Um in Visio^® Professional 2002 einen Raumplan zum Verwalten von Flächen und Inventar zu erstellen, benötigen Sie nichts weiter als eine Liste der Büronummern für den Teil des Gebäudes, den Sie planen.

Der so erstellte Raumplan sieht zwar einfach aus, stellt aber ein leistungsfähiges Tool für die Zuordnung von Flächen nach Abteilung, das Planen eines Umzugs, die Verwaltung von Computerausstattung und Büromöbeln und das Erstellen von Inventarberichten dar.

Das Erstellen eines Raumplans umfasst drei Schritte:

• Vorbereiten einer Liste mit Büronummern und Importieren dieser Liste in ein leeres Raumplandiagramm in Visio Professional zum Erstellen einer Sammlung von Räumen.

• Heraussuchen der Räume im Explorer, einem Fenster, in dem Sie die importierten Informationen nach Kategorien anzeigen können.

• Ziehen der Räume aus dem Explorer und Ablegen auf dem Zeichenblatt, um einen einfachen Raumplan zu erstellen.

Falls Sie einen Grundriss zur Hand haben, können Sie diesen in ein Visio Professional-Diagramm einfügen und als Hintergrund verwenden , auf dem Sie den eigentlichen Raumplan erstellen.

Vorbereiten der Raumdaten und Importieren in Visio

Erstellen Sie zur Vorbereitung der Rauminformationen eine Liste der Büronummern in Form einer Spalte in einer Microsoft Excel-Tabelle. Wenn Sie noch weitere Informationen haben, die Sie in den Raumplan integrieren möchten, z. B. die Abteilung, der jedes Büro zugewiesen ist, oder den Raumtyp (Würfel oder Büro), können Sie der Tabelle weitere Spalten hinzufügen.

Nachdem Sie alle Büronummern und andere Informationen in der Tabelle eingegeben haben, speichern Sie diese und importieren die Daten in Visio Professional.

So importieren Sie die Raumdaten in Visio Professional

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu und auf Bauplan, und klicken Sie dann auf Raumplan.
2. Klicken Sie auf der ersten Seite des Importdaten-Assistenten im Feld Kategorie auf Raum und dann auf Weiter.
3. Klicken Sie im Menü Plan auf Daten importieren.
4. Klicken Sie im Feld Quelle auf Excel. Um die Tabelle mit den Büronummern herauszusuchen, klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie die Datei aus, klicken Sie auf Öffnen und dann auf Weiter.
5. Klicken Sie im Feld Name auf den Namen der Spalte in der Tabelle, die die Büronummern enthält. Klicken Sie in den Feldern Raum-ID und Schlüssel auf den gleichen Spaltennamen. Klicken Sie im Feld Gebäude-ID auf <Ohne>. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
6. Das Feld Felder enthält die Spalten in Ihrer Tabelle. Unter Eigenschaften werden die Datenkategorien aufgelistet, die standardmäßig mit den importierten Räumen verknüpft sind. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Wenn die Tabelle nur eine Spalte mit Büronummern enthält, klicken Sie auf Weiter.
   • Falls die Tabelle eine Spalte für Abteilungen enthält, verknüpfen Sie diese Spalte mit der Kategorie Abteilung. Klicken Sie dazu in der Liste Felder auf den Namen der Abteilungsspalte, klicken Sie in der Liste Eigenschaften auf Abteilung, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
7. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Büronummern aus der Tabelle in den Raumplan zu importieren und in Räume umzuwandeln, die Sie auf das Zeichenblatt ziehen können. Diese Shapes finden Sie im Fenster Explorer. Wenn das Fenster Explorer nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Plan auf Explorer.

Tipp   Wenn für jedes Raum-Shape in dem Büroplan ein Wert angezeigt werden soll, z. B. ein Raumtyp (etwa Büro oder Würfel), wählen Sie in Schritt 6 unter Felder den Namen der Spalte aus, die die Daten für die Raumtypen enthält. Wählen Sie unter Eigenschaften den Eintrag Raumnutzung aus, und klicken Sie auf Hinzufügen.

Heraussuchen der Informationen im Explorer

Wenn Sie Büronummern in den Büroplan importieren, werden diese Daten in Visio Professional in Räume umgewandelt, wobei für jede Büronummer ein Raum erstellt wird. Diese Räume, die wie andere Shapes in Visio Professional funktionieren, können in einem Fenster mit der Bezeichnung Explorer bearbeitet werden. Der Explorer ist eine zentrale Stelle, an der Sie den gesamten Inhalt des Raumplans bearbeiten und anordnen können.

Nachdem Sie die Bürodaten importiert haben, und bevor Sie sie auf dem Zeichenblatt platzieren, liegen die Daten im Fenster Explorer unter der Kategorie Nicht positionierte Daten als eine Liste von nach Büronummern geordneten Räumen vor.

So zeigen Sie die Raumdaten im Explorer an

1. Falls das Fenster Explorer nicht geöffnet ist, klicken Sie im Menü Plan auf Explorer.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Räume.
3. Um eine Liste der Büroräume anzuzeigen, die Sie importiert haben, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben dem Symbol Nicht positionierte Daten.

Anmerkung  Wenn Sie ein Diagramm schließen, werden alle Raumdaten gelöscht, die in der Kategorie Nicht positionierte Daten verblieben sind. Um diese Daten in das Diagramm zu integrieren, müssen Sie die Raum-Shapes auf das Zeichenblatt ziehen.

Ziehen von Räumen auf das Zeichenblatt, um den Raumplan zu erstellen

Wenn Sie Bürodaten in einen Raumplan importiert haben und die Daten in Form von Büroräumen im Fenster Explorer sehen, können Sie mit dem Erstellen des Raumplans beginnen.

