Jeder, der in einem Unternehmen für die Raumverwaltung verantwortlich ist, weiß, wie wichtig und – hinsichtlich zahlreicher Umzüge und Umstrukturierungen – wie schwierig es ist, Computer, Drucker, Möbel und andere Posten zu verwalten.

Das Verwalten von Posten kann jedoch so einfach sein wie das Verschieben von Shapes auf einem Zeichenblatt, wenn man mit Visio® Professional 2002 von Microsoft ein Raumplandiagramm erstellt, das die zu verwaltenden physischen Räume darstellt. Mit einem Raumplandiagramm können Sie:

• Büros und Arbeitsbereiche schnell mit Posten auffüllen, indem Sie Posteninformationen aus einer Kalkulationstabelle oder Datenbank importieren.
• Posten neuen Büros und Arbeitsbereichen zuordnen, indem Sie einfach Shapes, die die Posten darstellen, von einem Raum in den anderen ziehen.
• Nicht zugewiesene Posten den passenden Räumen zuordnen.
• Automatisch das Raumplandiagramm aktualisieren, wenn sich die Posteninformationen in der Kalkulationstabelle oder Datenbank ändern.

Zur Postenverwaltung mit Hilfe eines Raumplans in Visio 2002 führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Vorbereiten der Posteninformationen
• Importieren von Posteninformationen in einen Raumplan
• Suchen von importierten Posten-Shapes im Raumplan
• Verschieben von Posten
• Zuordnen nicht zugewiesener Posten zu Räumen
• Speichern von Seriennummern und anderen Informationen im Raumplan
• Aktualisieren des Raumplandiagramms bei Änderung der Posteninformationen

Vorbereiten der Posteninformationen

Nachdem Sie Raumplandiagramm erstellt haben, das die zu verwaltenden Räume darstellt, können Sie die Posteninformationen vorbereiten, damit Sie diese in das Diagramm importieren können.

Sie können Posteninformationen aus einer Vielzahl von Quellen importieren, einschließlich

• Microsoft Excel-Tabellen
• Microsoft Active Directory
• Microsoft Exchange
• Jeder ODBC-Datenquelle (z. B. Microsoft Access)

Ob Sie die Posteninformationen einer großen Personaldatenbank entnehmen oder ob Sie eine kleine Kalkulationstabelle für Ihren eigenen Bedarf erstellen, beachten Sie dabei die folgenden Punkte:

• Die Datenquelle muss mindestens ein Feld (eine Spalte) zur Identifizierung der Posten enthalten, die Sie Ihrem Raumplan hinzufügen möchten.
• Wenn einige der Posten bereits einem bestimmten Raum zugewiesen sind, können Sie in Ihre Datenquelle auch ein Feld aufnehmen, das die Raumnummern enthält. Die Raumnummern in diesem Feld müssen mit denen im Raumplandiagramm übereinstimmen. Bei Posten, die noch keinen Räumen zugewiesen wurden, müssen Sie dieses Feld frei lassen.
• Wenn zwei oder mehrere Posten einem einzigen Raum zugewiesen sind, verwenden Sie für jeden Posten dieselbe Raumnummer.
• Wenn Ihre Datenquelle Informationen über mehr als ein Gebäude beinhaltet, müssen Sie beim Importieren der Posteninformationen in das Raumplandiagramm das Feld identifizieren, das den Namen oder die Nummer des Gebäudes enthält.
• Wenn andere Felder in Ihrer Datenquelle wichtige Informationen zu den Posten enthalten, wie Postenmarkierungsnummern, Seriennummern oder Kaufdatum, dann können Sie auch diese Informationen in Ihr Raumplandiagramm aufnehmen und als Eigenschaften der Shapes, die die Posten darstellen, speichern.
• Um bei sich ändernden Informationen in der Datenquelle das Raumplandiagramm automatisch aktualisieren zu können, müssen Sie sicherstellen, dass die Datenquelle ein Schlüsselfeld enthält. Ein Schlüsselfeld identifiziert jeden Posten eindeutig. Beispielsweise kann ein Schlüsselfeld die Postenmarkierungsnummer oder die Seriennummer enthalten.

