Suchen und Verwenden von Stichwörtern in eDiscovery

Stichwörter helfen Ihnen dabei, den spezifischen Inhalt einzuschränken, der während eines Exports für einen eDiscovery-Fall erzeugt wird. Durch das Erstellen von zielgerichteten Suchen erhöhen sie die Wahrscheinlichkeit, dass Inhalte auf einen Fall anwendbar sind, und verringern die Menge der zu verwaltenden Inhalte.

Ihre Organisation kann einen eDiscovery-Fall erstellen, wenn eine Aufforderung zur Beweismittelsicherung für Rechtsstreitigkeiten, Prüfungen oder Untersuchungen eingeht.

Filter und Abfragen

Nachdem Sie einen Fall erstellt haben, fügen Sie diesem eDiscovery-Sätze hinzu. eDiscovery-Sätze enthalten die Inhaltsquellen, beispielsweise SharePoint-Unterwebsites und Exchange-Postfächer, die für den Fall relevant sein können. Mithilfe von Filtern können Sie die Quelle einschränken, indem Sie beispielsweise nach Stichwörtern, einem durch Anfangs- und Enddaten begrenzten Zeitraum, Domänen oder nach Autor bzw. Absender filtern.

Nachdem Sie potenzielle Quellen identifiziert haben, helfen Abfragen dabei, den Inhalt weiter einzuschränken, der zur Prüfung exportiert werden soll, oder um ihn dem Rechtsbeistand und/oder der anfordernden Partei auszuhändigen. Sie können Ihre Filter mithilfe von Stichwörtern, Datumsbereichen, Autor/Empfänger, Domänen und Näherungssuchen erstellen.

 Hinweis    Damit Inhalt gefunden wird, muss er von der Suche durchforstet werden. Weitere Informationen zu den Standarddateitypen, die durchforstet werden, finden Sie im Artikel Standardmäßig durchforstete Dateinamenerweiterungen und analysierte Dateitypen in SharePoint Server 2013.

Operatoren und Näherung in Stichwörtern

Mithilfe spezieller Operatoren wie boolescher und Näherungsoperatoren können Sie Beziehungen zwischen mehreren Stichwörtern herstellen. Die Operatoren müssen vollständig in Großbuchstaben geschrieben werden. Wenn Sie mehrere Operatoren verwenden müssen, können Sie diese durch Klammern gruppieren, um die Reihenfolge festzulegen, in der sie angewendet werden.

Angenommen, Sie möchten beispielsweise nach Inhalten mit dem Begriff Geschäftsleitung suchen, dabei aber den Begriff nicht finden, wenn er im Titel eines häufig in Ihrer Organisation vorkommenden Berichts namens Geschäftsleitung – Zusammenfassung auftaucht. Wenn Sie den Ausdruck Geschäftsleitung NICHT Zusammenfassung verwenden, können Sie die Anzahl zurückgegebener Elemente von 300 auf 188 einschränken, da alle Dokumente ausgeschlossen werden, die das Wort Zusammenfassung enthalten.

 Hinweis    Wenn zwei Wörter ohne Operator angegeben werden, wird angenommen, dass ein UND vorhanden ist. So entspricht beispielsweise Regen Wurm dem Ausdruck Regen UND Wurm.

Operator Zweck Beispiel
UND Inhalt finden, der alle der durch den Operator getrennten Wörter oder Ausdrücke enthält. Risiko UND Wert UND VAR findet Inhalt, der alle der drei Wörter enthält.
ODER Inhalt finden, der eins/en der durch den Operator getrennten Wörter oder Ausdrücke enthält. Risiko ODER VAR findet alle Inhalte, die eins der beiden Wörter enthalten.
NICHT Inhalt ausschließen, der den Begriff in einem Ausdruck enthält. Geschäftsleitung NICHT Zusammenfassung findet alle Inhalte, die den Ausdruck "Geschäftsleitung" enthalten, außer der Inhalt enthält ebenfalls den Ausdruck Zusammenfassung.
( ) Wörter oder Ausdrücke so gruppieren, dass die Reihenfolge ihrer Anwendung vorgegeben ist. (Risiko UND Management) ODER (VAR ODER Risikowert)
NAH(n) Findet Wörter, die im Text in Nähe zueinander stehen, wobei n die Anzahl der den Abstand bildenden Wörter angibt. Wenn keine Zahl angegeben wird, ist der Standardabstand 8 Wörter. Mid NAH(5) Office findet Mid und Back Office und Mid-Office sowie Mid, Back und Front Office.

