Allgemeine Aufgaben in Visio 2010

Erste Schritte mit Office 2010 Hier finden Sie einige grundlegende Aufgaben, die Ihnen dabei helfen, Microsoft Visio 2010 genauer kennen zu lernen.

Inhalt dieses Artikels


Was ist Visio?

Visio 2010 ist eine Grafik- und Zeichenanwendung, mit der Sie komplexe Informationen visuell darstellen und erläutern können. Mit Visio verwandeln Sie komplexe und schwer verständliche Texte und Tabellen in Visio-Diagramme, bei denen alle Informationen auf einen Blick ersichtlich werden.

Visio bietet moderne Shapes und Vorlagen für unterschiedlichste Arten von Diagrammen: für die IT-Verwaltung, die Prozessentwicklung, für Bau und Architektur, die Personalverwaltung, das Projektmanagement und viele andere Bereiche.

Mit Daten verbundene Visio-Diagramme

Statt statischer Bilder können Sie in Visio Professional 2010 und Visio Premium 2010 mit Daten verbundene Diagramme erstellen. Diese stellen Daten visuell dar und können ganz einfach aktualisiert werden. Sie werden um ein Vielfaches produktiver. Nutzen Sie die große Auswahl an Diagrammvorlagen und Schablonen in Visio, um Informationen zur Organisation, zu Ressourcen und Prozessen im ganzen Unternehmen zu erläutern und zu kommunizieren.

Sie können Daten aus einer Vielzahl von Echtzeit-Datenquellen in Shapes integrieren, u. a. aus Excel, Access, SQL, SharePoint-Listen oder aus beliebigen OLEDB- oder ODBC-Datenquellen. Das gelingt mit dem Daten-Assistenten in wenigen Mausklicks.

Webzeichnungen mit Visio Services

Außer der einfachen Freigabe per E-Mail oder über statische Webseiten können die Benutzer mit den neuesten Features von Visio 2010 detaillierte und beeindruckende Darstellungen, Shapes und Prozesse über ihren Browser anzeigen – auch wenn sie Visio nicht installiert haben. Sie können mit Visio Professional 2010 und Visio Premium 2010 Webzeichnungen mithilfe von Visio Services veröffentlichen. Hierbei handelt es sich um ein Feature von SharePoint Server 2010, mit dem interaktive und mit Daten verbundene Diagramme angezeigt werden können. Ihre Visio-Webzeichnungen können Daten aus verschiedenen Quellen enthalten. Dazu gehören Excel, SQL, SharePoint-Listen sowie beliebige OLEDB oder ODBC-Datenquellen.

 Achtung   Access Services wird für die Datenverknüpfung in Visio-Webzeichnungen nicht unterstützt.

Wenn Sie Ihre Webdiagramme mit einer aktualisierbaren Quelldatei verbinden, sehen die Betrachter die Daten in Echtzeit in den Shapes. So zeigen Sie stets ein präzises und aktuelles Bild.

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Suchen und Anwenden einer Vorlage

In Visio 2010 können Sie integrierte Vorlagen und eigene, benutzerdefinierte Vorlagen anwenden. Außerdem können Sie aus einer Vielzahl von Vorlagen auswählen, die auf Office.com zur Verfügung stehen. Office.com bietet eine breite Auswahl an häufig verwendeten Vorlagen, darunter Prozessdiagramme, Netzwerkdiagramme und Grundrisse.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorlage in Visio zu suchen und anzuwenden:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu.
  2. Führen Sie unter Vorlage auswählen eine der folgenden Aktionen aus:
  • Klicken Sie auf Vorlagenkategorien, auf die gewünschte Kategorie, klicken Sie auf die gewünschte Vorlage und dann auf Erstellen, um eine der integrierten Vorlagen zu verwenden.
  • Klicken Sie zum erneuten Verwenden einer Vorlage, die Sie vor Kurzem verwendet haben, auf Zuletzt verwendete Vorlagen, klicken Sie auf die gewünschte Vorlage, und klicken Sie dann auf Erstellen.
  • Wenn Sie eine zuvor erstellte Vorlage verwenden möchten, klicken Sie unter Weitere Möglichkeiten für einen Anfang auf Neu aus vorhandenem Element, navigieren Sie zur gewünschten Datei, und klicken Sie auf Neu erstellen.
  • Wenn Sie eine Vorlage auf Office.com suchen, klicken Sie unter Weitere Möglichkeiten für einen Anfang auf Office.com-Vorlagen, wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, und klicken Sie auf Download, um die Vorlage von Office.com auf Ihren Computer herunterzuladen.