  Anmerkung  Das Kennzeichnen eines Schlüsselfeldes ermöglicht Ihnen beim ersten Posteninformationsimport auch Daten in das Raumplandiagramm zu importieren, ohne dabei schon vorhandene zu duplizieren. Beispielsweise können Sie sich nach dem Importieren der ersten Postendaten dafür entscheiden, weitere Informationen, wie Kaufdatum oder Seriennummer, in den Shape-Eigenschaftenfeldern zu speichern. Wenn Sie ein Schlüsselfeld gekennzeichnet haben, können Sie die Daten erneut importieren, ohne dabei Informationen zu duplizieren, die bereits im Raumplandiagramm enthalten sind.

Importieren von Posteninformationen in einen Raumplan

Nachdem Sie Posteninformationen vorbereitet haben, können Sie diese in einen Raumplan importieren.

Anmerkung  Einige der Informationen, die Sie importieren, werden auf Symbolen im Fenster Explorer angezeigt. Um das Fenster Explorer zu öffnen, klicken Sie im Menü Plan auf Explorer.

So importieren Sie Posteninformationen in einen Raumplan

1. Öffnen Sie in Visio Professional 2002 das Raumplandiagramm, das die zu verwaltenden Räume reflektiert.
2. Klicken Sie im Menü Plan auf Daten importieren.
3. Klicken Sie auf der ersten Seite des Datenimport-Assistenten in der Liste Kategorie auf Posten und dann auf Weiter.
   • Sie können auch den genauen Postentyp auswählen, den Sie importieren. Beispielsweise können Sie Computer, Zubehör, Installation oder Möbel auswählen.
4. Klicken Sie in der Liste Quelle auf den Datenquellentyp, aus dem Sie importieren möchten. Bei Bedarf können Sie die Datenquelle suchen, indem Sie auf Durchsuchen klicken, eine Datei markieren und dann auf Öffnen klicken. Klicken Sie auf Weiter.
5. Auf der Seite Wählen Sie die Spalten aus, in denen Informationen zum Namen und Standort enthalten sind:
   • Klicken Sie in der Liste Name auf den Namen (die Spalte) der Datenquelle, der/die den Posten am nähesten bestimmt. Die Informationen aus den Zellen in diesem Feld werden auf den die Posten darstellenden Symbolen im Fenster Explorer angezeigt.
   • Klicken Sie in der Liste Raum-ID auf das Feld der Datenquelle, das die Raumnummer enthält.
   • Klicken Sie in der Liste Gebäude-ID auf das Feld in der Datenquelle, das den Namen oder die Nummer des Gebäudes enthält, wenn in der Datenquelle ein Feld für Gebäudeinformationen vorgesehen ist, oder klicken Sie auf <Ohne>.
   • Klicken Sie in der Liste Schlüssel auf das Feld in der Datenquelle, das eindeutige Informationen zu den jeweiligen Posten enthält. Beispielsweise können Sie das Feld für die Postenmarkierungsnummer oder Seriennummer auswählen.
   • Klicken Sie anschließend auf Weiter.
6. Mit Hilfe der Option Felder können Sie sich eine Liste aller Felder (Spalten) der Datenquelle anzeigen lassen. Die Option Eigenschaften erstellt eine Liste der Eigenschaftenfelder, die standardmäßig Posten-Shapes zugeordnet sind. Durch Abstimmen der Felder mit den Eigenschaften können Sie Daten aus den Feldern der Datenquelle in den Shapes speichern, die im Raumplandiagramm die Posten darstellen.
   • Um Daten aus einem Feld der Kalkulationstabelle, beispielsweise Einkaufsdatum oder Seriennummer, im jeweiligen Posten-Shape des Diagramms zu speichern, klicken Sie unter Felder auf den Feldnamen. Unter Eigenschaften klicken Sie auf den Eigenschaftennamen, der dem Feld entspricht, oder, falls kein Feld mit dem Eigenschaftennamen übereinstimmt, klicken Sie auf <Neu> und dann auf Hinzufügen. Wenn Sie das Hinzufügen übereinstimmender Felder und Eigenschaften beendet haben, klicken Sie auf Weiter.
7. Wenn die Datenquelle Gebäudeinformationen enthält, klicken Sie im Feld Gebäude-ID auf das entsprechende Gebäude.
8. Sie können sich einen Bericht anzeigen lassen, der den Ort der von Ihnen importierten Informationen angibt, indem Sie unter Optionen auf Bericht einblenden und dann auf Fertig stellen klicken.