Verwenden von Platzhaltern

Platzhalter können dabei helfen, die Stichwörter so zu erweitern, dass sie Ausdrücke erfassen, die einen Teil des Stichworts enthalten oder eine andere Schreibweise.

Operator Zweck Beispiel
* am Ende eines Worts Ausdrücke finden, die den Wortstamm mit beliebigen zusätzlichen Buchstaben enthalten. risk* findet riskant, riskieren, riskiert, Riskmanagement und Riskontro

Grundregeln für die Verwendung von Stichwörtern in Filtern und Abfragen

  • Inhaltsfilter und -abfragen können Wörter, Ausdrücke und Begriffe enthalten, die Stichwörter und Eigenschaften verwenden. Trennen Sie Begriffe durch Leerzeichen.
  • Häufig verwendete Wörter wie die, es und nach sowie aus einzelnen Ziffern bestehende Zahlen werden ignoriert.
  • Wenn Sie einen Ausdruck in Anführungszeichen einschließen, gibt die Suche Inhalte innerhalb des ausgewählten Bereichs zurück, die den von Ihnen eingegebenen exakten Ausdruck enthalten. Weicht der Ausdruck in Anführungszeichen in irgendeiner Weise vom tatsächlichen Inhalt ab, wird der Inhalt nicht gefunden.
  • Operatoren (z. B. boolesche Operatoren) wie ODER und UND müssen vollständig in Großbuchstaben geschrieben werden.
  • Wenn eine Eigenschaft von SharePoint- oder Exchange-Inhalt nicht im Dropdownmenü Eigenschaft angeben aufgeführt wird, können Sie mithilfe von Stichwörtern danach suchen. Schließen Sie einen Eigenschaftswert in Anführungszeichen ein, um eine exakte Übereinstimmung zu finden, oder belassen Sie den Wert ohne Anführungszeichen, um teilweise Übereinstimmungen zu finden, die mit den eingegebenen Buchstaben beginnen. Wenn Sie z. B. nach Dateiname:"Budget" (mit Anführungszeichen) suchen, gibt die Suche eine Datei namens "Budget.xlsx" zurück. Eine Suche nach Dateiname:budget (ohne Anführungszeichen) gibt auch die Dateien "Budget_Aktuell.xlsx" und "Budget_Nächstes.xlsx" zurück. 
  •  Hinweis    Eine Abfrage muss einen zu suchenden Begriff einschließen. Abfragen, die nur aus auszuschließenden Begriffen bestehen, führen zu einer Fehlermeldung. 

Beispiele für die Anwendung von Regeln

Stichwörter Beispielergebnisse
Geschäftsleitung Besprechung Alle Inhalte, die sowohl Geschäftsleitung als auch Besprechung an beliebigen Stellen in einem Dokument, einer Seite, einer Nachricht oder in Metadaten enthalten.
"Geschäftsleitung Besprechung" Alle Inhalte, die die Wörter "Geschäftsleitung Besprechung" hintereinander in einem Dokument, einer Seite oder einer Nachricht enthalten.
"Geschäftsleitung Besprechung" UND "Geschäftsleitung Zusammenfassung" Alle Inhalte, die die Wörter "Geschäftsleitung Besprechung" hintereinander in einem Dokument, einer Seite oder einer Nachricht enthalten, oder alle Inhalte, die die Wörter "Geschäftsleitung Zusammenfassung" hintereinander enthalten.
Dateiname:Budget Alle Dateien mit dem Wort Budget im Dateinamen, z. B. 2014 Budget Vorausberechnung.docx, 2015 Budget Prioritäten.pptx, 2014 Budget Planung.xlsx, 2014 Budget Prüfung.xlsx usw.
Dateiname:2014 budget Dateityp:xlsx Excel-Arbeitsmappen, die den Ausdruck 2014 Budget im Dateinamen enthalten, z. B. “2014 Budget Planung.xlsx” und “2014 Budget Prüfung.xlsx”

