Mit Project Web App können Sie auf einfache Weise die Zeit, die Sie für Projektvorgänge aufgewendet haben, sowie den Fortschritt dieser Vorgänge bis zum Abschluss verfolgen. Darüber hinaus können Sie auch die Zeiten eingeben, die Sie für Verwaltungsaufgaben aufgewendet haben oder die Sie im Urlaub, auf Reisen oder in Schulungen verbracht haben oder in denen Sie krank waren. Je der Konfiguration von Project Web App in Ihrer Organisation können Sie Zeiten und Vorgangsfortschritt in derselben Ansicht oder in unterschiedlichen Ansichten eingeben.
Inhalt dieses Artikels
Informationen zur Zeiterfassung im Vergleich zur Statuserfassung
Verdeutlichen wir zuerst die Unterschiede zwischen der Arbeitszeit und dem Vorgangsfortschritt. Die Arbeitszeit ist die Anzahl der Stunden, die tatsächlich für Arbeiten an einem bestimmten Vorgang aufgewendet wurde. Es ist diese Information, die Sie in einer Arbeitszeittabelle einsetzen, um die Anzahl der Stunden zu erfassen, die Sie während der Arbeitswoche mit verschiedenen Aufgaben verbringen. Der Vorgangsstatus oder Vorgangsfortschritt ist ein Oberbegriff für solche Dinge wie "Prozent abgeschlossen" oder "Verbleibende Arbeit". Das Übermitteln des Vorgangsfortschritts ist eine Möglichkeit, eine weiter gefasste Beschreibung Ihrer aktuell ausgeführten Arbeiten an einem bestimmten Vorgang und Ihrer Einschätzung der bis zum Abschluss des Vorgangs noch auszuführenden Arbeiten zu erfassen.
Ein Beispiel kann die Unterschiede zwischen diesen zwei Verfahren zur Vorgangsaktualisierung verdeutlichen. Angenommen, Sie sind einer Aufgabe zugeordnet, deren Dauer 5 Tage (oder 40 Stunden) beträgt. Sie haben am Montag 8 Stunden auf den Vorgang aufgewendet, 4 Stunden am Dienstag und 8 Stunden am Mittwoch, insgesamt also 20 Stunden. Dies sind die Informationen, die Sie in einer Arbeitszeittabelle eingeben. Wenn Sie die geleistete Arbeit jedoch unter dem Aspekt des Vorgangsfortschritts betrachten, haben Sie möglicherweise nicht den Eindruck, dass 50% der Arbeit abgeschlossen sind, obwohl Sie 20 von 40 vorgesehenen Stunden aufgewendet haben. Vielleicht sind Sie gut vorangekommen und haben 60% des Vorgangs abgeschlossen, oder Sie liegen zurück, etwa bei 35%. Wenn Sie den geschätzten Abschlussstatus kommunizieren, ist dies Ihr Vorgangsfortschritt. Auch das Kommunizieren der geschätzten verbleibenden Stunden für einen Vorgang ist ein Vorgangsfortschritt.
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Vorzüge des einfachen Eingabemodus
Die Websiteadministratoren können Project Web App so einrichten, dass Teammitglieder die Arbeitszeit und den Vorgangsfortschritt in zwei verschiedenen Ansichten oder in einem einfachen Eingabemodus eingeben und übermitteln können, bei dem die Ist-Arbeit in einer Ansicht erfasst und sowohl (als Vorgangsfortschritt) an den Projektplan des Vorgangs als auch an die Arbeitszeittabelle übermittelt wird.
Durch den einfachen Eingabemodus entfällt der doppelte Aufwand durch das getrennte Einreichen von Arbeitszeit und Vorgangsstatus. Wenn Sie getrennte Ansichten zum Eingeben von Arbeitszeit und Vorgangsfortschritt verwenden, müssen Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:
- die für einen Vorgang aufgewendeten Stunden sowohl in der Ansicht Arbeitszeittabelle als auch in der Ansicht Vorgänge eingeben
- die für einen Vorgang aufgewendeten Stunden von der Ansicht Arbeitszeittabelle in die Ansicht Vorgänge importieren
- die für einen Vorgang aufgewendeten Stunden von der Ansicht Vorgänge in die Ansicht Arbeitszeittabelle importieren
Einige Organisationen schreiben diese Trennung zwar vor, doch ist der geradlinigere Ansatz zum Eingeben von Stunden die Verwendung des einfachen Eingabemodus. Bei aktiviertem einfachem Eingabemodus müssen Sie Ihre Ist-Arbeit nur in einer Ansicht eingeben, und sie wird sowohl an den Projektplan des Vorgangs als auch an die Arbeitszeittabelle übermittelt.
