Zu dern weiteren Arten von Informationen, auf die Sie achten sollten, gehören Versionsinformationen, verborgener Text, Text in Feldfunktionen, Informationen zur Schnellspeicherung und Daten zur Zusammenführungsgenauigkeit bei Dokumenten.
Es gibt eine Reihe von weiteren Arten von verborgenen Informationen, auf die Sie vor dem Freigeben eines Dokuments achten sollten.
Versionsinformationen
Wenn Sie angegeben haben, dass Word andere Versionen des Dokuments in der gleichen Datei speichern soll, werden diese Versionen als verborgene Informationen im Dokument gespeichert. Sie sollten diese Versionen entfernen, bevor Sie das Dokument freigeben. Klicken Sie im Menü Datei auf Versionen und dann auf die Version des Dokuments, die Sie löschen möchten. Um mehrere Versionen auszuwählen, halten Sie STRG gedrückt und klicken auf die einzelnen Versionen. Klicken Sie dann auf Löschen.
Verborgener Text
Verborgener Text unterscheidet sich von ausgeblendeten nachverfolgten Änderungen; es handelt sich um Text, den Sie nicht anzeigen und den Sie z. B. als Erinnerung an etwas eingefügt haben. Um sicherzustellen, dass andere den ausgeblendeten Text nicht sehen können, müssen Sie ihn löschen. Markieren Sie im Dialogfeld Optionen auf der Registerkarte Ansicht das Kontrollkästchen Ausgeblendeten Text.
Text in Funktionsfeldern
Feldfunktionen sind Platzhalter für Informationen, die in einem Dokument variabel sind. Da Feldfunktionen für jeden Leser des Dokuments sichtbar sind, sollten Sie keinesfalls vertrauliche Informationen in Feldfunktionen platzieren. Um Feldfunktionen für alle Felder in einem Dokument ein- oder auszublenden, drücken Sie ALT+F9.
Aufgrund der Schnellspeicherung gelöschte Informationen
Wenn Sie ein Dokument speichern und das Kontrollkästchen Schnellspeicherung zulassen aktiviert ist und Sie das Dokument dann als Textdatei öffnen, enthält es möglicherweise Informationen, die Sie zuvor gelöscht haben. Um die gelöschten Informationen aus dem Dokument zu entfernen, klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, klicken auf die Registerkarte Speichern und deaktivieren das Kontrollkästchen Schnellspeicherung zulassen. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern. Danach können Sie die Schnellspeicherung wieder aktivieren.
Zufallszahl zur Verbesserung der Zusammenführung von Dokumenten
Wenn Sie Dokumente miteinander vergleichen und zusammenführen, werden die zusammengehörenden Dokumente in Word mithilfe von Zufallszahlen verwaltet. Diese Zahlen sind ausgeblendet, sie können jedoch herangezogen werden, um zu zeigen, dass zwei Dokumente miteinander in Verbindung stehen. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Optionen auf der Registerkarte Sicherheit das Kontrollkästchen Zufallszahl zur Verbesserung der Zusammenführungsgenauigkeit speichern.
Anmerkung Wenn Sie in Zukunft die Funktion Vergleichen und Zusammenführen verwenden möchten, können Sie diese Einstellung wieder aktivieren, wenn Sie das Dokument gesendet haben.
