Jeder, der in einem Unternehmen für die Raumverwaltung verantwortlich ist, weiß, wie wichtig und – hinsichtlich zahlreicher Umzüge und Umstrukturierungen – wie schwierig es ist, den Überblick zu behalten, wer wo sitzt.

Das Verwalten von Personen kann jedoch so einfach sein wie das Verschieben von Shapes auf einem Zeichenblatt, wenn man mit Visio® Professional 2002 von Microsoft ein Raumplandiagramm erstellt, das die zu verwaltenden physischen Räume darstellt. Mit einem Raumplandiagramm können Sie:

• Büros und Arbeitsbereiche schnell mit den dafür bestimmten Personen auffüllen, indem Sie Personendaten aus einer Kalkulationstabelle oder Datenbank importieren.
• Personen neuen Büros und Arbeitsbereichen neu zuordnen, indem Sie einfach Shapes, die die Personen darstellen, von einem Raum in den anderen verschieben.
• Personen, die noch kein Büro oder keinen Arbeitsbereich haben, können Sie den entsprechenden Räumen zuordnen.
• Automatisch das Raumplandiagramm aktualisieren, wenn sich die Personendaten in der Kalkulationstabelle oder Datenbank ändern.

Zur Personenverwaltung mit Hilfe eines Raumplans in Visio 2002 führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Vorbereiten der Personendaten
• Importieren von Personendaten in einen Raumplan
• Suchen von Personen in einem Raumplan
• Versetzen von Personen
• Zuordnen nicht zugewiesener Personen zu Räumen
• Speichern von E-Mail-Aliasnamen und anderen Informationen in einem Raumplan
• Aktualisieren des Raumplandiagramms bei Änderung der Informationen

Vorbereiten der Personendaten

Sobald Sie ein Raumplandiagrammerstellt haben, das die zu verwaltenden Räume darstellt, können Sie die Personendaten vorbereiten, damit Sie diese in das Diagramm importieren können.

Sie können Personendaten aus einer Vielzahl von Quellen importieren, einschließlich:

• Microsoft Excel-Tabellen
• Microsoft Active Directory
• Microsoft Exchange
• Jeder ODBC-Datenquelle (z. B. Microsoft Access)

Egal ob Sie die Personendaten einer großen Personaldatenbank entnehmen oder ob Sie eine kleine Kalkulationstabelle für Ihren eigenen Bedarf erstellen, beachten Sie dabei Folgendes:

• Die Datenquelle muss mindestens eine Spalte oder ein Feld mit den Namen der Personen enthalten, die Sie Ihrem Raumplan hinzufügen möchten.
• Wenn einige der Personen bereits einem bestimmten Raum zugewiesen sind, kann die Datenquelle auch eine Spalte oder ein Feld mit den Raumnummern enthalten. Die Raumnummern in dieser Spalte bzw. in diesem Feld müssen mit denen im Raumplandiagramm übereinstimmen. Bei Personen, die noch keinen Räumen zugewiesen wurden, müssen Sie diese Spalte bzw. dieses Feld frei lassen.
• Teilen sich zwei oder mehr Personen einen Raum, weisen Sie jedem dieselbe Raumnummer zu.
• Wenn Ihre Datenquelle Informationen über mehr als ein Gebäude beinhaltet, müssen Sie beim Importieren der Personendaten in das Raumplandiagramm die Spalte bzw. das Feld mit dem Namen oder der Nummer des Gebäudes identifizieren.
• Wenn andere Felder in Ihrer Datenquelle wichtige Personendaten enthalten, wie Abteilung oder Kostenstelle, dann können Sie auch diese Informationen in Ihr Raumplandiagramm aufnehmen und als Eigenschaften der Shapes, die die Personen darstellen, speichern.

  Anmerkung  Mit Hilfe dieser Eigenschaften können Sie Posten verwalten. Sie können z. B. Informationen über Bau, Modell und Postennummer des Computers, die jeder Person als Eigenschaften zugeordnet sind, speichern. Sie können jedoch auch Posten überwachen, indem Sie Posteninformationen getrennt in Ihr Raumplandiagramm importieren.

