Wenn Sie heute ein topaktuelles Organigramm erstellen, wird es morgen vielleicht schon veraltet sein. Erstellen Sie die Organigramme so, dass sie schnell und bequem zu bearbeiten sind. Verwandeln Sie Organigramme in dynamische Kommunikations- und Managementtools, indem Sie Daten in den Shapes speichern.

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Organigramme sind mehr als nur Bilder – sie können Daten wie Abteilung oder Rufnummer speichern oder sogar geschützte, vertrauliche Informationen über Angestellte enthalten, z. B. Angaben zu Gehalt, Einstellungsdatum usw.

Inhalt dieses Artikels:

• Erstellen von Organigrammen, die einfach überarbeitet werden können
• Bearbeiten der hierarchischen Struktur, der Position im Organigramm und mehr
• Aktualisieren eines älteren Organigramms durch Vergleich mit einer neueren Version
• Speichern von Rufnummern und anderen Daten und Erstellen von Berichten

Weiterführende Informationen:

• Tipps für das Verwalten von umfangreichen Organigrammen

Erstellen von Organigrammen, die einfach überarbeitet werden können

Es gibt zwei Methoden zum Erstellen von Organigrammen, die sich anschließend leicht bearbeiten lassen:

• Verwenden Sie zum Erstellen von Organigrammen die Organigrammlösung, die aus speziellen, vordefinierten Shapes, Assistenten und weiteren Tools besteht.
• Die Organigrammlösung erstellt die hierarchischen Verhältnisse im Organigramm automatisch.

Um eine hierarchische Beziehung automatisch zu erstellen, ziehen Sie ein Shape, das eine untergeordnete Position bezeichnet, von der Schablone Organigramm-Shapes und legen es direkt auf dem Shape ab, das die entsprechende übergeordnete Position darstellt.

So öffnen Sie die Organigrammlösung

• Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, zeigen Sie dann auf Organigramm, und klicken Sie auf Organigramm.

So erstellen Sie ein Organigramm

1. Ziehen Sie das Shape Führung von der Schablone Organigramm-Shapes auf das Zeichenblatt.

   Eine Demonstration zeigt Ihnen, wie Sie untergeordnete Positionen schnell hinzufügen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Nachricht nicht mehr anzeigen, wenn die Demonstration beim nächsten Erstellen eines Organigramms nicht mehr angezeigt werden soll.

2. Wenn das Shape Führung ausgewählt ist, geben Sie den Namen der Führungsperson ein. Drücken Sie die EINGABETASTE, geben Sie den Titel der Führungsperson ein, und klicken Sie dann an einer beliebigen Stelle außerhalb des Shapes.
3. Ziehen Sie ein Manager-Shape direkt auf das Shape Führung, um ein Vorgesetztenverhältnis zu erstellen. Geben Sie Namen und Titel für den neuen Manager ein. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie alle Manager hinzugefügt haben.
4. Ziehen Sie ein Positionsshape direkt auf das Shape Manager, um ein Vorgesetztenverhältnis zu erstellen. Geben Sie Namen und Titel für die neue Position ein. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie alle gewünschten Positionen hinzugefügt haben.
5. Wenn Sie mehr hierarchische Ebenen benötigen, ziehen Sie Mitarbeiter-Shapes direkt auf Positionsshapes, um Vorgesetztenverhältnisse zu erstellen. Wenn ein Mitarbeiter-Shape ausgewählt ist, geben Sie den Namen des Mitarbeiters ein.
6. Um das Layout für die Untergebenen im Diagramm zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Vorgesetzten, klicken Sie auf Untergeordnete Elemente anordnen, dann auf den gewünschten Layoutstil und anschließend auf OK.

Effektives Arbeiten

• Um schnell ein Vorgesetztenverhältnis zwischen einem Vorgesetzten und mehreren untergeordneten Mitarbeitern zu erstellen, legen Sie Mehrere Shapes oder das Shape Drei Positionen auf dem Element für den Vorgesetzten ab.
• Um eine Position in einen anderen Positionstyp umzuändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Position und dann auf Positionstyp ändern.
• Wenn Sie ein Organigramm für ein großes Unternehmen erstellen, lesen Sie Umwandeln von Personaldateien in Visio 2002-Organigramme.

Bearbeiten der hierarchischen Struktur, der Position im Organigramm und mehr

Aktualisieren eines älteren Organigramms durch Vergleich mit einer neueren Version

Vergleichen Sie zwei Versionen desselben Organigramms, um:

• Die ältere Version automatisch zu aktualisieren und so Änderungen aus der neueren Version zu übernehmen.
• Einen Bericht über die Änderungen zu erstellen, den Sie bei der Aktualisierung der älteren Version verwenden können.

