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Planen von Besprechungen mit Outlook

Befehle 'Neue Besprechungsanfrage' und 'Besprechung planen' im Menü 'Aktionen'; 'Neue Besprechungsanfrage' im Kontextmenü nach Auswahl der Zeit im Kalender und Klicken mit der rechten Maustaste

Eine Besprechungsanfrage erstellen Sie immer im Kalender. Im Folgenden sind drei Möglichkeiten beschrieben, eine Besprechungsanfrage zu starten.
Legende 1 Klicken Sie im Menü Aktionen auf Neue Besprechungsanfrage. Bei dieser Methode erhalten Sie eine frei gestaltbare Vorlage für die Besprechung. Sie beginnen dabei im Feld An der Besprechungsanfrage. Wenn Sie diese Methode verwenden, müssen Sie alle Besprechungsdetails selbst eintragen.
Legende 2 Klicken Sie im Menü Aktionen auf Besprechung planen. Verwenden Sie diese Methode, wenn das Hauptziel darin besteht, einen Termin zu finden, der in den Zeitplänen aller Personen frei ist.
Legende 3 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine ausgewählte Zeit im Kalender, und klicken Sie auf Neue Besprechungsanfrage. Diese Methode können Sie verwenden, wenn Sie die Besprechung zu einer bestimmten Zeit buchen möchten. Da Sie hier die Zeit zuerst auswählen, ist dieser Teil beim Öffnen der Anfrage bereits eingetragen.

Als Besprechungsorganisierer richten Sie die Besprechung ein und überwachen sie im Kalender. Der erste Schritt besteht im Erstellen der Besprechungsanfrage. Dies wird im Kalender ausgeführt.

In der Abbildung links sind drei Möglichkeiten zum Starten einer Besprechungsanfrage dargestellt. Machen Sie sich keine Gedanken, wenn Sie sich über die Verwendung der verschiedenen Optionen noch nicht im Klaren sind. In den nächsten Abschnitten dieses Kurses lernen Sie weitere Details kennen, die Ihnen die Auswahl erleichtern. Im Moment müssen Sie nur wissen, dass in jeder Anfrage die folgenden drei Hauptinformationen enthalten sein müssen:

  • Die Personen, die an der Besprechung teilnehmen
  • Die Zeit und die Dauer der Besprechung
  • Der Besprechungsort

Ein Vorteil besteht in der flexiblen Gestaltung des Vorgangs. Nachdem Sie den Kalender geöffnet haben, können die genauen Schritte zum Erstellen der Anfrage und Einbeziehen der Details je nach den spezifischen Anforderungen variieren. Die jeweiligen Schritte hängen möglicherweise auch vom Typ des im Unternehmen verwendeten E-Mail-Systems und von der Art der Konferenzraumbuchung im Unternehmen ab.

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