• Um bei sich ändernden Informationen in der Datenquelle das Raumplandiagramm automatisch aktualisieren zu können, müssen Sie sicherstellen, dass die Datenquelle ein Schlüsselfeld enthält. In einem Schlüsselfeld (entweder eine Spalte oder ein Feld) wird jede Person eindeutig identifiziert. Beispielsweise kann ein Schlüsselfeld den E-Mail-Alias einer Person oder die Mitarbeiter-ID enthalten.

  Anmerkung  Das Kennzeichnen eines Schlüsselfeldes ermöglicht es Ihnen beim ersten Personendatenimport, Daten zurück zu importieren (falls Sie z. B. weitere Daten in den Shape-Eigenschaftenfeldern speichern möchten), ohne dabei schon vorhandene Personen im Raumplandiagramm zu duplizieren.

Importieren von Personendaten in einen Raumplan

Nachdem Sie die Personendaten vorbereitet haben, können Sie diese in einen Raumplan importieren.

So importieren Sie Personendaten in ein Raumplandiagramm

1. Öffnen Sie in Visio Professional 2002 das Raumplandiagramm, das die zu verwaltenden Räume reflektiert.
2. Klicken Sie im Menü Plan auf Daten importieren.
3. Klicken Sie auf der ersten Seite des Datenimport-Assistenten in der Liste ^Kategorie auf Person und dann auf Weiter.
4. Klicken Sie in der Liste Quelle auf den Datenquellentyp, aus dem Sie Personendaten importieren möchten. Bei Bedarf können Sie die Datenquelle suchen, indem Sie auf Durchsuchen klicken, eine Datei markieren und dann auf Öffnen klicken. Klicken Sie dann auf Weiter.
5. Gehen Sie auf der Seite Wählen Sie die Spalten aus, in denen Informationen zum Namen und Standort enthalten sind wie folgt vor:
   • Klicken Sie in der Liste Name auf den Namen der Spalte bzw. des Feldes in Ihrer Datenquelle, wo sich die Personennamen befinden. Die Daten aus den Zellen dieser Spalte werden auf den Personen-Shapes im Diagramm und auf den Symbolen angezeigt, die die Personen im Fenster Explorer darstellen (klicken Sie im Menü Plan auf Explorer, um sich das Fenster Explorer anzeigen zu lassen).
   • Klicken Sie in der Liste Raum-ID auf die Spalte bzw. das Feld der Datenquelle, die bzw. das die Raumnummer enthält.
   • Klicken Sie in der Liste Gebäude-ID auf die Spalte bzw. das Feld in der Datenquelle, die bzw. das den Namen oder die Nummer des Gebäudes enthält, wenn in der Datenquelle eine Spalte bzw. ein Feld für Gebäudeinformationen vorgesehen ist, oder klicken Sie auf <Keine>.
   • Klicken Sie in der Liste Schlüssel auf die Spalte bzw. das Feld in der Datenquelle, die bzw. das eindeutige Informationen zur jeweiligen Person enthält. Wenn beispielsweise jeder Name nur ein einziges Mal vorkommt, können Sie die Spalte bzw. das Feld mit den Namen der Angestellten auswählen. Wenn einige Personen dieselben Namen haben, können Sie die Spalte bzw. das Feld mit den E-Mail-Aliasnamen oder den Nummern der Angestellten auswählen.

   Klicken Sie anschließend auf Weiter.

6. Mit Hilfe der Option Felder können Sie sich eine Liste aller Spalten/Felder der Datenquelle anzeigen lassen. Die Option Eigenschaften erstellt eine Liste der Eigenschaftenfelder, die standardmäßig Personen-Shapes zugeordnet sind. Durch Abstimmen der Felder mit den Eigenschaften können Sie Daten aus den Spalten bzw. Feldern der Datenquelle in den Personen-Shapes des Raumplandiagramms speichern.

