Wenn Sie Personen, Computer oder andere Posten in Ihrer Firma versetzen oder verschieben müssen, so ist es erheblich einfacher, diese Änderungen in einem Visio®Professional-Raumplandiagramm vorzunehmen als in einer Kalkulationstabelle oder in einer Datenbank, da die betroffenen Räume in Visio®Professional visuell dargestellt werden.

Inhalt dieses Artikels:

• Welche Vorteile bieten Raumplanberichte?
• So funktioniert ein Bericht
• Erstellen einer Berichtsdefinition
• Erstellen eines Berichts

Welche Vorteile bieten Raumplanberichte?

Um in einem Raumplandiagramm ein Shape zu verschieben, ziehen Sie ganz einfach dieses Shape, das eine Person oder einen Posten darstellt, von einem Büro in ein anderes.

Auch wenn es einfach erscheinen mag, Shapes in einem Diagramm zu verschieben, so taucht doch noch ein weiteres Problem auf. Wie stellen Sie die Änderungen, die Sie im Diagramm vorgenommen haben, in einer Personaldatenbank oder in einer Kalkulationstabelle einer Abteilung dar?

Hier kommen die Berichte ins Spiel.

Nachdem Sie die Änderungen im Raumplandiagramm vorgenommen haben, können Sie Berichte erstellen, die diese Änderungen wiedergeben. Um Ihre Personal- oder Abteilungsdatenquellen zu aktualisieren, importieren Sie anschließend die entsprechenden Daten aus diesen Berichten.

Da diese Berichte auch Informationen über die Belegung der Büros enthalten, oder z. B. angeben, welcher Computer von welcher Person benutzt wird, können sie auch für die Inventur oder zum Nachschlagen verwendet werden.

So funktioniert ein Bericht

Das Erstellen eines Berichts aus den Daten eines Raumplandiagramms erfolgt in zwei Schritten:

• Als erstes erstellen Sie eine Berichtsdefinition, indem Sie diejenigen Aspekte eines Diagramms festlegen, über die ein Bericht erstellt werden soll. Sie können beispielsweise eine Definition für einen Bericht erstellen, der alle Personen sowie die Nummern der Räume enthält, in denen diese Personen arbeiten.
• Nachdem Sie die Definition gespeichert haben, können Sie damit jederzeit einen Bericht auf Grundlage der aktuellen Diagrammdaten erstellen.

Sie können unter folgenden Berichttypen auswählen:

• Microsoft Excel-Datei
• Webseite (HTML-Datei)
• Microsoft Excel-Datei, in ein Visio-Shape in Ihrem Diagramm eingebettet
• Visio-Tabellen-Shape in Ihrem Diagramm
• XML-Datei

Wenn Sie sich für ein Format entscheiden, überlegen Sie genau, für welchen Einsatzzweck der Bericht gedacht ist.

• Wenn Sie die Daten in eine Datenquelle, z. B. eine Personaldatenbank importieren wollen, wählen Sie eine Microsoft Excel-Datei.
• Wenn Sie den Bericht für andere im Intranet zugänglich machen möchten, wählen Sie eine Webseite.
• Wenn Sie den Bericht als Shape in Ihrem Raumplandiagramm speichern möchten, wählen Sie entweder ein Visio-Tabellen-Shape oder ein Microsoft Excel-Shape.

Erstellen einer Berichtsdefinition

Beim Erstellen einer Berichtsdefinition müssen Sie folgende Entscheidungen treffen:

1. Über welche Shapes aus Ihrem Diagramm möchten Sie einen Bericht erstellen?
   • Möchten Sie beispielsweise einen Bericht über alle Shapes auf allen Zeichenblättern des Diagramms erstellen oder nur über das aktuelle Zeichenblatt?
   • Erstellen Sie einen Bericht über Personen? Wenn ja, legen Sie ein Personen-Shape fest.

     

   • Erstellen Sie einen Bericht über Räume? Wenn ja, legen Sie ein Raum-Shape fest.

     

   • Erstellen Sie einen Bericht über Posten, z. B. Wenn ja, legen Sie ein Posten-Shape fest.

     

2. Welche Informationen über die Shapes (sogenannte "Shape-Eigenschaften") soll der Bericht enthalten?

   Jede enthaltene Eigenschaft wird im Bericht als eine Spalte dargestellt. Sie möchten z. B. dass ein Bericht über Personen die Spalten "Name", "Büronummer", "Abteilung" und "Kostenstelle" enthält.

3. In welcher Reihenfolge erscheinen die Spalten?

   Sie möchten beispielsweise, dass die Namen der Personen in der ersten Spalte des Berichts erscheinen.