 Hinweis   Außerdem können Sie direkt aus Visio heraus nach Vorlagen auf Office.com suchen. Dazu klicken Sie unter Weitere Möglichkeiten für einen Anfang auf Office.com-Vorlagen. Im Feld Office.com nach Vorlagen durchsuchen geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche mit dem Pfeil, um die Suche zu starten.

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Erstellen eines neuen Diagramms

  1. Klicken Sie zum Öffnen der Backstage-Ansicht auf die Registerkarte Datei.

 Hinweis    Wenn Sie Visio zum ersten Mal starten, befinden Sie sich in der Backstage-Ansicht. Wenn Sie Visio gerade geöffnet haben, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

  1. Klicken Sie auf Neu.
  2. Wählen Sie unter Weitere Möglichkeiten für einen Anfang die Option Vorlage auswählen, und klicken Sie dann auf Leere Zeichnung
  3. Klicken Sie auf Erstellen.

Wenn die Diagrammvorlage geöffnet wird, nimmt ein leeres Diagrammblatt den größten Teil des Platzes ein. An der Seite befindet sich das Fenster Shapes, in dem mehrere Schablonen mit Shapes enthalten sind.

Die Schablone 'Abteilung' im Fenster 'Shapes'

Die Schablonen werden durch Titelleisten oben im Fenster Shapes identifiziert. Möglicherweise müssen Sie den Fensterinhalt des Titelleistenbereichs verschieben, um alle Schablonen anzeigen zu können. Wenn Sie auf die Titelleiste einer Schablone klicken, werden die zugehörigen Shapes im Fenster darunter angezeigt.

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Öffnen eines Diagramms

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Öffnen.
  2. Klicken Sie im linken Bereich des Dialogfelds Öffnen auf das Laufwerk oder den Ordner, das bzw. der die Zeichnung enthält.
  3. Öffnen Sie im rechten Bereich des Dialogfelds Öffnen den Ordner, der das gewünschte Dokument enthält.
  4. Klicken Sie auf die Zeichnung und dann auf Öffnen.

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Speichern eines Diagramms

Sie haben die Möglichkeit, Ihr Diagramm als Visio-Standarddatei zu speichern, die Sie für andere Visio-Benutzer freigeben können. Darüber hinaus stehen viele verschiedene Formate zur Verfügung, in denen Sie das Diagramm direkt über das Dialogfeld Speichern unter speichern können.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Speichern unter, und wählen Sie dann in der Liste Dateityp das gewünschte Format aus.

Die verschiedenen Formate sind hilfreich, um Diagramme auf unterschiedliche Weise verwenden oder freigeben zu können.

  • Standard-Bilddatei    z. B. im JPG-, PNG- oder BMP-Format
  • Webseite    im HTM-Format (Bilddateien und andere Ressourcendateien werden in einem Unterordner des Speicherorts der HTM-Datei gespeichert)
  • PDF- oder XPS-Datei   
  • AutoCAD-Zeichnung     im DWG- oder DXF-Format

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Hinzufügen einer Form

  1. Klicken Sie im Fenster Shapes auf das gewünschte Shape, und halten Sie die Maustaste gedrückt.
  2. Ziehen Sie das Shape auf das Diagrammblatt.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Shapes finden Sie unter Verwenden des Fensters "Shapes" zum Organisieren und Auffinden von Shapes und Suchen nach weiteren Shapes und Schablonen.