   Um Daten, z. B. Kostenstelle, Abteilung oder E-Mail-Adresse, aus einer Spalte bzw. einem Feld in der Kalkulationstabelle zu speichern, klicken Sie in jedem Personen-Shape des Diagramms unter Felder auf den Namen der Spalte. Unter Eigenschaften klicken Sie auf den Eigenschaftennamen, der dem Feld entspricht, oder, falls kein Feld mit dem Eigenschaftennamen übereinstimmt, klicken Sie auf <Neu> und dann auf Hinzufügen. Wenn Sie das Hinzufügen übereinstimmender Felder und Eigenschaften beendet haben, klicken Sie auf Weiter.

7. Wenn die Datenquelle Gebäudeinformationen enthält, klicken Sie im Feld Gebäude-ID auf das entsprechende Gebäude.
8. Sie können sich einen Bericht anzeigen lassen, der den Ort der von Ihnen importierten Informationen angibt, indem Sie unter Optionen auf Bericht einblenden und dann auf Fertig stellen klicken.

   

   Im Datenimportbericht können Sie auf einen Blick sehen, welche Personen Büroräumen oder Arbeitsbereichen zugeordnet wurden und welche Personen noch nicht zugeteilt wurden.

   Anmerkung  Der Bericht erscheint in einem Webbrowserfenster. Beim Schließen des Fensters wird der Bericht ausgeblendet. Wenn Sie eine Kopie des Berichts behalten möchten, klicken Sie im Menü Datei im Fenster des Webbrowsers auf Drucken.

Suchen von Personen in einem Raumplan

Wenn Sie Informationen zu Personen in das Raumplandiagramm importieren, überträgt Visio Professional 2002 diese in Personen-Shapes, indem ein Personen-Shape für jede in der Datenquelle aufgelistete Person erstellt wird. Wo diese Personen-Shapes im Diagramm erscheinen, hängt davon ab, ob die Person, für die das Shape steht, bereits einem Raum zugeordnet wurde oder nicht.

Räumen zugewiesene Personen

• Für jede Person, der in der Datenquelle eine bestimmte Raumnummer zugewiesen wurde, positioniert Visio ein Personen-Shape mit dem Namen der Person im entsprechenden Raum-Shape im Raumplandiagramm.

  

  Personen-Shapes sind einfache Ovale. Sie können das Oval ändern, indem Sie die Textgröße oder die Linienbreite ändern.

  Anmerkung  Mit Personen, die nicht existierenden Raumnummern im Diagramm zugewiesen wurden, wird verfahren, als ob diese keinen Räumen zugewiesen worden sind.

• Wenn zwei (oder mehrere) Personen demselben Raum zugewiesen wurden, platziert Visio deren Personen-Shapes übereinander im selben Raum-Shape.

  

  Um alle Shapes sehen zu können, ziehen Sie das oberste Shape über den anderen Shapes beiseite.

• Sie können auch mit Hilfe des Fensters Explorer die den Personen in den Räumen zugewiesenen Personen-Shapes anzeigen und anders anordnen. Wenn das Fenster Explorer nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Plan auf Explorer.

  

  Im Fenster Explorer werden die den Räumen zugewiesenen Personen-Shapes unter dem Zeichenblatt, auf dem die Shapes platziert sind, hierarchisch aufgelistet, und zwar:

  • Auf der Registerkarte Kategorien unter der Kategorie (Person), zu der die Shapes gehören.
  • Auf der Registerkarte Räume unter der Raumnummer des Raumes, dem sie zugewiesen sind.

Tipp  Alle Personen-Shapes auf dem Zeichenblatt werden automatisch einem Layer mit der Bezeichnung Person zugewiesen. Das bedeutet, dass Sie einige Shapes, oder auch alle, auf dem Blatt ausblenden oder sperren können, um die Personen-Shapes getrennt voneinander anzuzeigen oder zu bearbeiten. Zum Anzeigen oder Sperren von Layern klicken Sie im Menü Ansicht auf Layereigenschaften.