   

   Im Datenimportbericht, der sich in einem Webbrowser-Fenster öffnet, können Sie auf einen Blick sehen, welche Posten in Büroräumen und Arbeitsbereichen platziert wurden und welche Posten noch nicht zugewiesen wurden.

   Anmerkung  Der Bericht wird beim Schließen des Webbrowserfensters wieder ausgeblendet. Wenn Sie eine Kopie des Berichts behalten möchten, klicken Sie im Menü Datei im Webbrowserfenster auf Drucken.

Suchen von importierten Posten-Shapes im Raumplan

Wenn Sie Posteninformationen in das Raumplandiagramm importieren, überträgt Visio Professional 2002 diese in Posten-Shapes, indem ein Shape für jeden in der Datenquelle aufgelisteten Posten erstellt wird. Wo diese Posten-Shapes im Diagramm erscheinen, hängt davon ab, ob der Posten, für den das Shape steht, bereits einem Raum zugeordnet wurde oder nicht.

Räumen zugeordnete Posten

• Visio platziert für jeden Posten, der in der Datenquelle einer Raumnummer zugeordnet ist, einen Posten-Shape in den jeweiligen Raum des Raumplandiagramms.

  

  In diesem Raumplandiagramm wird die Kategorie Computer für importierte Posteninformationen ausgewählt, so dass im Büro und in den Arbeitsbereichen computerähnliche Shapes erscheinen.

  Anmerkung  Wenn eine andere Kategorie (z. B. die Kategorie Allgemeine Posten, Möbel oder Zubehör) ausgewählt worden wäre, würde ein anderes, dieser anderen Kategorie ähnliches Shape in den Büroräumen und Arbeitsbereichen erscheinen. Alle Posten-Shapes werden in der Schablone Ressourcen angezeigt, die automatisch geöffnet wird, wenn mit einem neuen Raumplandiagramm begonnen wird.

• Mit Posten, die in der Datenquelle Raumnummern zugewiesen sind, die im Raumplandiagramm nicht existieren, wird verfahren, als ob diese keinen Räumen zugewiesen wurden.
• Wenn zwei (oder mehrere) Posten demselben Raum zugewiesen wurden, platziert Visio deren Posten-Shapes übereinander im selben Raum-Shape.

  

  Um alle Shapes sehen zu können, ziehen Sie das oberste Shape über den anderen Shapes beiseite.

• Sie können auch mit Hilfe des Fensters Explorer die den Räumen zugewiesenen Posten-Shapes anzeigen und anders anordnen. Wenn das Fenster Explorer nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Plan auf Explorer.

  

  Im Fenster Explorer werden die den Räumen zugewiesenen Posten unter dem Zeichenblatt, auf dem die Shapes, die diese darstellen, platziert sind, hierarchisch aufgelistet, und zwar:

  • Auf der Registerkarte Kategorien unter der Kategorie (beispielsweise Posten oder Computer), zu der sie gehören.
  • Auf der Registerkarte Räume unter der Raumnummer des Raumes, dem sie zugewiesen sind.

Tipp  Posten-Shapes auf dem Zeichenblatt werden automatisch einem Layer mit demselben Namen wie die Postenkategorie zugewiesen (z. B. wenn Sie beim Importieren die Kategorie Computer auswählen, befinden sich die Shapes auf dem Layer Computer). Das bedeutet, dass Sie einige Shapes, oder auch alle, auf dem Blatt ausblenden oder sperren können, um die Posten-Shapes getrennt voneinander anzuzeigen oder zu bearbeiten. Zum Anzeigen oder Sperren von Layern klicken Sie im Menü Ansicht auf Layereigenschaften.