Warum müssen zwei Versionen eines Organigramms verglichen werden?

• Es liegen zwei Versionen des Organigramms einer Abteilung vor, eine für den allgemeinen Gebrauch und eine für Ihren privaten Gebrauch, auf der Sie vertrauliche Informationen, wie z. B. Arbeitnehmerdaten zu Einstellungsdatum, Gehalt und Qualitätsniveau speichern. Wenn sich der Organisationsaufbau ändert, brauchen Sie nur die allgemeine Version anzupassen. Indem Sie diese mit der privaten Version vergleichen, können Sie die strukturellen Änderungen automatisch aktualisieren, ohne die vertraulichen Daten zu bearbeiten.
• Sie haben nach personellen Veränderungen das Organigramm Ihrer Abteilung auf den neuesten Stand gebracht, so dass es jetzt nicht mehr mit dem Organigramm für das gesamte Unternehmen übereinstimmt. Indem Sie das Organigramm der Abteilung mit dem Gesamtorganigramm vergleichen, können Sie einen Bericht über die Veränderungen erstellen und an die Personalabteilung senden, so dass das Gesamtorganigramm aktualisiert werden kann.
• Sie haben sehr viel Zeit und Energie in die Formatierung und Aufbereitung eines Organigramms für eine Präsentation investiert. Unmittelbar vor der Präsentation erfahren Sie, dass sich die Unternehmensstruktur geändert hat. Indem Sie das formatierte Organigramm mit einem Organigramm der neuen Unternehmensstruktur vergleichen, können Sie das formatierte Organigramm auf den neuesten Stand bringen, ohne etwas von der Formatierung zu verlieren.

So aktualisieren Sie ein Organigramm mit Hilfe einer neueren Version

1. Öffnen Sie das zu aktualisierende Organigramm.
2. Klicken Sie im Menü Organigramm auf Unternehmensdaten vergleichen.
3. Wählen Sie im Feld Meine folgende Zeichnung soll verglichen werden das offene Organigramm aus.
4. Wählen Sie unter Mit dieser Zeichnung vergleichen die neuere Version aus.
5. Wenn Sie mit den Organigramm-Shapes Daten, wie z. B. Rufnummern, gespeichert haben und Sie einige dieser Daten aktualisieren möchten, klicken Sie auf Weitere Optionen. Markieren Sie unter Zu vergleichende Datenwerte die Datenfelder, die Sie aktualisieren möchten, und klicken auf OK.
6. Klicken Sie auf Meine Zeichnung ist älter und dann auf OK.

So erstellen Sie einen Bericht über die Unterschiede zwischen zwei Versionen eines Organigramms

1. Öffnen Sie die neuere Version des Organigramms.
2. Klicken Sie im Menü Organigramm auf Unternehmensdaten vergleichen.
3. Wählen Sie im Feld Meine folgende Zeichnung soll verglichen werden das offene Organigramm aus.
4. Wählen Sie unter Mit dieser Zeichnung vergleichen die ältere Version aus.
5. Klicken Sie auf Meine Zeichnung ist neuer und dann auf OK.
6. Klicken Sie im Dialogfeld Vergleichsbericht auf eine Registerkarte, um den Bericht auf eine andere Weise anzuzeigen.
7. Klicken Sie auf Speichern als Text, um den Bericht im TXT-Format zu speichern.

Speichern von Rufnummern und anderen Daten und Erstellen von Berichten

Speichern Sie Daten mit Organigrammpositionen, wenn:

• Das Diagramm sowohl als öffentliche Datenquelle dienen als auch die Unternehmensstruktur repräsentieren soll. Indem Sie beispielsweise die Rufnummern und E-Mail-Aliasnamen der Angestellten zusammen mit den Positionsshapes speichern, können Sie Ihr Organigramm in ein Kommunikationsverzeichnis verwandeln.
• Sie möchten Ihr Organigramm als zentralen Speicherort für öffentliche oder private Daten anlegen, z. B. für Rufnummern, Beschäftigungsdaten, Gehälter und Qualitätsniveaus. Sie können daraus Berichte im XLS-, TXT- oder CSV-Format erstellen.

Wie werden in einem Organigramm Daten gespeichert?

In Microsoft Visio werden Daten in Eigenschaftsfeldern gespeichert, die den Shapes zugeordnet sind.

Alle Shapes, die Sie von der Organigramm-Shapes-Schablone auf das Zeichenblatt ziehen, besitzen die vordefinierten Eigenschaftsfelder Abteilung und Telefon, in die Sie Daten eingeben können.

Sie können Daten in vorhandene Eigenschaftsfelder eingeben oder eigene benutzerdefinierte Felder erstellen.