Keinen Räumen zugewiesene Personen

Für jede Person, der in der Datenquelle keine bestimmte Raumnummer zugewiesen wurde, positioniert Visio ein Personen-Shape mit dem Namen der Person in die Kategorie Nicht positionierte Daten im Fenster Explorer.

Anmerkung  Personen, die einer im Diagramm nicht existierenden Raumnummer zugeordnet wurden, werden ebenfalls in die Kategorie Nicht positionierte Daten verschoben.

Wenn das Fenster Explorer nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Plan auf Explorer.

Alle Personen-Shapes, die in der Kategorie Nicht positionierte Daten im Fenster Explorer beim Schließen des Raumplandiagramms übrig bleiben, verschwinden aus dem Diagramm. Um zu verhindern, dass die Informationen erneut importiert werden müssen, ziehen Sie die nicht zugewiesenen Personen-Shapes aus dem Fenster Explorer heraus, bevor Sie das Diagramm schließen, und positionieren sie diese an einer beliebigen Stelle auf dem Zeichenblatt.

Versetzen von Personen

Nachdem Sie Informationen zu Personen in das Raumplandiagramm importiert haben, können Sie problemlos Personen von einem Büro in ein anderes verschieben, indem Sie die Personen-Shapes von einem Raum-Shape in den anderen ziehen. Sie können eine Person auf zwei verschiedene Arten verschieben:

• Im Fenster Explorer
• Im Diagramm selbst.

So verschieben Sie eine Person im Fenster "Explorer"

1. Klicken Sie, falls das Fenster Explorer noch nicht geöffnet ist, im Raumplandiagramm an der Stelle, an die Sie eine Person verschieben möchten, im Menü Plan auf Explorer.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Räume.
3. Um das Symbol Zeichenblatt-1 (oder ein anderes Zeichenblatt, falls das Diagramm aus mehreren Zeichenblättern besteht) zu erweitern, klicken Sie auf das +-Zeichen.
4. Klicken Sie auf das +-Zeichen neben dem Symbol des Raum-Shapes, das ein Symbol für die Person enthält, die Sie verschieben möchten.
5. Ziehen Sie das Personensymbol auf ein neues Raum-Shapesymbol.

   Im Fenster Explorer vorgenommene Änderungen werden im Diagramm dargestellt.

So verschieben Sie eine Person auf das Diagramm

1. Wählen Sie im Raumplandiagramm, in dem Sie eine Person verschieben möchten, das Shape aus, das die Person darstellt, die Sie verschieben möchten.
2. Ziehen Sie das Personen-Shape aus dem aktuellen Raum-Shape in das neue Raum-Shape.

   Im Diagramm vorgenommene Änderungen werden im Fenster Explorer dargestellt.

Tipps

• Sie können eine Person auch verschieben, indem Sie das Personensymbol aus dem Fenster Explorer in ein neues Raum-Shape im Diagramm ziehen.
• Wenn der Raum in einem Büro zu klein ist, um ein Personen-Shape aufzunehmen, können Sie in einem Raumplandiagramm das Personen-Shape dem Büroraum zuweisen, indem Sie die gelbe Raute aus dem Personen-Shape ziehen und an das blaue x in der Mitte des Büroraums kleben.

  

Zuordnen nicht zugewiesener Personen zu Räumen

Nachdem Sie Informationen zu Personen in das Raumplandiagramm importiert haben, können Sie problemlos noch nicht zugewiesene Personen zu Büroräumen zuordnen, indem Sie die Personen-Shapes aus der Kategorie Nicht positionierte Daten im Fenster Explorer in Räume im Fenster Explorer oder auf das Zeichenblatt ziehen.

So ordnen Sie eine nicht zugewiesene Person einem Raum im Fenster "Explorer" zu

1. Klicken Sie, falls das Fenster Explorer noch nicht geöffnet ist, im Raumplandiagramm an der Stelle, der Sie eine Person zuordnen möchten, im Menü Plan auf Explorer.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Räume auf das +-Zeichen neben Nicht positionierte Daten, um die Symbole für die nicht zugewiesenen Personen anzuzeigen.
3. Zum Anzeigen der Symbole für die Räume, in die Sie die nicht zugewiesenen Personen positionieren möchten, klicken Sie auf das +-Zeichen neben dem Symbol Zeichenblatt-1 (oder ein anderes Blatt, falls das Diagramm mehrere Seiten umfasst), auf dem sich die Räume befinden.