Keinen Räumen zugeordnete Posten

Für jeden Posten, der in der Datenquelle keiner Raumnummer zugewiesen wurde, platziert Visio ein Posten-Shape in die Kategorie Nicht positionierte Daten im Fenster Explorer.

Anmerkung  Posten, die in der Datenquelle Raumnummern zugewiesen wurden, die im Diagramm nicht existieren, erscheinen ebenfalls in der Kategorie Nicht positionierte Daten.

Wenn das Fenster Explorer nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Plan auf Explorer.

Alle Posten-Shapes, die in der Kategorie Nicht positionierte Daten im Fenster Explorer beim Schließen des Raumplandiagramms übrig bleiben, verschwinden aus dem Diagramm. Um zu verhindern, dass die Informationen erneut importiert werden müssen, ziehen Sie alle nicht zugewiesenen Posten-Shapes aus dem Fenster Explorer heraus, bevor Sie das Diagramm schließen, und positionieren diese an einer beliebigen Stelle auf dem Zeichenblatt.

Verschieben von Posten

Nachdem Sie Posteninformationen in das Raumplandiagramm importieren haben, können Sie problemlos Posten von einem Büro in ein anderes verschieben, indem Sie die Posten-Shapes von einem Raum-Shape in den anderen ziehen. Sie können eine Posten auf zwei verschiedene Arten verschieben:

• Im Fenster Explorer
• Auf dem Zeichenblatt selbst.

So verschieben Sie einen Posten im Fenster "Explorer"

1. Klicken Sie, falls das Fenster Explorer noch nicht geöffnet ist, im Raumplandiagramm an der Stelle, an die Sie einen Posten verschieben möchten, im Menü Plan auf Explorer.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Räume.
3. Um das Symbol Zeichenblatt-1 (oder ein anderes Zeichenblatt, falls das Diagramm aus mehreren Zeichenblättern besteht) zu erweitern, klicken Sie auf das +-Zeichen.
4. Klicken Sie auf das +-Zeichen neben dem Symbol des Raum-Shapes, das das Postensymbol enthält, das Sie verschieben möchten.
5. Ziehen Sie das Postensymbol auf ein anderes Raum-Shapesymbol.

   Im Fenster Explorer vorgenommene Änderungen werden im Diagramm dargestellt.

So verschieben Sie einen Posten auf dem Zeichenblatt

1. Wählen Sie im Raumplandiagramm, in dem Sie einen Posten verschieben möchten, das Shape aus, das den Posten darstellt, den Sie verschieben möchten.
2. Ziehen Sie dieses Shape in ein anderes Raum-Shape.

   Im Diagramm vorgenommene Änderungen werden im Fenster Explorer dargestellt.

Tipp  Sie können einen Posten auch verschieben, indem Sie das Postensymbol aus dem Fenster Explorer in ein neues Raum-Shape im Diagramm ziehen.

Wenn der Raum in einem Büro zu klein ist, um alle zugeordneten Shapes aufzunehmen, können Sie in einem Raumplandiagramm die Posten-Shapes einem Büroraum zuweisen, indem Sie (1) die gelben Rauten aus den Posten-Shapes ziehen und (2) an das blaue x in der Mitte des Büroraums kleben. Die gelben Rauten verfärben sich rot, sobald sie angeklebt werden.

Zuordnen nicht zugewiesener Posten zu Räumen

Nachdem Sie Posteninformationen in das Raumplandiagramm importieren , können Sie problemlos noch nicht zugewiesene Posten zu Büroräumen zuordnen, indem Sie die Posten-Shapes aus der Kategorie Nicht positionierte Daten im Fenster Explorer in Räume im Fenster Explorer oder auf das Zeichenblatt ziehen.