Sie müssen lediglich die Räume aus dem Fenster Explorer auf das Zeichenblatt ziehen und die Raum-Shapes so anordnen, dass sie die tatsächliche Raumaufteilung auf diesem Stockwerk wiedergeben.

Die Räume, die Sie auf das Zeichenblatt ziehen, werden aus der Kategorie Nicht positionierte Daten im Fenster Explorer entfernt und erscheinen stattdessen in der Kategorie Zeichenblatt-1. Dies weist darauf hin, dass dies die Seite im Diagramm ist, auf der die Raum-Shapes platziert wurden.

So erstellen Sie einen Raumplan

1. Führen Sie die oben beschriebenen Schritte zum Importieren von Bürodaten in einen Raumplan aus, und öffnen Sie das Fenster Explorer, um mit den Raumnummern arbeiten zu können.
2. Ziehen Sie aus dem Fenster Kategorien-Explorer einen Raum für eine bestimmte Büronummer auf das Zeichenblatt.
3. Um die Größe oder Form eines Raumes zu ändern, ziehen Sie einen der grünen Auswahlpunkte des Shapes.
4. Ziehen Sie weiter Räume auf das Zeichenblatt, und ordnen Sie die Shapes an, bis ein Raumplan entstanden ist, der die tatsächliche Raumaufteilung in dem Gebäude wiedergibt.

Tipp  Falls Flächenbemaßungen in dem Raumplan keine Rolle spielen, können Sie die Beschriftung für die Größe ausblenden, die standardmäßig für die Raum-Shapes angezeigt wird. Hierzu klicken Sie im Menü Plan auf Anzeigeoptionen festlegen, deaktivieren auf der Registerkarte Räume das Kontrollkästchen Bereich anzeigen und klicken dann auf OK.

Verwenden eines Grundrisses als Hintergrund

Falls Sie für die betreffenden Büroflächen einen Grundriss in gedruckter oder digitaler Version zur Hand haben, können Sie diesen als Hintergrund für den eigentlichen Raumplan verwenden.

Nachdem Sie einen Grundriss importiert und als gesperrten Layer definiert haben, können Sie den eigentlichen Raumplan erstellen, indem Sie Raum-Shapes auf dem Hintergrund platzieren.

Führen Sie die folgenden beiden Schritte aus, um den Grundriss vorzubereiten, den Sie als Hintergrund verwenden:

• Nachdem Sie den gedruckten Grundriss eingescannt und/oder die digitale Kopie in einem allgemein zugänglichen Verzeichnis gespeichert haben, müssen Sie den Grundriss in das Raumplandiagramm in Visio Professional einfügen.

• Sperren Sie den Grundriss, damit Sie ihn nicht versehentlich verschieben oder verändern, während Sie Raum- und Inventarshapes in das Diagramm einfügen.

So fügen Sie einen Grundriss ein

1. Öffnen Sie in Visio Professional 2002 das Raumplandiagramm, in das Sie den Grundriss einfügen möchten.
2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
3. Wenn der Grundriss eine Bitmap-Datei, eine Windows-Metadatei, eine GIF-Datei oder eine andere Datei mit einem gängigen Grafikformat ist, zeigen Sie im Menü Einfügen auf Grafik und klicken auf Aus Datei. Wählen Sie die zu importierende Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen.
4. Ist der Grundriss eine CAD-Zeichnung (DWG- oder DXF-Datei), klicken Sie im Menü Einfügen auf CAD-Zeichnung. Wählen Sie die CAD-Zeichnung aus, und klicken Sie auf Öffnen. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Eigenschaften von CAD-Zeichnung das Kontrollkästchen Zuschneiden sperren, und klicken Sie auf OK. Wählen Sie im Dialogfeld CAD-Zeichnung die Option Fortfahren, ohne Maßstab anzupassen, und klicken Sie auf OK.
5. Um die Größe des Grundrisses an das Zeichenblatt anzupassen, ziehen Sie einen der grünen Auswahlpunkte der Grundrissgrafik.

So sperren Sie den Grundriss, um Änderungen zu unterbinden

Markieren Sie die Grundrissgrafik, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Wenn der Grundriss eine Bitmap-Datei, eine Windows-Metadatei, eine GIF-Datei oder eine andere Datei mit einem gängigen Grafikformat ist:
  1. Klicken Sie im Menü Format auf Layer.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Neuer Layer im Feld Layername Grundriss ein, und klicken Sie zweimal auf OK.

     Tipp  Falls das Dialogfeld Neuer Layer nicht angezeigt wird, klicken Sie im Dialogfeld Layer auf Neu.

  3. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Layereigenschaften.
  4. Wählen Sie unter Name den Layer mit dem Namen Grundriss aus.
  5. Klicken Sie in der Zeile Grundriss auf die Spalte Sperre, so dass ein Häkchen angezeigt wird. Klicken Sie auf OK.
• Wenn der Grundriss eine CAD-Zeichnung ist:
  1. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Layereigenschaften.
  2. Wählen Sie unter Name den Layer mit der Bezeichnung CAD-Zeichnung aus.
  3. Klicken Sie in der Zeile CAD-Zeichnung auf die Spalte Sperre, so dass ein Häkchen angezeigt wird. Klicken Sie auf OK.

Nachdem der Grundriss gesperrt und damit vor Veränderungen geschützt ist, können Sie den Raumplan erstellen, indem Sie Raum-Shapes aus dem Fenster Explorer ziehen und auf den im Grundriss dargestellten Räumen platzieren.