   Neben den Symbolen für besetzte Räume befindet sich ein +-Zeichen. Neben den Symbolen für nicht besetzte Räume befindet sich kein +-Zeichen.

4. Ziehen Sie ein Symbol, das für eine nicht zugewiesene Person steht, auf ein Symbol, das einen nicht besetzten Raum darstellt (oder einen besetzten Raum, wenn die Person das Büro mit anderen Personen teilt).

   Im Fenster Explorer vorgenommene Änderungen werden im Diagramm dargestellt.

So ordnen Sie eine nicht zugewiesene Person einem Raum im Diagramm zu

1. Klicken Sie, falls das Fenster Explorer noch nicht geöffnet ist, im Raumplandiagramm an der Stelle, der Sie eine Person zuordnen möchten, im Menü Plan auf Explorer.
2. Klicken Sie entweder auf der Registerkarte Räume oder auf der Registerkarte Kategorien auf das +-Zeichen neben Nicht positionierte Daten, um die Symbole für nicht zugewiesene Personen anzuzeigen.
3. Ziehen Sie das Symbol für die Person aus dem Fenster Explorer in ein Raum-Shape im Diagramm.

   Im Diagramm vorgenommene Änderungen werden im Fenster Raum-Explorer dargestellt.

Speichern von E-Mail-Aliasnamen und anderen Informationen in einem Raumplan

Wenn Sie Informationen zu Personen in ein Raumplandiagramm importieren, können Sie einen Teil der Informationen – wie Kostenstellen, Abteilungen oder E-Mail-Aliasnamen – als Eigenschaften in den Shapes speichern, die die Personen im Diagramm darstellen.

Sie können die gespeicherten Eigenschaften aller Personen anzeigen, indem Sie das Shape auswählen, das die jeweilige Person darstellt. Klicken Sie dann im Menü Ansicht auf das Fenster Benutzerdefinierte Eigenschaften.

So speichern Sie Daten zu den Personen eines Raumplandiagramms

1. Wenn Sie Informationen importieren möchten, folgen Sie den am Anfang dieses Artikels beschriebenen Schritten zum Importieren von Informationen. .
2. Bei Schritt 5:
   • Wenn Sie zuvor importierte Informationen erneut importieren und <Keiner> in der Liste Schlüssel angezeigt wird, klicken Sie auf Abbrechen (wenn Sie den Importvorgang fortsetzen, werden Duplikate der Personen importiert, die bereits im Diagramm enthalten sind). Löschen Sie im Raumplandiagramm alle Personen-Shapes, und setzen Sie den Vorgang bei Schritt 1 fort. Folgen Sie den Anweisungen zum erstmaligen Importieren von Informationen.
   • Wenn Sie zuvor importierte Informationen erneut importieren und ein Spaltenname aus der Datenquelle in der Liste Schlüssel angezeigt wird, klicken Sie auf Weiter.
   • Wenn Sie Informationen zum ersten Mal importieren, folgen Sie den Anweisungen zu den Listen Name, Raum-ID und Gebäude-ID. Klicken Sie in der Liste Schlüssel auf eine Spalte der Datenquelle, die die jede Person eindeutig identifizierenden Informationen enthält, und klicken Sie auf Weiter.
3. Wählen Sie unter Felder die Spalte bzw. das Feld aus der Datenquelle aus, die bzw. das die Daten enthält, die Sie in den Personen-Shapes speichern möchten. Wählen Sie unter Eigenschaften das bestehende Shape-Eigenschaftenfeld aus, in das Sie die Daten speichern möchten (wenn kein passendes Feld vorhanden ist, klicken Sie auf <Neu>), und klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Wiederholen Sie Schritt 3 dieser Anleitung solange, bis Sie alle gewünschten Eigenschaftenfelder hinzugefügt haben, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

Aktualisieren des Raumplandiagramms bei Änderung der Informationen

Wenn Sie Informationen zu Personen in ein Raumplandiagramm importieren, können Sie eine Verbindung zwischen der Datenquelle, die die Informationen zu Personen enthält, und dem Raumplandiagramm herstellen. Nachdem diese Verbindung hergestellt wurde, können alle an der Datenquelle vorgenommenen Änderungen im Diagramm einfach durch Auswählen eines Befehls durchgeführt werden.

