Automatisches Erstellen eines Organigramms aus Mitarbeiterdaten

Ein Organigramm ist ein Diagramm, das Beziehungen zwischen Mitarbeitern, Positionen und Gruppen darstellt.

Wenn Sie alle Mitarbeiterinformationen in einem Dokument wie einem Excel-Arbeitsblatt oder in einem Exchange Server-Verzeichnis vorliegen haben, können Sie ein Diagramm von Visio generieren lassen, das die Shapes und Verbinder für Sie hinzufügt. Wenn Sie ein Diagramm nicht automatisch generieren lassen möchten, können Sie ein Diagramm zeichnen, ohne eine externe Datenquelle zu verwenden.

Um die richtige Vorlage zu finden, klicken Sie auf Datei > Neu, klicken Sie dann auf die Kategorie Organigramm, und klicken Sie nun auf Erstellen. 

Organigramm

Automatisches Generieren eines Diagramms aus einer vorhandenen Datenquelle

Wenn Sie klicken, um ein Diagramm aus der Vorlage zu erstellen, wird der Organigramm-Assistent gestartet. Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten Informationen, die bereits in einer Datei oder einer Datenbank gespeichert sind aus, und folgen Sie dann den Anweisungen des Assistenten.

Verwendbare Datenquellen

  • Microsoft Excel-Arbeitsblatt
  • Textdatei
  • Microsoft Exchange Server-Verzeichnis
  • ODBC-kompatible Datenquelle

In der Datenquelle erforderliche Spalten

In der Datenquelle müssen Spalten für den Mitarbeiternamen, die eindeutige ID und den Vorgesetzten des Mitarbeiters vorhanden sein. Es ist belanglos, welche Namen die Spalten in der Datenquelle haben, da Sie im Assistenten manuell festlegen müssen, welche Spalten (oder Feldnamen) den Mitarbeiternamen und den Namen des Vorgesetzten enthalten.

  • Name des Mitarbeiters    Die Namen der Mitarbeiter werden in diesem Feld auf dieselbe Weise angezeigt, wie in den Organigramm-Shapes.
  • Eindeutige ID    Diese Spalte kann die Spalte "Mitarbeitername" sein, sofern alle Namen eindeutig sind. Andernfalls benötigen Sie eine separate Spalte mit einem Wert, der jeden Mitarbeiter eindeutig bezeichnet.
  • Vorgesetzter    Dieses Feld muss den eindeutigen Bezeichner für jeden Vorgesetzten enthalten, wobei es sich um einen Namen oder eine ID-Nummer handeln kann. Für den Mitarbeiter an der Spitze des Organigramms lassen Sie dieses Feld leer.

Beispiel für eine Textdatei als Datenquelle

Der folgende Text stellt ein Beispiel für eine durch Kommas getrennte Textdatei dar, die fünf Spalten und vier Zeilen enthält, wobei die erste Zeile Überschriften enthält. Diese Beispieldatei wird für Sie von Visio generiert. Starten Sie den Organigramm-Assistenten, wählen Sie Mit dem Assistenten eingegebene Informationen, und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie auf der nächsten Seite Text mit Trennzeichen, geben Sie einen Dateinamen ein, und klicken Sie auf Weiter. Visio öffnet einen Text-Editor mit diesen Beispieldaten als Orientierungshilfe.

Name,Vorgesetzter,Titel,Abteilung,Telefon

Helmut Beispielchef, ,Geschäftsführer,Führung,x5555
Frauke Beispielmgr,Helmut Beispielchef,Manager Entwicklung,Produktentwicklung,x6666
Helmut Beispielchef,Frauke Beispielmgr,Softwareentwickler,Produktentwicklung,x6667

Erstellen eines Organigramms aus einer neuen Datendatei

Wenn Sie Ihre Daten nicht bereits in einem anderen Programm vorliegen haben, diese aber gerne hätten, öffnet Visio Excel oder einen Text-Editor mit Beispieldaten in einem guten Beispielformat. Ersetzen Sie die Beispieldaten durch Ihre echten Daten, und stellen Sie den Assistenten fertig, um das Organigramm zu generieren.