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Hinzufügen einer Verbindung zwischen zwei Shapes

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Shape so zum Zeichenblatt hinzuzufügen, dass es beim automatisch verbunden wird:

  1. Ziehen Sie ein erstes Shape auf das Zeichenblatt.
  2. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das Shape auf dem Blatt. An den vier Seiten des Shapes werden kleine blaue Pfeile angezeigt. Hierbei handelt es sich um AutoVerbinden-Pfeile, mit denen Sie Shapes verbinden können.

Shape mit AutoVerbinden-Pfeilen

Das Shape Dienstanforderung mit AutoVerbinden-Pfeilen.

  1. Verschieben Sie den Mauszeiger, um einen der Pfeile abzudecken.

Es wird eine Minisymbolleiste angezeigt, die vier Shapes enthält. Eventuell wird auf dem Zeichenblatt auch ein Vorschau-Shape angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über die Shapes auf der Minisymbolleiste bewegen, wird eine Vorschau der Shapes angezeigt. Bei den Shapes auf der Symbolleiste handelt es sich um die vier obersten Shapes aus dem Bereich Quick-Shapes.

  1. Klicken Sie auf der Minisymbolleiste auf eines der Shapes, um es dem Zeichenblatt hinzuzufügen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um zwei Shapes automatisch zu verbinden, wenn Sie das zweite Shape auf die Seite ziehen:

  1. Ziehen Sie ein Shape auf das Zeichenblatt.
  2. Ziehen Sie ein zweites Shape auf das Zeichenblatt, und verdecken Sie damit das erste Shape, legen Sie es jedoch noch nicht ab. Beachten Sie, dass die AutoVerbinden-Pfeile angezeigt werden.

Verbinden von Shapes durch Ablegen eines Shapes auf den AutoVerbinden-Pfeil eines anderen Shapes

Das Shape Analysieren wird auf den unteren AutoVerbinden-Pfeil des Shapes Dienstanforderung gelegt.

  1. Bewegen Sie das zweite Shape über den AutoVerbinden-Pfeil, der in die gewünschte Richtung zeigt und legen Sie es auf den Pfeil ab.

Zwei verbundene Shapes

Das Shape Analysieren wird in einem Standardabstand zum Shape Dienstanforderung abgelegt und automatisch damit verbunden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um zwei Shapes zu verbinden, die sich bereits auf der Seite befinden:

  1. Halten Sie den Mauszeiger über eines der Shapes, die Sie verbinden möchten.
  2. Sobald die AutoVerbinden-Pfeile angezeigt werden, bewegen Sie den Zeiger über einen Pfeil, der in die Richtung des anderen Shapes weist, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten.
  3. Klicken und halten Sie den AutoVerbinden-Pfeil, und ziehen Sie dann einen Verbinder in die Mitte des anderen Shapes.

Wenn sich der Pfeil über der Mitte des anderen Shapes befindet, wird ein roter Rahmen um das Shape angezeigt. Legen Sie den Verbinder ab, um ihn mit dem Shape zu verbinden oder an das Shape zu "kleben".

Weitere Informationen zum Verbinden von Shapes finden Sie unter Verbinden von Shapes mit AutoVerbinden oder mit Automatischer Verbinder.

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Hinzufügen von Text zu Shapes oder zur Seite

Hinzufügen von Text zu einem Shape

  1. Klicken Sie auf das Shape, dem Sie Text hinzufügen möchten.
  2. Geben Sie den gewünschten Text ein.

Wenn Sie mit der Eingabe beginnen, wechselt Visio für das ausgewählte Shape in den Bearbeitungsmodus für Text. Drücken Sie die EINGABETASTE, um eine weitere Textzeile hinzuzufügen.