Wenn beispielsweise mehrere Personen die Büroräume wechseln und die Datenquelle deren neue Büronummern enthält, können Sie das Diagramm aktualisieren und damit die Änderungen aufnehmen. Sie können auch die Eigenschaften der Abteilung, die den Personen-Shapes im Diagramm zugewiesen sind, aktualisieren, wenn Personen die Abteilung wechseln.

So stellen Sie fest, ob eine Verbindung mit bereits importierten Informationen hergestellt wurde

1. Folgen Sie im Raumplandiagramm, in dem Sie die Herstellung einer Verbindung überprüfen möchten, den weiter vorne im Artikel beschriebenen Schritten zum Datenimport .
2. Bei Schritt 5:
   • Wenn in der Liste Schlüssel <Keiner> erscheint, besteht keine Verbindung. Klicken Sie auf Abbrechen. Löschen Sie im Raumplandiagramm alle Personen-Shapes und führen Sie dann die folgenden Schritte durch, um eine Verbindung zu erstellen.

     Tipp  Um alle Personen-Shapes schnell aus einem Diagramm zu löschen, klicken Sie im Menü Ansicht auf Layereigenschaften. Im Dialogfeld Layereigenschaften klicken Sie auf Sichtbar, um alle Layer zu deaktivieren und auszublenden. Führen Sie dann einen Bildlauf bis zur Person durch, und klicken Sie in die Spalte Sichtbar neben der Person, um ein Häkchen zu platzieren und den Personen-Layer anzuzeigen. Klicken Sie auf OK.

   • Wenn in der Liste Schlüssel ein Feld bzw. eine Spalte aus der Datenquelle erscheint, ist eine Verbindung hergestellt worden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Diagramm zu aktualisieren.

So stellen Sie eine Verbindung zwischen der Datenquelle und dem Diagramm her

1. Wenn Sie Informationen importieren möchten, folgen Sie den am Anfang dieses Artikels beschriebenen Schritten zum Datenimport .
2. Bei Schritt 5:
   • Im Fenster Wählen Sie die Spalten aus, in denen Informationen zum Namen und Ort enthalten sind müssen Sie sicher stellen, dass Sie in der Liste Schlüssel auf eine Spalte bzw. ein Feld in der Kalkulationstabelle klicken, die bzw. das Informationen enthält, die jede Person eindeutig identifizieren. Wenn beispielsweise jeder Name nur ein einziges Mal vorkommt, können Sie die Spalte bzw. das Feld mit den Namen der Angestellten auswählen. Wenn einige Personen dieselben Namen haben, können Sie die Spalte bzw. das Feld mit den E-Mail-Aliasnamen oder den Nummern der Angestellten auswählen.
3. Schließen Sie den Vorgang zum Importieren von Daten ab.

So aktualisieren Sie das Diagramm, wenn in der Datenquelle Änderungen vorgenommen werden

1. Klicken Sie im Menü Plan auf Daten aktualisieren.
2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Daten aktualisieren das Kontrollkästchen Personen.
3. Wählen Sie unter Aktualisieren, ob die Daten auf allen Seiten des Diagramms oder die aktuelle Seite aktualisiert werden soll.
4. Wählen Sie unter Optionen, ob die Personen-Shapes entfernt werden sollen, die keine zugehörigen Informationen mehr enthalten, und ob ein Bericht über die vorgenommenen Änderungen angezeigt werden soll.
5. Klicken Sie auf OK.