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu, dann auf eine Abbildung in der Kategorie Organigramm , und klicken Sie nun auf Erstellen. Damit wird der Organigramm-Assistent gestartet.
  2. Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten Mit dem Assistenten eingegebene Informationen aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
  3. Wählen Sie Excel oder Durch Trennzeichen getrennter Text aus, geben Sie einen Namen für die neue Datei ein, und klicken Sie dann auf Weiter.
    Wenn Sie Excel auswählen, wird ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt mit Beispieltext geöffnet. Wenn Sie Durch Trennzeichen getrennter Text auswählen, wird eine Editor-Datei mit Beispieltext geöffnet.
  4. Wenn entweder Excel oder Notepad geöffnet wird, verwenden Sie den Beispieltext als Beispiel dafür, welcher Informationstyp eingefügt werden soll, und überschreiben die vorhandenen Angaben mit Ihren Informationen. Die Spalten für Mitarbeitername und Vorgesetzten sind erforderlich, doch Sie können auch noch andere Spalten hinzufügen oder löschen.
  5. Beenden Sie Excel bzw. Editor, und schließen Sie dann den Assistenten ab.

Ändern von Layout und Shapes sowie Einfügen von Bildern

Bei den Organigramm-Vorlagen wird dem Menüband eine Registerkarte Organigramm hinzugefügt. Mithilfe der auf dieser Registerkarte vorhandenen Tools können Sie umfassende Änderungen am Erscheinungsbild des Diagramms vornehmen.

Die Gruppen Layout und Anordnen enthalten Tools zum Ändern des Layouts und der Hierarchie der Shapes.

Über den Shapes-Katalog können Sie die Art der im Diagramm verwendeten Shapes auswählen. Mithilfe der Tools in der Gruppe Grafik können Sie ein Bild in das ausgewählte Shape einfügen, die Platzhaltergrafik löschen und das Bild ändern, nachdem es in ein Shape eingefügt wurde. Wenn Sie nicht allen Shapes mithilfe des Assistenten Bilder hinzugefügt haben, können Sie dies jetzt nachholen. Klicken Sie auf der Registerkarte Organigramm auf Einfügen > Mehrere Bilder. Die Bilder müssen sich alle in einem einzelnen Ordner befinden und jeweils einen Dateinamen im Format "Mitarbeitername.Dateityp" haben, beispielsweise Jonathan Haas.jpg (der Name muss mit dem Namen in der Datenquelle exakt übereinstimmen).

Die Gruppe Organisationsdaten enthält Tools zum Importieren von Daten aus einer externen Quelle mithilfe des Assistenten, zum Exportieren von Organisationsdaten in Excel oder in eine Textdatei und zum Vergleichen der Daten im Diagramm mit einer externen Datenquelle.

Anzeigen von Teams mithilfe des Teamrahmens oder gepunkteter Linien

Nach der Erstellung eines Organigramms können Sie die Informationen so anordnen, dass sie virtuelle Teambeziehungen darstellen. Platzieren Sie verwandte Shapes näher beieinander, und fügen Sie dann Verbinder mit gepunkteten Linien hinzu, um untergeordnete Vorgesetztenstrukturen darzustellen. Sie können ein virtuelles Team auch mit einem Shape Teamrahmen hervorheben. Ziehen Sie das Shape Teamrahmen aus dem Fenster Shapes auf die Zeichnung, und verwenden Sie dann die Ziehpunkte zur Größenänderung an den Seiten, um die einzelnen Personen zu dem virtuellen Team hinzuzufügen.

Teamrahmen

Aktualisieren generierter Organigramme

Wenn sich die Struktur der Organisation ändert, aktualisieren Sie die Diagrammdaten, oder aktualisieren Sie das Organigramm manuell.

  • Klicken Sie auf Daten > Externe Daten > Alle aktualisieren.

Wenn die neuen Daten nicht exakt den Daten entsprechen, auf denen das Diagramm basiert, müssen Sie einige Personen ggf. manuell verschieben.

Wenn Sie über ein neues Diagramm verfügen, können Sie es in Visio mit dem älteren Diagramm vergleichen, damit die Änderungen angezeigt werden.

  1. Öffnen Sie entweder die neue Version oder die ältere Version des Organigramms.
  2. Klicken Sie auf Organigramm > Organisationsdaten > Vergleichen. Suchen Sie im Feld Unternehmensdaten vergleichen die Version, mit der der Vergleich erfolgen soll.
  3. Wählen Sie unter Typ vergleichen die Situation aus, und zwar abhängig davon, welche Version Sie geöffnet haben.
  4. Wählen Sie unter Berichtstyp die gewünschten Optionen aus.
  5. Klicken Sie auf OK.

Wenn das Organigramm auf diese Weise nicht Ihren Vorstellungen entsprechend aktualisiert werden kann, müssen Sie es ggf. neu erstellen.

 
 
Zutreffend für:
Visio 2013, Visio Professional 2013