Abfragebereich

Eine Abfrage kann sich auf den gesamten Inhalt in einem Fall beziehen, auf bestimmte eDiscovery-Sätze oder auf eine bestimmte Inhaltsquelle (z. B. Webinhalt, eine Dateifreigabe oder ein Postfach) innerhalb eines eDiscovery-Satzes. Das Einengen des Bereichs kann dabei helfen, den richtigen Inhalt zu identifizieren, insbesondere bei umfangreichen Fällen und wenn die Suchergebnisse in anderen Quellen oder eDiscovery-Sätzen nicht relevant sind.

 Wichtig    Wenn die Option Quellen auswählen aktiviert ist, werden keine der Filter, die eventuell als Teil des eDiscovery-Satzes hinzugefügt wurden, aufgenommen.      

Um den Bereich einer Abfrage festzulegen, klicken Sie auf Abfragebereich ändern, und wählen Sie dann Alle Fallinhalte, eDiscovery-Sätze auswählen oder Quellen auswählen.

Die Option Alle Fallinhalte umfasst alle Inhalte aus der Liste der Quellen, wobei alle eventuellen eDiscovery-Satzfilter angewendet werden. Beim Festlegen des Abfragebereichs, können Sie auch zusätzliche Inhaltsspeicherorte und Postfächer hinzufügen.

Anzeigen Abfragen und Problembehandlung

Nachdem Sie eine Abfrage ausgeführt haben, können Sie die SharePoint-Ergebnisse nach ihrer Relevanz für die Abfrage anzeigen oder nach ältestem bzw. neustem Datum sortiert. Sie können eine Vorschau des jeweiligen Dokuments anzeigen, indem Sie auf den Titel zeigen.

Um den Umfang der zu exportierenden Elemente einzuschränken, können Sie die Ergebnisse noch weiter anhand der Dateierweiterung verfeinern sowie nach Eigenschaften wie Autor oder Titel. Ein auf SharePoint angewendeter Einschränkungswert hat keine Auswirkungen auf die Exchange-Ergebnisse und umgekehrt.

Auf der Seite "Erweiterte Abfrageoptionen" können Sie die Abfragesyntax anzeigen und redundante Exchange-Daten beseitigen.

Klicken Sie im Abfragedialogfeld auf den Link Erweiterte Abfrageoptionen. Angezeigt werden Ihre zugrunde liegende Abfragesyntax für Exchange und SharePoint, die in Ihrer Abfrage enthaltenen Inhaltsquellen, alle Filter für die Abfrage sowie jegliche Einschränkungen. Sie können auch redundante Exchange-Daten beseitigen

Weitere Informationen zu eDiscovery

Weitere Informationen zu eDiscovery-Fällen finden Sie in folgenden Artikeln:

Szenario: eDiscovery in SharePoint Server 2013 und Exchange Server 2013

Planen und Verwalten von eDiscovery-Fällen

Hinzufügen von Inhalt zu einem eDiscovery-Fall und temporäres Sperren von Quellen

Standardmäßig durchforstete Dateinamenerweiterungen und analysierte Dateitypen in SharePoint Server 2013

Überblick über durchforstete und verwaltete Eigenschaften in SharePoint Server 2013

Erstellen und Ausführen von eDiscovery-Abfragen

Exportieren von eDiscovery-Inhalten und Erstellen von Berichten

 
 
Zutreffend für:
SharePoint Online Enterprise (E3 und E4), SharePoint Server 2013 Enterprise