Wenn Sie die Besprechung im Kalender eingerichtet haben, senden Sie die Besprechungsanfrage an die Teilnehmer, indem Sie auf Senden klicken.
Anmerkung Bevor Sie auf Senden klicken, sollten Sie alle Details überprüfen, da eine Besprechungsanfrage, anders als normale E-Mails, nicht zurückgerufen werden können, nachdem sie gesendet wurden.
Verfolgen des Antwortstatus
Wenn Sie die Anfrage gesendet und erste Antworten empfangen haben, können Sie anzeigen, wie viele Personen die Teilnahme geplant haben, indem Sie im Kalender im oberen Bereich der Besprechungsanfrage die Infoleiste überprüfen. (Dazu muss die Anfrage geöffnet sein.) Weitere Details finden Sie zudem auf der Registerkarte Terminplanung des Besprechungseintrags im Kalender. Erinnern Sie sich an das Programm, das Ihnen bei der Überwachung dieser Details behilflich ist? Genau, das ist der „Sniffer“.
Wie in diesem Kurs bereits erwähnt, müssen sich die Antworten kurzzeitig im Posteingang befinden, sodass sie vom Sniffer-Progamm richtig verarbeitet werden können. Wenn Sie eingehende Nachrichten aus Gründen der Übersichtlichkeit (oder um „Papierbelege“ zu archivieren) gern in Ordnern sortieren, wird es Sie freuen zu erfahren, dass Sie die Antworten, nachdem sie erfasst wurden, aus dem Posteingang in einen Ordner verschieben können.
Verwalten von Antworten
Mit den folgenden Optionen behalten Sie die Besprechungsanfrage besser im Überblick:
- Antworten ignorieren Sie können sich entscheiden, die Antworten der Teilnehmer nicht zu überwachen. Wenn Sie z. B. eine Besprechung für eine sehr große Gruppe einrichten, möchten Sie möglicherweise nicht alle einzelnen Antworten anzeigen.
- Vorschläge für Besprechungszeitänderungen zulassen Da sie für die Besprechung verantwortlich sind, müssen Sie entscheiden, ob Teilnehmer neue Zeiten für die Besprechung vorschlagen dürfen. Ein Teilnehmer, bei dem ein Terminplanungskonflikt vorliegt, kann ggf. eine neue Besprechungszeit vorschlagen, um den Termin wahrnehmen zu können. Bei einer Besprechung mit vielen Teilnehmern ist dies jedoch möglicherweise eher unpraktisch.
Anmerkung Wenn Teilnehmer neue Besprechungszeiten vorschlagen dürfen, können Sie den Empfang von Antworten auf die Besprechungsanfrage nicht verhindern.
Diese Einstellungen können Sie je nach Bedarf für alle erstellten Besprechungen oder aber für einzelne Besprechungen ändern, wie in Abbildung 2 dargestellt. (Im Übungsbeispiel am Ende der Lektion sowie auf der Kurzübersichtskarte finden Sie Anweisungen zum Anpassen dieser Einstellungen für alle Besprechungen.)