  1. Klicken Sie auf einen leeren Bereich auf dem Zeichenblatt, oder drücken Sie abschließend ESC.
  2. Wählen Sie das Shape erneut aus. Im Textbereich wird ein kleiner gelber Steuerpunkt angezeigt. Ziehen Sie den gelben Steuerpunkt, um den Text zu verschieben.

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Hinzufügen von Text zu einer Seite

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Tools auf das Tool Text.
  2. Klicken Sie auf einen leeren Bereich auf dem Zeichenblatt. Ein Textfeld wird angezeigt.
  3. Geben Sie den gewünschten Text ein.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Tools auf Zeigertool, damit das Tool Text nicht mehr verwendet wird.

Das Textfeld weist jetzt die Merkmale anderer Shapes auf. Sie können es auswählen und Text eingeben oder ändern. Sie können es auch auf einen anderen Bereich des Zeichenblatts ziehen, und Sie können den Text formatieren, indem Sie auf der Registerkarte Start die Gruppen Schriftart und Absatz verwenden. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Text zeigen, werden die AutoVerbinden-Pfeile angezeigt, sodass Sie außerdem den Text mit anderen Shapes verbinden können.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Text finden Sie unter Hinzufügen, Bearbeiten, Verschieben oder Drehen von Text und Textblöcken.

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Hinzufügen von Daten zu einem Shape

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Daten in eine Dateneigenschaft oder ein Datenfeld einzugeben, über die ein Shape bereits verfügt:

  1. Wählen Sie ein Shape auf dem Zeichenblatt aus.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Shape, und klicken Sie dann auf Shape-Daten.
  3. Geben Sie die gewünschten Daten im Fenster Shape-Daten in der gewünschten Eigenschaftenzeile ein.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine neue Dateneigenschaften oder ein Datenfeld für ein Shape festzulegen:

  1. Wählen Sie ein Shape auf dem Zeichenblatt aus.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Shape, und klicken Sie dann auf Shape-Daten definieren.
  3. Klicken Sie im Dialogfeld Shape-Daten definieren auf Neu.
  4. Löschen Sie im Feld Beschriftung den Standardtext, und geben Sie einen Namen für die Eigenschaft ein.
  5. Wählen Sie den einzugebenden Datentyp für die Eigenschaft in der Liste Typ aus.

 Tipp    Wenn die Eigenschaft als Datentyp Text akzeptieren soll (beispielsweise den Namen einer Person), wählen Sie Zeichenfolge.

  1. Wählen Sie im Feld Wert den gewünschten Datenwert aus.
  2. Klicken Sie auf OK.
  3. Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf das Shape, zeigen Sie auf Daten, und klicken Sie dann auf Shape-Daten.

Das Fenster Shape-Daten wird geöffnet, und darin werden alle für das Shape definierten Daten angezeigt. Wenn allen Shapes bestimmte Daten zugewiesen sind, können Sie das Fenster Shape-Daten geöffnet lassen und auf die Shapes klicken, um die darin enthaltenen Daten anzuzeigen.

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Verbinden von Datenquellen mit Shapes

Durch das manuelle Hinzufügen von Shape-Daten können Sie Diagramme erheblich aufwerten. Wenn Sie die Daten jedoch in einer Datenbank oder Excel-Arbeitsmappe gespeichert haben, können Sie diese Daten automatisch in das Diagramm ziehen und die Datenzeilen mit bestimmten Shapes verbinden.

Mit dem Datenauswahl-Assistenten können Sie Daten in das Fenster Externe Daten importieren.

Die im Fenster Externe Daten angezeigten Daten sind ein Snapshot der Datenquelle zum Zeitpunkt des Imports. Indem Sie auf der Registerkarte Daten auf Alle aktualisieren klicken, können Sie die Daten in der Zeichnung aktualisieren, damit sie den an den Quelldaten vorgenommenen Änderungen entsprechen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten auf Daten mit Shapes verknüpfen.
  2. Wählen Sie auf der ersten Seite des Datenauswahl-Assistenten aus, welche der folgenden Datenquellentypen die von Ihnen verwendeten Daten aufweisen:
  • Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe
  • Microsoft Office Access-Datenbank
  • Microsoft Windows SharePoint Services-Liste
  • Microsoft SQL Server-Datenbank
  • Andere OLEDB- oder ODBC-Datenquelle
  1. Schließen Sie die übrigen Seiten des Assistenten ab.