So ordnen Sie einen nicht zugewiesenen Posten einem Raum im Explorer-Fenster zu

1. Klicken Sie, falls das Fenster Explorer noch nicht geöffnet ist, im Raumplandiagramm an der Stelle, der Sie einen Posten zuweisen möchten, im Menü Plan auf Explorer.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Räume auf das +-Zeichen neben Nicht positionierte Daten, um die Symbole für die nicht zugewiesenen Posten anzuzeigen.
3. Zum Anzeigen der Symbole für die Räume, in die Sie die nicht zugewiesenen Posten positionieren möchten, klicken Sie auf das +-Zeichen neben dem Symbol Zeichenblatt-1 (oder ein anderes Blatt, falls das Diagramm mehrere Seiten umfasst).
4. Ziehen Sie das Symbol eines nicht zugewiesenen Postens auf ein Symbol, das den Raum darstellt, dem Sie den Posten zuordnen möchten.

   Im Fenster Explorer vorgenommene Änderungen werden im Diagramm dargestellt.

So ordnen Sie einen nicht zugewiesenen Posten einem Raum auf dem Zeichenblatt zu

1. Klicken Sie, falls das Fenster Explorer noch nicht geöffnet ist, im Raumplandiagramm an der Stelle, der Sie einen Posten zuweisen möchten, im Menü Plan auf Explorer.
2. Klicken Sie entweder auf der Registerkarte Räume oder auf der Registerkarte Kategorien auf das +-Zeichen neben Nicht positionierte Daten, um die Symbole für die nicht zugewiesenen Posten anzuzeigen.
3. Ziehen Sie ein Symbol für einen nicht zugewiesenen Posten aus dem Fenster Explorer in ein Raum-Shape auf dem Zeichenblatt.

   Im Fenster Explorer vorgenommene Änderungen werden im Diagramm dargestellt.

Speichern von Seriennummern und anderen Informationen im Raumplan

Wenn Sie Posteninformationen in ein Raumplandiagramm importieren, können Sie Teile dieser Informationen – wie Seriennummern und Einkaufsdatum – als Eigenschaften in die Shapes speichern, die die Posten im Diagramm darstellen.

Sie können die gespeicherten Eigenschaften jedes Postens anzeigen, indem Sie das Shape wählen, das den Posten darstellt. Klicken Sie dann im Menü Ansicht auf Fenster für benutzerdefinierte Eigenschaften.

So speichern Sie Daten zu den Posten eines Raumplandiagramms

1. Wenn Sie Informationen importieren möchten, folgen Sie den am Anfang dieses Artikels beschriebenen Schritten zum Importieren von Informationen. .
2. Bei Schritt 5:
   • Wenn Sie zuvor bereits importierte Informationen erneut importieren und <Keiner> in der Liste Schlüssel angezeigt wird, klicken Sie auf Abbrechen (wenn Sie den Importvorgang fortsetzen, werden Duplikate der Posten importiert, die bereits im Diagramm enthalten sind). Löschen Sie im Raumplandiagramm alle Shapes, und setzen Sie den Vorgang bei Schritt 1 fort. Folgen Sie den Anweisungen zum erstmaligen Importieren von Informationen.
   • Wenn Sie zuvor importierte Informationen erneut importieren und ein Feldname (Spaltenname) aus der Datenquelle in der Liste Schlüssel angezeigt wird, klicken Sie auf Weiter.
   • Wenn Sie Informationen zum ersten Mal importieren, folgen Sie den Anweisungen zu den Listen Name, Raum-ID und Gebäude-ID. Klicken Sie in der Liste Schlüssel auf ein Feld (eine Spalte) der Datenquelle (z. B. Postenmarkierungsnummer), das die jeden Posten eindeutig identifizierenden Informationen enthält, und klicken Sie auf Weiter.
3. Wählen Sie unter Felder das Feld (die Spalte) aus der Datenquelle aus, das bzw. die die Daten enthält, die Sie in den Posten-Shapes speichern möchten. Wählen Sie unter Eigenschaften das bestehende Shape-Eigenschaftenfeld aus, in das Sie die Daten speichern möchten (wenn kein passendes Feld vorhanden ist, klicken Sie auf <Neu>) und dann auf Hinzufügen.
4. Wiederholen Sie Schritt 3 solange, bis Sie alle gewünschten Eigenschaftenfelder hinzugefügt haben, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

Aktualisieren des Raumplandiagramms bei Änderung der Informationen

Wenn Sie Posteninformationen in ein Raumplandiagramm importieren, können Sie eine Verbindung zwischen der Datenquelle, die die Posteninformationen enthält, und dem Raumplandiagramm herstellen. Nachdem diese Verbindung hergestellt wurde, können alle an der Datenquelle vorgenommenen Änderungen im Diagramm nur durch Auswählen eines Befehls durchgeführt werden.