So fügen Sie vorhandenen Eigenschaftsfeldern Daten hinzu

1. Markieren Sie das Shape, dem Sie Daten hinzufügen möchten.
2. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Fenster für benutzerdefinierte Eigenschaften.
3. Klicken Sie in die Felder, denen Sie Daten hinzufügen möchten, und geben Sie dann den Text ein.
4. Wenn das Fenster Benutzerdefinierte Eigenschaften geöffnet ist, wählen Sie das nächste Shape aus, dem Sie Daten hinzufügen möchten.
5. Wenn Sie den Shapes die gewünschten Daten hinzugefügt haben, können Sie das Fenster Datenfelder schließen, indem Sie auf die Schaltfläche Schließen klicken.

So erstellen Sie in einem vorhandenen Organigramm benutzerdefinierte Eigenschaftsfelder für Shapes

1. Öffnen Sie das Organigramm, zeigen Sie im Menü Datei auf Schablonen, und klicken Sie auf Dokumentschablone.

   Die Dokumentschablone, eine Schablone, die Masterversionen der Shapes in Ihrem Organigramm enthält, wird geöffnet. Indem Sie den Masterversionen Eigenschaftsfelder hinzufügen, fügen Sie die Felder gleichzeitig allen entsprechenden Shapes im Organigramm hinzu.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentschablone, der Sie benutzerdefinierte Eigenschaften hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Master-Shape bearbeiten.

   Im Masterfenster wird eine große Version des Shapes angezeigt. Wenn das Shape nicht ganz angezeigt wird, wählen Sie auf der Standardsymbolleiste aus der Liste Zoom eine kleinere Vergrößerung aus.

3. Klicken Sie auf das Shape. Klicken Sie im Menü Shape auf Benutzerdefinierte Eigenschaften. Klicken Sie im Dialogfeld Datenfelder auf Definieren.
4. Klicken Sie auf Neu. Geben Sie die Informationen über das neue Eigenschaftsfeld für Beschriftung, Typ und die anderen Optionen ein, oder klicken Sie auf die entsprechenden Informationen. Wenn Sie eine Option nicht verstehen, klicken Sie auf das Fragezeichen in der unteren linken Ecke des Dialogfeldes.
5. Wenn Sie ein weiteres neues Eigenschaftsfeld hinzufügen möchten, klicken Sie nochmals auf Neu.
6. Nachdem Sie alle Eigenschaftsfelder hinzugefügt haben, klicken Sie auf OK. Die neuen Eigenschaftsfelder werden im Dialogfeld Benutzerdefinierte Eigenschaft angezeigt. Klicken Sie nochmals auf OK.
7. Klicken Sie im Fenster Master-Shape auf die Schaltfläche Schließen, um zum Organigramm zurückzukehren. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie das Master-Shape und alle seine Instanzen aktualisieren möchten, klicken Sie auf Ja.

   Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 7 für jedes Master-Shape, dem Sie neue Eigenschaftsfelder hinzufügen möchten.

8. Wenn Sie alle Eigenschaftsfelder hinzugefügt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste der Dokumentschablone und danach auf Schließen. Speichern Sie das Organigramm.

Tipp  Sie können auch benutzerdefinierte Eigenschaftsfelder erstellen, die dann in jedem von Ihnen neu erzeugten Organigramm zur Verfügung stehen. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, zeigen Sie dann auf Organigramm, und klicken Sie auf Organigramm. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste der Schablone Organigramm-Shapes, und klicken Sie dann auf Bearbeiten. Folgen Sie den oben genannten Schritten 2 bis 7, wobei Sie Dokumentschablone durch die Schablone für Organigramm-Shapes ersetzen. Wenn Sie alle benutzerdefinierten Eigenschaften erstellt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste der Schablone und dann auf Speichern oder Speichern unter.

So erstellen Sie in den Eigenschaftsfeldern Ihres Organigramms einen Datenbericht

1. Wenn Sie den Eigenschaftsfeldern im Organigramm Daten hinzugefügt haben, klicken Sie im Menü Organigramm auf Unternehmensdaten exportieren.
2. Wählen Sie unter Speichern unter den Speicherort für die Datei aus.
3. Unter Dateityp wählen Sie den gewünschten Dateityp aus.
4. Geben Sie einen Namen für die Datei ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
5. Die Datei enthält eine Spalte für jedes Eigenschaftsfeld und außerdem Spalten für Name und Titel.

Tipps für das Verwalten von umfangreichen Organigrammen

Auch Organigramme für verhältnismäßig kleine Abteilungen können ganz schnell größer als eine herkömmliche A4-Seite sein. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, ein großes Organigramm einzurichten, das Sie leicht bearbeiten und weiterverbreiten können.