Der Besprechungsorganisierer sendet Teilnehmern eine Besprechungsanfrage. Die Anfrage wird sowohl an den Posteingang als auch an den Kalender der Teilnehmer gesendet. Antworten werden zurück an den Besprechungsorganisierer gesendet.
Wenn Sie Besprechungen in Outlook planen und verwalten, können Sie die Effizienz des Ablaufs entscheidend verbessern, da Outlook die Details über den Posteingang und den Kalender nachverfolgt. Bei Änderungen der Details können diese gleichzeitig für alle Personen mit einem einzigen Mausklick geändert werden.
Kurzübersicht über den Ablauf:
- Der Besprechungsorganisierer plant die Besprechung und sendet allen Teilnehmern einen besonderen Typ von Nachricht, der als Besprechungsanfrage bezeichnet wird. Diese Anfrage wird an die Posteingänge aller Besprechungsteilnehmer gesendet.
- Sobald sich die Anfrage im Posteingang des Teilnehmers befindet, wird sie von Outlook als zum Kalender gehörig erkannt und dort als „vorläufiger“ Eintrag abgelegt, bis der Teilnehmer eine Gelegenheit zu antworten hatte.
- Teilnehmer lesen die Anfrage und antworten. An den Posteingang des Besprechungsorganisierers wird eine Antwort auf Besprechungsanfrage zurückgesendet, die der Besprechungsanfrage ähnelt. Wie im Falle der Anfragen wird jede Antwort von Outlook als spezieller Nachrichtentyp erkannt. Der Besprechungseintrag wird im Kalender des Organisierers mit Informationen über die Teilnehmer aktualisiert, die ihr Kommen angekündigt haben.
In den nächsten beiden Lektionen erwerben Sie die Kenntnisse, die Sie zum Erstellen von und Antworten auf Besprechungen benötigen.