Beispielsweise können Sie das Diagramm aktualisieren, wenn Posten neu zugewiesen werden und die Datenquelle die neuen Büronummern der Posten enthält, und somit die Veränderungen anzeigen. Wenn einige Posten verworfen und aus der Datenquelle gelöscht werden, können Sie diese aus dem Diagramm löschen. Wenn Sie der Datenquelle ein neues Feld (eine neue Spalte) (z. B. Kaufdatum oder Seriennummer) hinzugefügt haben, können Sie die Daten dieses Feldes auch in den Posten-Shapes im Diagrammspeichern.

So stellen Sie sicher, dass eine Verbindung mit bereits importierten Informationen hergestellt wurde

1. Folgen Sie im Raumplandiagramm, in dem Sie die Herstellung einer Verbindung überprüfen möchten, den weiter vorne im Artikel beschriebenen Schritten zum Datenimport .
2. Bei Schritt 5:
   • Wenn in der Liste Schlüssel <Keiner> erscheint, besteht keine Verbindung. Klicken Sie auf Abbrechen. Löschen Sie im Raumplandiagramm alle Posten-Shapes und führen Sie dann die folgenden Schritte durch, um Verbindung zu erstellen.

     Tipp  Um alle Posten-Shapes schnell aus einem Diagramm zu löschen, klicken Sie im Menü Ansicht auf Layereigenschaften. Im Dialogfeld Layereigenschaften klicken Sie auf Sichtbar, um alle Layer zu deaktivieren und auszublenden. Führen Sie dann einen Bildlauf bis zum Typ des Posten-Shapes (beispielsweise Posten, Möbel oder Computer), den Sie löschen möchten, und klicken Sie in der Spalte Sichtbar neben den Postentyp, um ein Häkchen zu platzieren und den Postentyp-Layer anzuzeigen. Klicken Sie auf OK. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Alle auswählen und drücken Sie die Taste ENTF. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Layereigenschaften. Klicken Sie anschließend im Dialogfeld Layereigenschaften auf Sichtbar und dann auf OK.

   • Wenn in der Liste Schlüssel ein Feld (eine Spalte) aus der Datenquelle erscheint, ist eine Verbindung hergestellt worden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Diagramm zu aktualisieren.

So stellen Sie eine Verbindung zwischen der Datenquelle und dem Diagramm her

1. Wenn Sie Informationen importieren möchten, folgen Sie den am Anfang dieses Artikels beschriebenen Schritten zum Datenimport .
2. Bei Schritt 5 auf der Seite Wählen Sie die Spalten aus, in denen Informationen zum Namen und Ort enthalten sind müssen Sie sicher stellen, dass Sie in der Liste Schlüssel auf ein Feld (eine Spalte) (z. B. Postenmarkierungsnummer) in der Datenquelle klicken, das bzw. die Informationen enthält, die jeden Posten eindeutig identifizieren.
3. Schließen Sie den Vorgang zum Importieren von Daten ab.

So aktualisieren Sie das Diagramm, wenn in der Datenquelle Änderungen vorgenommen werden

1. Klicken Sie im Menü Plan auf Daten aktualisieren.
2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Daten aktualisieren das Kontrollkästchen, das den Postentyp enthält, den Sie aktualisieren möchten.
3. Wählen Sie unter Aktualisieren, ob die Daten auf allen Seiten des Diagramms oder nur die aktuelle Seite aktualisiert werden soll.
4. Wählen Sie unter Optionen, ob die Posten-Shapes entfernt werden sollen, die keine zugehörigen Informationen mehr enthalten, und ob ein Bericht über die vorgenommenen Änderungen angezeigt werden soll, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren.
5. Klicken Sie auf OK.