wenn Sie keine Felder eingeben, zeigt der Assistent den Mitarbeiternamen an. In dieser Liste erscheinen die Feldnamen in der gleichen Reihenfolge wie in einem Shape.
/ CUSTOM-PROPERTY-FIELDS=<Feldname> HIDDEN, <Feldname> HIDDEN, Optional. Gibt die Felder aus der Datendatei an, die als Eigenschaftsfelder zu den Organigramm-Shapes hinzugefügt werden sollen. Wenn Sie keine Felder eingeben, fügt der Assistent keine Eigenschaftsfelder hinzu.

Beispiel: Eine Datendatei enthält Felder für den Abteilungsnamen, die Telefonnummer und die Büronummer. Wenn Sie diese Felder als Eigenschaftsfelder zu den Organigramm-Shapes hinzufügen, können die Benutzer des Organigramms auf die Daten in diesen Feldern zugreifen, indem sie mit der rechten Maustaste auf die Shapes für die Mitarbeiter klicken. Optional können Sie den Parameter HIDDEN nach einem Feldnamen einfügen, den Benutzer des Organigramms nicht sehen sollen. In einem Organigramm für Ihre Abteilung können Sie z. B. die Hierarchieebene der Mitarbeiterposition als verborgene Eigenschaft speichern.
/LINK-TO-DB Nur gültig, wenn /DATASOURCE und /CUSTOM-PROPERTY-FIELDS ebenfalls angegeben sind. Nicht erforderlich, wenn Sie LINK-PAGE-ACTIONS oder LINK-SHAPE-ACTIONS angeben. Gibt an, dass zwischen der Datenquelle, die die Unternehmensdaten enthält, und der Organigrammzeichnung eine Verknüpfung erstellt werden soll. Wenn eine Verknüpfung erstellt ist, können Sie Änderungen in der Datenquelle an die Zeichnung weiterleiten und umgekehrt.

Wenn die Verknüpfung erstellt ist, enthalten die Standardseite und die Shape-Aktionen SHAPES- UPDATE-SHAPES-ONOPEN, UPDATE-RECORD und UPDATE-SHAPE. Das bedeutet, dass Änderungen an der Datenquelle beim nächsten Öffnen der Datei automatisch an die Zeichnung weitergeleitet werden. Sie können Änderungen auch in beide Richtungen weiterleiten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Shape in der Zeichnung klicken und die Zeichnung aktualisieren, wenn die Datenquelle geändert wurde, oder eine Zelle in der Datenquelle aktualisieren, wenn das Shape geändert wurde.
/LINK-PAGE-ACTIONS="/<Aktion>", "/<Aktion>", Nur gültig, wenn /DATASOURCE und /CUSTOM-PROPERTY-FIELDS ebenfalls angegeben sind. Wenn Sie LINK-PAGE-ACTIONS angeben, müssen Sie das Argument LINK-TO-DB nicht verwenden.

Gibt an, dass zwischen der Datenquelle, die die Unternehmensdaten enthält, und der Organigrammzeichnung eine Verknüpfung erstellt werden soll. Wenn eine Verknüpfung erstellt ist, können Sie Änderungen in der Datenquelle an die Zeichnung weiterleiten und umgekehrt. Mögliche Aktionen:

  • UPDATE-SHAPES bedeutet, dass Sie mit der rechten Maustaste auf das Zeichenblatt klicken und diesen Befehl auswählen können, um Änderungen an der Datenquelle an alle Shapes in der Organigrammzeichnung weiterzuleiten.
  • UPDATE-DATABASE bedeutet, dass Sie mit der rechten Maustaste auf das Zeichenblatt klicken und diesen Befehl auswählen können, um Änderungen an der Organigrammzeichnung an die Datenquelle weiterzuleiten.
  • UPDATE-SHAPES-ONOPEN bedeutet, dass Änderungen an der Datenquelle beim nächsten Öffnen der Datei automatisch an die Zeichnung weitergeleitet werden.
  • UPDATE-SHAPES-ONINTERVAL bedeutet, dass Änderungen an der Datenquelle automatisch im angegebenen Intervall an die Zeichnung weitergeleitet werden.
/LINK-SHAPE-ACTIONS="/<Aktion>", "/<Aktion>", Nur gültig, wenn /DATASOURCE und /CUSTOM-PROPERTY-FIELDS ebenfalls angegeben sind. Wenn Sie LINK-SHAPE-ACTIONS angeben, müssen Sie das Argument LINK-TO-DB nicht verwenden.

Gibt an, dass zwischen der Datenquelle, die die Unternehmensdaten enthält, und der Organigrammzeichnung eine Verknüpfung erstellt werden soll. Wenn eine Verknüpfung erstellt ist, können Sie Änderungen in der Datenquelle an die Zeichnung weiterleiten und umgekehrt. Mögliche Aktionen:

  • SELECT-RECORD bedeutet, dass Sie in der Organigrammzeichnung mit der rechten Maustaste auf ein Shape klicken und in der Datenquelle einen Datensatz markieren können, der im Shape dargestellt werden soll. Die Daten im Datensatz werden zum Shape weitergeleitet.
  • UDPATE-RECORD bedeutet, dass Sie in der Zeichnung mit der rechten Maustaste auf ein Shape klicken und diesen Befehl auswählen können, um Änderungen am Shape an einen Datensatz in der Datenquelle weiterzuleiten.
  • UPDATE-SHAPE bedeutet, dass Sie bei Änderungen an der Datenquelle in der Zeichnung mit der rechten Maustaste auf ein Shape klicken und das Shape aktualisieren können, sodass die Änderungen angezeigt werden.
  • DELETE-SHAPE-AND-RECORD bedeutet, dass Sie in der Zeichnung mit der rechten Maustaste auf ein Shape klicken und diesen Befehl auswählen können, um das Shape aus der Zeichnung und den Datensatz aus der entsprechenden Datenquelle zu löschen.
/SHOW-DIVIDER-LINE Optional. Gibt an, dass alle Organigramm-Shapes eine Trennlinie enthalten, die eine Zeile des angezeigten Textes (z. B. den Mitarbeiternamen) von einer anderen (z. B. dem Titel) trennt. Wenn Sie dieses Argument nicht hinzufügen, enthalten die Organigramm-Shapes keine Trennlinien.
/SYNC-ACROSS-PAGES Optional. Gibt an, dass alle Shapes für denselben Mitarbeiter auf verschiedenen Zeichenblättern des Diagramms synchronisiert werden, sodass Änderungen an Text oder Eigenschaften in einem Shape an allen Shapes vorgenommen werden.
/HYPERLINK-ACROSS-PAGES Optional. Gibt an, dass alle Shapes für denselben Mitarbeiter auf verschiedenen Zeichenblättern des Diagramms miteinander durch Hyperlinks verbunden sind. Sie können auf das Ziel des Hyperlinks zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Shape klicken und dann auf den Hyperlink klicken.
/LAUNCHGUI Optional. Gibt an, dass die Seiten des Organigramm-Assistenten mit der Zeichnungsdefinition dem Benutzer angezeigt werden, sodass der Benutzer interaktiv die Befehlszeilenargumente ändern kann. Der Benutzer kann die in /FILENAME, /DATASOURCE oder /MICROSOFT-EXCHANGE angegebene Datenquelle nicht ändern.


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