Nachdem Sie auf der letzten Seite des Datenverbindungs-Assistenten auf Fertig stellen geklickt haben, wird das Fenster Externe Daten mit den importierten Daten in einem Raster angezeigt. Ziehen Sie eine Datenzeile auf ein Shape, um die Daten automatisch zu den Shape-Daten des Shapes hinzuzufügen. Sie können auch im Fenster Shapes ein Shape auswählen, das die Daten enthalten soll. Anschließend ziehen Sie eine Datenzeile und legen sie auf dem Zeichenblatt in einem leeren Bereich ab. Das ausgewählte Shape wird dem Zeichenblatt hinzugefügt und mit den Daten verbunden.

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Formatieren des Diagramms

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Hintergrund für Ihre Zeichnung zu verwenden:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Entwurf.
  2. Klicken Sie in der Gruppe Hintergründe auf Hintergründe.
  3. Klicken Sie auf den gewünschten Hintergrund. Dem Diagramm wird ein neues Hintergrundzeichenblatt hinzugefügt und unten im Diagrammbereich auf den Zeichenblattregistern angezeigt.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Rahmen oder Titel für Ihre Zeichnung zu verwenden:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Rahmen und Titel.
  2. Klicken Sie auf den gewünschten Titel.

Titel und Rahmen werden dem Hintergrundzeichenblatt (dem standardmäßig der Name VHintergrund-1 zugewiesen ist) hinzugefügt. Wenn Sie den Titel und anderen Text ändern möchten, müssen Sie die Änderungen auf dem Hintergrundzeichenblatt vornehmen. Der Titel kann nicht auf anderen Zeichenblättern geändert werden.

  1. Klicken Sie unten im Diagrammbereich auf die Registerkarte VHintergrund-1.

Seitenregister mit dem Zeichenblatt 'VHintergrund-1'

  1. Klicken Sie auf den Titeltext. Der gesamte Rahmen ist markiert. Sobald Sie mit der Eingabe von Text beginnen, wird der Standardtiteltext geändert.
  2. Geben Sie den gewünschten Titel ein.
  3. Wenn Sie weiteren Text innerhalb des Rahmens bearbeiten möchten, müssen Sie zuerst den gesamten Rahmen auswählen. Klicken Sie dann auf den zu ändernden Text, und beginnen Sie mit der Eingabe.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein einheitliches Farbschema und andere Formatierungseffekte anzuwenden:

  1. Zeigen Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Designs mit dem Mauszeiger auf die verschiedene Designs. Auf dem Zeichenblatt wird eine Vorschau des jeweiligen Designs angezeigt.

Wenn Sie andere verfügbare Designs anzeigen möchten, klicken Sie auf Mehr Die Schaltfläche 'Mehr'.

  1. Klicken Sie auf das Design, das Sie auf das Diagramm anwenden möchten.

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Drucken Ihres Diagramms

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Drucken.
  2. Klicken Sie zum Drucken des Diagramms auf Drucken.
  3. Führen Sie im Dialogfeld Drucken die folgenden Aktionen aus:
  • Wählen Sie im Feld Name den gewünschten Drucker aus (falls nicht bereits geschehen).
  • Geben Sie unter Seitenbereich die Seiten in der Zeichnung an, die Sie drucken möchten.
  • Geben Sie unter Exemplare die Anzahl der Exemplare ein, die Sie drucken möchten.
  1. Klicken Sie auf OK, wenn Sie drucken möchten.

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Zutreffend für:
Visio 2010