Nun sind Sie soweit, den PivotTable-Bericht zu erstellen: Welche Felder Sie auswählen, hängt davon ab, was Sie wissen möchten.
Beginnen wir damit herauszufinden, wie viel jeder Vertriebsmitarbeiter verkauft hat. Um hierzu eine Antwort zu erhalten, benötigen Sie Daten über die Vertriebsmitarbeiter. Deshalb aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der PivotTable-Feldliste neben dem Feld Vertriebsmitarbeiter. Außerdem benötigen Sie Daten darüber, wie viel sie verkauft haben. Deshalb aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Feld Bestellmenge. Beachten Sie bitte, dass Sie für einen Bericht nicht alle Felder in der Feldliste verwenden müssen.
Wenn Sie ein Feld auswählen, wird es von Excel in einem Standardbereich des Layouts positioniert. Sie können das Feld in einen anderen Bereich verschieben, wenn Sie möchten. Z. B. wenn das Feld statt im Zeilenbereich in den Spaltenbereich abgelegt werden soll. Dies wird im Übungsbeispiel genauer erläutert.
Die Daten im Feld Vertriebsmitarbeiter (die Namen der Vertriebsmitarbeiter), das keine Zahlen enthält, werden automatisch als Zeilen auf der linken Seite des Berichts angezeigt. Die Daten im Feld Bestellmenge, die Zahlen enthalten, werden korrekterweise in einem Bereich auf der rechten Seite angezeigt.
Die Überschrift über den Daten der Vertriebsmitarbeiter lautet "Zeilenbeschriftungen" über dem Feld. Die Überschrift über den Bestellmengen lautet "Summe Bestellmenge". Der Bestandteil "Summe" der Überschrift ist vorhanden, weil Excel mit der Summenfunktion die Felder mit den Zahlen addiert.
Beachten Sie, dass es keine Rolle spielt, ob Sie das Kontrollkästchen neben dem Feld Vertriebsmitarbeiter vor oder nach dem Feld Bestellmenge aktivieren. Excel legt sie jederzeit automatisch an der richtigen Stelle ab. Felder ohne Zahlen landen links, Felder mit Zahlen rechts, egal, in welcher Reihenfolge sie ausgewählt wurden.
Das war's. Mit lediglich zwei Mausklicks wissen Sie jetzt, wie viel jeder Vertriebsmitarbeiter verkauft hat. Sie könnten jetzt übrigens Schluss machen, nachdem gerade mal eine Frage beantwortet wurde. PivotTable-Berichte sind eine Methode, schnell auf eine oder zwei Fragen eine Antwort zu bekommen. Damit der Bericht Nutzen bringt, darf er nicht zu komplex sein.
Klicken Sie auf Wiedergeben, um ein animiertes Beispiel für das Erstellen von PivotTable-Berichten anzuzeigen.
Tipp Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie einen Bericht nicht korrekt aufstellen. Excel macht es Ihnen leicht, Dinge auszuprobieren, um herauszufinden, wie die Daten in verschiedenen Berichtsbereichen aussehen. Wenn ein Bericht nicht so ausfällt, wie Sie es sich gewünscht haben, braucht es nicht viel Zeit, um die Daten anders anzuordnen, Teile davon nach Bedarf zu verschieben oder, wenn Sie wollen, sogar noch einmal ganz von vorn anzufangen.