Hinweis Wenn Sie den einfachen Eingabemodus verwenden, wird der Vorgangsfortschritt als Ist-Arbeit eingegeben, nicht in der Form Prozent abgeschlossen. Wenn Sie es vorziehen, den Fortschritt von Vorgängen als Prozent abgeschlossen einzugeben, erörtern Sie mit Ihrem Websiteadministrator die Möglichkeit, den einfachen Eingabemodus nicht zu verwenden.
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Einrichten von Arbeitszeit- und Vorgangsberichten
Es gibt mehrere Bereiche, die der Websiteadministrator in Project Web App einrichten muss, bevor die Teammitglieder damit beginnen können, Berichte zu ihren Arbeitszeiten und dem Vorgangsfortschritt zu erstellen.
| Aufgabe |
Beschreibung |
| Einrichten von Arbeitszeit-Berichtszeiträumen |
Arbeitszeit-Berichtszeiträume werden sowohl auf der Seite Vorgänge als auch auf der Seite Arbeitszeittabellen verwendet und müssen eingerichtet werden, bevor eine der beiden Seiten genutzt werden kann. |
| Einrichten von Zeilenklassifikationen |
Zeilenklassifikationen für Arbeitszeittabellen werden verwendet, um Details zu Projektvorgängen anzugeben. So können Sie beispielsweise über Überstundenklassifikationen verfügen, die Urlaubszeiten, Doppellohnzeiten usw. beinhalten. |
| Konfigurieren von Einstellungen und Standardwerten in der Arbeitszeittabelle |
Arbeitszeittabellen können in einer Reihe von Weisen konfiguriert werden, mit denen jeweils die Geschäftsregeln angewendet werden, die festgelegen, wie die Benutzer ihre Zeiten verfolgen dürfen. An diesem Punkt kann der einfache Eingabemodus aktiviert werden, ein neues Feature dieser Version von Project Web App. |
| Konfigurieren von verwaltungsbezogenen Zeitkategorien |
Standardmäßig stellt Project Web App drei verwaltungsbezogene Zeitkategorien bereit: Krankheit, Urlaub und Verwaltung. In Ihrer Organisation gibt es ggf. weitere spezifische Kategorien, die Ihren Anforderungen entsprechen. |
| Konfigurieren von Vorgangseinstellungen und -anzeige |
Aktualisierungen von Vorgangsfortschritten können auf verschiedene Weisen konfiguriert werden, um den Anforderungen Ihrer Organisation zu entsprechen. |
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Eingeben und Einreichen von Arbeitszeiten und Vorgangsfortschritten
Während die Teammitglieder an Vorgängen arbeiten, können sie die hierfür aufgewendeten Zeiten in eine Arbeitszeittabelle und den Vorgangsfortschritt bis zum Abschluss entweder in der gleichen Ansicht wie die Arbeitszeittabelle (im so genannten einfachen Eingabemodus) oder in einer separaten Ansicht eingeben, je nachdem, wie der Websiteadministrator Project Web App eingerichtet hat.
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Genehmigen oder Ablehnen von Arbeitszeit und Vorgangsstatus
Nachdem ein Teammitglied eine Arbeitszeittabelle oder einen Vorgangsfortschritt übermittelt hat, besteht der nächste Schritt darin, dass die genehmigenden Personen die übermittelten Angaben prüfen und dann entweder genehmigen oder ablehnen.
| Aufgabe |
Beschreibung |
| Genehmigen oder Ablehnen von gesamten Arbeitszeittabellen |
Wenn einer genehmigenden Person zahlreiche Arbeitszeittabellen vorliegen, die zur Genehmigung anstehen, wird sie es wahrscheinlich am effizientesten finden, gesamte Arbeitszeittabellen zu genehmigen oder abzulehnen, anstatt jede einzelne Zeile zu prüfen. |
| Genehmigen von Vorgängen oder Arbeitszeittabellen-Zeilen |
Genehmigende Personen können einzelne Vorgangsfortschrittsaktualisierungen oder Arbeitzeittabellen-Zeilen genehmigen oder ablehnen. |
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