Sie haben die Möglichkeit, die Daten in Ihrem Bericht auf unterschiedliche Art zu sortieren und das Format festzulegen. So können Sie z. B. die Einheiten bestimmen, die angezeigt werden.

So erstellen Sie eine Berichtsdefinition

1. Öffnen Sie das Visio Professional-Diagramm, für das Sie eine Berichtsdefinition erstellen möchten.
2. Klicken Sie im Menü Extras auf Bericht und dann auf Neu.
3. Legen Sie fest, ob Sie einen Bericht über alle Shapes aus dem Diagramm oder nur über die Shapes des aktuellen Zeichenblatts erstellen möchten, oder aber einen Bericht über die gerade ausgewählten Shapes (falls Shapes ausgewählt wurden). Klicken Sie anschließend auf Auswahl beschränken.
4. Wählen Sie für Eigenschaft, Zustand und Wert geeignete Optionen aus, um die Auswahl der Shapes auf diejenigen zu beschränken, für die Sie Berichte erstellen möchten.

   Beispiel:

   Bericht über	Geben Sie als Eigenschaft an:	Geben Sie als Bedingung an:	Geben Sie als Wert ein:
   Personen	Shape-Typ (Benutzerdefinierte Eigenschaft)	=	Person
   Räume (Büros und Arbeitsbereiche)	Shape-Typ (Benutzerdefinierte Eigenschaft)	=	Raum
   Ein bestimmter Posten-Typ, z. B. Computer	Shape-Typ (Benutzerdefinierte Eigenschaft)	=	Computer (oder Drucker, Möbel, Geräte, Installation)
   Alle Posten	ShapeKlasse (Benutzerdefinierte Eigenschaft)	=	Posten

5. Klicken Sie auf Hinzufügen, danach auf OK und anschließend auf Weiter.
6. Um die Informationen oder Eigenschaften der Shapes auszuwählen, die als Spalten in Ihrem Bericht angezeigt werden sollen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen Alle Eigenschaften anzeigen, und wählen Sie die gewünschten Eigenschaften aus.

   Beispiel:

   • Wenn ein Bericht über Personen deren Namen sowie die Büronummern enthalten soll, klicken Sie auf die Kontrollkästchen Zuordnung und Name.
   • Wenn der Bericht Spalten mit Büronummern und Belegung enthalten soll, klicken Sie auf die Kontrollkästchen Name und Belegung.
7. Klicken Sie auf Weiter, geben Sie den Titel ein, der über dem Bericht stehen soll, und klicken Sie anschließend auf Sortieren.
8. Wählen Sie in Reihenfolge der Spalten eine Spalte aus, und klicken Sie dann auf Nach oben oder auf Nach unten, um die Spalte gegenüber anderen Spalten zu verschieben. Klicken Sie anschließend auf OK und dann auf Weiter.
9. Geben Sie einen Namen für die Berichtsdefinition ein (nicht länger als 32 Zeichen). Dieser Name erscheint dann in der Liste der Berichtsdefinitionen im Dialogfeld Bericht. Daher sollten Sie einen aussagekräftigen Namen wählen, z. B. Personen-Raum-Zuordnung, Raumbelegung o. ä. Sie können auch eine kurze Beschreibung eingeben.
10. Klicken Sie auf In einer Datei speichern und dann auf Durchsuchen, um den Speicherort auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf Speichern, Fertig stellen und danach auf OK.
    Wenn Sie die Berichtsdefinition im selben Ordner speichern möchten wie bereits vorhandene Visio-Berichtsdefinitionen, klicken Sie zuerst oben auf Durchsuchen, und wechseln Sie dann in das Verzeichnis C:\Programme\Microsoft Office\Visio10\1033\Samples\Visio Extras.

Erstellen eines Berichts

Um einen Bericht zu erstellen, suchen Sie zuerst die gewünschte Berichtsdefinition und führen diese Definition anschließend aus. Wählen Sie dann ein Berichtformat aus und legen Sie fest, in welchem Verzeichnis und wie die Berichtsdateien oder Bericht-Shapes gespeichert werden sollen.

So erstellen Sie einen Bericht

1. Öffnen Sie das Visio Professional-Diagramm, in dem Sie den Bericht erstellen möchten.
2. Klicken Sie im Menü Extras auf Bericht.
3. Wählen Sie in Berichtsdefinition die Berichtsdefinition aus, die Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf Ausführen.
4. Wählen Sie das gewünschte Berichtformat , geben Sie an, in welchem Verzeichnis und wie der Bericht gespeichert werden soll, und klicken Sie anschließend auf OK.